cụng nghệ số SOHO
2.2.2.1. Chứng từ ban đầu
Kế toỏn tiờu thụ sản phẩm tại Cụng ty đó sử dụng cỏc chứng từ chủ yếu sau: - Hợp đồng kinh tế với khỏch hàng (Mẫu – Phụ lục số 2.1)
- Phiếu xuất kho (MS 02-VT): (Phụ lục 2.2)
- Húa đơn GTGT (MS 01 GTGT-3LL): Gồm 3 liờn Liờn 1: Lưu tại quyển gốc (Phụ lục 2.3) Liờn 2: Giao cho khỏch hàng.
Liờn 3: Lưu tại phũng kế toỏn.
- Phiếu thu: (MS 01-TT) Khi khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng, căn cứ vào số tiền trả kế toỏn viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liờn: (Phụ lục số 2.4)
Liờn 2: Phũng kế toỏn thu. - Phiếu chi (MS 02-TT) (Phụ lục 2.5) - Giấy bỏo của ngõn hàng (sổ phụ).
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ tại Cụng ty TNHH giải phỏp viễn thụng cụng nghệ số SOHO theo quy định chung bao gồm 4 khõu:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toỏn
- Kế toỏn viờn, kế toỏn trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toỏn hoặc trỡnh Giỏm đốc doanh nghiệp ký duyệt; khi nhận chứng từ phải kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp và hợp lý của chứng từ.
- Phõn loại, sắp xếp chứng từ kế toỏn, định khoản và ghi sổ kế toỏn;
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toỏn:Lưu trữ chứng từ và hủy chứng từ: chứng từ là căn cứ phỏp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vỡ vậy, sau khi ghi số và kết thỳc kỳ hạch toỏn chứng từ được chuyển vào lưu trữ, bào đảm an toàn, khi hết hạn lưu trữ chứng từ được đem hủy, tựy thuộc vào mức độ quan trọng của chứng từ kế toỏn để quy định thời gian lưu trữ.
Đối với nghiệp vụ bỏn hàng: Sau khi xuất hiện nghiệp vụ bỏn hàng kế toỏn lập cỏc chứng từ kế toỏn liờn quan như húa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu,.. Cỏc chứng từ này phải được kiểm tra tớnh hợp lệ hợp phỏp và được phờ duyệt của kế toỏn trưởng hoặc giỏm đốc. Mỗi chứng từ cú thể gồm nhiều liờn và được chuyển cho bộ phận liờn quan để tiến hành định khoản và ghi vào cỏc sổ nhật ký chung, sổ cỏi cỏc Tk 511, 3331, 632, 156, 131,…, sổ chi tiết thanh toỏn, sổ thuế GTGT, sổ quỹ tiền mặt,… Sau khi ghi sổ cỏc chứng từ này sẽ được lưu trữ bảo.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Đối với nghiệp vụ bỏn hàng, Cụng ty sử dụng những TK sau: - TK 511: Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ - TK 5211 – Chiết khấu thương mại
- TK 5212 – Hàng bỏn bị trả lại - TK 5213 – Giảm giỏ hàng bỏn - TK 156: Hàng hoỏ.
Ngoài ra cụng ty cũn sử dụng cỏc tài khoản: TK 111, TK 112, TK 3331, TK 131, ….
2.2.2.3. Quy trỡnh hạch toỏn và ghi sổ kế toỏn
(1) Kế toỏn bỏn hàng húa • Theo hỡnh thức bỏn buụn.
Sau khi nhận được yờu cầu mua hàng của khỏch hàng, kế toỏn tiến hành kiểm tra hàng húa tồn kho. Khi lượng hàng húa tồn kho đỏp ứng đủ nhu cầu, cụng ty tiến hành ký hợp đồng với khỏch hàng. Sau đú, kế toỏn tiến hành lập Phiếu xuất kho. Phiếu này được lập thành hai bản. Một bản kho giữ làm cơ sở để theo dừi tỡnh hỡnh xuất hàng húa, một bản kế toỏn sử dụng để viết húa đơn GTGT. Húa đơn GTGT được lập thành 3 liờn trong đú liờn 2 giao cho khỏch hàng, cũn lại làm căn cứ để kế toỏn ghi sổ.
