9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.1.1 Phân hệ bổ sung
Hình 2.1 : Phân hệ bổ sung
Bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên quyết định chất lƣợng hoạt động của thƣ viện. Việc đảm bảo vốn tài liệu phải luôn phù hợp với chức năng nhiệm vụ của thƣ viện chính là duy trì “sự sống” cho thƣ viện. Công tác bổ sung chi phối rất nhiều tới mục tiêu cũng nhƣ diện phục vụ của thƣ viện. Tại Trung tâm TT – TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội với số lƣợng bạn đọc đông đảo và đa dạng, công tác bổ sung càng cần đƣợc chú trọng.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng này, trong những năm gần đây kinh phí để bổ sung tài liệu cho Trung tâm tăng lên đáng kể, thƣờng giao động khoảng 300 – 500 triệu đồng. Với lƣợng kinh phí cấp hàng năm, Trung tâm đã giải quyết đƣợc phần đáng kể trong công tác phục vụ NDT. Kinh phí bổ sung ngày càng cao thì vốn tài liệu của Trung tâm ngày càng đƣợc hoàn thiện và nâng cao hơn về số lƣợng và chất lƣợng. Dƣới đây là bảng tổng hợp kinh phí trong 5 năm gần đây:
Năm Kinh phí cả năm
2008 337.282.580
2009 353.564.240
2010 373.838.289
2011 367.194.270
2012 827.397.900
50
Hiện nay, Trung tâm chƣa có phòng bổ sung chuyên trách nên Ban giám đốc chịu trách nhiệm trong vấn đề bố sung tài liệu. Việc bổ sung tài liệu tại Trung tâm đƣợc thực hiện qua 2 phƣơng thức, đó là bổ sung phải trả tiền (hay còn gọi là nguồn mua trực tiếp từ các nơi xuất bản tài liệu) và nguồn bổ sung không mất tiền (nguồn lƣu chiểu, tài trợ, tặng, biếu,…)
Nguồn mua: Từ các nhà xuất bản trong nƣớc nhƣ Nhà xuất bản Xây dựng, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Nhà xuất bản chính trị quốc gia,…; Mua từ nhà xuất bản thế giới nhƣ Nhà xuất bản Prentice-Hall, Nhà xuất bản Addison- Westley,…việc mua tài liệu ngoại văn với số lƣợng ít nên Trung tâm không đàm phán trực tiếp với nhà xuất bản mà phải thông qua Công ty xuất nhập khẩu báo Xunhasaba.
Nguồn lƣu chiểu: Từ khi Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội thành lập khoa sau đại học để đào tạo thạc sĩ và nghiên cứu sinh, hàng năm các học viên cao học và nghiên cứu sinh khi bảo vệ tốt nghiệp đều phải nộp luận án, luận văn cho Trung tâm. Nguồn tặng, biếu, tài trợ là nguồn tài liệu nhân đƣợc từ các cơ quan tổ chức trong và ngoài nƣớc nhƣ Quỹ Châu Á, Quỹ Ford.
Trƣớc đây khi chƣa ứng dụng phần mềm Libol 5.5 vào quản lý tài liệu, công việc của ban lãnh đạo khá vất vả, mọi công đoạn hoàn toàn bằng thủ công. Năm 2002, khi Trung tâm bắt đầu đƣa phần mềm thƣ viện Libol 5.5 vào ứng dụng thì một số quy trình, công đoạn đã đƣợc đơn giản hóa và rút ngắn.
Phân hệ bổ sung của phần mềm Libol 5.5 thể hiện trên màn hình là 1 giao diện gồm: Thanh thực đơn chính ở phía trên với các chức năng chính: Đơn đặt - Bổ sung - Kế toán – Kho - Thống kê - Tra cứu - Trợ giúp. Mỗi chức năng đều đƣợc thiết kế chi tiết dựa trên cơ sở đã nghiên cứu kỹ thực trạng và yêu cầu của thƣ viện.
Tuy nhiên, thực tế một số chức năng chƣa đƣợc sử dụng một cách triệt để nhƣ chức năng đơn đặt, kế toán.
Nguyên nhân: Do các thủ tục thu chi rƣờm rà phải qua nhiều công đoạn ký duyệt, liên quan đến các phòng ban khác nhau.
51
Chức năng đơn đặt trong phân hệ Bổ sung đều đƣợc Trung tâm TT-TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội thực hiện bằng thủ công do công tác bổ sung tài liệu của Trung tâm TT – TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội có đặc thù riêng, ít nhiều còn bị động do không đƣợc chủ động về kinh phí hay số lƣợng tài liệu bổ sung. Việc bổ sung tài liệu ở thƣ viện không tiến hành theo đợt mà dựa trên nhu cầu của NDT, việc đặt mua tài liệu theo quy trình và có sự hỗ trợ của các cộng tác viên là các chuyên gia tại các Khoa và Bộ môn đƣa lên, Trung tâm sẽ tập hợp lại và thống kê để đƣa lên Ban giám hiệu xem xét và duyệt. Sau khi Ban giám hiệu duyệt danh mục tài liệu bổ sung thì Trung tâm mới tiến hành liên hệ trực tiếp qua điện thoại với các nhà xuất bản để tiến hành bổ sung. Công việc bổ sung của Trung tâm vẫn chủ yếu mang tính kinh nghiệm chủ quan vì vậy cần phải xây dựng một chính sách bổ sung khoa học và phù hợp hơn.
