B. Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty TNHH XNK Nhật Minh
Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Công ty thực hiện chế độ một thủ trưởng, cơ cấu bộ máy là cơ cấu chức năng theo hình thức tập trung gồm: Một Giám đốc, hai Phó Giám đốc, các Phòng ban và các Trung tâm.
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH XNK Nhật Minh
* Chức năng, nhiệm vụ bộ máy quản lý
- Giám đốc Công ty là người đứng đầu,có trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và chịu mọi trách nhiệm trước Nhà nước và công ty về quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Các phó giám đốc làm việc dưới sự điều hành phân công trực tiếp của giám đốc. Mỗi phó giám đốc phụ trách một lĩnh vực riêng của mình đã được phân công, chịu
Phòng nghiên cứu thị trường PHÒNG KĨ THUẬT PHÒNG BÁN HÀNG Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Phó giám đốc GIÁM ĐỐC
trách nhiệm trước giám đốc về quyền hạn và trách nhiệm của mình khi giám đốc phân công.
+ Phòng tổ chức hành chính:
Làm công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, quản lý mạng lưới kinh doanh, công tác thanh tra bảo vệ, khen thưởng kỷ luật, quản trị hành chính, văn thư lưu trữ, lái xe, bảo vệ cơ quan. Đây là bộ phận trung gian truyền đạt và sử lý thông tin giữa Giám đốc và các bộ phận khác trong Công ty.
+ Phòng tài chính kế toán:
Nhiệm vụ của phòng này là tập trung sổ sách, tài khoản của Công ty, là nơi thực hiện quản lý, kiểm tra tài chính. Mở sổ sách và hạch toán để hạch toán và theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Tổng hợp số liệu kế toán Công ty, kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện chế độ tài chính kế toán và công tác kế toán cho các đơn vị trực thuộc, đồng thời cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, số liệu cần thiết cho Giám đốc Công ty.
+ Phòng kỹ thuật:
Làm nhiệm vụ phụ trách chung về chuyên môn, quản lý nhân sự hiệu quả công việc, liên đới các bộ phận khác theo đúng chức năng nhiệm vụ thuộc phòng và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về mọi hoạt động của mình.
+ Phòng bán hàng:
Làm nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lượng hàng hoá của Công ty, thực hiện nhiệm vụ bán buôn mà Công ty giao cho.
+ Phòng nghiên cứu thị trường:
Xây dựng các chiến lược kinh doanh dài hạn và ngắn hạn trên cơ sở nhiệm vụ, mục tiêu Công ty và điều kiện thị trường tại mỗi thời điểm. Tìm kiếm các cơ hội kinh doanh, đầu tư, đấu thầu thông qua khách hàng, VPĐD của Công ty... để từ đó tạo ra doanh số kinh doanh trên cơ sở nguồn lực về người và vốn sẵn có của Công ty. Giao dịch tìm nguồn hàng hoàn thành thủ tục mua bán và vận chuyển hàng hoá, nhập hàng
về kho Công ty, tham khảo ý kiến Giám đốc để điều hành, hướng dẫn tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán. Điều hành, hướng dẫn tổ chức thực hiện việc chào hàng và thực hiện các chính sách thu hút khách hàng để tạo ra doanh số tối đa cho Công ty. Đảm bảo để Công ty không bị động trước một nguồn hàng mới với sức cạnh tranh lợi thế rơi vào đối thủ cạnh tranh.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty Trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu Nhật Minh.
Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán gồm 12 người trong đó có 1 kế toán trưởng, 3 kế toán tổng hợp, 5 kế toán bán hàng, 2 kế toán thuế và 1 thủ quỹ.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn :phòng tài chính-kế toán)
− Chức năng của từng bộ phận :
*Kế toán trưởng đồng thời là trưởng phòng Tài chính- Kế toán: Là người chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo mọi công tác tài chính kế toán của công ty, lập BCTC và chịu trách nhiệm về tính trung thực, hợp lý của các thông tin tài chính. Nhiệm vụ của Kế toán trưởng là tham mưu cho Ban Giám đốc về các biện pháp giúp bảo toàn và phát triển nguồn vốn KD; tổ chức công tác kế toán phù hợp đặc điểm loại hình kinh doanh của DN đúng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam quy định.
*Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu kế toán, căn cứ vào số liệu phản ánh trên sổ chi tiết của kế toán phần hành, kế toán tổng hợp tiến hành tập hợp - phân bổ các số liệu liên quan để ghi sổ tổng hợp.
