5. Kết cấu của đề tài
2.3.2. Tổ chức công tác kế toán
a. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Mô hình kế toán tập trung
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Ở XN HẠT
ĐIỀU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Ở KS PHƢỢNG HOÀNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Ở VP CTY
PHÕNG KẾ TOÁN VP CTY
Do chi nhánh tổ chức sản xuất theo hình thức là đơn vị trực tiếp sản xuất đƣợc chỉ đạo trực tiếp từ chi nhánh công ty. Cán bộ chi nhánh trực tiếp theo dõi, quản lý tình hình sản xuất tại xí nghiệp. Tập hợp các hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ gởi lên phòng kế toán của chi nhánh, tiến hành theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Trong đó, khách sạn Phƣợng Hoàng đƣợc phép lập hóa đơn giá trị gia tăng và các chứng từ liên quan đến các dịch vụ khách sạn, cuối ngày hoặc tùy theo quan điểm chủ quan của nhân viên khách sạn mà tập hợp hóa đơn nộp về văn phòng chi nhánh. Còn xí nghiệp hạt điều Diên Phú không đƣợc phép lập bất kỳ chứng từ kế toán nào, tất cả chứng từ kế toán liên quan đến xí nghiệp hạt điều đều do phòng kế toán tại văn phòng chi nhánh lập và quản lý.
Nhận xét:
Mô hình kế toán tập trung giúp văn phòng chi nhánh quản lý đƣợc tất cả các chứng từ phát sinh tại các đơn vị trực thuộc, giúp việc kiểm tra, tổng hợp thông tin đƣợc nhanh chóng, thuận tiện nhƣng do chi nhánh không qui định khoảng thời gian cụ thể về tập hợp chứng từ nộp về phòng kế toán văn phòng chi nhánh cho khách sạn Phƣợng Hoàng nên nhân viên khách sạn nộp chứng từ về văn phòng chi nhánh theo quan điểm chủ quan của mình mà không chịu ràng buộc về thời gian.
b. Hình thức kế toán áp dụng tại chi nhánh: - Chế độ kế toán áp dụng: 15/2006/QĐ-BTC
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm - Đơn vị tiền tề sử sụng trong kế toán: Việt Nam đồng
- Hình thức kế toán: kế toán máy theo hình thức NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
+ Nguyên tắc xác định các khoản tiền và tƣơng đƣơng tiền: quy đổi ra Việt Nam Đồng
+ Nguyên tắc và phƣơng pháp chuyển đổi các đồng tiền sử dụng trong kế toán: theo tỷ giá thực tế
- Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá thực tế mua hàng + Phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho: Nhập trƣớc xuất trƣớc + Nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho: kê khai thƣờng xuyên - Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định: Nguyên giá trừ đi hao mòn
lũy kế
- Phƣơng pháp tính khấu hao: theo đƣờng thẳng …
c. Mô hình kế toán máy tại chi nhánh: Sơ lƣợc về phần mềm kế toán BRAVO: Phần mềm kế toán có 03 cấp:
- Cấp thứ nhất: Báo cáo
+ Hệ thống các báo cáo, quyết toán tài chính + Hệ thống báo cáo thuế
+ Hệ thống báo cáo quản trị - Cấp thứ hai: Sổ sách
+ Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung + Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ + Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký sổ cái + Sổ sách kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ - Cấp thứ ba:
+ Hệ thống các báo cáo danh mục
+ Vốn bằng tiền + Mua hàng – phải trả + Bán hàng – phải thu + Hàng tồn kho + Quản lý tài sản + Chi phí giá thành + Kế toán tổng hợp + Hệ thống CHỨNG TỪ KẾ TOÁN MÁY TÍNH SỔ TỔNG HỢP, SỔ CHI TIẾT BÁO CÁO KẾ TOÁN, BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM BRAVO
CÔNG VIỆC NHẬP LIỆU HẰNG NGÀY
ĐỐI CHIẾU, KIỂM TRA
IN SỔ SÁCH, BÁO CÁO CUỐI THÁNG, QUÝ, NĂM
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ mô hình kế toán máy Giải thích:
- Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh đã đƣợc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ thì kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán với các phần hành khác nhau.
