B. Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
2.2.2. Kế toán bán nhóm hàng điện tử tại công ty Trách nhiệm hữu hạn xuất nhập
khẩu Nhật Minh.
2.2.2.1. Chứng từ kế toán
Công ty Trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu Nhật Minh sử dụng các chứng từ sau: -Hóa đơn GTGT: khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì kế toán bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và hóa đơn bán hàng, ghi vào hóa đơn GTGT. Trên hóa
đơn GTGT ghi đầy đủ các nội dung: tên đơn vị mua, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá bán, thành tiền, tổng tiền thanh toán, tổng thuế GTGT, mức thuế suất. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: màu tím được lưu tại quyển hóa đơn gốc
+ Liên 2: màu đỏ để giao cho khách hàng làm chứng từ kế toán của bên mua.
+ Liên 3: màu xanh được dùng làm chứng từ kế toán, được kẹp vào bộ chứng từ thuế đầu ra và lưu tại công ty.
-Phiếu nhập kho: Do phòng kế toán lập trong trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc là nhập từ bên nhà cung cấp về để cung cấp cho khách hàng, thường lập làm 2 liên, sau khi có đầy đủ chữ ký của người lập, trưởng phòng kế toán tài chính, giám đốc, thủ kho tiến hành nhập kho cùng với người giao nhận ký vào phiếu nhập kho. Sau đó một liên thủ kho giữ lại một liên chuyển lên phòng kế toán - tài chính làm căn cứ hạch toán.
-Phiếu xuất kho: Dùng để làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng, số lượng hàng xuất trên phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng phải trùng nhau
-Phiếu thu: Đối với các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu. Thông thường kế toán sẽ lập làm 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng làm chứng từ, 1 liên lưu lại công ty nhằm làm căn cứ thực tế.
-Giấy biên nhận: Do phòng kế toán lập, phiếu này được lập thành 2 liên ghi chi tiết thông tin khách hàng và thông tin hàng hóa cần bàn giao cho khách hàng. Trong đó 1 liên được lập với đầy đủ chữ ký của thủ kho, kế toán trưởng, của người mua. Liên này được giao cho bộ phận kế toán giữ để hạch toán cuối tháng và tính doanh số cho nhân viên kinh doanh. Còn một liên được giao cho khách hàng giữ cùng với hóa đơn và phiếu bảo hành. Đây là căn cứ để trong trường hàng hóa bị trả lại hoặc trong thời gian bảo hành kế toán có căn cứ để hạch toán.
-Phiếu chi: Được kế toán thanh toán lập tại thời điểm thực phát sinh các khoản chi phí của doanh nghiệp.
-Sổ ngân hàng của ngân hàng TMCP ĐT & PT Thái Bình: Là chứng từ được ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp để xác nhận các khoản thanh toán thu, chi qua các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Hàng tháng, kế toán thanh toán có nhiệm vụ kiểm
tra và đối chiếu số liệu trên phần mềm và sổ sách của công ty với số liệu được gửi từ ngân hàng.
-Ủy nhiệm chi, séc: Là các chứng từ ngân hàng được dùng để chuyển khoản bằng số dư trên tài khoản của công ty thanh toán cho các nhà cung cấp.
- Giấy báo có :
Ngoài các chứng từ nêu trên, công ty cũng sử dụng một số chứng từ liên quan khác: Như biên bản bàn giao nghiệm thu, giấy xác nhận công nợ, Hóa đơn cước phí vận chuyển; hợp đồng kinh tế với khách hàng và các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
* Trình tự luân chuyển chứng từ
Sau khi một hợp đồng mua bán đồ điện tử được ký kết với khách hàng, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu lần 1, làm khoản đặt cọc để thực hiện hợp đồng kinh tế (Nếu có). Phiếu thu này sẽ được in thành 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại tại công ty.
Sau khi có hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc đơn đặt hàng, đến thời điểm giao hàng, Kế toán viết phiếu xuất kho giao cho thủ kho, thủ kho xuất hàng. Sau khi xuất hàng xong, lô hàng đã được giao cho cán bộ mua hàng của bên mua hoặc giao cho cán bộ giao hàng của công ty, kế toán làm biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ, cho khách hàng ký nhận, Biên bản này được lập làm hai liên, một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại quyển biên bản gốc tại công ty. Trong trường hợp khách hàng thanh toán luôn số còn lại bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản hết tiền hàng trước khi hoàn thành việc giao hàng thì không cần lập Biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ. Đồng thời kế toán lập hóa đơn GTGT với đầy đủ các nội dung, hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên, trong đó liên đỏ được dùng để giao cho khách hàng. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán ghi nhận Doanh thu bán hàng và tính toán trị giá vốn của hàng xuất kho theo phương pháp Bình quân gia quyền.
Đối với những khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán không lập phiếu thu mà theo dõi qua các chứng từ ngân hàng.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ này để nhập liệu vào phần mềm kế toán máy FAST, sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ có liên quan. Cuối kỳ, kế toán tiến hành in các sổ theo quy định của Nhà nước và lưu giữ tại công ty.
Ví dụ: Ngày 14/02/2015, Chị Nguyễn Thị Thanh có nhu cầu mua Tivi Samsung 48H5203
của công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu Nhật Minh. Căn cứ vào Đơn đặt hàng, công ty gửi báo giá tivi loại đó cho chị Thanh. Sau khi hai bên thống nhất giá cả, tiến hành làm hợp đồng mua bán theo các điều khoản thỏa thuận giữa hai bên. Căn cứ vào hợp đồng thì bên mua sẽ tới kho của công ty Nhật Minh để nhận hàng. Khi cán bộ mua hàng bên mua tới kho của công ty để nhận hàng, Kế toán viên sẽ ghi Phiếu xuất kho có chữ ký của kế toán và giao cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất đúng chủng loại và số lượng trên phiếu xuất. Phiếu xuất kho chỉ ghi lượng hàng xuất kho, có chữ ký của kế toán lập phiếu và thủ kho. Kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu xuất kho, và mức giá trên hợp đồng, viết Biên bản giao hàng có chữ ký của người lập biên bản và người nhận hàng, giữ lại liên gốc và giao cho bên mua liên 2. Đồng thời viết hóa đơn GTGT chị Thanh, có dấu xác nhận của công ty, chữ ký của Giám đốc, chữ ký của người viết hóa đơn và của cán bộ mua hàng, giao cho bên mua liên 2(Hóa đơn GTGT). Sau đó giao cho kế
toán tổng hợp hóa đơn GTGT liên 3, phiếu xuất kho để làm căn cứ hạch toán doanh thu, giá vốn hàng bán trên phần mềm.