Kế toỏn hạch toỏn nghiệp vụ như sau: Nợ TK 111, 112, 131
Cú TK 511
Cú TK 333 (3331) Nợ TK 632
Cú TK 156
Do đõy là phương thức bỏn buụn nờn khỏch hàng thường khụng thanh toỏn ngay mà thanh toỏn chậm theo hợp đồng đó ký kết. Dựa vào húa đơn GTGT, phiếu xuất kho kế toỏn ghi sổ nhật ký chung rồi từ nhật ký chung vào sổ cỏi cỏc TK 511,131,3331,632,156. Húa đơn GTGT cũn làm căn cứ để kế toỏn ghi sổ chi tiết như: sổ thuế GTGT, sổ chi tiết thanh toỏn. Phiếu xuất kho là căn cứ để kế toỏn ghi sổ vật tư hàng húa
• Theo hỡnh thức bỏn lẻ:
Khi xảy ra nghiệp vụ, nhõn viờn bỏn hàng lập HĐ bỏn lẻ cho khỏch hàng. Nhõn viờn bỏn hàng sẽ trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khỏch. Nếu khỏch hàng muốn lấy HĐ GTGT thỡ kế toỏn sẽ viết HĐ GTGT và giao cho khỏch hàng.
Hàng ngày khi nhận được bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ của mậu dịch viờn, kế toỏn định khoản:
Cú TK 511 - Doanh thu (theo giỏ bỏn chưa thuế GTGT) Cú TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (tớnh trờn giỏ bỏn). Đồng thời xỏc định giỏ vốn hàng bỏn
Nợ 632 Cú 156 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toỏn lập phiếu thu, và phiếu xuất kho. Từ đú làm căn cứ ghi sổ nhật ký chung, từ nhật ký chung lờn sổ cỏi cỏc TK 1111, 511,3331, 632,156. Kế toỏn vào cỏc sổ chi tiết như: sổ quỹ tiền mặt, sổ thuế GTGT, sổ vật tư hàng húa.
Trường hợp mậu dịch viờn thực nộp nhỏ hơn doanh số ghi trờn bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ thỡ mậu dịch viờn phải bồi thường, kế toỏn ghi
Nợ TK 111 - Tiền mặt (số tiền thực thu)
Nợ TK 1388 - Phải thu khỏc ( số tiền nộp thiếu)
Cú TK 511 - Doanh thu theo giỏ bỏn chưa thuế GTGT ghi trờn bảng kờ
Cú TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp ( tớnh trờn doanh số bỏn)
Trường hợp mậu dịch viờn nộp lớn hơn doanh số ghi trờn bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ thỡ khoản thừa được hạch toỏn vào khoản thu nhập khỏc của doanh nghiệp, kế toỏn ghi
Nợ TK 111 - Tiền mặt theo số tiền thực tế mậu dịch viờn thực nộp Cú TK 5111 - Doanh thu theo giỏ bỏn chưa thuế GTGT Cú TK 3331 - Thuế GTGT
Cú TK 711 - Thu nhập khỏc (theo số tiền thừa).
• Chiết khấu thanh toỏn: Để khuyến khớch khỏch hàng trả tiền sớm cụng ty đưa ra hỡnh thức chiết khấu thanh toỏn đối với khỏch hàng trả tiền trước thời hạn thanh toỏn. Số tiền chiết khấu tựy thuộc vào số tiền nợ và số ngày thanh toỏn trước hạn cũng như cỏc quy định về chiết khấu thanh toỏn của cụng ty.
Theo quy định của cụng ty khỏch hàng thanh toỏn trước hạn sẽ phải thanh toỏn cả phần được chiết khấu thanh toỏn. Sau đú dựa trờn hợp đồng đó ký kết về thời hạn chiết khấu và chứng từ về việc thanh toỏn của khỏch hàng cụng ty tiến hành lập phiếu chi hoặc chuyển khoản số tiền được chiết khấu cho khỏch hàng. Từ chứng từ này kế toỏn ghi:
Nợ TK 635 Chi phớ tài chớnh
Cú TK 1111, TK 1121 (theo số tiền thực chiết khấu cho khỏch).
Từ chứng từ kế toỏn như phiếu chi, giấy bỏo nợ,.. kế toỏn vào sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi,..Từ nhật ký chung vào sổ cỏi cỏc tài khoản liờn quan như 635, 1111,..
