*) Chứng từ sử dụng:Hóa đơn GTGT, Phiếu NK, Phiếu XK,Biên bản giao nhận vật tư
sản phẩm hàng hóa, Phiếu thu, Phiếu chi,…
+ Hóa đơn GTGT: người bán lập vào giao cho bên mua giữ 1 liên ( Phụ lục 1)
+ Phiếu NK, Phiếu XK : kế toán lập khi nhập NVL về kho, hoặc khi xuất ra phục vụ cho công tác SX xây dựng
Khi nhập kho một lô NVL, sau khi kiểm tra kỹ các thông tin như: Mã vật tư, tên vật tư, số lượng, đơn giá, tiền thanh toán, kế toán nhập kho và lập phiếu nhập kho cho số NVL vừa nhập rồi ký vào phiếu.Phiếu được lập thành 3 liên, một liên thủ kho đóng tập, một liên kế toán kẹp chứng từ, một liên giao cho khách hàng, người giao hàng kiểm tra lại và ký xác nhận.( Phụ lục 2 )
+ Phiếu chi: Khi chi tiền thanh toán mua vật tư hoặc chi tiền khác phục vụ cho công tác sản xuất xây dựng kế toán lập phiếu chi tiền.( Phụ lục 3 )
*) TK và vận dụng TK trong hạch toán
TK sử dụng: TK 152, TK 154 (chi tiết 154C- Chi phí SXKD dở dang công trình Cao đẳng sư phạm ), TK 111, TK 112, TK 331,…
Khi xuất NVL sử dụng cho công trình , căn cứ vào PXK kế toán ghi tăng chi phí NVL trực tiếp (Nợ TK 154C1) và ghi giảm trị giá NVL xuất dùng (TK 152).
Khi mua NVL không nhập kho sử dụng ngay cho sản xuất, căn cứ vào Phiếu chi, Hóa đơn GTGT kế toán ghi tăng chi phí NVL trực tiếp (TK 154C1) và ghi giảm trị giá tiền mua vật tư (TK 111, 112, 331…). Đồng thời, căn cứ vào Hóa đơn GTGT kế toán ghi tăng số thuế GTGT được khấu trừ (TK133) và ghi giảm tiền chi ra ( TK 111,112…).
Cuối kỳ nhập lại kho số vật tư xuất ra chưa sử dụng hết, căn cứ PNK kế toán ghi tăng trị giá NVL nhập kho (TK152) và ghi giảm chi phí NVL trực tiếp (TK 154C1).
- Căn cứ vào hóa đơn mua hàng ngày 14/03/2013 mua thiết bị điện của Công ty TNHH Thương mại ACA với tổng số tiền thanh toán là 9.709.370VNĐ chuyển về nhập kho, Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152: 8.826.700 VNĐ Nợ TK 133: 882.670 VNĐ Có TK 111: 9.709.370 VNĐ Khi Xuất kho để phục vụ công tác thi công, kế toán ghi:
Nợ TK 154C1: 8.826.700 VNĐ Có TK 152: 8.826.700 VNĐ
- Mua Gạch A1 không nhập kho mà chuyển thẳng đến công trình, căn cứ vào Phiếu chi, Hóa đơn GTGT kế toán ghi:
Nợ TK 154C1: 6.800.000 Nợ TK 133: 680.000
Có TK 111: 7.480.000
*) Sổ kế toán
Sổ kế toán tổng hợp : Sổ TK 154
Sổ kế toán tổng hợp TK 154 được kế toán lập để tập hợp toàn CPSX phát sinh trong kỳ.
Sổ chi tiết các TK : 154C1, 111, 112, 331, … Các sổ chi tiết:
+ Sổ 154C1: tập hợp CP NVLTT phục vụ cho công trình Cao đẳng sư phạm + Sổ 111- Sổ quỹ tiền mặt: Phản ánh lượng tiền mặt thu chi trong quá trình xây dựng.
+ Sổ 112 – Sổ tiền gửi ngân hàng: theo dõi các khoản thu chi phát sinh qua các giao dịch với ngân hàng.
+ Sổ 331- Sổ Phải trả người bán: Theo dõi các khoản phải trả cho người bán hàng .