3. BIỂU ĐỒ DIỄN TIẾN VÀ HOẠT ĐỘNG
1.1.Chọn tháng năm làm việc
Xây dựng một form thực hiện chức năng : Sau khi Login thì chọn tháng năm làm việc để kết nối cơ sở dữ liệu tương ứng .
Form gồm : 2 ComboBox để nhập ngày tháng :
• ComboBox để chọn Tháng có Items cố định : từ 1 12
• ComboBox để chọn Năm có Items lấy trong bảng tblYear trong cơ sở dữ liệu BKAcc
Thực hiện store procedure spServerDate để lấy ngày hiện tại của Server đưa vào biến ServerDate đã .
Sau khi bấm “Chọn” .Kiểm tra xem cơ sở dữ liệu tương ứng có tồn tại không . Nếu tồn tại thì các biến g_Month ,g_Year cuả lớp clsGlobal sẽ được gắn giá trị tương ứng và kết nối đến cơ sở dữ liệu của năm được chọn .
Tính Quí đưa vào g_Quater ,ngày đầu quí đưa vào biến g_BeginDate, ngày cuối quí đưa vào biến g_LasteDate.
Nếu không tồn tại hiện thông báo và cho phép được nhập 3 lần Bấm nút “Thoát “để thoát khỏi chương trình .
1.2. Quản trị người dùng .
Chức năng này giúp cho quản trị viên quản lý nhóm người dùng , phân cấp các chức năng , nghiệp vụ cho từng đối tượng . cụ thể
Gồm có 2 nhóm người dùng
• Quản trị viên , có tất cả các quyền
• Kế toán viên , có một số quyền nhất định , phụ thuộc vào nhà quản trị . Các quyền này đi đôi với việc sử dụng các bảng danh mục như nghiệp vụ vật tư đi liền với danh mục vật tư , nghiệp vụ công nợ đi liền với danh mục đối tượng công nợ …
• Nhà quản trị có quyền thêm sửa , xoá đối với các tài khoản cấp dưới . Kế toán viên không có quyền này .
Hình 5.2. Form quản lý người dùng
Phần quản trị người dùng , tác giả có sử dụng thêm một phương thức bảo mật là mã hoá MD5 nằm trong thư viện ;
using System.Security.Cryptography;
Với phương thức này , giả sử có người dù có vào được bộ quản lý CSDL , thì cũng không vào được hệ thống vì mật khẩu đã được mã hoá (hash). Phương thức này cộng với chức năng phân quyền tạo cho hệ thống một một sự an toàn tương đối trước các nguy cơ tấn công, đánh cắp dữ liệu dữ liệu.
1.3. Tạo CSDL năm mới
Chức năng này chỉ áp dụng với nhà quản trị và đang làm việc ở kỳ cuối của năm đó Nếu csdl đang dùng là data_2008 thì sẽ tạo ra CSDL của năm sau tức là data_2009 bằng cách :
• Sao chép lại tất cả định nghĩa của các bảng năm trước .
• Sao chép toàn bộ dữ liệu của các bảng tổng hợp , công nợ ,khoản mục ,tỷ giá ,nghĩa vụ …
• Chuyển số dư từ quý 4 sang quý 1 năm sau gồm các bảng tài khoản , công nợ ,tổng kết tài sản
Ngoài ra người dùng còn có thể xem thêm thông tin về cấu hình của hệ thống , hay thông tin về đơn vị trong chức năng hệ thống này.
2. CÁC NGHIỆP VỤ
Yêu cầu :
• Thêm hóa đơn , chứng từ mới
• Quản lý chứng từ : sửa ,xóa , in báo cáo chi tiết các chứng từ,hóa đơn
• Các báo cáo sổ chi tiết ,nhật biên , tài khoản đối ứng.
• Các báo cáo công nợ.
Công việc thường nhật của một kế toán viên là cập nhật những chứng từ phát sinh trong ngày . Số liệu này có thể lấy về từ các hoá đơn mua bán , hay từ công việc lễ tân . Tất cả các giấy tờ này được nhập vào dưới dạng một chứng từ . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chứng từ gồm 2 phần :
Chứng từ phân bổ .
