Để tính cho người lao động về các khoản như tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, tiền làm thêm ngoài giờ…. bộ phận kế toán Công ty sẽ tổ chức kiểm tra xử lý các chứng từ này. Do đó, khi thực hiện các nghiệp vụ phát sinh kế toán Công ty sử dụng các chứng từ như (Giấy đề nghị tạm ứng – Biểu mẫu 2.1; Phiếu chi tạm ứng lương – Biểu mẫu 2.2; Bảng chấm công bộ phận KD &THCV – Biểu mẫu 2.3; Bảng chấm công bộ phận văn phòng – Biểu mẫu 2.4; Phiếu xác nhận doanh thu – Biểu mẫu 2.5; Bảng tính lương bộ phận KD &THCV – Biểu mẫu 2.6; Bảng tính lương bộ phận văn phòng – Biểu mẫu 2.7; Bảng thanh toán tiền lương thuê chuyên gia ngoài – Biểu mẫu 2.8; Phiếu chi lương thuê ngoài – Biểu mẫu 2.9; Phiếu chi lương – Biểu mẫu 2.10)
Tiền lương làm căn cứ đóng
Trợ cấp BHXH khi = BHXH của tháng trước khi x Số tháng nghỉ nghỉ việc sinh con nghỉ sinh con sinh con
Ví dụ: Theo quy định của Công ty là đến cuối tháng mới thanh toán lương tháng này cho người lao động. Nên trong tháng, nếu người lao động nào có nhu cầu tạm ứng thì lập giấy đề nghị tạm ứng gửi cho cấp trên của mình xét duyệt. Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên, số tiền và lý do tạm ứng
Dẫn chứng minh họa: Trong tháng ba phát sinh nghiệp vụ kinh tế sau: Ngày 11/03/2012 anh Mai Bá Hùng làm đề xuất tạm ứng lương tháng 03/2012 số tiền tạm ứng là 1.500.000đ (Nguồn cung cấp: Phòng kế toán)
Kế toán tiền hành như sau
Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng - Biểu mẫu 2.1(nguồn: Phòng kế toán công ty)
Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển lên cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị thủ trưởng đơn vị duyệt chi. Căn cứ quyết định của thủ trưởng, kế toán lập phiếu chi trả tiền cho anh Hùng. Theo như nghiệp vụ trên thì kế toán lập phiếu chi như sau (trang 15)
Mẫu Phiếu chi tạm ứng - Biểu mẫu 2.2 (nguồn: Phòng kế toán công ty)
Phiếu chi sẽ được kế toán kẹp cùng chứng từ phát sinh là Giấy đề nghị tạm
ứng lương sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ để chi tiền cho Anh Hùng. Sau khi chi tiền tạm ứng kế toán sẽ lập bảng thanh toán tạm ứng cho từng bộ phận, mục đích để làm căn cứ lấy số liệu để khi trả lương sẽ trừ đi số tiền đã tạm ứng lương đã chi.
Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công, phiếu xác nhận doanh thu, kế toán cập nhập vào bảng lương toàn Công ty, bảng lương thuê chuyên gia ngoài, Các mẫu cụ thể như sau
Dựa vào bảng thanh toán lương đã được Ban lãnh đạo ký duyệt kế toán lập phiếu chi lương cho cán bộ nhân viên và phiếu chi cho lao động thuê ngoài trong tháng. Phiếu chi được kế toán lập như sau
Mẫu phiếu chi lương cho lao động thuê ngoài – Biểu mẫu 2.9
(nguồn:phòng kế toán công ty)
Mẫu phiếu chi lương cho nhân viên – Biểu mẫu 2.10 (nguồn: Phòng kế toán công ty)
* Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán: Các chứng từ của Công ty được tập hợp theo quy định sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ Lập hay tiếp nhận chứng từ Kiểm tra Ghi sổ kế toán Lưu trữ và bảo quản
2.2.1.2. Phương pháp tính lương
Tại Công ty Cổ phần Sở hữu Trí tuệ Davilaw đang áp dụng phương pháp tính lương thời gian cho các cán bộ công nhân viên bộ phận văn phòng và áp dụng phương pháp tính lương lương thời gian có thưởng đối với các cán bộ nhân viên kinh doanh, cán bộ làm theo vụ việc. Tùy theo trình độ và chức vụ của mỗi cán bộ công nhân mà giám đốc quy định một mức lương cho từng người và được ghi cụ thể trên hợp đồng lao động
Ở mỗi bộ phận đều có người theo dõi ngày công làm việc của cán bộ công nhân viên trên Bảng chấm công. Hằng ngày, người được giao nhiệm vụ theo dõi ngày công của nhân viên căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ. Bảng chấm công được lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan. Phương pháp chấm công mà Công ty thực hiện theo phương pháp chấm công ngày, nếu có trường hợp cán bộ công nhân viên chỉ làm một phần thời gian lao động theo quy định trong ngày vì lý do nào đó vắng mặt trong ngày thì người chấm công căn cứ vào thời gian làm việc của người đó để tính công cho người đó là 1 ngày hay 1/2 ngày hay là 0 ngày. Những trường hợp nghỉ phép thì phải báo trước thời gian nghỉ phép người chấm công căn cứ vào đó sẽ đánh phép (P) vào bảng chấm công
Dựa vào các yếu tố nêu trên cách tính lương của Công ty cho từng bộ phận được tính như sau: Bộ phận văn phòng
Tổng lương
theo ngày công =
Mức lương cơ bản * Số ngày làm việc thực tế trong tháng 26
Thực lĩnh = Mức lương tháng + Trợ cấp - Các khoản giảm trừ
Bộ phận nhân viên kinh doanh hoặc thực hiện theo vụ việc cách tính lương cũng như cách tính lương bộ phận văn phòng nhưng thêm một cột doanh thu đạt được theo quy định trong tháng. Căn cứ vào đặc điểm của Công ty lương định mức cho bộ phận văn phòng Công ty được quy định như sau:
Mẫu bảng lương định mức quy định - Biểu mẫu 2.11
Ngoài ra hàng tháng Công ty sẽ có khoản phụ cấp để hỗ trợ thêm cho cán bộ công nhân viên như ( điện thoại, xăng xe, đi lại, ca trưa…)
Mẫu bảng trợ cấp lương – Biểu mẫu 2.12
STT Chức vụ Số tiền trợ cấp
(đồng/ người)
1 Tổng Giám đốc, Phó Giám đốc 1.500.000
2 Kế toán trưởng, trưởng các bộ phận 1.000.000
3 Nhân viên 800.000
Công ty lập cách tính tiền lương cho nhân viên các bộ phận như sau: (Cột 1): Số thứ tự
(Cột 2): Họ và tên (Cột 2): Chức vụ
(Cột 4): Ngày công làm việc thực tế trong tháng
(Cột 5): Mức lương cơ bản : theo bảng lương định mức
(Cột 6): Mức lương ngày = Mức lương cơ bản/Số ngày làm việc theo quy định (26 ngày)
STT Chức vụ Mức khoán
trên tháng (đồng)
1 Giám đốc 5.000.000
2 Phó giám đốc 4.000.000
3 Kế toán trưởng và phó trưởng các bộ phận 4.000.000
4 Kế toán viên, thủ quỹ 3.000.000
