5. Kết cấu của đề tài
2.2.3.2. Các nhân tố bên ngoài
a. Môi trƣờng vĩ mô:
- Môi trƣờng tự nhiên: chi nhánh FOCOCEV tọa lạc tại Tp. Nha
Trang xinh đẹp, có núi, có biển, có vịnh Nha Trang nằm trong TOP vịnh biển đẹp nhất thế giới, có lợi thế rất lớn để phát triển du lịch nghỉ dƣỡng, khách sạn nhà hàng. Giao thông thuận lợi, có đƣờng bộ, đƣờng thủy và đƣờng không thuận lợi trong giao thƣơng buôn bán, vận chuyển
hàng hóa, là điều kiện thuận lợi để chi nhánh có thêm nhiều đơn hàng gia công từ các tỉnh Tây Nguyên và lân cận.
- Chính sách kinh tế của nhà nƣớc: Với tình hình kinh tế năm 2012
vừa qua, tỷ lệ lạm phát là 6,81% , tốc độ tăng trƣởng kinh tế là 5,03% , lãi suất ngân hàng cao >12%/năm , dù Chính phủ đã thực hiện chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhƣ: giãn thời gian nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng phải nộp, yêu cầu Ngân hàng nhà nƣớc điều chỉnh giảm lãi suất cho vay xuống nhƣng nhiều doanh nghiệp vẫn rơi vào tình trạng phá sản do khó khăn trong tiếp cận vốn vay ngân hàng dẫn tới thiếu vốn tái sản xuất kinh doanh, số lƣợng hàng tồn kho nhiều, ngƣời lao động thì mất việc làm… không ít nhiều ảnh hƣởng đến tình hình kinh doanh của chi nhánh, đơn hàng gia công giảm, khách thuê phòng khách sạn Phƣợng Hoàng giảm, chi nhánh bán hàng nhƣng không thu đƣợc nợ, chi phí quản lý cao.
- Chính trị - pháp luật: Tình hình chính trị ổn định, an ninh quốc
phòng đƣợc giữ vững phần nào giúp ổn định nền kinh tế địa phƣơng, cán bộ nhân viên yên tâm làm việc, du khách yên tâm nghỉ dƣỡng, tham quan.
- Khoa học - công nghệ: Trình độ khoa học - công nghệ ngày càng
hiện đại, máy móc thiết bị sử dụng tại văn phòng chi nhánh, xí nghiệp và khách sạn hầu nhƣ đã lỗi thời, lạc hậu, không còn phù hợp và đáp ứng đƣợc tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại, là nguyên nhân chi phí cao do khấu khao cao, năng suất sử dụng máy móc thiết bị lại thấp, không mang lại hiệu quả cho chi nhánh.
b. Môi trƣờng vi mô:
- Đối thủ cạnh tranh: Do chi nhánhnằm ở địa bàn là thành phố du lịch
trong đó nhiều khách sạn nhà hàng cao cấp, hiện đại, sang trọng là lựa chọn của đại đa số du khách ngày nay nên chi nhánh đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm lợi nhuận trong lĩnh vực này.
- Khách hàng: Khách hàng là yếu tố quyết định khả năng sống còn của
chi nhánh, vì kinh doanh lâu năm cộng với sự uy tín mà chi nhánh đã gây dựng, hầu hết các khách hàng của chi nhánh đều là khách hàng thân quen, đã hợp tác kinh doanh một thời gian dài.
2.2.4. Đánh giá khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh trong thời gian qua:
Chỉ tiêu Đơn vị tính 2010 2011 2012 chênh lệch 2010 - 2011 chênh lệch 2011 - 2012 +/- % +/- %
1. Tổng doanh thu và thu nhập đồng 14062991454 15834187051 26226829845 1771195597 12,59 10392642794 66,63 2. Lợi nhuận trƣớc thuế đồng -2781330957 53227066 62332044 2834558023
-
101,91 9104978 17,11 3. Lợi nhuận sau thuế đồng -2781330957 53227066 62332044 2834558023
- 101,91 9104978 17,11 4. Tổng vốn kinh doanh bình quân đồng 21989857814 18927851217 17788814660 -3062006597 -13,92 -1139036557 -6,02 5. Tổng vốn chủ sở hữu bình quân đồng - 10744314546 -12326267077 -12270331070 -1581952531 14,72 55936006.5 -0,45 6. Tổng số lao động ngƣời 500 437 420 -63 -12,60 -17 -3,89
(trích số liệu báo cáo tài chính của chi nhánh)
Bảng 2.1. Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh trong thời gian qua.
