5. Kết cấu của đề tài
2.3. Tổ chức bộ máy kế toán
2.3.1. Tổ chức nhận sự trong phòng kế toán: a. Sơ đồ bộ máy kế toán:
KẾ TOÁN TRƢỞNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KẾ TOÁN THUẾ – CÔNG CỤ DỤNG CỤ - TÀI SẢN - THỦ
QUỸ
KẾ TOÁN TIỀN MẶT - TIỀN GỞI NGÂN HÀNG - HÀNG
HÓA
QUAN HỆ CHỈ ĐẠO QUAN HỆ PHỐI HỢP
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ bộ máy kế toán tại chi nhánh
b. Chức năng nhiệm vụ của từng nhân sự:
b1. Kế toán trƣởng: Bà Nguyễn Thị Thục Quyên
- Là ngƣời đứng đầu bộ máy kế toán trong chi nhánh, có nhiệm vụ giúp thủ trƣởng đơn vị tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán sao cho phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và thực hiện tốt chế độ kế toán.
- Là ngƣời điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ sổ sách, công tác kế toán và công tác chuyên môn trƣớc giám đốc và pháp luật.
- Quản lý, kiểm tra, ký duyệt các chứng từ kế toán. Kế toán trƣởng có trách nhiệm kiểm tra hóa đơn chứng từ, các báo cáo của đơn vị trực thuộc để tổng hợp số liệu cho chi nhánh và chịu trách nhiệm thông tin trên báo cáo tài chính.
- Chỉ đạo cho nhân viên và các cán bộ liên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Hằng tháng, báo cáo tình hình tài chính và sản xuất của chi nhánh lên ban giám đốc khi có yêu cầu.
b2. Kế toán tổng hợp: Ông Vũ Hòa Khánh
- Dƣới sự chỉ đạo và hƣớng dẫn của kế toán trƣởng, kế toán tổng hợp tiến hành hạch toán, theo dõi các phần hành kế toán.
- Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp chi phí tính giá thành, đôn đốc công nợ trả chậm, khó đòi, tổng hợp bảng kê chi tiết, phân bổ các khoản chi phí, ghi vào nhật ký chứng từ, vào sổ cái, sổ chi tiết và xác định kết quả kinh doanh.
- Khi có yêu cầu của kế toán trƣởng và Giám đốc, kế toán tổng hợp lên các báo cáo nhanh, chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo của mình trƣớc kế toán trƣởng.
b3. Kế toán thuế - công cụ dụng cụ - tài sản - thủ quỹ: Bà Nguyễn Thị Tố Mai
- Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh kiểm tra, đối chiếu hóa đơn giá trị gia tăng với bảng kê thuế đầu vào đầu ra của chi nhánh. Đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp.
- Hàng tháng theo dõi phần công cụ dụng cụ, phụ liệu và nhận báo cáo từ xí nghiệp gởi lên, lập báo cáo nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tổng hợp chi phí sản xuất.
- Lập và theo dõi danh mục tài sản, lập thẻ tài sản, theo dõi tình hình mua mới và cập nhật thẻ tài sản.
- Tiến hành trích khấu hao theo đúng khoản mục chi phí và theo đúng bộ phận sử dụng.
- Tiến hành kiểm kê tài sản cố định hàng tháng hoặc định kỳ để báo cáo kế toán trƣởng.
- Cập nhật đầy đủ, kịp thời, chính xác tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ. - Lập báo cáo khi Giám đốc và kế toán trƣởng yêu cầu.
- Hằng ngày kế toán tiền mặt cùng thủ quỹ kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ sách, ký sổ quỹ, khóa sổ và niêm kết trƣớc khi ra về.
- Cuổi ngày thủ quỹ in sổ quỹ và lấy đầy đủ chữ ký.
- Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu báo cáo trƣớc công ty và pháp luật về sự thiếu hụt, mất mát của số tiền trong ngân quỹ.
b4. Kế toán tiền mặt – tiền gởi ngân hàng - hàng hóa: Bà Nguyễn Thị Phi Vân
- Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu chi và tình hình tăng, giảm, thừa, thiếucủa từng loại vốn bằng tiền.
- Kiểm tra thƣờng xuyên tình hình thực hiện giao dịch với ngân hàng về các khoản thanh toán của doanh nghiệp qua ngân hàng.
