Tham gia quá trình này phải có mặt đại diện của ba bên: Thủ kho làm nhiệm vụ xuất hàng; kế toán viết phiếu xuất kho và viết hóa đơn GTGT, biên bản giao hàng; người mua nhận hàng.
Ví dụ 1: Ngày 10/02/2015, tại công ty phát sinh nghiệp vụ bán cho công ty KD than
Hà Nam Ninh 10 điện thoại di động nokia lumia 930.Căn cứ vào hóa đơn GTGT và giấy biên nhận, kế toán vào phần mềm kế toán Fast, phân hệ Bán hàng và công nợ phải thu,chọn Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, nhập thông tin bao gồm: Mã khách hàng và phần mềm sẽ tự động cập nhật tên và địa chỉ khách hàng, Diễn giải ghi “Xuất bán hàng cho khách”, Ghi Nợ cho TK 131, ngày hạch toán và ngày lập chứng từ phải trùng nhau và chính là ngày trên hóa đơn, nhập số hóa đơn.Xuống phần hàng hóa thì nhập mã hàng hóa của từng loại thép trên hóa đơn, phần mềm sẽ cập nhật tên, đơn vị tính, mã kho, tổn kho, tài khoản doanh thu là 5111, TK giá vốn là 632, tài khoản kho là 1561. Tiếp theo kế toán nhập số lượng, đơn giá bán chưa có thuế GTGT của từng loại trên hóa đơn, phần mềm tự động tính thành tiền. Xuống phần thuế GTGT,
Mã thuế kế toán nhập là 10, phần mềm tự cập nhật tỷ lệ là 10%, tài khoản thuế 33311.Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho thì phần mềm sẽ xử lý cả 2 nghiệp vụ: bán hàng (tăng doanh số và công nợ phải thu) và xuất hàng từ kho (giảm hàng tồn kho và tăng giá vốn).
Sau đó, Bút toán này sẽ tự động lên sổ nhật ký chứng từ và các sổ cái, sổ chi tiết của các tài khoản liên quan:
- Nợ TK 13111: 88 550 000 Có TK 5111: 80 500 000 Có TK 33311: 8 050 000 - Nợ TK 632: 70 500 000 Có TK 156: 70 500 000
Sổ cái và sổ, thẻ chi tiét tự động được phần mềm cập nhật: Sổ cái TK 511 sổ cái TK 632, sổ cái TK 131 (theo dõi chi tiết theo từng khách hàng), sổ cái TK 156... và có sổ, thẻ chi tiết tương ứng.