- Thông tin sau khi đƣợc cập nhật, phần mềm sẽ tự động nhập vào sổ kế toán liên quan.
- Khi có yêu cầu kế toán chỉ cần in ra các báo cáo, sổ sách cần thiết và đƣợc đối chiếu với nhau
BẢNG 2.4. BẢNG DANH MỤC CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TẠI CHI NHÁNH
STT TÊN CHỨNG TỪ CHỨNG TỪ
SỐ LIÊN
NƠI
LẬP NƠI BẢO QUẢN BB HD DN
I Lao động tiền lương
1 Bảng chấm công x 1 BPSD PKT
2 Bảng thanh toán lƣơng x 1 PHC PKT
3 Bảng thanh toán tiền thƣởng x 1 PHC PKT
4 Bảng chấm công làm thêm giờ x 1 BPSD PKT
5 Giấy đi đƣờng x 1 NV PKT
6 Bảng kê các khoản trích theo lƣơng x 1 PHC PKT
7 Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH x 1 PKT PKT
8 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hƣởng BHXH x 2 PHC PKT, PHC
9
Danh sách ngƣời nghỉ hƣởng trợ cấp ốm đau, thai
sản x 2 PHC PKT, PHC
II Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho x 3 BPVT PKT
2 Phiếu xuất kho x 3 BPVT PKT
3 Phiếu kế toán x 1 PKT PKT
4
Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, công cụ, hàng hóa,
SP x 1 BPVT PKT
5 Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, hàng hóa, SP x 1 NV PKT
6 Bảng kê mua hàng x 1 PKT PKT
7 Bảng phân bổ công cụ, dụng cụ x 1 PKT PKT
8 Phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ x 1 BPSD PKT
III Bán hàng
1 Hóa đơn giá trị gia tăng x 3 PKT PKT
2 Hóa đơn bán hàng thông thƣờng x 3 PKT PKT
3 Biên bản thanh lý hợp đồng x 3 PKD PKT, PKD
IV Tiền tệ
1 Phiếu thu x 2 PKT PKT
…….
BẢNG 2.5. DANH MỤC TÀI KHOẢN SỬ DỤNG TẠI CHI NHÁNH
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
5111 Doanh thu bán hàng hoá 511
51111 Doanh thu bán hàng hoá- Văn phòng 5111 51112 Doanh thu bán hàng hoá- Khách sạn Phƣợng Hoàng 5111 51113 Doanh thu bán hàng hoá- XNCB Hạt điều XK Diên Phú 5111 51114 Doanh thu bán hàng hoá- CH Bảo Nhiên 5111
5112 Doanh thu bán các thành phẩm 511
51121 Doanh thu bán các thành phẩm- Văn phòng 5112 51122 Doanh thu bán các thành phẩm- Khách sạn Phƣợng 5112 51123
Doanh thu bán các thành phẩm- XNCB Hạt điều XK Diên
Phú 5112
51124 Doanh thu bán các thành phẩm - CH Bảo Nhiên 5112
5113 Doanh thu bán các dich vu 511
51131 Doanh thu cung cấp dịch vụ - VP 5113 51132 Doanh thu cung cấp dịch vụ - KS 5113 51133 Doanh thu cung cấp dịch vụ - HĐ 5113 51134 Doanh thu cung cấp dịch vụ - CH Bảo Nhiên 5113 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá 511 5115 Doanh thu bán hàng hóa ( Dự án) 511 5117 Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tƣ 511 5118 Doanh thu khác 511
512 Doanh thu bán hàng nội bộ
5121 Doanh thu bán hàng hóa 512 5122 Doanh thu bán các thành phẩm 512 5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ 512 5125 Doanh thu bán thành phẩm , hàng hoá ( Dự án ) 512
515 Doanh thu hoạt động tài chính