Chính vì thế mà hiện tại Trung tâm chỉ sử dụng 3 nhóm chức năng là bổ sung, kho và thống kê.
Bổ sung: Bổ sung bao gồm các công việc: Biên mục sơ lƣợc cho ấn phẩm,
định dạng và in đăng ký cá biệt, in nhãn, mã vạch, in sổ báo cáo tổng quát.
Trƣớc khi một ấn phẩm đƣợc nhập vào kho của thƣ viện, việc đầu tiên là các cán bô thƣ viện cần biên mục sơ lƣợc một số thông tin có liên quan đến ấn phẩm đó, còn các thông tin chi tiết về cuốn sách sẽ đƣợc biên mục trong phân hệ Biên mục.
Trung tâm TT – TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội đã tiến hành việc Bổ sung và biên mục sơ lƣợc để biên mục cho các tài liệu đƣợc nhập vào thƣ viện. Việc biên mục sơ lƣợc tài liệu đƣợc giao cho cán bộ phòng cơ sở dữ liệu đảm trách.
Ngoài Leader, mã tài liệu và số định danh thì các trƣờng biên mục sơ lƣợc đƣợc Trung tâm sử dụng là: trƣờng 245$a nhan đề chính, 245$b nhan đề song song; trƣờng 260$a nơi xuất bản, 260$b nhà xuất bản, 260$c năm xuất bản; trƣờng 300 đặc trƣng số lƣợng.
52
Hình 2.2: Giao diện chức năng bổ sung – Phân hệ bổ sung
Sau khi đã biên mục sơ lƣợc cho tài liệu, cán bộ thƣ viện sử dụng chức năng xếp giá để bổ sung mã xếp giá cho ấn phẩm đƣợc bổ sung vào thƣ viện. Tài liệu sau khi xếp giá trong các kho sẽ đƣợc đánh số thứ tự tăng dần. Chƣơng trình sẽ dựa trên giá trị mà ngƣời dùng vừa cập nhật để làm căn cứ tăng dần số thứ tự những tài liệu đƣợc bổ sung tiếp theo. Trên cơ sở đó, chƣơng trình tự động sinh những chỉ số đăng ký cá biệt.Việc đăng ký cá biệt cho tài liệu cũng đƣợc tiến hành hoàn toàn tự động
Với việc in mã vạch, cán bộ thƣ viện cần phải điền đầy đủ các thông tin về đối tƣợng cần in, nội dung in và cả khuôn dạng in.
Giao diện in mã vạch đƣợc chia làm 3 cột thông tin:
Cột điều kiện lọc: Tại cột này, cán bộ thƣ viện xác định nhóm những ấn phẩm cần in mã vạch thông qua những điều kiện lọc (Tên thƣ viện, tên kho, từ mã tài liệu nào đến mã tài liệu nào), hoặc cán bộ thƣ viện có thể định vị cụ thể những ấn phẩm cần in bằng cách gõ số thứ tự của ấn phẩm vào ô cuối cùng của
53
cột. Ví dụ: từ mã HAU000001256 đến mã HAU000001266 hoặc điền các giá trị dạng số.
Cột nội dung in: Tại cột này, cán bộ thƣ viện xác định những trƣờng thông tin cần hiển thị trong mã vạch. Libol 5.5 cung cấp cho ngƣời dung 3 lựa chọn: Tên giá, Mã tài liệu và đăng ký cá biệt. Thông thƣờng thƣ viện Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội chọn trƣờng số đăng ký cá biệt để hiển thị trong mã vạch.
Cột khuôn dạng mã vạch: Xác định số lƣợng mã vạch trên 1 hàng và mỗi trang in.
Sau khi xác định những thông tin cần thiết để in, nếu nhƣ cán bộ thƣ viện muốn in ra màn hình trƣớc khi in ra giấy, nhấn nút “in mã vạch”. Thông thƣờng, cán bộ thƣ viện của Trung tâm in trực tiếp ra máy in bằng cách nhấn nút “In ra máy in mã vạch”. Dƣới đây là mẫu mã vạch của Trung tâm TT-TV Trƣờng Đại học Kiến trúc:
Hình 2.3: Mẫu mã vạch của Trung tâm
Tại Trung tâm, những tài liệu sau khi đƣợc biên mục sơ lƣợc đều đƣợc dán nhãn tài liệu. Tuy nhiên để in nhãn cho tài liệu, cán bộ thƣ viện không nhấn vào đƣờng liên kết “In nhãn” trong giao diện của chức năng Bổ sung mà Trung tâm sử dụng phần mềm chuyên biệt để in nhãn đó là phần mềm QuarkXPress.
54
Hình 2.4: Giao diện phần mềm QuarkXPress
Sở dĩ, thƣ viện sử dụng phần mềm riêng bởi đây là phần mềm có thiết kế in nhãn khá đẹp và đơn giản và không mất nhiều thời gian.