(Cột 7): Tổng phụ cấp: Căn cứ mực trợ cấp quy định trong đó Tổng Giám đốc, Phó Giám đốc: 1.500.000 đồng/tháng, kế toán trưởng, trưởng các bộ phận 1.000.000 đ/tháng, nhân viên: 800.000 đồng/tháng
(Cột 8): Mức lương tháng = Mức lương ngày x Số ngày làm việc thực tế trong tháng)
(Cột 9): Lương đạt doanh số sẽ phụ thuộc vào mức khoán hoặc chỉ tiêu trong tháng của Ban lãnh đạo đề ra cho các bộ phận kinh doanh hoặc vụ việc
(Cột 10): Tổng lương = (Mức lương tháng + Phụ cấp + lương đạt doanh số) (Cột 11): Thu nhập tính thuế TNCN: Lấy tổng lương – giảm trừ gia cảnh của nhân viên
(Cột 12): Thuế TNCN phải nộp: Là phần chênh lệch sau khi trừ đi giảm trừ gia cảnh x biểu mức thuế suất lũy tiến của thuế TNCN
(Cột 13): Bảo hiểm xã hội = Mức lương cơ bản x 7% (Cột 14): Bảo hiểm y tế = Mức lương cơ bản x 1.5% (Cột 15): Bảo hiểm thất nghiệp = Mức lương cơ bản x 1%
(Cột 16): Tổng khoản khấu trừ lương = (Thuế TNCN + BHXH + BHYT +BHTN)
(Cột 17): Khoản tạm ứng lương đã chi cho CNV
(Cột 18): Tổng lương được nhận = (Tổng lương – Tổng khoản khấu trừ lương (nếu có) – tạm ứng đã chi)
Trích dẫn: Công ty tính tiền lương tháng 03/2012 cho bà Nguyễn Thị Vân Anh thuộc bộ phận văn phòng như sau:
(Cột 1): Số thứ tự: số 3
(Cột 2): Họ và tên: Nguyễn Thị Vân Anh (Cột 2): Chức vụ: Kế toán trưởng
(Cột 4): Ngày công làm việc trong tháng: 26 ngày (Cột 5): Mức lương cơ bản: 4.000.000 đ
(Cột 6): (Cột 7): Phụ cấp: 1.000.000 đ/tháng (Cột 8): Mức lương tháng = 153.846 x 26 = 4.000.000 đ (Cột 9): Lương đạt doanh số: 0 đ (Cột 10): Tổng lương = 4.000.000 + 1.000.000 + 0 đồng = 5.000.000 đ (Cột 11): Thu nhập tính thuế = 5.000.000 – 4.000.000 = 1.000.000 đ (Cột 12): Mức nộp thuế TNCN = 1.000.000 x 5% = 50.000đ
(Cột 13): Bảo hiểm xã hội = 4.000.000 x 7% = 280.000 đ (Cột 14): Bảo hiểm y tế = 4.000.000 x 1,5% = 60.000 đ (Cột 15): Bảo hiểm thất nghiệp = 4.000.000 x 1% = 40.000 đ (Cột 16): Khoản tạm ứng lương đã chi cho CNV: 0 đ
(Cột 17): Tổng khoản trừ (50.000 + 280.000 + 60.000 + 40.000 = 430.000 đ (Cột 18): Tổng lương được nhận = 5.000.000 – 430.000 = 4.570.000 đ Tính lương cho Bộ phận kinh doanh hoặc theo vụ việc tương tự
2.2.1.3. Tài khoản sử dụng
- Để phản ánh tiền lương, tiền công hàng tháng trả cho cán bộ công nhân viên, Công ty sử dụng tài khoản Tài khoản 334- Phải trả cho người lao động. Tài khoản này dùng để phản ánh các tài khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động
- Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334: + Bên Nợ:
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công cho người lao động 4.000.000
Mức lương ngày = = 153.846 đ 26
+ Bên Có:
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động
+ Số dự bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả người lao động
+ Số dư bên Nợ: (có thể có) Số dư bên Nợ Tài khoản 334 rất cá biệt. Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động
- Tài khoản 334 : “ Phải trả người lao động” có 2 tài khoản cấp 2: Tài khoản 3341 : Phải trả Công nhân viên : phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động. Tài khoản 3348 : Phải trả người lao động khác : Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng ( nếu có) có tính chất tiền công và các khoản phải trả khác thuộc thu nhập của người lao động
- Một số nghiệp vụ chủ yếu của kế toán tiền lương
+ Tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động các bộ phận, kế toán ghi
