Thực trạng tổchức kế toỏn thành phẩm và bỏn hang trong Cụng ty trỏch nhiệm hưu hạn TMDV Binh An
2.1.4Đặc điểm tổchức bộ mỏy kế toỏn và cụng tỏc kế toỏn của cụng ty Cụng ty TNHH Thương mại dịch vụ Bỡnh An
Thương mại dịch vụ Bỡnh An
2.1.4.1 Đặc điểm bộ mỏy kế toỏn
Với đặc thự là cụng ty thương mại, hoạt động chủ yếu là cung cấp, phõn phối hàng hoỏ…Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty gồm cú 6 người, đều là những người cú trỡnh độ và kinh nghiệm làm việc.
Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty:
Bi ể u 2.2
Kế toán trởng Kiêm kế toán tổng hợp
Phòng kế toán bao gồm 6 bộ phận, đợc phân công công việc rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi cho công việc đợc nhanh chóng
- Đứng đầu bộ mày kế toỏn là Kế toán trởng (đồng thời là kế toán tổng hợp): Là ngời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc công ty và các cơ quan pháp luật Nhà nớc về toàn bộ công việc của mình cũng nh toàn bộ thông tin cung cấp. Kế toán trởng là kiểm soát viên tài chính của công ty có nhiệm vụ theo dõi chung, chịu trách nhiệm hớng dẫn tổ chức phân công kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán thực hiện.
- Kế toỏn tiền - TSCĐ: Cú nhiệm vụ theo dừi ghi chộp kịp thời cỏc khoản thu, chi trong doanh nghiệp, sự biến động của TSCĐ.
- Kế toán tiền lơng (kiêm kế toán thanh toán): Nhiệm vụ là ghi chép kịp thời trên hệ thống sổ sách chi tiết tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán, phân loại tình hình công nợ (nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ đến hạn) đế quản lý tốt công nợ. Có nhiệm vụ ghi chép tính ra tổng số tiền lơng và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lơng phải trả cho công nhân viên (bao gồm tiền lơng, tiền công phụ cấp khu vực ...) và phân bổ cho các đối tợng sử dụng. Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định.
- Kế toỏn hàng hoỏ: Cú nhiệm vụ tập hợp, tổ chức theo dừi, phản ỏnh chớnh xỏc, đầy đủ và kịp thời cỏc thụng tin tại kho, tỡnh hỡnh Nhập – Xuất – Tồn hàng húa, tỡnh hỡnh bỏn hàng.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt trên cơ sở những chứng từ hợp lý, hợp pháp nh thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, thanh toán thù lao (tiền công, tiền lơng) cho công nhân viên. Ghi sổ quỹ lập báo cáo quỹ cuối ngày cùng với chứng từ gốc nộp lại cho kế toán .
- Thủ kho: Thủ kho tại cửa hàng có trách nhiệm theo dõi việc nhập xuất kho hàng của Công ty, chịu trách nhiệm báo cáo hàng tồn kho của Công ty, chịu trách nhiệm về việc thừa thiếu hàng hóa.
2.1.4.2.Tổ chức vận dụng chứng từ kế toỏn tại Cụng ty TNHH Thương mại dịch vụ Bỡnh An Công ty đã tuân thủ theo chế độ chứng từ kế toán áp dụng tại các doanh nghiệp theo đúng nội dung, phơng pháp lập, ký chứng từ theo qui định của Luật kế toán và Nghị
Thủ kho - Cửa hàng Kế toỏn hàng hoỏ Kế toán tiền lơng – công nợ Thủ quỹ - Cửa hàng - Cụng ty Kế toán tiền - TSCĐ
định số 129/2004/NĐ-QĐ ngày 31/5/2004 của Chính phủ và các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán.
Chế độ kế toán công ty áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTCban hành ngày 14/9/2006 của Bộ trởng Bộ Tài Chính.