Kho:
Thông qua chức năng kho, thƣ viện có thể quản lý chặt chẽ số ấn phẩm có trong thƣ viện, kiểm tra đƣợc thƣờng xuyên tình trạng của các kho sách, thực hiện công tác thanh lý tài liệu…
55
Trong chức năng kho có các phần là Kiểm kê, Hệ thống kho và Xử lý. Trung tâm TT – TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội chỉ sử dụng phần Kiểm kê vào công việc của mình. Hiện nay nhờ có phần mềm Libol 5.5 mà công tác kiểm kê kho của Trung tâm diễn ra đơn giản và nhanh chóng.
Công tác kiểm kê ở Trung tâm đƣợc tiến hành theo công đoạn xuyên suốt và chặt chẽ theo các bƣớc: Đóng kho, mở kỳ kiểm kê, xem kết quả và đóng kỳ kiểm kê, in kết quả kiểm kê và mở kho.
Để bắt đầu công việc kiểm kê kho, cán bộ của Trung tâm phải tạm ngừng hoạt động kho hoặc giá sách cần kiểm kê. Sau đó cán bộ có thể bắt đầu kỳ kiểm kê bằng việc khai báo một số thông tin liên quan đến kỳ kiểm kê nhƣ tên kiểm kê, ngày kiểm kê và ngƣời kiểm kê.
Bƣớc đầu tiên của công việc kiểm kê là cán bộ thƣ viện sẽ đến từng giá sách của kho và ghi lại các đăng ký cá biệt vào một danh sách. Tại thƣ viện Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội, cán bộ thƣ viện sử dụng máy quét mã vạch để ghi lại các số đăng ký cá biệt vì thƣ viện quản lý tài liệu bằng mã vạch.
Sau khi đã có danh sách tài liệu trong kho, cán bộ thƣ viện sử dụng chức năng “Kiểm kê” để tiến hành kiểm kê. Trƣớc hết, cán bộ thƣ viện xác định kho hay giá sách cần kiểm kê trong phần “Phạm vi kiểm kê”.
Bƣớc tiếp theo là xác định hình thức kiểm kê là kiểm kê sách thiếu hay kiểm kê sách sai vị trí trong phần “Hình thức kiểm kê”.
Đƣa danh sách đã lập trong bƣớc đầu tiên vào trong chƣơng trình. Sau khi cán bộ thƣ viện đã tiến hành kiểm kê kho sách theo các bƣơc trên, có thể xem và in kết quả của quá trình kiểm kê vừa thực hiện. Thao tác cuối cùng của nghiệp vụ kiểm kê kho là đƣa kho vừa kiểm kê trở lại hoạt động bình thƣờng. Thao tác mở kho tƣơng tự thao tác đóng kho.
56
Thống kê:
Hình 2.6: Giao diện chức năng thống kê – Phân hệ bổ sung
Trung tâm TT – TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội đã áp dụng chức năng Thống kê trong hoạt động của mình. Chức năng này giúp cho cán bộ của Trung tâm có cái nhìn tổng quát về cả quá trình bổ sung. Dựa vào đó để lên những kế hoạch hoạt động bổ sung cho hợp lý, phục vụ công tác phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả cao. Những bản thống kê sẽ đƣợc hiển thị dạng biểu đồ hình cột.
Tại Trung tâm việc thống kê đƣợc thực hiện theo các tiêu chí:
- Thống kê toàn bộ hoặc theo giai đoạn, trong đó có thống kê theo số đầu ấn phẩm hoặc theo số bản ấn phẩm.
- Thống kê bổ sung theo định kỳ thời gian: hàng năm, hàng tháng hoặc hàng ngày.
57
Hình 2.7: Thống kê bổ sung theo định kỳ thời gian
- Thống kê bổ sung theo thuộc tính ấn phẩm nhƣ: theo khung phân loại, theo ngôn ngữ hoặc theo nƣớc xuất bản.
Hình 2.8: Thống kê bổ sung theo thuộc tính ấn phẩm Nhận xét:
Ƣu điểm: Nhìn chung việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 ở khâu bổ sung đã làm thay đổi công tác bổ sung tài liệu giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ
58
thƣ viện. Do tính năng tra trùng tài liệu của phần mềm mà cán bộ thƣ viện đã khắc phục đƣợc tình trạng tài liệu bổ sung bị trùng lặp, tránh gây lãng phí. Có thể nói rằng đây là một trong những ƣu điểm nổi bật của việc ứng dụng Libol tại Trung tâm mà khi làm thủ công không thể đáp ứng đƣợc.
Sử dụng Libol trong công việc thống kê, in báo cáo cũng rất nhanh chóng, chính xác, giám thời gian công sức ghi tay của cán bộ.
Mã vạch đƣợc in ra giúp cho công tác quản lý tài liệu, hỗ trợ cho khâu mƣợn trả và kiểm kê tài liệu
Nhƣợc điểm: Trung tâm chƣa triển khai ứng dụng chức đơn đặt, kế toán.