Nợ TK 1542: Tổng tiền lương Nợ TK 6422: Tổng tiền lương
Có TK 334 (TK 3341, TK 3348): Tổng tiền lương
+ Tính tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn….) phải trả cho công nhân viên các bộ phận, kế toán ghi
Nợ TK 338 (TK 3383): Số tiền cơ quan bảo hiểm chi trả Có TK 334 (3341): Số tiền cơ quan bảo hiểm chi trả
+ Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên các bộ phận như (BHXH, BHYT,BHTN), kế toán ghi
Nợ TK 334 (TK 3341)
Có TK 3383: Tổng số tiền trích BHXH Có TK 3384: Tổng số tiền trích BHYT Có TK 3389: Tổng số tiền trích BHTN
+ Tính tiền thuế TNCN của công nhân viên các bộ phận phải nộp, kế toán ghi Nợ TK 334 (TK 3341, TK 3348): Tiền thuế TNCN
Có TK 333 (TK 3335): Tiền thuế TNCN
+ Khi ứng trước hoặc thực trả lương, tiền công cho cán bộ công nhân viên, kế toán ghi
Nợ TK 334 (TK 3341): Số tiền thực trả lương Có TK 1111: Số tiền thực trả lương
- Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương
Căn cứ trên bảng chấm công bộ phận kế toán sẽ tổng hợp lại để tính lương, lập bảng tính lương cho từng bộ phận. Chuyển cho các phòng ban liên quan và trình giám đốc duyệt. Sau đó chuyển kế toán lập phiếu chi. Sau khi phiếu chi được lập kế toán chuyển lãnh đạo duyệt mới được phép chi lương. Căn cứ trên phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương kế toán thực hiện ghi vào sổ nhật ký chung. Sau đó vào sổ chi tiết, sổ cái TK 334. Cụ thể quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương được thể hiện theo sơ đồ sau
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương (trang 30)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
2.2.1.3. Kế toán chi tiết tiền lương
Để phản ánh quá trình ghi sổ chi tiết tiền lương Công ty Cổ phần Sở hữu Trí tuệ Davilaw sử dụng các chứng từ ban đầu đề làm căn cứ ghi sổ kế toán như Bảng chấm Công – Biểu mẫu 2.3 và biểu mẫu 2.4, Phiếu xác nhận doanh thu – Biểu mẫu 2.5, Bảng tính lương – Biểu mẫu 2.6 và biểu mẫu 2.7, Bảng tính lương lao động thuê ngoài – Biểu mẫu 2.8, Phiếu chi lương thuê ngoài – Biểu mẫu 2.9, Phiếu chi lương – Biểu mẫu 2.10, Tiền lương của bộ phận Văn phòng được hoạch toán vào TK 3341 và các TK 642, TK 338. Tiền lương của nhân viên kinh doanh và thực hiện vụ việc được hoạch toán vào TK 3341 và các TK 1542, TK
Nguyễn Thị Hương Lớp
Sổ Nhật ký chung
Bảng tính lương, thưởng,đề xuất tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi
Sổ chi tiết TK 334
Sổ cái TK 334
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Báo cáo quỹ tiền lương phải trả, báo cáo tăng, giảm tiền
lương
338, tiền lương của lao động thuê ngoài được hoạch toán vào TK 3348 và TK 1542 sau đó tùy theo từng vụ việc để phân bổ
Kế toán thực hiện quá trình này bằng thao tác trên phần mềm kế toán sau đó phần mềm sẽ tập hợp vào sổ chi tiết TK 3341 và sổ chi tiết TK 3348, và các tài khoản liên quan và vào chi phí các bộ phận
Cụ thể quy trình ghi sổ chi tiết tiền lương được em trích dẫn mẫu sổ dưới đây
Cách lập:
Cột 1: Mã chứng từ
Cột 2: Ngày, tháng trên chứng từ
Cột 3: Số hiệu chứng từ căn cứ vào chứng từ phát sinh Cột 4: Diễn giải – Nội dung của chứng từ
Cột 5: Tài khoản đối ứng với tài khoản 334
Cột 6: Số tiền phát sinh Nợ tài khoản trên chứng từ Cột 7: Số tiền phát sinh Có tài khoản trên chứng từ
Trích dẫn: Mẫu Sổ chi tiết tài khoản 3341 – Biểu mẫu 2.13
Tên công ty :Công ty Cổ phần sở hữu trí tuệ Davilaw Mẫu số S20- DNN
Địa chỉ: 59 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)