5151 Doanh thu cho vay, tiền gửi 515 5152 Doanh thu trái phiếu 515 5153 Doanh thu cổ phiếu 515 5154 Doanh thu kinh doanh ngoại tệ 515 5155 Doanh thu chênh lệch tỷ giá 515 5156 Doanh thu bán hàng trả chậm 515 5157 Doanh thu hoạt động tài chính khác 515 521 Chiết khấu thƣơng mại
5311 Hàng bán bị trả lại - Hàng hoá 531
53111 Hàng bán bị trả lại - Hàng hoá - Tại Văn phòng 5311 53112 Hàng bán bị trả lại - Hàng hoá - Tại khách sạn Phƣợng Hoà 5311 53113 Hàng bán bị trả lại - Hàng hoá - Tại XNCB Hạt điều XK Di 5311 53114 Hàng bán bị trả lại - Hàng hoá - Tại CH Bảo Nhiên 5311 5312 Hàng bán bị trả lại - Thành phẩm 531 5315 Hàng bán bị trả lại ( Dự án ) 531
532 Giảm giá hàng bán
5321 Giảm giá hàng bán - Hàng hoá 532 5322 Giảm giá hàng bán - Thành phẩm 532 5323 Giảm giá hàng bán - Dịch vụ 532 5325 Giảm giá hàng bán ( Dự án ) 532
611 Mua hàng
6111 Mua nguyên liệu, vật liệu 611 6112 Mua hàng hoá 611
621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
6211 CP NVL TT - Tinh chế hạt điều 621 6212 CP NVL TT - Sàn hạt điều 621 6213 CP NVL TT - Xử lý nhiệt hạt điều 621 6214 CP NVL TT - Cắt hạt điều 621 62141 CP NVL TT - Cắt hạt điều Loại A 621 62142 CP NVL TT - Cắt hạt điều Loại B 621 62143 CP NVL TT - Cắt hạt điều Loại C 621 62144 CP NVL TT - Cắt hạt điều Loại D 621 62145 CP NVL TT - Cắt hạt điều Loại E 621 6215 CP NVL TT - Sấy hạt điều 621 6216 CP NVL TT - Bóc hạt điều 621 62161 CP NVL TT - Bóc hạt điều Loại A+B 621 62162 CP NVL TT - Bóc hạt điều Loại C+D+E 621 62163 CP NVL TT - Bóc hạt điều Bể 621 6217 CP NVL TT - Phân loại hạt điều 621 6218 CP NVL TT - Tái chế hạt điều 621 6219 CP NVL TT - Gia công hạt điều 621 621A CP NVL TT - Sắn khô 621
622 Chi phí nhân công trực tiếp
6221 Chi phí nhân công trực tiếp- Chế biến 622 6222 Chi phí nhân công trực tiếp- Tái chế 622 6223 Chi phí nhân công trực tiếp- Gia công 622 622A Chi phí nhân công trực tiếp- Sắn khô 622
623 Chi phí sử dụng máy thi công
6231 Chi phí nhân công 623 6232 Chi phí vật liệu 623 6233 Chi phí dụng cụ sản xuất 623 6234 Chi phí khấu hao máy thi công 623
……..
BẢNG 2.6. DANH MỤC SỔ KẾ TOÁN SỬ DỤNG TẠI CHI NHÁNH
STT TÊN SỔ MẪU SỔ
1 Nhật ký - Chứng từ từ số 1 đến số 10 S04a-DN
2 Bảng kê từ số 1 đến số 11 S04b-DN
3 Số Cái (dùng cho hình thức Nhật ký-Chứng từ) S05-DN
4 Sổ tiền gửi ngân hàng S08-DN
5 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá S10-DN
6 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
S11-DN
7 Thẻ kho (Sổ kho) S12-DN
8 Sổ tài sản cố định S21-DN
9 Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng S22-DN
10 Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (ngƣời bán) S31-DN
11 Sổ chi tiết bán hàng S35-DN
12 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh S36-DN
13 Sổ chi tiết các tài khoản S38-DN
… ... ...