Chứng từ kế toỏn mà cụng ty ỏp dụng gồm 5 chỉ tiờu: - Chứng từ về lao động tiền lương:
+ Bảng chấm cụng (mẫu số 01a-LĐTL)
+ Bảng thanh toỏn tiền lương (mẫu số 02-LĐTL) + Bảng thanh toỏn tiền thưởng (mẫu số 03-LĐTL) + Giấy đi đường (mẫu số 04-LĐTL)
+ Bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương (mẫu số 10-LĐTL) + Bảng phõn bổ tiền lương và BHXH (mẫu số 11-LĐTL) - Chứng từ hàng tồn kho:
+ Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) + Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)
+ Biờn bản kiểm kờ cụng cụ, hàng húa (mẫu số 05-VT) + Bảng phõn bổ cụng cụ, dụng cụ (mẫu số 07-VT) - Chứng từ về bỏn hàng:
+ Húa đơn GTGT (mẫu số 01GTKT-3LL) - Chứng từ về tiền tệ:
+ Phiếu thu (mẫu số 01-TT), phiếu chi (mẫu số 02-TT) + Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số 03-TT)
+ Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng (mẫu số 04-TT) + Giấy đề nghị thanh toỏn (mẫu số 05-TT) + Bảng kiểm kờ quỹ (dựng cho VND) - Chứng từ về TSCĐ:
+ Biờn bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01-TSCĐ) + Biờn bản thanh lý TSCĐ (mẫu số 02-TSCĐ) + Biờn bản kiểm kờ TSCĐ (mẫu số 05-TSCĐ)
Tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh liờn quan đến hoạt động của Cụng ty đều được Cụng ty tiến hành lập chứng từ đầy đủ và cú chữ ký của người cú chức danh quy định trờn chứng từ. Cỏc chứng từ do Cụng ty lập và do bờn ngoài chuyển vào đều được tập trung tại phũng Tài chớnh – Kế toỏn. Tại đõy kế toỏn sẽ tiến hành kiểm tra tớnh hợp lý và hợp lệ của cỏc chứng từ đú như: cỏc yếu tố bắt buộc của chứng từ cú đầy đủ khụng nội dung kinh tế của nghiệp vụ cú hợp lý hay khụng...Cỏc chứng từ của Cụng ty được vào theo từng ngày và được đỏnh số thứ tự để tiện theo dừi, kiểm tra, đồng thời dễ tra cứu khi cần. Cỏc chứng từ của một thỏng được lưu vào một cặp hồ sơ riờng.
Trong các chứng từ kế toán trên, có một số chứng từ đợc thực hiện trên máy tính phần mềm kế toỏn Misa . Những phần được thực hiện trờn kế toỏn mỏy nh là phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… còn một số chứng từ khác vẫn đợc thực hiện thủ công nh: hoá đơn giá trị gia tăng…
Do doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, trình tự lập, luân chuyển và xử lý chứng từ có sự khác biệt so với hình thức thủ công. Trật tự ghi chép và xử lý thông tin cực nhanh giúp cho doanh nghiệp có thể tìm sử dụng thông tin bất cứ khi nào một cách chính xác nhất. Cụ thể, quy trình kế toán tại công ty nh sau:
Bước 1: Tổ chức và luõn chuyển chứng từ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong quá trình tổ chức cần phân biệt 2 loại: chứng từ đợc nhập trớc khi nhập dữ liệu vào may và chứng từ đợc lập sau khi dữ liệu đó đợc nhập vào máy để tổ chức hợp lý qui trình lập và luân chuyển chứng từ.
Bước 2: Tổ chức và xủ lý chứng từ:
- Tổ chức phân loại chứng từ sắp xếp các chứng từ có liên quan thành một bộ để thuận tiện cho việc xử lý.
- Đối với các chứng từ đợc lập trớc khi nhập dữ liệu và máy thì việc xử lý gồm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ ghi trên chứng từ, tính đầy đủ của các yếu tố, tính chính xác của các con số...
- Đối với các chứng từ đợc lập sau khi dữ liệu đó đợc nhập vào máy thì cũng phải thực hiện những việc xử lý tơng tự nh trên và nếu có sự cố thì cần phải theo dõi để điều chỉnh thông tin vào số liệu đã nhập.
Bớc 3: Căn cứ chứng từ đó để xử lý dữ liệu để nhập vào máy. Việc nhập dữ liệu này có thể do một số một số kế toán viên cùng tiến hành nhập liệu.
2.1.4.3 Tổ chức vận dụng tài khoản kế toỏn tại Cụng ty TNHH Thương mại dịch vụ Bỡnh An
- Tài khoản kế toán là công cụ của các doanh nghiệp dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Căn cứ hệ thống tài khoản kế toán trong chế độ kế toán doanh nghiệp, đồng thời căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của đơn vị mình, công ty đã áp dụng vào chi tiết hoá hệ thống tài khoản:
Để hạch toán bán hàng và kết quả kinh doanh tại công ty, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
- TK511: Doanh thu bán hàng. - TK 3331: thuế GTGT đầu ra - TK 632: Giá vốn hàng bán
- Tk 642: Chi phí quản lý kinh doanh +6421 : Chi phớ bỏn hàng
+6422: Chi phớ quản lý doanh nghịờp
- TK 821: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - TK 421: Lợi nhuận cha phân phối
- TK111: Tiền mặt.
- TK131: Phải thu khách hàng. - TK911: Xác định kết quả.
Cỏc tài khoản này đó được mó hoỏ trong phần mềm kế toỏn Misa
Tuy nhiên, đối với các sản phẩm, vật t, hàng hoá thì công ty lại không chi tiết theo tài khoản cấp 2 mà chi tiết theo sản phẩm bởi lẽ công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống mã sản phẩm, vật t, hàng hoá rất khoa học. Sản phẩm của công ty đợc chia làm cỏc mặt hàng: Tan sứ, tan vàng B, tan 5014 xanh, hạt nhựa LLDPE, hạt nhựa LDPE, màng mỏng (màng chớt) Việt Nam, màng chớt Malayxia…
2.1.4.4 Tổ chức vận dụng chế độ kế toỏn
. Các doanh nghiệp khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm của mình sẽ áp dụng các hình thức sổ kế toán khác nhau. Các điều kiện đó bao gồm: đặc điểm và loại hình sản xuất cũng nh qui mô sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị; trình độ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ kế toán, điều kiện và phơng tiện vật chất hiện có của mỗi đơn vị.