- Theo dõi và mở các tài khoản kế toán phù hợp với từng đối tƣợng tiền và ngân hàng mở tài khoản.
- Kiểm tra, theo dõi tình hình tăng, giảm số dƣ tiền gởi, kiểm tra giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, lập ủy nhiệm chi khi có lệnh.
- Cùng thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu giữa tồn quỹ sổ sách và thực tế. - Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trƣớc khi lập phiếu thu, chi, theo dõi tình hình thu, chi của chi nhánh.
- Đồng thời lập phiếu nhập kho, lập phiếu xuất trả hàng, xuất bán, biếu tặng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ hàng hóa trong chi nhánh.
- Thực hiện kiểm kê kho hàng hóa, tổng hợp và kiểm tra số liệu hàng hóa, sau đó sắp xếp, lƣu trữ chứng từ hàng hóa. Kế toán hàng hóa chịu trách nhiệm về công việc của mình trƣớc kế toán trƣởng và Giám đốc. Nhận xét:
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của chi nhánh đảm bảo cho công việc ghi chép, xử lý và tổng hợp, cung cấp thông tin vận động của tài sản, nguồn vốn, tình hình chi phí, thu nhập và kết quả sản xuất kinh doanh đƣợc đầy đủ, kịp thời. Ngoài ra, bộ máy kế toán còn kiêm luôn cả công tác thống kê của công ty.
Bộ máy kế toán hiện nay đƣợc bố trí đơn giản gồm: kế toán trƣởng, kế toán tổng hợp, kế toán thuế - công cụ dụng cụ - tài sản - thủ quỹ, kế toán tiền mặt – tiền gởi ngân hàng - hàng hóa.
Phòng kế toán của công ty đƣợc sắp xếp và phân công phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán. Phòng đƣợc trang bị đầy đủ công cụ hỗ trợ gồm: máy vi tính, máy in, máy fax, mạng internet…
Hạn chế chủ yếu là công ty đang gặp khó khăn về tài chính nên nhân sự giảm đi nhiều, nhân viên phòng kế toán lúc trƣớc có 06 ngƣời nhƣng hiện tại là 04 ngƣời và phải đảm trách nhiều công việc một lúc đôi khi làm chậm tốc độ xử lý công việc, năng suất giải quyết công việc đòi hỏi cao hơn, đòi hỏi nhân viên kế toán phải có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng tốt.
2.3.2. Tổ chức công tác kế toán:
a. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Mô hình kế toán tập trung
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Ở XN HẠT
ĐIỀU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Ở KS PHƢỢNG HOÀNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Ở VP CTY
PHÕNG KẾ TOÁN VP CTY
Do chi nhánh tổ chức sản xuất theo hình thức là đơn vị trực tiếp sản xuất đƣợc chỉ đạo trực tiếp từ chi nhánh công ty. Cán bộ chi nhánh trực tiếp theo dõi, quản lý tình hình sản xuất tại xí nghiệp. Tập hợp các hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ gởi lên phòng kế toán của chi nhánh, tiến hành theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Trong đó, khách sạn Phƣợng Hoàng đƣợc phép lập hóa đơn giá trị gia tăng và các chứng từ liên quan đến các dịch vụ khách sạn, cuối ngày hoặc tùy theo quan điểm chủ quan của nhân viên khách sạn mà tập hợp hóa đơn nộp về văn phòng chi nhánh. Còn xí nghiệp hạt điều Diên Phú không đƣợc phép lập bất kỳ chứng từ kế toán nào, tất cả chứng từ kế toán liên quan đến xí nghiệp hạt điều đều do phòng kế toán tại văn phòng chi nhánh lập và quản lý.
Nhận xét:
Mô hình kế toán tập trung giúp văn phòng chi nhánh quản lý đƣợc tất cả các chứng từ phát sinh tại các đơn vị trực thuộc, giúp việc kiểm tra, tổng hợp thông tin đƣợc nhanh chóng, thuận tiện nhƣng do chi nhánh không qui định khoảng thời gian cụ thể về tập hợp chứng từ nộp về phòng kế toán văn phòng chi nhánh cho khách sạn Phƣợng Hoàng nên nhân viên khách sạn nộp chứng từ về văn phòng chi nhánh theo quan điểm chủ quan của mình mà không chịu ràng buộc về thời gian.
