14. HUY ĐỘNG NGUỒN LỰC NHANH CHÓNG
CÁC NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP KHÁC NHAU
Các doanh nhân có quan niệm khác nhau về nguồn lực. Một nghịch lý là họ cần rất nhiều nguồn lực cả về số lượng cũng như chủng loại, nhưng lại thường bị bó buộc trong khả năng ngân sách giới hạn của mình. Thay vì phàn nàn về những tình huống khó khăn, các doanh nhân thành công thường tập trung vào trả lời câu hỏi làm cách nào để: Huy động được nguồn lực cần thiết với nguồn tài chính hữu hạn? Họ sẽ không để cho nguồn vốn hạn chế kìm hãm họ. Những doanh nhân thành công luôn xem những công việc sau là phương thức tối ưu để huy động và quản lý nguồn lực.
• Tự lực cánh sinh để tiết kiệm nguồn lực tài chính (Chương 7) • Tự làm lấy mọi việc có thể
• Thương lượng và trao đổi để có được tất cả những gì họ cần (Chương 16) • Tận dụng nguồn lực sẵn có bất cứ khi nào có thể
• Huy động nguồn lực của người khác
• Kiểm soát nguồn lực chứ không sở hữu chúng • Thuê, mượn những gì có thể
• Luôn linh hoạt để không bị bó buộc vào bất kỳ một loại nguồn lực vật chất nào • Thường xuyên vận dụng khả năng sáng tạo và những kinh nghiệm trong thực tế công việc
Bất kể quy mô công ty của bạn lớn hay nhỏ, loại hình công ty như thế nào thì huy động và quản lý nguồn lực hợp lý sẽ quyết định sự thành bại của bạn trong kinh doanh.
Nguồn lực kinh doanh thường được phân chia làm sáu nhóm: Nhân lực, Vật lực, Tài chính, Tri thức, Cơ sở hạ tầng và Khả năng sáng tạo.(như trong Hình 14.2).
Hình 14.2. Sáu nhóm nguồn lực kinh doanh
Nguồn nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất trong mọi nguồn lực của doanh nghiệp. Điều này là hiển nhiên: bạn thử bỏ yếu tố nhân lực ra khỏi phương trình và sẽ thấy không còn phương trình nào nữa. Mặc dù vậy, các doanh nhân thường không ý thức được điều này, vì thế họ thường không xem trọng việc tạo dựng và phát triển nguồn lực thiết yếu nhất này. Nguồn lực con người bao gồm bạn, đối tác của bạn, văn hoá doanh nghiệp, ban quản lý, các nhà cố vấn kinh doanh, các chuyên gia đào tạo, những nhà tư vấn kinh doanh, các giám đốc điều hành, những nhà tài trợ, gia đình, bạn bè, và tất cả các bên liên quan khác.
Bạn
Nguồn lực quan trọng nhất trong doanh nghiệp của bạn chính là bạn. Các doanh nhân thường bỏ qua bản thân mình trong cuộc hành trình kinh doanh đầy cam go. Bạn hãy chú ý đến bản thân mình, đến những tình cảm và nhu cầu cá nhân. Ngoài việc dành thời gian quý báu cho gia đình và bạn bè, tôi cũng phân phối thời gian cho những sở thích cá nhân của mình như thể thao, đọc sách, nghe nhạc, leo núi và những giây phút thư giãn chỉ có một mình. Nếu bản thân bạn bị vắt kiệt sức thì doanh nghiệp của bạn cũng sẽ không còn sức sống nữa.
Đối tác
Tôi rất may mắn khi khởi sự kinh doanh với Len Cohen, một người đồng nghiệp đồng thời là một người bạn tuyệt vời của tôi. Chúng tôi làm việc rất hiệu quả và ăn ý. Sự kết hợp với nhau trong công việc giúp chúng tôi đạt được nhiều hơn là làm việc riêng lẻ. Chúng tôi liên tục cùng nhau đề ra chiến lược, giải quyết các vấn đề, đưa ra quyết định, tiến hành các hoạt động, lo lắng về đối thủ, về nhân viên và các vấn đề tài chính, cùng nhau giải trí, đi du lịch, thảo luận về những vấn đề khó khăn, bị sa lầy và thoát ra khỏi vũng lầy, và cùng nhau đạt được những thành tựu trong kinh doanh. Chúng tôi là nguồn lực quan trọng cho doanh nghiệp của chúng tôi và cho mỗi người. Không phải tất cả mọi sự cộng tác đều đem lại hiệu quả lớn. Nhưng sự cộng tác của chúng tôi thật sự là như vậy.
