2. CÁC NGHIỆP VỤ
2.2.1. Nhập chứng từ tiền mặt
Hình 5.4. Form Chứng từ tiền mặt.
Chứng từ tiền mặt là phần quan trọng trong quy trình hạch toán của doanh nghiệp .Hầu như mọi nghiệp vụ đều dùng đến tài khoản tiền mặt để thanh toán . Là form nhập chứng từ tiền mặt .Gồm có :
1. Dòng tựa đề ghi lại nghiệp vụ đang thực hiện
2. Các phím chức năng tương ứng gồm có Lưu , tạo một chứng từ khác , và in chứng từ vừa lập xong ( chỉ hiện ra khi đã phân bổ hoàn tất )
3. Thông tin chứng từ phân bổ gồm số
• ID chứng từ : tự tăng , bằng cách so sánh với số ID chứng từ gần nhất trong CSDL
• Ngày lập hoá đơn
• Số tài khoản : chỉ các loại tài khoản tiền mặt (1111”tiền mặt” , 1113” vàng bạc đá quý “
• Người nộp , được ghi vào trường GhiChu trong bảng tblChungtu
• Mã số thuế của người nộp , hay người nhận
• Lý do nộp
• Các số liệu về hoá đơn
• Tổng số tiền ,có thể là tiền việt hoặc là ngoại tệ .Nếu là ngoại tệ thì KTV có thể định mức tỷ giá .
4.Thông tin về chứng từ đối ứng liên quan bao gồm
• Chọn tài khoản đối ứng
• Nếu là các tài khoản công nợ , hay doanh số thì có thêm các mục khác là đối tượng công nợ , hay các mặt hàng trong bảng khoản mục như hàng ăn , hàng uống , giặt là …
5.Các chứng từ đối ứng đã được phân bổ .Các thông tin đến các chứng từ đối ứng được lưu lại trên một listview để tiện theo dõi và kiểm tra . KTV có thể sửa , xoá các đối ứng này bằng cách click chuột vào item tương ứng .
2.2.2.Chuyển chứng từ từ quầy lễ tân
Trên đây là các chứng từ trên giấy , ngoài ra , phần mềm BKACC còn tích hợp thêm một phần mở rộng dành riêng cho việc nhập chứng từ nghiệp vụ khách sạn đó là lấy các chứng từ từ phần mềm HMS . Khách hàng sau khi vào khách sạn họ thanh toán các dịch vụ qua quầy lễ tân như thuê phòng , các dịch vụ ăn uống ,giải trí …
Hình 5.5. Form chọn HĐ từ lễ tân .
Ta có thể thấy trên form là toàn bộ hóa đơn thanh toán ở quầy lễ tân trong một ngày (31\01\2008). Ta có thể chọn một hay nhiều hoá đơn cùng lúc (đánh dấu màu vàng , có đánh kí hiệu hoá đơn ) để đưa vào chứng từ bằng form sau :
Sau đó cách làm tương tự như phần nhập một chứng từ mới . Chỗ khác ở đây là các TKPB và TKDU được quy định trước :
Với TKPB có 2 loại :
Tài khoản 1311"DANH SÁCH HOÁ ĐƠN THANH TOÁN BẰNG SEC";
Và "DANH SÁCH HOÁ ĐƠN THANH TOÁN THEO PHƯƠNG THỨC CHUYỂN KHOẢN"; Tài khoản 1111 “ HOÁ ĐƠN THANH TOÁN BẰNG TIỀN MẶT “.
Với TKDU :
Mỗi dịch vụ có một tài khoản đi kèm .
2.2.3. Quản lý chứng từ .
Để tiện cho quá trình theo dõi , quản lý chứng từ
Hình 5.6. Form quản lý chứng từ.
