3. THỰC TRẠNG XUẤT KHẨU NễNG SẢN CỦA HAPRO
3.1. Cỏc hoạt động xuất khẩu nụng sản ở Hapro
Quy trỡnh thực hiện cỏc hoạt động xuất khẩu nụng sản ở Hapro được tiến hành theo ISO.
Cụng tỏc điều tra nghiờn cứu thị trường:
Để nghiờn cứu thị trường, Tổng cụng ty cú nhiều biện phỏp như: Thu thập thụng tin qua cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng trong và ngoài nước và tin từ Bộ Thương mại, Phũng Thương mại Cụng nghiệp Việt Nam, cỏc đại diện thương mại của nước ngoài tại Việt Nam, cỏc đại diện của Việt Nam tại nước ngoài.
Việc điều tra, nghiờn cứu thị trường được Tổng cụng ty chỳ trọng , tiến hành với nhiều nội dung, mức độ khỏc nhau và tuỳ thuộc vào từng thị trường mà tiến hành một cỏch chi tiết như nghiờn cứu hạn ngạch, phong tục và tập quỏn, thị hiếu tiờu dựng cỏc nhõn tố ảnh hưởng tới hoạt động xuất khẩu.
Sau khi đó cú cỏc thụng tin về thị trường tổng cụng ty tiến hành xõy dựng kế hoạch,chiến lược xuất khẩu bao gồm:lựa chọn mặt hàng, thời cơ và điều kiện và phương thức kinh doanh và sự lựa chọn này phải mang tớnh thuyết phục trờn cơ sở cỏc thụng tin cú được,đề ra mục tiờu cụ thể như: sẽ thõm nhập vào thị trường nào?
1.Thư hỏi hàng chuyển đến cỏc phũng đối ngoại… từ đơn vị xỳc tiến hoặc từ cỏc nguồn khỏc,cỏn bộ tổng hợp lưu thụng tin về khỏch hàng.
2.Nghiờn cứu kĩ cỏc yờu cầu của khỏch hàng qua thư hỏi hàng cỏc yờu cầu về sản phẩm như mẫu mó, kớch thước và màu sắc, bao bỡ đúng gúi, điều kiờn giao hàng,… đồng thời kiểm tra nguồn hàng của mỡnh xem khả năng đỏp ứng như thế nào, cú thỏa
món và đỏp ứng được cỏc yờu cầu của khỏch khụng , nếu khụng đỏp ứng được thỡ phải cú biện phỏp gỡ.
3. Lập bảng chào hàng và gửi cho khỏch hàng. Nếu khỏch hàng yờu cầu gửi mẫu thỡ thực hiện làm mẫu theo đỳng quy trỡnh,sau khi gửi bản chào hàng và mẫu cho khỏch phải theo dừi phản hồi của khỏch hàng , đỏp ứng kịp thời cỏc yờu cầu bổ xung.
*Cú hai loại yờu cầu chào giỏ:
-Chào giỏ trực tiếp: chào giỏ bằng miệng khi trực tiếp gặp và khỏch hàng đến làm việc tại tổng cụng ty.
- Chào giỏ giỏn tiếp : lập bảng chào giỏ gửi qua email/ fax
Yờu cầu chào giỏ của khỏch hàng thường cho cỏc mặt hàng cú trong catalogue, brochure và website của tổng cụng ty, mặt hàng cú tại phũng mẫu của tổng cụng ty , hoặc hàng theo hỡnh ảnh và design của khỏch hàng.
*Cỏc bước chào giỏ: Khi nhận được yờu cầu của khỏch hàng cỏn bộ tổng hợp cần thực hiện cỏc bước sau:
Bước 1: Khảo sỏt thụng tin từ phũng nghiệp vụ Bước 2: Làm bảng chào giỏ ,gửi cho khỏch hàng
Lưu ý: ghi thời hạn hiệu lực của giỏ và đặc biệt khi chào giỏ CF hay CIF
* Gửi mẫu cho khỏch hàng: Cỏn bộ nghiệp vụ sẽ phải chuẩn bị mẫu theo yờu cầu của khỏch hàng và khi nhận được mẫu từ phũng nghiệp vụ cỏn bộ tổng hợp cần kiểm tra xem mẫu cú đỳng yờu cầu khụng rồi tỡnh lónh đạo phũng duyệt mẫu, đúng gúi bao bỡ đảm bảo an toàn và lựa chọn đơn vị chuyển phỏt và làm cỏc thủ tục gửi mẫu.
