9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.1.4 Phân hệ lưu thông
Hình 2.17: Giao diện phân hệ lƣu thông
Đây là phân hệ đƣợc hoạt động nhiều nhất trong hoạt động của Thƣ viện và cũng là phân hệ khá hoàn chỉnh của phần mềm Libol.
Là quá trình lƣu thông ấn phẩm giữa thƣ viện và bạn đọc cũng nhƣ giữa các thƣ viện với nhau. Đồng thời nó giúp cho thƣ viện sử dụng có hiệu quả các
74
thông tin đƣợc ghi nhận trong quá trình mƣợn trả, từ đó đƣa ra những báo cáo thống kê đa dạng về tần suất, số lƣợt mƣợn ấn phẩm.
Các tính năng chính: - Tự động hoá tối đa:
Hoạt động mƣợn trả đƣợc tự động hoá tối đa nhằm giảm bớt số thao tác thủ công của cán bộ thƣ viện và đảm bảo chính sách với bạn đọc của thƣ viện đƣợc chấp hành chặt chẽ. Chƣơng trình tự động hợp lệ bạn đọc: kiểm tra hạn thẻ, số sách bạn đọc đƣợc mƣợn, vị trí của bạn đọc trong hàng đợi, sách bạn đọc giữ quá hạn và tiền phạt nếu có; Hợp lệ ấn phẩm: ấn phẩm đang đƣợc xếp hàng cho ai? Những mã xếp giá nào còn rỗi? Loại đối tƣợng nào đƣợc mƣợn? Ngày trả ấn phẩm... Chƣơng trình cũng tự động in phiếu ghi mƣợn sau khi bạn đọc đã đƣợc cho mƣợn xong.
- Tích hợp mã vạch:
Việc tích hợp với mã vạch (cả cho thẻ đọc và cho ấn phẩm) giúp cho cán bộ thƣ viện có thể nhanh chóng ghi mƣợn, trả bằng máy đọc mã vạch. Có thể tích hợp với các thiết bị ngoại vi khác nhƣ thẻ từ, cổng từ chính.
- Thống kê đa dạng:
Vẽ đồ thị về hoạt động lƣu thông tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau nhƣ những ấn phẩm đƣợc mƣợn nhiều nhất, những bạn đọc, nhóm bạn đọc mƣợn nhiều nhất, thống kê lƣợt lƣu thông tài liệu theo năm, tháng, ngày.
- Xử lý ấn phẩm mƣợn quá hạn:
Phân hệ tự động lên danh sách những ấn phẩm mƣợn quá hạn và gửi thƣ nhắc nhở qua email hoặc in thƣ theo mẫu định sẵn theo thời gian biểu quy định.
Phân hệ Mƣợn & trả có chức năng quản lý việc lƣu thông ấn phẩm giữa cộng đồng bạn đọc và thƣ viện và đảm bảo việc thực thi các chính sách của thƣ viện liên quan đến hoạt động này.
Phân hệ Mƣợn & trả có 3 phần là: Mƣợn & trả; Bạn đọc và Thống kê và lập lịch. Trung tâm TT – TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội đã áp dụng 2 phần là Mƣợn & trả và Bạn đọc, còn phần Thống kê và lập lịch thì Trung tâm chƣa áp dụng.
75
Trung tâm TT-TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội đã thực hiện mƣợn trả trên hệ thống phần mềm Libol 5.5 từ khoá 2004-2005. Mỗi năm số lƣợng bạn đọc tăng từ 1100 đến 1200 sinh viên hệ chính quy, số sinh viên hệ không chính quy là 750-800, học viên cao học tăng khoảng 120-150
Trƣớc đây cán bộ tại hệ thống phục vụ bạn đọc của Trung tâm rất vất vả. Ở các phòng đọc, vấn đề mƣợn – trả tài liệu đƣợc thực hiện trong ngày khá đơn giản. Ở các phòng mƣợn về nhà, thủ thƣ phải ghi lại tất cả tài liệu bạn đọc mƣợn vào sổ của từng ngƣời, vừa mất thời gian, vừa dễ nhầm lẫn. Đến khi bạn đọc trả tài liệu lại phải tìm từng cuốn trong sổ và đánh dấu đã trả.