Nhận xét: Ta nhận thấy:
Tổng doanh thu và thu nhập có xu hƣớng tăng qua 03 năm chứng tỏ tình hình tiêu thụ đã đƣợc cải thiện, cụ thể nhƣ sau: năm 2011 tăng 1.771.195.597 đồng so với năm 2010 (tƣơng đƣơng tăng 12,59%) và năm 2012 tăng 10.392.642.794 đồng so với năm 2011 (tƣơng đƣơng tăng 66,63%). Trong đó, nguồn thu chủ yếu của chi nhánh là thu phí dịch vụ gia công hạt điều, qua 03 năm chi nhánh đã nhận đƣợc nhiều đơn hàng gia công, tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân xí nghiệp, tăng nguồn thu cho chi nhánh.
Tổng doanh thu và thu nhập tăng qua 03 năm nhƣng do chi phí cao nên lợi nhuận sau thuế tăng không đáng kể. Cá biệt là lợi nhuận sau thuế năm 2010 thấp là do chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2010 cao, tổng doanh thu và thu nhập không đủ bù đắp. Đến năm 2011 tình hình có khởi sắc hơn với việc lợi nhuận sau thuế của chi nhánh có sự gia tăng đáng kể, cụ thể là lợi nhuận sau thuế năm 2011 đã tăng 28.34.558.023 đồng (tƣơng đƣơng tăng
101,91%) so với năm 2010. Đây là tín hiệu đáng mừng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh. Đến năm 2012 chi nhánh lại tiếp tục tăng lợi nhuận sau thuế lên 9.104.978 đồng (tƣơng đƣơng tăng 17,11%) so với năm 2011.
Tuy tổng doanh thu và thu nhập tăng qua 03 năm, tình hình lợi nhuận sau thuế cũng đƣợc cải thiện đáng kể nhƣng tổng vốn kinh doanh bình quân và tổng vốn chủ sở hữu bình quân lại giảm liên tục qua 03 năm.
Tổng vốn kinh doanh bình quân năm 2011 giảm 13,92% (tƣơng ứng giảm 3.062.006.597 đồng so với năm 2010, còn năm 2012 lại giảm 6,02% (tƣơng ứng giảm 1.139.036.557đồng). Cho thấy tình hình kinh doanh của chi nhánh càng ngày càng sa sút chủ yếu là do chi nhánh bán hàng nhƣng không thu đƣợc nợ.
Tổng vốn chủ sở hữu bình quân giảm đáng kể trong năm 2011 giảm tiếp 14,72% (tƣơng ứng giảm 1.581.952.531 đồng) so với năm 2010, sang năm 2012 tình hình có cải thiện hơn hơn, tổng vốn chủ sở hữu bình quân tăng nhẹ 0,46% so với năm 2011 (tƣơng ứng tăng 55.936.006,5 đồng). Nhận thấy qua 03 năm tình hình tổng vốn chủ sở hữu bình quân tuy có biến động nhƣng vẫn là con số âm chứng tỏ chi nhánh vẫn chƣa tự chủ đƣợc về tài chính. Nhƣ vậy, ta có thể thấy tình hình kinh doanh của chi nhánh qua 03 năm đang gặp vấn đề trong chính sách bán hàng và thu nợ, làm ăn có lãi nhƣng tiền vốn không thu hồi đƣợc là nguyên nhân khiến chi nhánh thiếu vốn tái hoạt động sản xuất kinh doanh và đẩy chi nhánh rơi vào tình trạng mất khả năng tự chủ về tài chính.
2.3. Tổ chức bộ máy kế toán
2.3.1. Tổ chức nhận sự trong phòng kế toán: a. Sơ đồ bộ máy kế toán:
KẾ TOÁN TRƢỞNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KẾ TOÁN THUẾ – CÔNG CỤ DỤNG CỤ - TÀI SẢN - THỦ
QUỸ
KẾ TOÁN TIỀN MẶT - TIỀN GỞI NGÂN HÀNG - HÀNG
HÓA
QUAN HỆ CHỈ ĐẠO QUAN HỆ PHỐI HỢP
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ bộ máy kế toán tại chi nhánh
b. Chức năng nhiệm vụ của từng nhân sự:
b1. Kế toán trƣởng: Bà Nguyễn Thị Thục Quyên
- Là ngƣời đứng đầu bộ máy kế toán trong chi nhánh, có nhiệm vụ giúp thủ trƣởng đơn vị tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán sao cho phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và thực hiện tốt chế độ kế toán.