Ban quản lý
Chúng tôi xây dựng được một ban quản lý làm việc tận tuỵ, tài năng và luôn hoàn thành công việc. Khi bắt đầu công việc kinh doanh, chúng tôi hầu như chỉ dám tìm thuê người có năng lực nhất trong khả năng tài chính của chúng tôi, từng người từng người một. Qua thời gian, những người quản lý đã nâng cao khả năng của bản thân đồng thời tiếp thu được thái độ làm việc, tính chính trực, sự quan tâm đến khách hàng, tính hài hước, nhiệt tình trong công việc và luôn hướng tới mục tiêu của chúng tôi. Họ kết hợp thành một đội ngũ làm việc luôn hướng tới thành công. Nhiều khả năng ban quản lý của bạn sẽ tiếp thu những đặc điểm cá nhân, những giá trị, niềm đam mê và nghị lực của bạn..
Chúng tôi xây dựng một văn hoá doanh nghiệp thành công. Trong khi viết chương này, tôi ước mình có thể quay ngược thời gian để trải nghiệm lại văn hoá doanh nghiệp mà chúng tôi đã xây dựng. Thật may mắn là tôi vẫn còn giữ lại một vài cuộn băng quay bữa tiệc Giáng sinh của chúng tôi. Trải nghiệm lại những giây phút đó vẫn khiến tôi hạnh phúc như ngày nào. Những bữa tiệc đó gồm có hai phần. Phần đầu tiên là tổng kết cuối năm những vấn đề nổi bật về kinh doanh, tài chính, chiến lược, trong đó có cả những cuộc thảo luận thẳng thắn về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của công ty. Phần hai là màn trao tặng những món quà rất hài hước, thú vị và độc đáo cho nhân viên. Mỗi món quà đều được thiết kế riêng biệt phù hợp với từng người mà không thể mua được ở bên ngoài. Chúng đều được ghép lại từ những chất liệu độc đáo. Mỗi món quà kỳ lạ đó lại được đi kèm với một câu chuyện không kém phần thú vị. Và những tràng cười nổi lên không dứt trong những bữa tiệc như thế.
Giờ tôi nhận ra tất cả những điều đó quan trọng như thế nào. Chúng tôi gửi tới mọi người hai thông điệp quan trọng: Thứ nhất, chúng tôi là một tập thể tuyệt vời của những con người luôn biết giữ kín những điều bí mật thuộc về công ty; Thứ hai, từng nhân viên đều được coi trọng cho dù trong một tập thể có rất nhiều người. Họ được thừa nhận và đề cao vì những đóng góp với công ty. Họ không chỉ là những cỗ máy biết làm việc. Xem lại cuốn băng đó khiến tôi tự hào về nền văn hoá doanh nghiệp dựa trên thành công và giống như một gia đình mà chúng tôi đã gây dựng.
Những người cố vấn
Có một vấn đề nghiêm trọng xảy ra và gần như đã có thể nhấn chìm công ty của chúng tôi. Vài năm trước đây, chúng tôi thuê một người nhân viên trẻ và đầy tài năng. Sự nghiệp của cô thăng tiến cùng với sự phát triển của công ty chúng tôi. Sau một thời gian, cô đảm nhận hầu như các bộ phận từ marketing, đến điều hành, dịch vụ khách hàng, mua sắm nguyên vật liệu, phân phối chức năng văn phòng và nhiều việc khác. Cô là trung tâm giải quyết rất nhiều vấn đề và rất nhiều hoạt động của công ty. Cho tới một ngày, cô thông báo với chúng tôi rằng cô xin thôi việc. Đây quả là một tin sét đánh với chúng tôi. Thậm chí chúng tôi nghĩ rằng nếu không có cô thì doanh nghiệp của chúng tôi khó mà tồn tại được. Sau rất nhiều cuộc bàn bạc với những người cố vấn (đây là nguồn lực vô cùng đáng quý) chúng tôi quyết định sẽ không thuê một người thay thế cho cô. Thay vào đó, chúng tôi sẽ thuê nhiều người đảm nhận các vị trí của cô. Tất cả sẽ có năm người: một giám đốc điều hành, một quản lý hành chính, một giám đốc marketing, một giám đốc bán hàng và một kế toán trưởng. Chỉ trong vòng một năm, công ty của chúng tôi trở nên vô cùng lớn mạnh và mỗi bộ phận đều nhận được sự quan tâm thích đáng. Thậm chí ngay đến chức năng của tôi và Len cũng trở nên rõ ràng: anh tập trung phát triển sản phẩm mới còn tôi tập trung hơn vào hoạt động marketing quốc tế.