4. Đàm phỏn và hoàn chỉnh hợp đồng: Sau khi đó lựa chọn được đối tỏc và Tổng cụng ty tiến hành đàm phỏn theo hai hỡnh thức:
* Đàm phỏn trực tiếp: Thụng thường hỡnh thức này chỉ ỏp dụng với những đối tỏc mà Tổng cụng ty đó cú quan hệ làm ăn,đõy là hỡnh thức đàm phỏn bằng thư từ, thụng qua mạng hoặc gặp gỡ và bàn bạc trực tiếp.
* Giao dịch qua trung gian: Thường chỉ ỏp dụng với cỏc văn phũng đại diện của khỏch hàng và cỏc nhà mụi giới hoặc thụng qua tham tỏn thương mại.
Sau quỏ trỡnh giao dịch đàm phỏn đi đến thống nhất và hợp đồng mua bỏn giữa Tổng cụng ty, đối tỏc được ký kết,khi chuẩn bị soạn thảo hợp đồng cỏn bộ tổng hợp cần phõn loại được:
a/ Đơn hàng đặt mẫu đó xỏc nhận: khi nhận được đơn hàng loại này cỏn bộ tổng hợp yờu cầu phũng nghiệp vụ thụng bỏo số khối, thời gian giao hàng cho số lượng đặt hàng, làm hợp đồng, gửi cho khỏch.
b/ Đơn hàng đặt lại cỏc mó cũ: với đơn hàng loại này cỏn bộ tổng hợp cần khảo sỏt lại giỏ nội ,yờu cầu phũng nghiệp vụ thụng bỏo số khối, thời gian giao hàng cho số lượng đặt hàng và kiểm tra lại giỏ ngoại đó chào và bỏo lại giỏ mới nếu cú thay đổi đồng thời gửi hợp đồng cho khỏch hàng.
*Hồ sơ lưu:
-Thư đặt hàng của khỏch hàng.
-Giấy thụng bỏo số khối và giỏ nội khảo sỏt lại , cỏc thụng tin cần thiết khỏc phũng nghiệp vụ cung cấp
-Bản bỏo giỏ mới gửi cho khỏch hàng nếu cú sự thay đổi. -Hợp đồng gửi cho khỏch hàng.
5. Lónh đạo cỏc phũng đối ngoại sẽ phải kiểm tra kĩ nội dung hợp đồng trước khi trỡnh lónh đạo tổng cụng ty hoặc người được ủy quyền kớ.,nếu hợp đồng cũn cú những vấn đề cần sửa đổi hoặc đàm phỏn thờm thỡ chuyển lại cho cỏn bộ tổng hợp hoàn chỉnh.
6. Triển khai hợp đồng . Khi nhận được hợp đồng khỏch đó kớ xỏc nhận nếu thanh toỏn bằng T/T cỏn bộ tổng hợp phải theo dừi chờ khỏch chuyển tiền đặt cọc mới triển khai sản xuất bằng chứng khỏch hàng đó chuyển tiền là giấy bỏo cú của ngõn hàng.,nếu thanh toỏn bằng L/C cỏn bộ tổng hợp cần fax hướng dẫn mở L/C cho khỏch tham khảo,sau đú đề nghị khỏch fax đơn xin mở L/C để kiểm tra và yờu cầu tu chỉnh nếu cú sự bất hợp lệ khi nhận được copy L/C thỡ triển khai sản xuất
*Hồ sơ lưu :
-Hợp đồng khỏch đó kớ xỏc nhận -Giấy bỏo cú của ngõn hàng.
-Đơn xin mở L/C, copy L/C nếu cú
-Sổ theo dừi hợp đồng của cỏn bộ tổng hợp.
