4.1.1. Quản lý dự án lμ gì?
Quản lý dự án là tiến trình tổ chức và sử dụng các nguồn lực nhằm đạt mục tiêu tổng quát và những mục tiêu cụ thể của dự án.
Các yếu tố của quản lý dự án đ−ợc thể hiện qua sơ đồ 2.
Mục tiêu
Ph−ơng pháp Bối cảnh
Quản lý dự án
Các nguồn lực
Ng−ời thực hiện
Ph−ơng tiện Thời hạn
Sơ đồ 2: Các yếu tố của quản lý dự án
4.1.2. Nhiệm vụ quản lý dự án
• Kế hoạch hoá và trật tự hoá các hoạt động của dự án. • Tổ chức văn phòng dự án.
• Tuyển mộ, giao việc, h−ớng dẫn và giám sát các cán bộ dự án. • Giám sát, kiểm tra các hoạt động của dự án.
• Quản lý tài chính và kết hợp các tổ chức tài trợ. • Đánh giá các báo cáo do các t− vấn dự án gửi tớị
Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 53
4.1.3. Tiến trình xây dựng vμ quản lý dự án theo chu trình
Việc quản lý dự án nằm trong khuôn khổ chung của chu trình xây dựng và quản lý dự án nh− trình bày trong sơ đồ 3.
Sơ đò 3: Chu trình xây dựng vμ quản lý dự án
4.1.4 .Các khía cạnh cần đ−ợc xem xét khi theo dõi vμ giám sát thực hiện dự án
• Các công việc đã và đang thực hiện.
• Các chỉ số chỉ báo cần phải theo dõi giám sát. • Hệ thống theo dõi, giám sát và báo cáọ
• Các chi phí : Chi phí thực so với chi phí dự trù (Tạm ứng và quyết toán). • Tính hiệu quả và hiệu năng của từng phần dự án ( Chi phí- kết quả). • Sự hợp tác và sự phối hợp của các bên (Cơ chế phối hợp và hiệu quả
thực tế).
• Sự tin t−ởng lẫn nhau (Mâu thuẫn và xung đột).
• Kết quả có khớp với mục tiêu dự trù không (Mục tiêu và kết quả thực).
XXáácc đđịịnnhh vvấấnn đđềề Preparation Preparation Đ Đáánnhh ggiiáá ttììnnhh hhììnnhh C Chhuuyyểểnn ggiiaaoo// D Dựự áánn mmớớii TThhựựcc hhiiệệnn vvàà ggiiáámm ssáátt X Xââyy ddựựnngg ddựự áánn DDuuyyệệtt ddựự áánn T Thhẩẩmm đđịịnnhh ddựự áánn
Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn
54
• Những thay đổi và điều chỉnh cần thiết (Điều chỉnh kế hoạch, thoả thuận, ph−ơng thức quản lý...).
• Ng−ời thực hiện có nhận biết trách nhiệm, quyền hạn khi giải quyết vấn đề phát sinh?
4.1.5. Hệ thống kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án
Hệ thống kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án đ−ợc thể hiện qua sơ đồ 4.
Xác định chiến l−ợc
Các chức năng quản lý Quan hệ với
môi tr−ờng Quản lý dự án Các vai trò quản lý Cung ứng và ký hợp đồng Tổ chức và Quan hệ bên ngoài
Lập kế hoạch và thời gian biểu
Thu thập và kiểm soát các nguồn lực
Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 55
4.1.6. Các nguyên tắc trong kiểm soát dự án
• Kiểm soát công việc chứ không phải ng−ời thực hiện. • Kiểm soát phải dựa trên công việc đã hoàn thành.
• Đối với những công việc phức tạp, kiểm soát dựa trên sự khích lệ và chế độ tự kiểm soát.
• Ph−ơng pháp lấy dữ liệu kiểm soát nên đ−ợc đ−a vào quá trình làm việc.
• Dữ liệu kiểm soát phải đ−ợc chuyển đến cho ng−ời thực hiện công việc.
4.1.7. Những khó khăn trong quản lý dự án
• Dự án có những đặc điểm riêng. • Mục tiêu dự án: khó định l−ợng. • Dự án có nhiều mục tiêụ
• Nhân sự th−ờng không đ−ợc đào tạo chính quỵ • Các quy định, quyết định khó đ−ợc vận dụng đầy đủ.
