Cùng một nghiệp vụ xuất quỹ NS để thực hiện chi tiêu nhưng có đến 3 cơ quan cùng thực hiện hạch toán kế toán.
53
chi NS. Kế toán Kho bạc là kế toán nhà Nhà nước thể hiện nguồn tài chính đã được xuất quỹ NS theo dự toán để thực hiện nhiệm vụ của Nhà nước. Đối với các khoản chi tiêu nhỏ, KBNN cấp tạm ứng bằng tiền mặt để đơn vị chi tiêu, sau khi thực hiện, đơn vị phải liệt kê các khoản đã chi để thanh toán với Kho bạc. Khi Kho Bạc chấp thuận thanh toán, quỹ NS mới thực sự được sử dụng. Đối với các khoản chi tiêu lớn KBNN xuất quỹ NS để chi trả trực tiếp cho đơn vị cung ứng hàng hoá, dịch vụ. Như vậy KBNN thực hiện kế toán đến từng chứng từ chi và từng khoản chi của đơn vị sử dụng NS. Kế toán Kho Bạc phản ảnh chi tiết theo từng đơn vị sử dụng NS, theo từng mục chi, đồng thời phản ánh tổng hợp theo từng cấp, từng ngành theo MLNS. Số liệu kế toán chi NS của KBNN dựa trên hồ sơ, chứng từ pháp lý do đơn vị sử dụng NS lập sau khi đã hoàn thành các khoản chi tiêu. Số liệu của Kho Bạc là căn cứ quan trọng để CQTC xem xét phê duyệt quyết toán chi của đơn vị sử dụng NS và tổng quyết toán chi NS hàng năm trình HĐND và báo cáo CQTC cấp trên.
Tại đơn vị sử dụng kinh phí NS: thực hiện công tác kế toán theo chế
độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, phương pháp kế toán tiền mặt, theo dõi các khoản chi tiêu của mình theo MLNS nhà nước. Yêu cầu quản lý tài chính tại đơn vị là chi đúng mục đích, đúng đối tương và tiết kiệm. Khi đơn vị rút tiền từ KBNN về để chi tiêu chưa hẳn nghiệp vụ chi NS đã hoàn thiện. KBNN chỉ chấp thuận cấp phát thanh toán đối với các khoản chi có đủ điều kiện chi, hợp pháp hợp lệ về hồ sơ chứng từ pháp lý. Các khoản chi chưa đủ điều kiện cấp phát thanh toán, tạm ứng từ KBNN, kế toán đơn vị có trách nhiệm theo dõi số tạm ứng và thanh toán với KBNN. Phương pháp kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp hoàn toàn tách rời với quá trình kế toán khi xuất quỹ NS của KBNN, vì vậy cùng một nội dung và chứng từ chi khi xuất quỹ KBNN hạch toán mục này, nhưng đơn vị sử dụng NS hạch toán vào
54
mục khác, từ đó dẫn đến số liệu kế toán tại đơn vị sử dụng NS thường không khớp đúng với số liệu xuất quỹ NS, dễ tạo nên sơ hở tiêu cực trong công tác quản lý.
Tại cơ quan tài chính: Thực hiện hạch toán kế toán NS theo phương
thức kế toán đơn. CQTC lập các báo cáo, tổng hợp số liệu đồng thời phân tích tình hình thực hiện chi NS định kỳ giúp chính quyền địa phương có biện pháp điều hành NS hiệu quả. Cuối năm CQTC tổng hợp và lập tổng quyết toán chi NS. Như vậy cùng một số liệu nhưng hai cơ quan trong ngành tài chính là CQTC và KBNN cùng thực hiện hạch toán kế toán. Với khối lượng chi tiêu lớn của hàng trăm cơ quan đơn vị, việc hạch toán trùng lắp đã làm tăng khối lượng công việc của từng cơ quan rất nhiều. Mặt khác, do hạch toán đơn và sử dụng số liệu mang tính điều hành nên số liệu của CQTC chỉ mang tính tương đối.
Từ năm 2003 theo luật NS sửa đổi, CQTC không còn thực hiện hạch toán kế toán mà số tiền xuất quỹ NS chi tiêu hoàn toàn do KBNN cung cấp. Hàng ngày KBNN thực hiện truyền tin dữ liệu chi NS cho CQTC làm giảm rất nhiều khối lượng công việc giúp CQTC thực hiện đúng chức năng quản lý điều hành của mình.