Triển khai hàng húa theo hợp đồng :
- Thu gom hàng xuất : Để cú thể giao hàng đủ về số lượng, tốt về chất lượng, đỳng thời gian quy định trong hợp đồng và cụng ty tiến hành thu gom, chuẩn bị hàng húa xuất khẩu,phũng nghiệp vụ sẽ cử ra những cỏn bộ chuyờn trỏch từng nội dung như tập trung thu gom hàng xuất khẩu, bao bỡ đúng gúi, kẻ kớ mó hiệu hàng húa.,hiện nay thỡ văn phũng tổng cụng ty gồm cú 5 phũng nghiệp vụ xuất khẩu mỗi phũng chuyờn trỏch về những mặt hàng nhất định như phũng 1 chịu trỏch nhiệm về thủ cụng mĩ nghệ, phũng 2 về mặt hàng lạc nhõn, tiờu, điều, phũng 3 phụ trỏch hàng rau quả và đồ hộp và phũng 4 về chố và dược liờu, phũng 5 chuyờn về gạo và cà phờ.
Tổng cụng ty sử dựng ba hỡnh thức thu mua chủ yếu để tạo nguồn hàng
Trao đổi hàng húa: phương thức này chiếm khoảng 3,5% giỏ trị nụng sản thu mua được của tổng cụng ty và khi sử dụng phương thức này thỡ cú sự ràng buộc giữa người mua , người bỏn do đú nguồn hàng ổn định hơn trỏnh được sự cạnh tranh với cỏc doanh nghiệp khỏc.
Mua đứt bỏn đoạn: Đõy là hỡnh thức thu mua chủ yếu chiếm 90% tổng lượng thu mua,dựa trờn cỏc yờu cầu của khỏch hàng nước ngoài tổng cụng ty sẽ tỡm kiếm nguồn hàng cho phự hợp về cả số lượng, chất lượng, giỏ cả cũng như phương thức thu mua.
Xuất khẩu ủy thỏc: tổng cụng ty dựng danh nghĩa của mỡnh để xuất khẩu nụng sản cho một doanh nghiệp khỏc , hưởng hoa hồng từ người ủy thỏc.,hương thức này ngày càng giảm dần hiện nay chỉ chiếm khoảng 6.5%.
-Kiểm tra hàng húa : Trước khi giao hàng tổng cụng ty cú trỏch nhiệm kiểm tra hàng xuất khẩu về số lượng và chất lượng, bao gúi,..để đảm bảo hàng húa đạt tiờu chuẩn theo cỏc thỏa thuận trong hợp đồng,việc kiểm tra được tiến hành ở hai cấp tại kho bảo quản của cụng ty thỡ do cỏn bộ của cụng ty thực hiện cũn ở cửa khẩu thỡ thụng thường Hapro thuờ cụng ty SGM của Thụy Sĩ ,OMX của Nhật kiểm tra hàng theo xỏc suất sau
khi kiểm tra thỡ hai cụng ty này sẽ cấp giấy chứng nhận kiểm tra và giấy này được lập thành 2 bản bằng tiếng anh, tiếng việt theo yờu cầu của bờn mua.
-Đúng gúi, bao bỡ và kẻ kớ mó hiệu hàng húa: mỗi mặt hàng nụng sản cú quy định về điều kiện bao gúi khỏc nhau như chố được đúng trong bao PE khối lượng 40kg, lạc được đúng trong cỏc bao tải đay mới với khối lượng tịnh là 50 kg mỗi bao và được xếp đầy trong container,hàng sau khi đúng gúi sẽ được đưa về kho bói của tổng cụng ty , tiến hành kẻ kớ mó hiệu.
Chuẩn bị giao hàng : cỏn bộ tổng hợp cần chuẩn bị cho việc giao hàng như sau:
-In barcode/ shipping marks( theo yờu cầu của khỏch hàng)
-Làm yờu cầu giao hàng chi tiết chuyển cho kho hàng một tuần trước khi hàng vào bói.
-Chuyển chứng từ gồm yờu cầu giao hàng , hợp đồng ,LC coppy nếu thanh toỏn bằng Lc, hướng dẫn làm chứng từ nếu thanh toỏn T/T cho cỏn bộ giao nhận.