Trong số bốn hình thức ghi sổ kế toán, để phù hợp với doanh nghiệp của mình, công ty cổ phần Thành Ngọc đã lựa chọn hình thức Nhật ký chung. Ưu điểm của hình thức này là ghi chép đơn giản, thống nhất cách thiết kế sổ Nhật ký và Sổ cái, số liệu kế toán
dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho phép chuyên môn hoá đợc lao động kế toán dựa trên sự phân công lao động. Ngoài ra, hình thức này còn phù hợp với điều kiện kế toán máy dựa trên phần mềm kế toỏn Misa - một phần mềm đang đợc rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay.
Tuy nhiên, do sử dụng phần mềm kế toán cho nên khái niệm sổ kế toán chỉ có ý nghĩa tợng trng cho một hệ thống thông tin đã đợc phân loại và hệ thống hoá nhằm phục vụ mục đích quản trị.
Hình 1: giao diện chung của phần mềm Misa
Biểu 2.3
Để thực hiện được việc cập nhật số liệu kế toỏn, NSD cần phải mở DLKT đó tạo. Thao tỏc chi tiết xem hướng dẫn trực tuyến trờn màn hỡnh bằng cỏch nhấn phớm F1, sau đú trờn cõy thư mục Contents bờn trỏi màn hỡnh kớch chon Tra cứu tớnh năng/Menu/Mở dữ liệu kế toỏn. Sau khi mở dữ liệu kế toỏn thành cụng sẽ xuất hiện màn hỡnh chớnh của chương trỡnh.
hệ tương ứng với 10 phần hành kế toỏn và 3 phõn hệ khỏc hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp , bao gồm:
- Theo dừi tỡnh hỡnh chi tiờu theo dự toỏn của từng văn phũng, chị nhỏnh (phõn hệ ngõn sỏch)
- Kế toỏn tiền mặt tại quỹ (phõn hệ quỹ)
- Kế toỏn tiền gửi ngõn hàng (phõn hệ ngõn hàng) - Kế toỏn mua hàng (phõn hệ mua hàng)
- Kế toỏn bỏn hàng (phõn hệ bỏn hàng) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kế toỏn vật tư hàng húa, CCDC (phõn hệ kho) - Kế toỏn TSCĐ (phõn hệ TSCĐ)
- Kế toỏn tiền lương (phõn hệ tiền lương) - Kế toỏn giỏ thành (phõn hệ giỏ thành) - Kế toỏn thuế (phõn hệ thuế)
- Quản lý hợp đồng mua, hợp đồng bỏn (phõn hệ hợp đồng) - Quản lý cổ đụng (phõn hệ cổ đụng)
- Kế toỏn tổng hợp số liệu lập bỏo cỏo tài chớnh (phõn hệ tổng hợp)
2.1.4.5 Tổ chức hệ thống bỏo cỏo kế toỏn.
Là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ cụng ty phải lập cỏc loại bỏo, bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán- Mẫu số B 01-DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh- Mẫu sốB 02- DN - Bảng thuyết minh báo cáo tài chính- Mẫu số B 09-DN
Nội dung, hình thức trình bày, thời hạn lập, nộp và công khai các báo cáo tài chính kể trên đã đợc công ty thực hiện theo đúng thông t Hớng dẫn chuẩn mực kế toán số 21 “ Trình bày báo cáo tài chính” . Bên cạnh nhu cầu thông tin ra bên ngoài, để phục vụ cho nhu cầu quản trị, các báo các kế toán còn đợc lập hàng tháng, hàng quý để tiến hành phân tích số liệu kịp thời.
2.1.4.6 Một số đặc điểm chung Cụng ty TNHH Thương mại dịch vụ Bỡnh An ỏp dụng theo chế độ kế toỏn tài chớnh hiện hành, cụ thể như sau:
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi sổ kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ), đồng thời công ty cũng tuân thủ phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng VNĐ sử dụng trong kế toán
- Hình thức sổ sách kế toán áp dụng: công ty áp dụng hình thức nhật ký chung, tất cả hệ thống sổ sách và số liệu đều đợc thực hiện trên phần mềm kế toán Misa thực hiện theo QĐ48/2006/QĐ- BTC ban hành ngày14/9/2006 của Bộ trởng Bộ Tài Chínhvề hệ thống tài khoản hạch toán, chế độ chứng từ kế toán, chế độ sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính.
- Phơng pháp kế toán tài sản cố định
+ Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình theo hoá đơn mua tài sản.
+ Tính khấu hao TSCĐ theo phơng pháp khấu hao theo đờng thẳng. + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: tính theo giá gốc.
+ Phơng pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ phơng pháp nhập trước xuất trước.
+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. - Phơng pháp hạch toán thuế giá trị gia tăng: theo phơng pháp khấu trừ,