b. Hình thức kế toán áp dụng tại chi nhánh: - Chế độ kế toán áp dụng: 15/2006/QĐ-BTC
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm - Đơn vị tiền tề sử sụng trong kế toán: Việt Nam đồng
- Hình thức kế toán: kế toán máy theo hình thức NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
+ Nguyên tắc xác định các khoản tiền và tƣơng đƣơng tiền: quy đổi ra Việt Nam Đồng
+ Nguyên tắc và phƣơng pháp chuyển đổi các đồng tiền sử dụng trong kế toán: theo tỷ giá thực tế
- Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá thực tế mua hàng + Phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho: Nhập trƣớc xuất trƣớc + Nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho: kê khai thƣờng xuyên - Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định: Nguyên giá trừ đi hao mòn
lũy kế
- Phƣơng pháp tính khấu hao: theo đƣờng thẳng …
c. Mô hình kế toán máy tại chi nhánh: Sơ lƣợc về phần mềm kế toán BRAVO: Phần mềm kế toán có 03 cấp:
- Cấp thứ nhất: Báo cáo
+ Hệ thống các báo cáo, quyết toán tài chính + Hệ thống báo cáo thuế
+ Hệ thống báo cáo quản trị - Cấp thứ hai: Sổ sách
+ Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung + Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ + Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký sổ cái + Sổ sách kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ - Cấp thứ ba:
+ Hệ thống các báo cáo danh mục
+ Vốn bằng tiền + Mua hàng – phải trả + Bán hàng – phải thu + Hàng tồn kho + Quản lý tài sản + Chi phí giá thành + Kế toán tổng hợp + Hệ thống CHỨNG TỪ KẾ TOÁN MÁY TÍNH SỔ TỔNG HỢP, SỔ CHI TIẾT BÁO CÁO KẾ TOÁN, BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM BRAVO
CÔNG VIỆC NHẬP LIỆU HẰNG NGÀY
ĐỐI CHIẾU, KIỂM TRA
IN SỔ SÁCH, BÁO CÁO CUỐI THÁNG, QUÝ, NĂM
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ mô hình kế toán máy Giải thích:
- Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh đã đƣợc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ thì kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán với các phần hành khác nhau.
- Thông tin sau khi đƣợc cập nhật, phần mềm sẽ tự động nhập vào sổ kế toán liên quan.
- Khi có yêu cầu kế toán chỉ cần in ra các báo cáo, sổ sách cần thiết và đƣợc đối chiếu với nhau
BẢNG 2.4. BẢNG DANH MỤC CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TẠI CHI NHÁNH
STT TÊN CHỨNG TỪ CHỨNG TỪ
SỐ LIÊN
NƠI
LẬP NƠI BẢO QUẢN BB HD DN
I Lao động tiền lương
1 Bảng chấm công x 1 BPSD PKT
2 Bảng thanh toán lƣơng x 1 PHC PKT
3 Bảng thanh toán tiền thƣởng x 1 PHC PKT
4 Bảng chấm công làm thêm giờ x 1 BPSD PKT
5 Giấy đi đƣờng x 1 NV PKT
6 Bảng kê các khoản trích theo lƣơng x 1 PHC PKT
7 Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH x 1 PKT PKT
8 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hƣởng BHXH x 2 PHC PKT, PHC
9
Danh sách ngƣời nghỉ hƣởng trợ cấp ốm đau, thai
sản x 2 PHC PKT, PHC
II Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho x 3 BPVT PKT
2 Phiếu xuất kho x 3 BPVT PKT
3 Phiếu kế toán x 1 PKT PKT
4
Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, công cụ, hàng hóa,
SP x 1 BPVT PKT
5 Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, hàng hóa, SP x 1 NV PKT
6 Bảng kê mua hàng x 1 PKT PKT
7 Bảng phân bổ công cụ, dụng cụ x 1 PKT PKT
8 Phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ x 1 BPSD PKT
III Bán hàng
1 Hóa đơn giá trị gia tăng x 3 PKT PKT
2 Hóa đơn bán hàng thông thƣờng x 3 PKT PKT
3 Biên bản thanh lý hợp đồng x 3 PKD PKT, PKD
IV Tiền tệ
1 Phiếu thu x 2 PKT PKT
…….