Bỏo cho cỏn bộ giao nhận thuờ tàu nếu giỏ bỏn CF và CIF để book tàu -Giục khỏch chỉ định hóng tàu nếu bỏn giỏ FOB.
-Giục khỏch cung cấp thụng tin để làm chứng từ: consigee, notify…
Giao hàng: để giao hàng cỏn bộ giao nhận cần :
-Lựa chọn thuờ hóng tàu căn cứ vào danh mục hóng vận tải và lập phiếu đỏnh giỏ nhà cung ứng vận tải.,tiờu chớ đỏnh giỏ: giỏ thấp nhất , tàu chạy ngắn ngày nhất thể hiện qua lịch tàu đối với hàng nụng sản và địa điểm chuyển tải đỳng yờu cầu , dịch vụ tốt, hóng tàu cú uy tớn,sau khi lựa chọn được hóng tàu lập bảng kờ khai hàng húa và kớ đơn xin lưu khoang và tập kết hàng giao và nhận vận đơn trong nhiều trường hợp cụng ty ủy thỏc việc thuờ tàu cho hóng tàu biển Pacific International Lines, hóng Fộco Liner và một số hóng khỏc.
Làm thủ tục hun trựng khi cú yờu cầu: thụng bỏo để cơ quan hun trựng đến hun thuốc vào con’t sau khi xếp hàng xong, sau khi kiểm tra hàng húa và cỏn bộ hải quan niờm phong kẹp chỡ tiếp đú giao hàng cho trạm container để nhận biờn lai xếp hàng , tiến hành đổi biờn lai xếp hàng lấy vận đơn
-Thuờ xe kộo con’t về kho xếp hàng nếu giao đủ một con’t thỡ tiến hành đúng vào cỏc container 20 feet hoặc 40 feet tựy lượng giao hàng ,kộo con’t đó đầy hàng tới cảng để xếp lờn tàu.
- Lưu ý trong quỏ trỡnh giao hàng ;
+Trong trường hợp hàng húa và thủ tục hải quan tiến hành gấp và cựng một thời gian xếp nhiều lụ hàng tại cỏc điểm xếp hàng xa nhau thỡ cỏn bộ nghiệp vụ phụ trỏch lụ hàng đú sẽ trực tiếp giỏm sỏt việc giao hàng và bỏo lại kết quả cho cỏn bộ giao nhận để làm tiếp thủ tục khai bỏo hải quan , xếp hàng lờn tàu.
+Thụng thường cỏn bộ giao nhận sẽ giỏm sỏt việc xếp hàng vào con’t , gửi bộ chứng từ hải quan cho hóng tàu để hoàn thành nốt thủ tục hải quan , xếp hàng lờn tàu.
*Hồ sơ lưu:
- Danh mục cỏc hóng tàu, địa chỉ liờn hệ
-Thụng tin bỏo giỏ của cỏc hóng tàu đó khảo sỏt
-Hợp đồng nguyờn tắc ký với cỏc hóng vận tải nội địa. -Hợp đồng nguyờn tắc ký với cỏc hóng tàu
-Bảng bỏo giỏ , xỏc nhận vận chuyển hàng xuất của hóng vận tải nội. -Booking note.
-Giấy xỏc nhận khử trựng hàng húa. -Giấy giỏm định hàng húa.
Sau khi giao hàng :
a/ Cỏn bộ tổng hợp phải :
-Gửi chi tiết giao hàng cho hóng tàu phỏt hành B/L , làm chứng từ giao hàng theo yờu cầu hợp đồng hay LC
-Mua bảo hiểm nếu bỏn giỏ CIF:Mua bảo hiểm nếu xuất theo CIF thỡ sau khi giao hàng cụng ty sẽ làm giấy yờu cầu bảo hiểm cựng với cỏc chứng từ hàng húa gửi ngay cho cơ quan bảo hiểm và Hapro thường mua bảo hiểm tại Bảo Việt , Bảo Minh trị giỏ bảo hiểm thường bằng 110% giỏ CIF.