2.4. Thực trạng công tác kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh FOCOCEV Nha Trang:
2.4.1. Kế toán doanh thu bán hàng:2.4.1.1. Khái quát chung: 2.4.1.1. Khái quát chung:
Các phƣơng thức bán hàng tại chi nhánh:
- Bán hàng trực tiếp: Khách hàng đến chi nhánh để mua hàng, nhận hàng và thanh toán trực tiếp hoặc chấp nhận thanh toán.
- Bán hàng qua điện thoại: Khách hàng giao dịch mua bán với chi nhánh thông qua điện thoại, thời gian nhận hàng, địa điểm và phƣơng thức thanh toán đƣợc thỏa thuận qua điện thoại.
- Đặt hàng trƣớc: Phƣơng thức này thƣờng xảy ra ở khách sạn Phƣợng Hoàng, trƣờng hợp khách hàng đặt phòng ngủ, khi nào hợp đồng này kết thúc mới đƣợc xem là tiêu thụ và có doanh thu.
Cách xây dựng giá bán:
Việc xây dựng giá bán của công ty dựa trên giá thị trƣờng của các sản phẩm cùng loại.
Lãi là khoản lợi nhuận do công ty tự đặt ra. Khoản lãi này tùy theo điều kiện của công ty mà công ty ấn định sao cho phù hợp với giá thị trƣờng. Mức lãi cao hay thấp là do quan điểm chủ quan của nhà quản lý.
2.4.1.2. Kế toán doanh thu bán hàng: 2.4.1.2.1. Nội dung: 2.4.1.2.1. Nội dung:
Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ gồm: - Doanh thu bán hàng: Sắn củ tƣơi..
- Doanh thu cung cấp dịch vụ: Cho thuê phòng khách sạn, dịch vụ massage, nƣớc giải khát… tại khách sạn, dịch vụ gia công hạt điều, nông sản khác, cho thuê văn phòng, kho bãi.
2.4.1.2.2. Tài khoản sử dụng:
511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111: Doanh thu bán hàng
51111: Doanh thu bán hàng tại văn phòng chi nhánh 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
51131: Doanh thu cung cấp dịch vụ tại văn phòng chi nhánh 51132: Doanh thu cung cấp dịch vụ tại khách sạn Phƣợng Hoàng 51133: Doanh thu cung cấp dịch vụ tại xí nghiệp hạt điều
2.4.1.2.3. Chứng từ sổ sách: Hóa đơn giá trị gia tăng Hóa đơn giá trị gia tăng Hóa đơn giá trị gia tăng Phiếu thu
Giấy báo có
Hợp đồng thuê kho Hợp đồng gia công
Sổ cái tài khoản 511, 911
Sổ cái các tài khoản liên quan 111, 112, 131, 333… Sổ quỹ
2.4.1.2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách:
LƢU ĐỒ 2.6. LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ DOANH THU DỊCH VỤ CHO THUÊ VĂN PHÕNG, KHO BÃI
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƢỞNG
(1) (2)
KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TÀI SẢN- THỦ QuỸ - THUẾ- CỘNG CỤ DỤNG CỤ PHÒNG KINH DOANH BẮT ĐẦU KÝ DUYỆT (1) (2) HỢP ĐỒNG (3) KH LẬP HỢP ĐỒNG KÝ DUYỆT HỢP ĐỒNG (1) ĐÃ KÝ (1) LẬP HÓA ĐƠN GTGT (2) HÓA ĐƠN GTGT (3) KH HÓA ĐƠN GTGT (1) ĐÃ DUYỆT HỢP ĐỒNG (1) ĐÃ KÝ HÓA ĐON GTGT (3) ĐÃ DUYỆT NHẬP LIỆU, ĐỊNH KHOẢN GHI SỔ CÁI, SỔ CHI TIẾT 511, 111, 131... HÓA ĐƠN GTGT (3) ĐÃ DUYỆT B R A V O SỔ CÁI, SỔ CHI TIẾT 511, 111... KẾT THÖC HỢP ĐỒNG (3) ĐÃ DUYỆT HỢP ĐỒNG (2) ĐÃ DUYỆT (1) (2) HÓA ĐƠN GTGT (3) ĐÃ DUYỆT 1 1 Z Z Z KHÁCH HÀNG Giải thích:
Khách hàng cùng nhân viên phòng kinh doanh bàn thảo và lập hợp đồng, hợp đồng đƣợc lập thành 03 bản, sau đó phòng kinh doanh trình hợp đồng lên Giám đốc ký duyệt. Khi đã có đầy đủ chữ ký, phòng kinh doanh giao bản 02 của hợp đồng cho khách hàng giữ, bản 01 chuyển qua kế toán tổng hợp, bản 02 lƣu.
Kế toán tổng hợp căn cứ hợp đồng đã ký tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng (03 liên), sau đó trình Giám đốc và kế toán trƣởng ký duyệt. Sau khi duyệt xong liên 02 hóa đơn giá trị gia tăng giao lại cho khách hàng, liên 03 giao kế toán tài sản; kế toán tổng hợp lƣu liên 01 hóa đơn giá trị gia tăng tại cuốn và hợp đồng.
Kế toán tài sản căn cứ liên 03 hóa đơn giá trị gia tăng đã duyệt, tiến hành nhập liệu, định khoản, phần mềm kế toán tự động ghi vào các sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Cuối cùng kế toán tài sản in sổ và lƣu trữ các chứng từ liên quan.
LƢU ĐỒ 2.7 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI PHÍ GIÁ VỐN VÀ DOANH THU BÁN SẮN CỦ TƢƠI
KẾ TOÁN TRƢỞNG PHÓ KTT
KẾ TOÁN HÀNG HÓA – TIỀN MẶT - TIỀN GỞI
NGÂN HÀNG
KẾ TOÁN TÀI SẢN - THUẾ - THỦ QuỸ - CÔNG CỤ DỤNG CỤ GIÁM ĐỐC SỔ CÁI, SỔ CHI TIẾT TK 511, 111... (1) (1) KẾT THÖC HĐ GTGT(3) ĐÃ DUYỆT KÝ DUYỆT B R A V O (2) (1) (2) KÝ HĐ VÀ TRÌNH GIÁM ĐỐC DUYỆT HÓA ĐƠN GTGT (3) ĐÃ DUYỆT HÓA ĐƠN GTGT (3) GHI SỔ CÁI, SỔ CHI TIẾT TK 331, 632 CTY TINH BỘT SẮN FOCOCEV NHẬP LIỆU, ĐỊNH KHOẢN CTY TINH BỘT SẮN FOCOCEV NHẬN ĐIỆN THOẠI ĐẶT HÀNG, GIAO P.KD MUA HÀNG, LẬP HĐ GTGT HĐ GTGT (3) ĐÃ DUYỆT (2) BẮT ĐẦU HÓA ĐƠN GTGT (3) NHẬP LIỆU, ĐỊNH KHOẢN GHI SỔ CÁI, SỔ CHI TIẾT TK 511, 111, ... B R A V O SỔ CÁI, SỔ CHI TIẾT TK 331, 632 HĐ GTGT(3) ĐÃ DUYỆT N HĐ GTGT (3) ĐÃ DUYỆT HĐ GTGT (1) ĐÃ DUYỆT KẾ TOÁN TỔNG HỢP