- Là ngƣời điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ sổ sách, công tác kế toán và công tác chuyên môn trƣớc giám đốc và pháp luật.
- Quản lý, kiểm tra, ký duyệt các chứng từ kế toán. Kế toán trƣởng có trách nhiệm kiểm tra hóa đơn chứng từ, các báo cáo của đơn vị trực thuộc để tổng hợp số liệu cho chi nhánh và chịu trách nhiệm thông tin trên báo cáo tài chính.
- Chỉ đạo cho nhân viên và các cán bộ liên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Hằng tháng, báo cáo tình hình tài chính và sản xuất của chi nhánh lên ban giám đốc khi có yêu cầu.
b2. Kế toán tổng hợp: Ông Vũ Hòa Khánh
- Dƣới sự chỉ đạo và hƣớng dẫn của kế toán trƣởng, kế toán tổng hợp tiến hành hạch toán, theo dõi các phần hành kế toán.
- Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp chi phí tính giá thành, đôn đốc công nợ trả chậm, khó đòi, tổng hợp bảng kê chi tiết, phân bổ các khoản chi phí, ghi vào nhật ký chứng từ, vào sổ cái, sổ chi tiết và xác định kết quả kinh doanh.
- Khi có yêu cầu của kế toán trƣởng và Giám đốc, kế toán tổng hợp lên các báo cáo nhanh, chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo của mình trƣớc kế toán trƣởng.
b3. Kế toán thuế - công cụ dụng cụ - tài sản - thủ quỹ: Bà Nguyễn Thị Tố Mai
- Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh kiểm tra, đối chiếu hóa đơn giá trị gia tăng với bảng kê thuế đầu vào đầu ra của chi nhánh. Đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp.
- Hàng tháng theo dõi phần công cụ dụng cụ, phụ liệu và nhận báo cáo từ xí nghiệp gởi lên, lập báo cáo nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tổng hợp chi phí sản xuất.
- Lập và theo dõi danh mục tài sản, lập thẻ tài sản, theo dõi tình hình mua mới và cập nhật thẻ tài sản.
- Tiến hành trích khấu hao theo đúng khoản mục chi phí và theo đúng bộ phận sử dụng.
- Tiến hành kiểm kê tài sản cố định hàng tháng hoặc định kỳ để báo cáo kế toán trƣởng.
- Cập nhật đầy đủ, kịp thời, chính xác tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ. - Lập báo cáo khi Giám đốc và kế toán trƣởng yêu cầu.
- Hằng ngày kế toán tiền mặt cùng thủ quỹ kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ sách, ký sổ quỹ, khóa sổ và niêm kết trƣớc khi ra về.
- Cuổi ngày thủ quỹ in sổ quỹ và lấy đầy đủ chữ ký.
- Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu báo cáo trƣớc công ty và pháp luật về sự thiếu hụt, mất mát của số tiền trong ngân quỹ.
b4. Kế toán tiền mặt – tiền gởi ngân hàng - hàng hóa: Bà Nguyễn Thị Phi Vân
- Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu chi và tình hình tăng, giảm, thừa, thiếucủa từng loại vốn bằng tiền.
- Kiểm tra thƣờng xuyên tình hình thực hiện giao dịch với ngân hàng về các khoản thanh toán của doanh nghiệp qua ngân hàng.
- Theo dõi và mở các tài khoản kế toán phù hợp với từng đối tƣợng tiền và ngân hàng mở tài khoản.
- Kiểm tra, theo dõi tình hình tăng, giảm số dƣ tiền gởi, kiểm tra giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, lập ủy nhiệm chi khi có lệnh.
- Cùng thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu giữa tồn quỹ sổ sách và thực tế. - Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trƣớc khi lập phiếu thu, chi, theo dõi tình hình thu, chi của chi nhánh.
- Đồng thời lập phiếu nhập kho, lập phiếu xuất trả hàng, xuất bán, biếu tặng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ hàng hóa trong chi nhánh.
- Thực hiện kiểm kê kho hàng hóa, tổng hợp và kiểm tra số liệu hàng hóa, sau đó sắp xếp, lƣu trữ chứng từ hàng hóa. Kế toán hàng hóa chịu trách nhiệm về công việc của mình trƣớc kế toán trƣởng và Giám đốc. Nhận xét:
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của chi nhánh đảm bảo cho công việc ghi chép, xử lý và tổng hợp, cung cấp thông tin vận động của tài sản, nguồn vốn, tình hình chi phí, thu nhập và kết quả sản xuất kinh doanh đƣợc đầy đủ, kịp thời. Ngoài ra, bộ máy kế toán còn kiêm luôn cả công tác thống kê của công ty.