- Lấy chứng nhận khử trựng và chứng nhận chất lượng hàng húa. -Giục khỏch thanh toỏn
* Hồ sơ lưu: Với cỏn bộ tổng hợp : thụng bỏo giao hàng và giấy bỏo cú của ngõn hàng.
Với cỏn bộ cụng tỏc:
+Phiếu lưu chứng từ xuất cho mỗi lụ hàng . +Shipment details.
+Bill of Lading( Vận đơn).
+Commercial invoice( Húa đơn thương mại) +Packing list( chi tiết đúng gúi)
+Certificate of origin ( chứng nhận xuất xứ hàng húa)
+Certificate of quality and weight ( chứng nhận giỏm định hàng húa ). +Fumigation certificate ( chứng nhận khử trựng)
+Certificate of inspection ( chứng nhận kiểm hàng).
Làm thủ tục thanh toỏn: Với phương thức thanh toỏn bằng LC điều khoản
thanh toỏn được quy định: với mỗi lần giao hàng bờn mua mở một LC khụng hủy ngang và chấp nhận thanh toỏn toàn bộ lụ hàng chuyển tiền đến ngõn hàng Vietcombank từ một ngõn hàng do hai bờn thỏa thuận và LC phải tới tay Hapro chậm nhất là 15 ngày trước khi giao hàng và cú giỏ trị 30 ngày,cụng ty sẽ được thanh toỏn khi xuất trỡnh đầy đủ bộ chứng từ gồm :
-2 bản B/L gốc, hoàn hảo, hàng đó xếp, cước đó trả(CIF) -Phiếu đúng gúi( packing list) : 3 bản chớnh, 2 bản coppy
-Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng: 3 bản chớnh và 2 bản coppy -Húa đơn thương mại:3 bản chớnh và 2 bản coppy.
-Giấy chứng nhận xuất xứ :3 bản chớnh, 2 bản coppy
-Giấy chứng nhận kiểm dịch hun trựng: 3 bản chớnh và 2 bản coppy
Nếu thanh toỏn bằng phương thức điện chuyển tiền, cụng ty hoàn thành bộ chứng từ phự hợp với hợp đồng sau đú xuất hàng đồng thời chuyển giao bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu đến hạn quy định nhà nhập khẩu viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngõn hàng bờn mua và ngõn hàng bờn mua chuyển tiền cho Vietcombank để gửi giấy thụng bỏo , chuyển tiền cho Hapro
7. Đỏnh giỏ kết quả việc thực hiện hợp đồng , đỏnh giỏ khỏch hàng ngoại , khỏch hàng nội cung cấp hàng húa xuất khẩu,rỳt kinh nghiệm cho cỏc lần thực hiện hợp đồng sau. Sau mỗi hợp đồng, mỗi đơn hàng và Tổng cụng ty thường kiểm tra và đỏnh giỏ toàn bộ quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu nhằm thấy được những vấn đề được và những vấn đề cũn tồn tại cần phải khắc phục,kiểm tra kết quả của hợp đồng xuất khẩu để so sỏnh cỏc chỉ tiờu đó đạt được với cỏc chỉ tiờu đó đề ra trong phương ỏn xuất khẩu,quy trỡnh trờn được giao cho cỏc bộ phận chuyờn trỏch thực hiện.
8. Dịch vụ sau giao hàng: sau khi đó hoàn tất cỏc thủ tục trờn cỏn bộ tổng hợp cũn phải thực hiện cỏc nhiệm vụ: theo dừi phản hồi của khỏch hàng và theo dừi xử lý khiếu nại nếu cú, viết thư thăm hỏi khỏch hàng và giới thiệu mặt hàng mới của tổng cụng ty và bỏo cỏo kết quả giao dịch vào cuối năm
*Hồ sơ lưu:
-Form lấy ý kiến đỏnh giỏ gửi khỏch hàng -Thư tổng kết năm gửi cho khỏch hàng -Thư trả lời khiếu nại.
-Thư đỏnh gớa của khỏch hàng nếu cú. -Thư khiếu nại cuỉa khỏch hàng.