• Tổ chức dự án: có nhiều cơ quan tham gia, kể cả dân tham gia, dân vừa là ng−ời tổ chức, ng−ời thực hiện và là ng−ời h−ởng lợị
• Dự án gồm nhiều kết quả, nhiều các hoạt động lồng ghép, có liên quan lẫn nhaụ
• Sự thành công của dự án phụ thuộc nhiều vào môi tr−ờng tự nhiên, xã hội, kinh tế và ng−ời h−ởng lợị Hiệu quả không rõ ràng.
• Khó hình thành chỉ số giám sát, đánh giá các hoạt động của dự án. Thông tin th−ờng hay bị chậm, không đồng bộ.
4.1.8. Điều kiện để quản lý có hiệu quả dự án phát triển nông thôn
Để quản lý dự án có hiệu quả cần có 8 điều kiện (8 S) nh− sau:
1. Phải có chiến l−ợc quản lý có hiệu quả ( Strategy). Điều đó nghĩa là phải có kế hoạch sát đúng, khoa học.
Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn
56
2. Phải có một cơ cấu tổ chức thích hợp để đảm đ−ơng tất cả các hoạt động của dự án (Structure). Nguyên tắc này đòi hỏi phải làm tốt công tác tổ chức quản lý dự án.
3. Phải có hệ thống rõ ràng (Systems). Nghĩa là chỉ rõ ph−ơng pháp tiến hành để các hoạt động đ−ợc thực hiện, đ−ợc giám sát và kiểm trạ
4. Phải có đủ cán bộ có năng lực thực hiện công việc (Staff). Nguyên tắc này có liên quan đến tuyển chọn, sử dụng cán bộ dự án một cách phù hợp.
5. Cán bộ quản lý phải có kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng quản lý (Skills). 6. Cán bộ dự án phải có năng lực làm việc với cộng đồng, phù hợp với đặc điểm văn hoá, xã hội của cộng đồng, am hiểu nông thôn (Style/culture).
7. Công việc quản lý phải đ−ợc xã hội hoá (Socialisation). Nghĩa là việc quản lý phải có sự tham gia của cộng đồng, nhất là cộng đồng h−ởng lợị
8. Phải tính đến lợi ích của các bên liên đới đến dự án (Stakeholders).
4.1.9. Các chức năng của ng−ời quản lý dự án
Cán bộ quản lý dự án có những chức năng chính nh− sau:
1. Xây dựng kế hoạch. Là một chức năng cơ bản của quản lý nhằm vạch ra
các kế hoạch hành động trong t−ơng laị
2. Ra quyết định. Các nhà quản lý lựa chọn các ph−ơng án khác nhau khi
họ thực hiện việc ra quyết định.
3. Tổ chức. Các cân nhắc về việc điều hành, phân công lao động, và phân
công trách nhiệm là một phần thuộc chức năng tổ chức.
4. Tuyển mộ vμ phát triển cán bộ. Đây là một việc bao gồm tuyển chọn,
đào tạo và phát triển những ng−ời có thể đóng góp vào sự thành công của tổ chức. 5. Giao tiếp truyền đạt. Các nhà quản lý có trách nhiệm cho việc giao tiếp
truyền đạt tới nhân viên của mình những kiến thức về kỹ thuật, những h−ớng dẫn, luật lệ, và những thông tin đ−ợc yêu cầu để thực hiện công việc.
6. Động viên khích lệ. Một đặc điểm quan trọng của quản lý ngày nay là
động viên khích lệ các cá nhân theo đuổi các mục tiêu chung bằng cách thoả mãn nhu cầu và đáp ứng kỳ vọng thông qua việc cung cấp công việc có ý nghĩa và phần th−ởng xứng đáng.
Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 57 7. Lãnh đạo. Các nhà quản lý trở thành những nhà lãnh đạo đầy tính thuyết
phục bằng cách phục vụ nh− những ng−ời kiểu mẫu có vai trò quan trọng và thích ứng kiểu quản lý của họ với đòi hỏi của tình huống.
8. Kiểm soát. Khi các nhà quản lý so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu
và thực hiện hành động sửa chữa cần thiết, họ đang giữ cho mọi việc theo đúng h−ớng thông qua chức năng kiểm soát.