Thông tin về chứng từ phân bổ gồm :
• Số chứng từ : sẽ tự tăng lên , để tránh việc nhập vào 2 số chứng từ giống nhau .
• Số TK phân bổ . Tuỳ vào từng loại chứng từ hay nghiệp vụ dữ liệu sẽ được đổ vào Combobox dựa theo loại TK .
• Tổng tiền phân bổ : Chúng tôi cho KTV nhập số liệu là nguyên tệ phân bổ . Sau đó tuỳ vào tỷ giá ngoại tệ ( có thể thay đổi ) để tính ra số tiền quy đổi sang tiền Việt .
• Các thông tin liên quan khác bao gồm người nộp , mã số thuế người nộp , số hoá đơn ….
• Phần Nợ Có được ẩn đi . Phần này sẽ được chương trình đưa vào CSDL dựa vào loại nghiệp vụ và loại chứng từ KTV đang nhập . Cụ thể nếu là thu tiền thì sẽ ghi Nợ cho TKPB và ghi Có cho các TKDU
Tất nhiên ở mỗi bước chúng tôi đặt các điều khiển để kiểm tra tính chính xác của dữ liệu nhập .
Chứng từ đối ứng
Để đảm bảo tính cân đối giữa bên có và bên nợ trong hệ thống các tài khoản trong kế toán . Tổng số tiền của chứng từ phân bổ và chứng từ đối ứng là bằng nhau .
• Số TKDU , tài khoản này phải khác với TKPB . Chương trình sẽ kiểm tra tài khoản PB là ghì và đổ dữ liệu vào Combo của TKDU.
• Số tiền . Số tiền nhập vào phải nhỏ tổng tiền phân bổ . Và tổng số tiền của các phân bổ phải bằng tổng tiền PB.Loại tiền nhập vào giống với loại tiền phân bổ. Ví dụ khi đã nhập được một CTDU , Số tiền còn lại =Tổng tiền- Số tiền của CTPB , số tiền này sẽ được cập nhật vào TextBox Số tiền để tiện cho việc theo rõi , đối chiếu .
• Đối tượng : nhập vào mã đối tượng là các khách hàng . Combo này chỉ hiện ra khi loại TKDU là tài khoản loại TKCN .
• Khoản mục : nhập vào mã khoản mục . Mang nhiều đặc điểm của kế toán khách sạn gồm các khoản mục như là hàng ăn , hàng uống …Combo này cũng chỉ hiện ra khi số TK là loại TKDS
Tất nhiên khi nhập liệu có thể có nhầm lẫn . Chúng tôi cũng thiết kế các chức năng như huỷ bỏ phân bổ này , hay sữa chữa các phân bổ bằng cách click đúp vào các phần tử trên listview .Sau đó sô tiền còn lại sẽ được cộng thêm một khoản bằng số tiền của CTDU được cập nhật . Coi như việc cập nhật này sẽ bắt đầu lại từ đầu .
Phân cấp chức năng nhập chứng từ qua các nghiệp vụ.
2.2. Nghiệp vụ tiền mặt
2.2.1. Nhập chứng từ tiền mặt
Hình 5.4. Form Chứng từ tiền mặt.
Chứng từ tiền mặt là phần quan trọng trong quy trình hạch toán của doanh nghiệp .Hầu như mọi nghiệp vụ đều dùng đến tài khoản tiền mặt để thanh toán . Là form nhập chứng từ tiền mặt .Gồm có :
1. Dòng tựa đề ghi lại nghiệp vụ đang thực hiện
2. Các phím chức năng tương ứng gồm có Lưu , tạo một chứng từ khác , và in chứng từ vừa lập xong ( chỉ hiện ra khi đã phân bổ hoàn tất )
3. Thông tin chứng từ phân bổ gồm số
• ID chứng từ : tự tăng , bằng cách so sánh với số ID chứng từ gần nhất trong CSDL
• Ngày lập hoá đơn
• Số tài khoản : chỉ các loại tài khoản tiền mặt (1111”tiền mặt” , 1113” vàng bạc đá quý “
• Người nộp , được ghi vào trường GhiChu trong bảng tblChungtu
• Mã số thuế của người nộp , hay người nhận
• Lý do nộp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Các số liệu về hoá đơn
• Tổng số tiền ,có thể là tiền việt hoặc là ngoại tệ .Nếu là ngoại tệ thì KTV có thể định mức tỷ giá .