Bộ máy kế toán hiện nay đƣợc bố trí đơn giản gồm: kế toán trƣởng, kế toán tổng hợp, kế toán thuế - công cụ dụng cụ - tài sản - thủ quỹ, kế toán tiền mặt – tiền gởi ngân hàng - hàng hóa.
Phòng kế toán của công ty đƣợc sắp xếp và phân công phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán. Phòng đƣợc trang bị đầy đủ công cụ hỗ trợ gồm: máy vi tính, máy in, máy fax, mạng internet…
Hạn chế chủ yếu là công ty đang gặp khó khăn về tài chính nên nhân sự giảm đi nhiều, nhân viên phòng kế toán lúc trƣớc có 06 ngƣời nhƣng hiện tại là 04 ngƣời và phải đảm trách nhiều công việc một lúc đôi khi làm chậm tốc độ xử lý công việc, năng suất giải quyết công việc đòi hỏi cao hơn, đòi hỏi nhân viên kế toán phải có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng tốt.
2.3.2. Tổ chức công tác kế toán:
a. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Mô hình kế toán tập trung
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Ở XN HẠT
ĐIỀU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Ở KS PHƢỢNG HOÀNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Ở VP CTY
PHÕNG KẾ TOÁN VP CTY
Do chi nhánh tổ chức sản xuất theo hình thức là đơn vị trực tiếp sản xuất đƣợc chỉ đạo trực tiếp từ chi nhánh công ty. Cán bộ chi nhánh trực tiếp theo dõi, quản lý tình hình sản xuất tại xí nghiệp. Tập hợp các hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ gởi lên phòng kế toán của chi nhánh, tiến hành theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Trong đó, khách sạn Phƣợng Hoàng đƣợc phép lập hóa đơn giá trị gia tăng và các chứng từ liên quan đến các dịch vụ khách sạn, cuối ngày hoặc tùy theo quan điểm chủ quan của nhân viên khách sạn mà tập hợp hóa đơn nộp về văn phòng chi nhánh. Còn xí nghiệp hạt điều Diên Phú không đƣợc phép lập bất kỳ chứng từ kế toán nào, tất cả chứng từ kế toán liên quan đến xí nghiệp hạt điều đều do phòng kế toán tại văn phòng chi nhánh lập và quản lý.
Nhận xét:
Mô hình kế toán tập trung giúp văn phòng chi nhánh quản lý đƣợc tất cả các chứng từ phát sinh tại các đơn vị trực thuộc, giúp việc kiểm tra, tổng hợp thông tin đƣợc nhanh chóng, thuận tiện nhƣng do chi nhánh không qui định khoảng thời gian cụ thể về tập hợp chứng từ nộp về phòng kế toán văn phòng chi nhánh cho khách sạn Phƣợng Hoàng nên nhân viên khách sạn nộp chứng từ về văn phòng chi nhánh theo quan điểm chủ quan của mình mà không chịu ràng buộc về thời gian.
b. Hình thức kế toán áp dụng tại chi nhánh: - Chế độ kế toán áp dụng: 15/2006/QĐ-BTC
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm - Đơn vị tiền tề sử sụng trong kế toán: Việt Nam đồng
- Hình thức kế toán: kế toán máy theo hình thức NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
+ Nguyên tắc xác định các khoản tiền và tƣơng đƣơng tiền: quy đổi ra Việt Nam Đồng
+ Nguyên tắc và phƣơng pháp chuyển đổi các đồng tiền sử dụng trong kế toán: theo tỷ giá thực tế
- Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá thực tế mua hàng + Phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho: Nhập trƣớc xuất trƣớc + Nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho: kê khai thƣờng xuyên - Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định: Nguyên giá trừ đi hao mòn
lũy kế
- Phƣơng pháp tính khấu hao: theo đƣờng thẳng …
c. Mô hình kế toán máy tại chi nhánh: Sơ lƣợc về phần mềm kế toán BRAVO: Phần mềm kế toán có 03 cấp:
- Cấp thứ nhất: Báo cáo
+ Hệ thống các báo cáo, quyết toán tài chính + Hệ thống báo cáo thuế