Chứng từ sau khi lưu vào CSDL , KTV vẫn có thể sửa , xoá nếu thấy cần thiết . Ứng với mỗi nghiệp vụ form sẽ đưa ra những hoá đơn , chứng từ đã được lập trước đó . Có thể lựa chọn hiển thị ra những chứng từ có tài khoản phân bổ là nợ ( tương ứng với hoá đơn thu tiền ) , hoặc tài khoản phân bổ là có ( tương ứng với hoá đơn chi tiền Việt ) . Ở đây ta thấy có thông tìn về khách hàng , nó được nhập trong phần ghi chú . Vì là phần tiền mặt nên chứng từ không lưu vào mã đối tượng , do không cần thông tin về đối tượng công nợ ( chỉ áp dụng với một số phần chứng từ công nợ hay hoá đơn bán hàng , vì chứng từ này mới có những khoản tiền nợ lại ).
2.2.4.Lập sổ chi tiết tiền mặt
Hình 5.7. Form Sổ chi tiết
Tên Lập sổ chi tiết các nghiệp vụ Tiền mặt, Ngân hàng, Doanh số
Mô tả Lập sổ chi tiết các chứng từ phát sinh của một tài khoản trong khoảng thời gian nhập vào . Sổ chi tiết liệt kê toàn bộ các TKDU và số tiền tương ứng với TK được chọn.
Đầu vào
FromDate : Từ ngày
ToDate :Đến ngày
SoTK : Số Tài khoản
NghiepVu : Loại Nghiệp Vụ (TM, NH, DS) (Lấy ngầm không hiển thị) FromDate <= ToDate
FromDate và ToDate phải nằm trong quý hiện tại
ToDate phải nhỏ hơn hoặc bằng ngày hiện tại của hệ thống (ServerDate đã được tính)
Số tài khoản
- Nếu là nghiệp vụ Tiền mặt thì SoTK phải là TK tiền mặt. (Gồm các TK đầu 111 (Loại TKTM) và Tài khoản 113 )
- Nếu là nghiệp vụ Ngân hàng thì SoTK phải là TK ngân hàng. (Gồm các TK đầu 112 (Loại TKNH) và Tài khoản 113 )
- Nếu là nghiệp vụ Doanh Số thì SoTK phải là các TK đầu 131 NghiệpVụ là TM (Tiền mặt) , NH (Ngân hàng), DS (Doanh số)
Đầu ra - Liệt kê tất cả các chứng từ chi tiết của TK có Số tài khoản là SoTK trong khoảng FromDate ,ToDate có loại nghiệp vụ là là LoaiNghiepVu.
- Dư đầu kỳ, Dư cuối kỳ, Tổng phát sinh Nợ , Tổng phát sinh Có của tài khoản SoTK trong khoảng FromDate đến ToDate
Tên Lập sổ chi tiết các nghiệp vụ Tiền mặt, Ngân hàng, Doanh số
hiện khoản và loại nghiệp vụ trong khoảng FromDate đến ToDate.
- Số dư đầu kỳ lấy ở SoDuDK(tblTaiKhoan) + Tổng (PSNợ - PsCó) của các chứng từ lọc theo SoTK và NghiệpVụ từ ngày đầu quý đến FromDate (nhỏ hơn FromDate chứ không lấy đến bằng).
- Sử dụng store : spSoChiTietCaNam
- Số dư cuối kỳ = Tổng Ps Nợ - Tổng Ps Có + Số dư đầu kỳ Giải
thích - Nếu trường NoCo trong tblChungTu là “N” thì SoTien ở tblChungTuPB đưa vào cột TienNo, nếu là “C” thì đưa vào cột TienCo
- Số dư đầu kỳ có thể là số dư nợ (+) hoặc có (-).
- Nếu SoDuDK âm thì hiển thị Label Dư đầu kỳ là Dư có đầu kỳ và số SoDuDK không dấu.
- Nếu SoDuDK dương thì hiển thị Label Dư đầu kỳ là Dư nợ đầu kỳ và số SoDuDK không dấu..
Tương tự với SoDuCuoiKy