4.Thông tin về chứng từ đối ứng liên quan bao gồm
• Chọn tài khoản đối ứng
• Nếu là các tài khoản công nợ , hay doanh số thì có thêm các mục khác là đối tượng công nợ , hay các mặt hàng trong bảng khoản mục như hàng ăn , hàng uống , giặt là …
5.Các chứng từ đối ứng đã được phân bổ .Các thông tin đến các chứng từ đối ứng được lưu lại trên một listview để tiện theo dõi và kiểm tra . KTV có thể sửa , xoá các đối ứng này bằng cách click chuột vào item tương ứng .
2.2.2.Chuyển chứng từ từ quầy lễ tân
Trên đây là các chứng từ trên giấy , ngoài ra , phần mềm BKACC còn tích hợp thêm một phần mở rộng dành riêng cho việc nhập chứng từ nghiệp vụ khách sạn đó là lấy các chứng từ từ phần mềm HMS . Khách hàng sau khi vào khách sạn họ thanh toán các dịch vụ qua quầy lễ tân như thuê phòng , các dịch vụ ăn uống ,giải trí …
Hình 5.5. Form chọn HĐ từ lễ tân .
Ta có thể thấy trên form là toàn bộ hóa đơn thanh toán ở quầy lễ tân trong một ngày (31\01\2008). Ta có thể chọn một hay nhiều hoá đơn cùng lúc (đánh dấu màu vàng , có đánh kí hiệu hoá đơn ) để đưa vào chứng từ bằng form sau :
Sau đó cách làm tương tự như phần nhập một chứng từ mới . Chỗ khác ở đây là các TKPB và TKDU được quy định trước :
Với TKPB có 2 loại :
Tài khoản 1311"DANH SÁCH HOÁ ĐƠN THANH TOÁN BẰNG SEC";
Và "DANH SÁCH HOÁ ĐƠN THANH TOÁN THEO PHƯƠNG THỨC CHUYỂN KHOẢN"; Tài khoản 1111 “ HOÁ ĐƠN THANH TOÁN BẰNG TIỀN MẶT “.
Với TKDU :
Mỗi dịch vụ có một tài khoản đi kèm .
2.2.3. Quản lý chứng từ .
Để tiện cho quá trình theo dõi , quản lý chứng từ
Hình 5.6. Form quản lý chứng từ.
Chứng từ sau khi lưu vào CSDL , KTV vẫn có thể sửa , xoá nếu thấy cần thiết . Ứng với mỗi nghiệp vụ form sẽ đưa ra những hoá đơn , chứng từ đã được lập trước đó . Có thể lựa chọn hiển thị ra những chứng từ có tài khoản phân bổ là nợ ( tương ứng với hoá đơn thu tiền ) , hoặc tài khoản phân bổ là có ( tương ứng với hoá đơn chi tiền Việt ) . Ở đây ta thấy có thông tìn về khách hàng , nó được nhập trong phần ghi chú . Vì là phần tiền mặt nên chứng từ không lưu vào mã đối tượng , do không cần thông tin về đối tượng công nợ ( chỉ áp dụng với một số phần chứng từ công nợ hay hoá đơn bán hàng , vì chứng từ này mới có những khoản tiền nợ lại ).
2.2.4.Lập sổ chi tiết tiền mặt
Hình 5.7. Form Sổ chi tiết
Tên Lập sổ chi tiết các nghiệp vụ Tiền mặt, Ngân hàng, Doanh số
Mô tả Lập sổ chi tiết các chứng từ phát sinh của một tài khoản trong khoảng thời gian nhập vào . Sổ chi tiết liệt kê toàn bộ các TKDU và số tiền tương ứng với TK được chọn.