Với sự trợ giúp của phần mềm Libol 5.5, quá trình ghi mƣợn, ghi trả đã thuận tiện, dễ dàng hơn nhiều. Việc mƣợn và trả tài liệu qua phân hệ lƣu thông tài liệu đƣợc Trung tâm tiến hành tại phòng mƣợn giáo trình tầng 4 nhà 9 tầng. Vấn đề mƣợn – trả tài liệu đƣợc cán bộ thƣ viện phân lịch phục vụ rõ ràng và cụ thể nhƣ sau:
Ngày mƣợn – trả Khoa
Thứ 2 Kiến trúc
Thứ 3 Xây dựng
Thứ 4 Xây dựng
Thứ 5 Đô thị, Quản lý đô thị, Quy hoạch Thứ 6 Sáng: Đô thị, Quản lý đô thị, Quy hoạch
Chiều: Nghỉ làm công tác nghiệp vụ Bảng 2.4: Lịch mƣợn trả tài liệu của NDT
Do lƣợng sinh viên của khoa Xây dựng khá nhiều nên cán bộ thƣ viện đã dành 2 ngày thứ 3 và thứ 4 để phục vụ nhu cầu mƣợn trả tài liệu cho sinh viên. Bạn đọc đƣợc mƣợn tối đa là 10 cuốn cho 1 học kỳ.
Khi bạn đọc muốn mƣợn tài liệu, toàn bộ số đăng ký cá biệt của các tài liệu sẽ đƣợc thủ thƣ ghi mƣợn cho số thẻ của bạn đọc, máy tính sẽ tự động lƣu lại thông tin này.
76
Hình 2.18: Giao diện chức năng ghi mƣợn – Phân hệ lƣu thông
Khi tài liệu đƣợc mang trả, máy sẽ tìm lại thông tin và ghi nhận việc trả tài liệu cho bạn đọc đó thông qua các số đăng ký cá biệt mà bạn đọc mang đến. Toàn bộ quy trình trên đƣợc thực hiện hoàn toàn tự động rất nhanh chóng.
77
Thực hiện lƣu thông tài liệu bằng máy tính còn trợ giúp quản lý đến từng số đăng ký cá biệt của ấn phẩm. Nếu bạn đọc trả tài liệu có số đăng ký cá biệt khác với tài liệu đã mƣợn, máy sẽ tự động ghi trả cho đúng ngƣời mƣợn, còn ngƣời trả nhầm vẫn bị ghi nợ tài liệu. Qua số thẻ, cán bộ thƣ viện có thể tra cứu về tình hình mƣợn tài liệu, quá hạn bao nhiêu, chỉ rõ tên tài liệu đang mƣợn, đồng thời tra tìm đƣợc cả lịch sử mƣợn tài liệu của bạn đọc.
Việc làm giấy thanh toán ra trƣờng cho sinh viên, cũng đƣợc thực hiện nhờ sự trợ giúp của phân hệ mƣợn – trả. Cán bộ thƣ viện có thể căn cứ vào số thẻ để tra cứu lịch sử mƣợn của bạn đọc tìm ra những tài liệu còn nợ chƣa trả để có chính sách phạt quá hạn hoặc đền sách mới nếu bạn đọc làm mất. Làm mất sách thì bạn đọc phải đền số tiền bằng giá trị của cuốn sách, nếu không bạn đọc phải mua đền tài liệu đã đánh mất.
Nhận xét:
Ƣu điểm: Phân hệ lƣu thông tài liệu đƣợc đánh giá là công cụ hữu hiệu và đắc lực nhất của phần mềm Libol 5.5 trong việc quản lý lƣu thông tài liệu tại Trung tâm. Với sự trợ giúp của phần mềm Libol 5.5 quá trình ghi mƣợn, ghi trả đã thuận tiện và dễ dàng hơn
Việc lƣu thông tài liệu với sự trợ giúp của công nghệ mã vạch đã thể hiện rất nhiều ƣu điểm trong việc giảm thiểu công sức của cán bộ thƣ viện khi nhập dữ liệu và tránh đƣợc những sai sót, nhầm lẫn. Ngoài ra, tiết kiệm rât nhiều thời gian cho bạn đọc, nhất là đối với một thƣ viện có số lƣợng bạn đọc khá đông đảo nhƣ Trung tâm
Nhƣợc điểm: Hiện nay Trung tâm chƣa ứng dụng tới chức năng thống kê và lập lịch Trong chức năng Bạn đọc của phân hệ lƣu thông thì hiện nay thƣ viện chƣa triển khai sử dụng tới phần đặt chỗ.
78