Việc xây dựng đội ngũ quản lý tài giỏi chính là bước ngoặt trên chặng đường phát triển của công ty chúng tôi. Phải thừa nhận rằng ban đầu, tôi và Len không định liều lĩnh đưa ra một quyết định tài chính đầy mạo hiểm là xây dựng một tổ chức lớn mạnh
sớm như vậy. Thường thì chúng tôi rất dè dặt và thận trọng. Và chính những người cố vấn tuyệt vời đã thay đổi cách suy nghĩ của chúng tôi. Chúng tôi quyết định tập hợp quanh mình những người cố vấn, những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm nhất, bất kỳ ai có thể giúp chúng tôi ra quyết định sáng suốt nhất.
Những chuyên gia tư vấn kinh doanh
Một đại lý bất động sản gọi đến và muốn tôi đến gặp cô tại một bất động sản đầu tư ở Boston trong vòng một giờ đồng hồ. Cô muốn tôi là người đầu tiên được nhìn thấy tòa nhà ba tầng với phòng mạch tư nhân ở tầng trệt và các căn hộ chung cư ở tầng trên. Tôi đến tham quan toà nhà và thực sự bị hấp dẫn. Chúng tôi ký ngay một hợp đồng đặt mua trong ngày hôm đó, và tôi đã ký một tấm séc 1.000 đô la để làm tiền đặt cọc.
Mọi việc diễn ra vô cùng nhanh chóng. Tôi chỉ có 10 ngày để đưa ra quyết định thực hiện bước tiếp theo là chính thức ký hợp đồng mua bán. Dưới áp lực phải đưa ra một quyết định nhanh chóng và chính xác, tôi nghĩ ngay đến các nguồn lực mà mình có thể tận dụng để tìm kiếm sự trợ giúp. Tôi bắt đầu huy động một mạng lưới những nhà tư vấn kinh doanh đầy tiềm năng như: người giám sát xây dựng thương mại, kiến trúc sư, nhà thầu, đại lý cho thuê, kỹ sư đô thị, và chủ ngân hàng. Tôi cũng có một luật sư chuyên về bất động sản tuyệt vời, Bruce Miller, người có khả năng xử lý thông tin trong một thời ngắn. Tôi cần phải thu thập đủ các thông tin từ thành phố về mục đích xây dựng có thể được chấp thuận và những hạn chế. Ngoài ra, tôi cũng cần biết thông tin về thị trường cho thuê nhà làm phòng mạch tư nhân cũng như các chung cư trong khu vực. Nếu như mọi việc đều ổn thoả, tôi sẽ phải huy động một lượng tiền lớn một cách nhanh chóng.
Và bạn thắc mắc liệu điều gì đã xảy ra? Toà nhà đó được điều tra trong vòng tám ngày và dựa trên kết quả điều tra, tôi quyết định sẽ không mua bất động sản đó. Khoản tiền đặt cọc 1.000 đô la của tôi được hoàn trả và tôi trả 250 đô la cho người thực hiện công việc điều tra. Trong giai đoạn điều tra đó, tôi đặt quan hệ được với một mạng lưới những người chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn kinh doanh tuyệt vời. Và sau chuyện này, tôi có sẵn một danh sách các chuyên gia có thể cho tôi lời khuyên về bất động sản khác.
Lời khuyên: Hãy tạo dựng một mạng lưới những chuyên gia tư vấn xuất sắc với
những chủ ngân hàng, người môi giới kinh doanh và môi giới bất động sản, luật sư, kế toán, nhà thầu, và người cố vấn - những người luôn sẵn sàng tư vấn cho bạn khi bạn cần đến.
Gia đình và bạn bè
Trở thành một doanh nhân đôi khi sẽ phải chấp nhấn sự cô độc, đặc biệt là trong những năm đầu. Áp lực duy trì được động lực kinh doanh với nguồn lực hạn hẹp có thể sẽ khiến bạn kiệt sức. Khi đó, mọi sự ủng hộ động viên về mặt tinh thần và tình cảm đều là một món quà vô giá. Tôi thật sự may mắn khi có được những người thân,
bạn bè và đồng nghiệp tuyệt vời bên cạnh. Họ đã và đang đem đến cho tôi một cuộc sống tốt đẹp hơn. Cảm ơn mọi người rất nhiều!