Đầu vào
FromDate : Từ ngày
ToDate :Đến ngày
SoTK : Số Tài khoản
NghiepVu : Loại Nghiệp Vụ (TM, NH, DS) (Lấy ngầm không hiển thị) FromDate <= ToDate
FromDate và ToDate phải nằm trong quý hiện tại (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ToDate phải nhỏ hơn hoặc bằng ngày hiện tại của hệ thống (ServerDate đã được tính)
Số tài khoản
- Nếu là nghiệp vụ Tiền mặt thì SoTK phải là TK tiền mặt. (Gồm các TK đầu 111 (Loại TKTM) và Tài khoản 113 )
- Nếu là nghiệp vụ Ngân hàng thì SoTK phải là TK ngân hàng. (Gồm các TK đầu 112 (Loại TKNH) và Tài khoản 113 )
- Nếu là nghiệp vụ Doanh Số thì SoTK phải là các TK đầu 131 NghiệpVụ là TM (Tiền mặt) , NH (Ngân hàng), DS (Doanh số)
Đầu ra - Liệt kê tất cả các chứng từ chi tiết của TK có Số tài khoản là SoTK trong khoảng FromDate ,ToDate có loại nghiệp vụ là là LoaiNghiepVu.
- Dư đầu kỳ, Dư cuối kỳ, Tổng phát sinh Nợ , Tổng phát sinh Có của tài khoản SoTK trong khoảng FromDate đến ToDate
Tên Lập sổ chi tiết các nghiệp vụ Tiền mặt, Ngân hàng, Doanh số
hiện khoản và loại nghiệp vụ trong khoảng FromDate đến ToDate.
- Số dư đầu kỳ lấy ở SoDuDK(tblTaiKhoan) + Tổng (PSNợ - PsCó) của các chứng từ lọc theo SoTK và NghiệpVụ từ ngày đầu quý đến FromDate (nhỏ hơn FromDate chứ không lấy đến bằng).
- Sử dụng store : spSoChiTietCaNam
- Số dư cuối kỳ = Tổng Ps Nợ - Tổng Ps Có + Số dư đầu kỳ Giải
thích - Nếu trường NoCo trong tblChungTu là “N” thì SoTien ở tblChungTuPB đưa vào cột TienNo, nếu là “C” thì đưa vào cột TienCo
- Số dư đầu kỳ có thể là số dư nợ (+) hoặc có (-).
- Nếu SoDuDK âm thì hiển thị Label Dư đầu kỳ là Dư có đầu kỳ và số SoDuDK không dấu.
- Nếu SoDuDK dương thì hiển thị Label Dư đầu kỳ là Dư nợ đầu kỳ và số SoDuDK không dấu..
Tương tự với SoDuCuoiKy
2.2.5. Bảng kê chi tiết tiền mặt :
Tên Bảng kê chi tiết tiền mặt hay số nhật biên
Mô tả Lập Sổ nhật biên cho số TK , loại NoCo trong khoảng thời gian nhập vào .Đây là một trong những báo cáo thế mạnh của chương trình BKACC . Trong khi các báo cáo nhật biên của chương trình kế toán khác cố định các tài khoản đối ứng . Thì báo cáo nhật biên của BKACC hoàn toàn linh động chọn ra những tài khoản đối ứng có nhiều đối ứng nhất với tài khoản được chọn.
Đầu vào
FromDate : Từ ngày
ToDate :Đến ngày
SoTK : Số Tài khoản
NoCo :N hay C.
FromDate <= ToDate
FromDate và ToDate phải nằm trong quý hiện tại
ToDate phải nhỏ hơn hoặc bằng ngày hiện tại của hệ thống (ServerDate đã đã được tính)
Số tài khoản
- Nếu là nghiệp vụ Tiền mặt thì SoTK phải là TK tiền mặt. (Gồm các TK đầu 111 (Loại TKTM) và Tài khoản 113 ) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nếu là nghiệp vụ Ngân hàng thì SoTK phải là TK ngân hàng. (Gồm các TK đầu 112 (Loại TKNH) và Tài khoản 113 )
- Nếu là nghiệp vụ Doanh Số thì SoTK phải là các TK đầu 131 NghiệpVụ là TM (Tiền mặt) , NH (Ngân hàng), DS (Doanh số)
Đầu ra - Liệt kê tất cả các chứng từ có TK đối ứng với TK được chọn trong khoảng FromDate , ToDate . Có trường NoCo ngược lại với TK được chọn.