BẢNG 2.5. DANH MỤC TÀI KHOẢN SỬ DỤNG TẠI CHI NHÁNH
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
5111 Doanh thu bán hàng hoá 511
51111 Doanh thu bán hàng hoá- Văn phòng 5111 51112 Doanh thu bán hàng hoá- Khách sạn Phƣợng Hoàng 5111 51113 Doanh thu bán hàng hoá- XNCB Hạt điều XK Diên Phú 5111 51114 Doanh thu bán hàng hoá- CH Bảo Nhiên 5111
5112 Doanh thu bán các thành phẩm 511
51121 Doanh thu bán các thành phẩm- Văn phòng 5112 51122 Doanh thu bán các thành phẩm- Khách sạn Phƣợng 5112 51123
Doanh thu bán các thành phẩm- XNCB Hạt điều XK Diên
Phú 5112
51124 Doanh thu bán các thành phẩm - CH Bảo Nhiên 5112
5113 Doanh thu bán các dich vu 511
51131 Doanh thu cung cấp dịch vụ - VP 5113 51132 Doanh thu cung cấp dịch vụ - KS 5113 51133 Doanh thu cung cấp dịch vụ - HĐ 5113 51134 Doanh thu cung cấp dịch vụ - CH Bảo Nhiên 5113 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá 511 5115 Doanh thu bán hàng hóa ( Dự án) 511 5117 Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tƣ 511 5118 Doanh thu khác 511
512 Doanh thu bán hàng nội bộ
5121 Doanh thu bán hàng hóa 512 5122 Doanh thu bán các thành phẩm 512 5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ 512 5125 Doanh thu bán thành phẩm , hàng hoá ( Dự án ) 512
515 Doanh thu hoạt động tài chính
5151 Doanh thu cho vay, tiền gửi 515 5152 Doanh thu trái phiếu 515 5153 Doanh thu cổ phiếu 515 5154 Doanh thu kinh doanh ngoại tệ 515 5155 Doanh thu chênh lệch tỷ giá 515 5156 Doanh thu bán hàng trả chậm 515 5157 Doanh thu hoạt động tài chính khác 515 521 Chiết khấu thƣơng mại
5311 Hàng bán bị trả lại - Hàng hoá 531
53111 Hàng bán bị trả lại - Hàng hoá - Tại Văn phòng 5311 53112 Hàng bán bị trả lại - Hàng hoá - Tại khách sạn Phƣợng Hoà 5311 53113 Hàng bán bị trả lại - Hàng hoá - Tại XNCB Hạt điều XK Di 5311 53114 Hàng bán bị trả lại - Hàng hoá - Tại CH Bảo Nhiên 5311 5312 Hàng bán bị trả lại - Thành phẩm 531 5315 Hàng bán bị trả lại ( Dự án ) 531
532 Giảm giá hàng bán
5321 Giảm giá hàng bán - Hàng hoá 532 5322 Giảm giá hàng bán - Thành phẩm 532 5323 Giảm giá hàng bán - Dịch vụ 532 5325 Giảm giá hàng bán ( Dự án ) 532
611 Mua hàng
6111 Mua nguyên liệu, vật liệu 611 6112 Mua hàng hoá 611
621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
6211 CP NVL TT - Tinh chế hạt điều 621 6212 CP NVL TT - Sàn hạt điều 621 6213 CP NVL TT - Xử lý nhiệt hạt điều 621 6214 CP NVL TT - Cắt hạt điều 621 62141 CP NVL TT - Cắt hạt điều Loại A 621 62142 CP NVL TT - Cắt hạt điều Loại B 621 62143 CP NVL TT - Cắt hạt điều Loại C 621 62144 CP NVL TT - Cắt hạt điều Loại D 621 62145 CP NVL TT - Cắt hạt điều Loại E 621 6215 CP NVL TT - Sấy hạt điều 621 6216 CP NVL TT - Bóc hạt điều 621 62161 CP NVL TT - Bóc hạt điều Loại A+B 621 62162 CP NVL TT - Bóc hạt điều Loại C+D+E 621 62163 CP NVL TT - Bóc hạt điều Bể 621 6217 CP NVL TT - Phân loại hạt điều 621 6218 CP NVL TT - Tái chế hạt điều 621 6219 CP NVL TT - Gia công hạt điều 621 621A CP NVL TT - Sắn khô 621
622 Chi phí nhân công trực tiếp