Nguồn vật lực
Một nguyên tắc chỉ đạo trong tinh thần doanh nghiệp là hãy Kiểm soát, mà không phải sở hữu mọi nguồn vật lực. Bất động sản, trang thiết bị dụng cụ, máy móc, năng lực sản xuất, và các thiết bị nghiên cứu là những nguồn vật lực, để có được chúng đòi hỏi một nguồn vốn rất lớn. Bằng cách sử dụng các nguồn vật lực thuộc về các doanh nghiệp khác, bạn sẽ giảm thiểu được rủi ro, tranh thủ được những tri thức chuyên biệt trong từng lĩnh vực và có được sự linh hoạt tối đa. Ví dụ, chúng tôi có ý tưởng chế tạo các loại bàn và thảm lót sàn chống tĩnh điện từ nguyên liệu sợi thuỷ tinh và nhựa. Tuy nhiên, chúng tôi không có được phòng thí nghiệm để nghiên cứu phát triển công nghệ này cũng như các trang thiết bị sản xuất. Chúng tôi cũng không biết được cách thức để tạo ra sản phẩm vì công việc đó thuộc lĩnh vực chuyên biệt của vật liệu nhựa. Tất cả những gì chúng tôi có là một ý tưởng, sự nhận biết nhu cầu của khách hàng và khả năng cụ thể hoá chính xác những gì khách hàng cần. Không còn gì hơn. Mặc dù nói vậy nhưng chúng tôi vẫn còn khả năng nữa đó là khả năng đàm phán để đôi bên cùng có lợi (sẽ được trình bày trong Chương 16). Chúng tôi liên hệ với nhiều nhà sản xuất có năng lực và thành công trong việc đàm phán ký kết hợp đồng với một công ty hàng đầu. Họ sẽ phát triển sản phẩm và sản xuất chúng theo quy cách của chúng tôi và chúng tôi được độc quyền phân phối sản phẩm dưới nhãn hiệu của chúng tôi trong vòng ít nhất năm năm. Đó là toàn bộ quy trình từ đưa ra ý tưởng, suy nghĩ, lập chiến lược và đàm phán giúp chúng tôi huy động được nguồn vật lực khổng lồ. Tôi kết luận rằng ngay khả năng đàm phán cũng là một nguồn lực.
Nguồn lực tài chính
Bắt đầu từ lúc bạn quyết tâm xây dựng doanh nghiệp của mình thì mặc nhiên bạn có trách nhiệm phải huy động, phân bổ, kiểm soát và tạo ra nguồn lực cốt yếu nhất này. Doanh nghiệp của bạn sẽ cần đến tiền trong từng giai đoạn phát triển, từ lúc khởi sự cho đến khi trưởng thành. Nếu doanh nghiệp của bạn vận hành tốt, bạn sẽ cần vốn lưu động để phát triển nó. Nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn, bạn sẽ cần nguồn vốn để cơ cấu và sắp xếp lại doanh nghiệp. Chúng ta sẽ thảo luận kỹ hơn về vấn đề huy động nguồn lực tài chính trong Chương 17.
Nguồn lực tri thức
Nguồn lực tri thức bao gồm rất nhiều mảng: bằng phát minh sáng chế, bí quyết kỹ thuật, quy trình độc đáo, năng lực nghiên cứu và phát triển, khả năng phát minh, khả năng tiếp cận những nhà nghiên cứu theo hợp đồng, tiếp cận tới những công nghệ có thể được cấp phép, cách thức áp dụng sáng tạo những công nghệ hiện tại để tạo ra lợi thế cạnh tranh. Những tri thức chuyên biệt tạo cho bạn lợi thế cạnh tranh mà đối thủ khó có thể bắt chước được, ít nhất là trong ngắn hạn. Cũng giống như bạn, đối thủ của bạn có thể đi tới ngân hàng và đề nghị một khoản vay. Họ cũng có thể thuê văn phòng
và trang thiết bị. Họ cũng có thể thuê những đại diện nhà sản xuất đầy tài năng và xông xáo như bạn. Nhưng không dễ gì mà họ có thể sao chép được bí quyết kỹ thuật độc quyền khiến doanh nghiệp bạn trở nên đặc biệt. Nếu doanh nghiệp của bạn là một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, khách hàng sẽ chọn bạn bởi vì bạn biết làm điều gì đó mà họ không làm được. Cho dù đó là duy trì mạng nội bộ của công ty hoạt động tốt hay thiết kế một trang web đẳng cấp, hay là biết cách nướng một chiếc bánh ngọt thơm ngon nhất thì tri thức đó chính là chìa khoá thành công cho doanh nghiệp của bạn. Hãy phát triển và bảo vệ nó.
Nguồn lực cơ sở hạ tầng
Đây chính là nguồn lực mà lúc ban đầu khi thành lập doanh nghiệp của mình tôi đã bỏ qua. Tôi không chú ý đúng mức tới cơ sở hạ tầng nền tảng của doanh nghiệp. Giờ