• Chiết khấu thương mại
Trong một số trường hợp khỏch hàng quen hay mua với số lượng lớn, cụng ty sẽ ỏp dụng chiết khấu thương mại. Khoản chiết khấu thương mại này sẽ ghi trực tiếp trờn húa đơn GTGT.Vớ dụ Cụng ty đưa ra chớnh sỏch: Đơn hàng USB 4G từ 100 chiếc trở lờn sẽ được chiết khấu thương mại 1%. Khi bỏn hàng cú phỏt sinh chiết khấu thương mại kế toỏn ghi
Nợ TK 111, TK 112, TK 131
Nợ TK 5211: theo số chiết khấu cho khỏch hàng
Cú TK 511: Tổng doanh thu chưa trừ chiết khấu TM
Cú TK 3331: Thuế GTGT phải nộp tớnh trờn doanh thu đó trừ chiết khấu TM
Từ húa đơn GTGT hay phiếu thu kế toỏn vào sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt , sổ chi tiết thanh toỏn với người mua, sổ thuế GTGT,..Từ nhật ký chung vào sổ cỏi cỏc tài khoản 131, 111, 5211,…
Trong kỳ cụng ty ớt phỏt sinh nghiệp vụ này nờn em xin phộp khụng đi sõu nghiệp vụ này.
• Giảm giỏ hàng bỏn
Khi xỏc định khoản giảm giỏ hàng bỏn cho người mua về số lượng hàng đó bỏn ra do kộm chất lượng, phẩm chất, sai quy cỏch ghi trong hợp đồng thỡ kế toỏn lập húa đơn giảm giỏ hàng bỏn với nội dung “điều chỉnh giảm giỏ hàng bỏn theo HĐ …”. Kế toỏn ghi
Nợ TK 5213 - giảm giỏ hàng bỏn (theo giỏ bỏn chưa cú thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT (tớnh trờn trị giỏ hàng bị giảm giỏ)
Cú TK 111, TK 112, TK 131 (theo tổng giỏ thanh toỏn).
Căn cứ húa đơn giảm giỏ hàng bỏn (Phụ lục 2.6), phiếu chi, giấy bỏo cú,… kế toỏn ghi sổ nhật ký chung, từ nhật ký chung vào sổ cỏi cỏc TK 5213, 111, 112,..
và cỏc sổ chi tiết như sổ thuế GTGT, Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết thanh toỏn với người mua,..
(2) Kế toỏn hàng bỏn bị trả lại
Khi cú cụng văn đề nghị trả lại hàng từ người mua, phũng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra, xem xột lý do trả lại hàng của khỏch hàng. Nếu chấp nhận sẽ lập xỏc nhận hàng bỏn bị trả lại. Kế toỏn yờu cầu khỏch hàng lập húa đơn hàng bỏn bị trả lại giao cho cụng ty. Căn cứ húa đơn này kế toỏn lập phiếu chi hay chuyển khoản số tiền hàng bỏn bị trả lại đó bao gồm thuế cho khỏch hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi cụng ty chấp nhận thanh toỏn với người mua hàng về số tiền của hàng bỏn bị trả lại, kế toỏn ghi
Nợ TK 5212 - Hàng bỏn bị trả lại (theo giỏ bỏn chưa cú thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT (tớnh trờn trị giỏ hàng bị giảm giỏ)
Cú TK 111, TK 112, TK 131 (theo tổng giỏ thanh toỏn).
Đồng thời, khi nhận lại số hàng húa bị trả lại, thủ kho kiểm tra và kế toỏn lập phiếu nhập kho hàng húa. Nếu hàng bỏn bị trả lại từ những lụ hàng đó xuất thời gian trước, kế toỏn tiến hành nhập kho với giỏ là giỏ xuất tại thời điểm trước. Căn cứ vào cỏc chứng từ phỏt sinh, kế toỏn sẽ vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK 156
Nợ TK 156/ Cú TK 632
Nếu hàng bị trả lại chưa được chuyển về nhập kho thỡ kế toỏn ghi Nợ TK 157/ Cú 632
(3)Kế toỏn cụng nợ phải thu khỏch hàng
Đối với nợ phải thu khỏch hàng căn cứ vào húa đơn GTGT và cỏc chứng từ thanh toỏn kế toỏn vào sổ chi tiết TK 131 theo từng khỏch hàng và theo từng ngày.