- Tổng số tiền đối ứng tương ứng với mỗi TKĐU. Thực
hiện - Các chứng từ lấy từ tblChungtu và tblCTPhanBo lọc theo số tài khoản và loại nghiệp vụ trong khoảng FromDate đến ToDate. - Đưa ra lớn nhất là 9 số TKcó đối ứng và số lần xuất hiện nhiều
nhất.Tất cả các tài khoản còn lại được gộp lại thành TKKhác.
- Sử dụng store : spNhatBienTaiKhoan
- Giải
thích - Có rất nhiều TK có đối ứng với TK được chọn . Nên ta chỉ lọc ra 9 TK có số lần xuất hiện nhiều nhất.
Tên Lập sổ tồn quỹ các nghiệp vụ Tiền mặt, Ngân hàng
Mô tả Lập sổ tồn quỹ các chứng từ phát sinh theo từng ngày của một tài khoản trong khoảng thời gian nhập vào.Đưa ra tổng các phát sinh Nợ và Có của tài khoản được chọn
Đầu
vào FromDateToDate :Đến ngày : Từ ngày
SoTK : Số Tài khoản
NghiepVu : Loại Nghiệp Vụ (TM, NH)
FromDate <= ToDate,FromDate và ToDate phải nằm trong quý hiện tại,
ToDate phải nhỏ hơn hoặc bằng ngày hiện tại của hệ thống (ServerDate đã đã được tính)
Số tài khoản
- Nếu là nghiệp vụ Tiền mặt thì SoTK phải là TK tiền mặt. (Gồm các TK đầu 111 (Loại TKTM) và Tài khoản 113 )
- Nếu là nghiệp vụ Ngân hàng thì SoTK phải là TK ngân hàng. (Gồm các TK đầu 112 (Loại TKNH) và Tài khoản 113 )
NghiệpVụ là TM (Tiền mặt) , NH (Ngân hàng)
Đầu ra - Tính tổng thu, tổng chi, tổng tồn của tất cả các chứng từ theo từng ngày trong khoảng FromDate , ToDate của TK có Số tài khoản là SoTK có loại nghiệp vụ là là NghiepVu.
- Tồn đầu kỳ, Tổng các tổng thu , Tổng các tổng chi, Tổng các tổng tồn của tài khoản SoTK trong khoảng FromDate đến ToDate
Thực hiện
- Các chứng từ lấy từ tblChungtu và tblCTPhanBo lọc theo số tài khoản và loại nghiệp vụ trong khoảng FromDate đến ToDate
- Cách lấy được Tồn đầu kỳ:Tồn đầu kỳ = SoDuDK(tblTaiKhoan) + Tổng PsNo - Tổng PsCo của các chứng từ lọc theo SoTK và NghiệpVụ từ ngày đầu quý đến FromDate (nhỏ hơn FromDate chứ không lấy đến bằng).
- Sử dụng store : spTinhSoTonQuyTienMat
- Tổng Tồn ngày2 = tổng thu ngày2 – tổng chi ngay2 + tổng tồn ngay1
Tên Lập sổ tồn quỹ các nghiệp vụ Tiền mặt, Ngân hàng
thích đó trong từng ngày. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổng chi là tổng các tổng tiền của toàn bộ Chứng từ Co của Tài khoản đó trong từng ngày.
2.2.7. Rút chứng từ tài khoản đối ứng
Hình 5.9. Form nhập rút chứng từ tài khoản đối ứng
Tên Rút chứng từ tài khoản đối ứng nghiệp vụ Tiền mặt, Ngân hàng,
Doanh số
Mô tả Lập bảng liệt kê chi tiết các chứng từ phát sinh của một cặp tài khoản gốc và tài khoản đối ứng trong khoảng thời gian nhập vào.Báo