*Kế toán bán hàng và kế toán thuế: Là người chịu trách nhiệm và theo dõi thường xuyên các khoản tiền gửi, tiền vay, lãi vay tại ngân hàng và huy động vốn cho doanh
Kế toán trưởng
(Trưởng phòng tài chính-kế toán)
nghiệp. Các kế toán viên này có trách nhiệm tính lương cho các bộ phận; lập bảng tổng hợp tiền lương và giá thành, tổng hợp chi phí. Đồng thời chịu trách nhiệm tính thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước cũng như các khoản công nợ phải thu, phải trả của DN.
*Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt quản lý lượng tiền trong quỹ, căn cứ phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ hợp lệ vào sổ sách theo quy định.
Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty TNHH XNK Nhật Minh.
Chính sách kế toán áp dụng tại công ty :
- Chế độ kế toán: Chế độ kế toán của công ty áp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của bộ trưởng bộ tài chính.
- Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dương lịch.
- Công ty lập BCTC theo năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng. Đối với các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ, Công ty sử dụng tỷ giá của ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi ra Việt Nam Đồng.
- Hình thức kế toán: hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Phương pháp kế toán.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Công ty áp dụng khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, và thực hiện kê khai thuế qua mạng
- Phương pháp kế toán HTK: Công ty thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước – xuất trước.
- Tỷ giá giao dịch: tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
2.1.5. Ảnh hưởng của môi trường đến kế toán bán nhóm hàng điện tử tại công ty.
2.1.5.1. Nhân tố vĩ mô.
- Chuẩn mực kế toán: Từ năm 2001 đến nay Bộ trưởng Bộ tài chính đã ban hành và công bố 26 Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các Thông tư hướng dẫn kế toán thực
hiện các chuẩn mực đó. Chuẩn mực kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến nghiệp vụ kế toán bán hàng mà bắt buộc các DNTM phải tuân theo.
- Chế độ kế toán: Chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành đồng bộ cả chế độ chứng từ, sổ kế toán, tài khoản kế toán và báo cáo tài chính tạo điều kiện thuận lợi giúp cho kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng phản ánh các nghiệp vụ một cách khoa học và hợp lý nhất.
- Trình độ phát triển của khoa học công nghệ: cũng ảnh hưởng đáng kể đến công tác kế toán bán hàng của doanh nghiệp. Điển hình là việc sử dụng các phần mềm kế toán giúp công việc kế toán của doanh nghiệp được thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học và chính xác hơn giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định phù hợp và kịp thời.
2.1.3.2.Nhân tố vi mô
Một số nhân tố vi mô ảnh hưởng đáng kể đến công tác kế toán bán hàng như: Bộ máy kế toán, hình thức kế toán, chính sách kinh doanh, nguồn nhân lực. Cụ thể:
- Bộ máy kế toán: Do là công ty nhỏ, bộ máy kế toán còn đơn giản, ít nhân viên kế toán, do đó một kế toán có thể phải làm cả những công việc phần hành khác với phần hành mình đảm nhận, công việc bị chồng chéo có thể dẫn đến chồng chéo trong việc hạch toán, hạch toán trùng hoặc sót.
- Hình thức kế toán: Công ty có sự lựa chọn hình thức kế toán phù hợp giúp làm giảm bớt các công việc kế toán không cần thiết, tránh được sự trùng lặp dẫn đến những sai sót, nhầm lẫn trong quá trình hạch toán kế toán.
- Chính sách kinh doanh: Trong quá trình bán hàng, công ty cần hạn chế phát sinh các trường hợp giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại làm đơn giản hóa công tác kế toán bán hàng. Ngoài ra, công ty cũng cần có những chính sách ưu đãi dành cho khách hàng như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán để nhằm thu hút khách hàng. Khoản chiết khấu này kế toán phải tính toán sao cho vừa đảm bảo lợi nhuận của mình lại vừa làm thỏa mãn lợi ích của khách hàng.
- Nguồn nhân lực: Đây là nhân tố quan trọng đối với bất kỳ một công ty nào. Đội ngũ kế toán trong công ty đều còn trẻ, trình độ Cao Đẳng và Trung Cấp, do đó sự am hiểu chuyên sâu về nghiệp vụ kế toán còn hạn chế. Tuy nhiên nhân viên trong phòng kế toán luôn luôn cập nhật những thay đổi trong quy định, chế độ và chính sách và đã
tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong nghề nên công tác quản lý kế toán đặc biệt là hạch toán kế toán bán hàng tương đối chính xác, nhưng vẫn không tránh khỏi một số sai sót do thói quen kế toán tại Công ty.