Khi bỏn hàng, khỏch hàng chưa thanh toỏn tiền mua hàng, kế toỏn phản ỏnh vào sổ: ghi tăng khoản phải thu khỏch hàng (Nợ TK 131) vào nhật ký chung rồi vào sổ cỏi Tk 131 đồng thời ghi sổ chi tiết thanh toỏn với người mua (chi tiết cho từng khỏch hàng) (Phụ lục 2.7)
Khi khỏch hàng thanh toỏn tiền cũn nợ, kế toỏn ghi giảm cỏc khoản phải thu khỏch hàng, phản ỏnh vào nhật ký chung, sổ cỏi TK 131, sổ chi tiết thanh toỏn với người mua (chi tiết cho từng khỏch hàng)
Cuối kỳ, căn cứ vào sổ chi tiết thanh toỏn với người mua lập bảng tổng hợp cụng nợ phải thu khỏch hàng (Phụ lục 2.8). Số liệu trờn bảng tổng hợp này được đối
chiếu với TK 131 trờn sổ cỏi và là căn cứ để vào chỉ tiờu nợ phải thu khỏch hàng - loại A trờn bảng cõn đối kế toỏn mà khụng phõn biệt thành nợ ngắn hạn và dài hạn. (4) Kế toỏn thuế GTGT phải nộp
Cuối mỗi thỏng căn cứ vào húa đơn GTGT của hàng húa dịch vụ bỏn ra kế toỏn vào phần mềm hộ trợ kờ khai thuế nhập vào phụ lục 01-1GTGT bảng kờ húa đơn chứng từ hàng húa dịch vụ bỏn ra. Húa đơn hàng húa dịch vụ mua vào kờ vào phụ lục 02-1GTGT. Kế toỏn hoàn thiện tờ khai thuế GTGT (MS 01/GTGT) để xỏc định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ hay số thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này. Kế toỏn cú trỏch nhiệm nộp tờ khai thuế GTGT cựng với cỏc phụ lục kốm theo cựng với số tiền thuế GTGT phải nộp kỳ này(nếu cú) cho cơ quan thuế.
Kế toỏn xỏc định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kỳ, hạch toỏn như sau: Nợ TK 333 “Thuế và cỏc khoản nộp Nhà nước” (3331)
Cú TK133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Khi nộp thuế GTGT vào Ngõn sỏch Nhà nước, hạch toỏn như sau: Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
Cú TK 111 - Nộp bằng tiền mặt
Cú TK 112 - Nộp bằng tiền gửi ngõn hàng
2.2.2.4 Sổ kế toỏn
Doanh nghiệp sử dụng cỏc loại sổ theo hỡnh thức Nhật Ký chung. Bao gồm Sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cỏi cỏc tài khoản 511, 131, 632… và cỏc sổ chi tiết: sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết thanh toỏn với người mua, sổ vật tư hàng húa, sổ thuế GTGT, … • Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký chung dựng để phản ỏnh tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong doanh nghiệp. Kết cấu sổ gồm 9 cột (Phụ lục 2.9). Kế toỏn ghi sổ nhật ký chung dựa trờn cỏc chứng từ phỏt sinh của từng nghiệp vụ. Cuối kỳ số tổng cộng trờn sổ nhật ký chung sẽ là căn cứ đối chiếu với tổng số phỏt sinh trờn bảng cõn đối tài khoản. Cụng ty khụng sử dụng sổ nhật ký đặc biệt.
• Sổ cỏi cỏc tài khoản
Sổ cỏi cỏc tài khoản phỏn ỏnh tất cả cỏc nghiệp vụ phỏt sinh liờn quan đến tài khoản đú. Vớ dụ sổ cỏi TK 1111 sẽ phản ỏnh tất cả cỏc nghiệp vụ liờn quan đến thu và chi tiền mặt VNĐ. Sổ cỏi của cụng ty được thiết kế theo mẫu gồm 9 cột .Căn cứ để ghi sổ cỏi là sổ nhật ký chung. Cuối kỳ số dư của cỏc TK trờn sổ cỏi sẽ là căn cứ so sỏnh
đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. Vớ dụ số dư trờn sổ cỏi TK 131 dựng so sỏnh đối chiếu với bảng tổng hợp cụng nợ phải thu khỏch hàng.
Sổ cỏi TK 511, 1111, 632, 156, 131, 112, 521 – Phụ lục 2.10 • Sổ chi tiết
Sổ chi tiết được mở để theo dừi cho một số đối tượng đặc biệt cần theo dừi một cỏch cụ thể như tiền, cụng nợ phải thu, phải trả, vật tư hàng húa… Căn cứ vào sổ nhật ký chung kế toỏn sẽ ghi vào cỏc sổ chi tiết liờn quan như sổ quỹ tiền mặt, sổ vật tư hàng húa, sổ tiền gửi,…Mỗi sổ chi tiết được thiết kế theo một mẫu khỏc nhau. Cuối kỳ số liệu trờn sổ chi tiết sẽ làm căn cứ để lập cỏc bảng tổng hợp chi tiết so sỏnh đối chiếu với số dư cỏc tài khoản trờn sổ cỏi.
Sổ chi tiết vật tư hàng húa – Phụ lục 2.11
Chương III