5. Kết cấu của đề tài
2.2.1.1.Sơ đồ bộ máy quản lý tại chi nhánh
TỔNG CÔNG TY
BAN GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
PHÕNG KẾ TOÁN
PHÒNG KINH DOANH PHÕNG TÔ CHỨC
XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN HẠT ĐIỀU DIÊN PHÚ
KHÁCH SẠN PHƢỢNG HOÀNG
QUAN HỆ CHỈ ĐẠO
QUAN HỆ PHỐI HỢP
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý tại chi nhánh 2.2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: a) Ban giám đốc:
Gồm Giám đốc và Phó Giám đốc
- Giám đốc: ngƣời đứng đầu chi nhánh do Tổng Giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm. Là ngƣời lãnh đạo trực tiếp sản xuất, kinh doanh; là ngƣời giao nhiệm vụ, chỉ tiêu, kế hoạch, kinh doanh cho các bộ phận, phòng ban; đồng thời giám sát việc sử dụng vốn, lao động và đại diện cho công ty trong các đối nội đối ngoại, ký kết hợp đồng kinh tế và chịu trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
- Phó Giám đốc là ngƣời giúp việc cho Giám đốc, tham mƣu cho Giám đốc các công việc trong công ty.
b) Phòng tổ chức:
- Nghiên cứu và đề xuất với Giám đốc chi nhánh về sắp xếp, bố trí lực lƣợng lao động phù hợp với quy mô, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ của chi nhánh;
- Nghiên cứu, vận dụng các quy định của Nhà nƣớc để thực hiện đúng các chế độ chính sách đối với ngƣời lao động nhƣ: tiền lƣơng, tiền thƣởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… khen thƣởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dƣỡng, quy hoạch sử dụng cán bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ và thời gian nghỉ ngơi đối với ngƣời lao đông;
- Quản lý cán bộ, hồ sơ lý lịch cán bộ, công nhân viên theo quy định; - Thực hiện công tác hành chính, văn thƣ lƣu trữ và công tác lễ tân; - Xây dựng và triển khai công tác an toàn vệ sinh lao động, công tác phòng chống cháy nổ, thiên tai, bảo vệ doanh nghiệp, an ninh quốc phòng.
c) Phòng tài chính kế toán:
- Giúp lãnh đạo chi nhánh quản lý, sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả và kiểm tra, giám sát công tác tài chính kế toán của chi nhánh; - Thực hiện công tác kế toán trong chi nhánh theo qui định của Luật Kế toán hiện hành;
- Độc lập trong chuyên môn nghiệp vụ;
- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tƣợng và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế đố kế toán;
- Tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ về tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp
- Kiểm tra và giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán;
- Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mƣu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của chi nhánh; - Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật, của công ty và của chi nhánh;
- Lập kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn cho đội ngũ kế toán nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý.
d) Phòng kinh doanh:
- Tham mƣu, đề xuất kiến nghị giúp lãnh đạo chi nhánh có đầy đủ thông tin ra quyết định về tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức thực hiện các phƣơng án kinh doanh đã đƣợc lãnh đạo chi nhánh phê duyệt;
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ của chi nhánh;
- Theo dõi, tổng hợp kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ của chi nhánh hàng tháng, quý, năm để phục vụ cho việc lãnh đạo điều hành của chi nhánh;
- Nghiên cứu, đánh giá, phân tích, dự đoán tình hình thị trƣờng để báo lãnh đạo đƣa ra quyết định sản xuất kinh doanh phù hợp;
- Tìm hiểu thông tin khách hàng và hợp đồng giao dịch khi phát sinh, đồng thời tổ chức thực hiện khi đã ký kết.
e) Khách sạn Phƣợng Hoàng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tổ chức và khai thác có hiệu quả số lƣợng phòng nghỉ và các dịch vụ hiện có khách sạn;
- Tuân thủ các qui định các định của Nhà nƣớc vể kinh doanh khách sạn, nhà hàng;
- Thực hiện khai báo tạm vắng tạm trú cho khách lƣu trú đúng qui định pháp luật và hƣớng dẫn của cơ quan có thẩm quyền;
- Đảm bảo an ninh, an toàn tài sản cũng nhƣ tính mạng cho du khách lƣu trú, đảm bảo phòng cháy, chữa cháy theo qui định;
- Giám đốc khách sạn đƣợc quyền quyết định giá cho thuê phòng, giá dịch vụ và đăng ký giá niêm yết với cơ quan có thẩm quyền;
- Tập hợp các chứng từ phát sinh hằng ngày tại khách sạn gửi về phòng tài chính kế toán chi nhánh để theo dõi và hạch toán;
- Báo cáo kịp thời chính xác kinh doanh khi đƣợc yêu cầu. f) Xí nghiệp chế biến hạt điều Diên Phú:
- Sản xuất, chế biến, gia công hạt điều và các loại nông sản khác theo kế hoạch của chi nhánh;
- Quản lý chất lƣợng sản phẩm và an toàn vệ sinh thực phẩm; - Quản lý và sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị phục vụ sản xuất; - Tổ chức nhập kho, xuất kho hàng hóa theo kế hoạch của chi nhánh; - Báo cáo kip thời chính xác tình hình sản xuất khi đƣợc yêu cầu. Nhận xét:
Chi nhánh có cơ cấu tổ chức rõ ràng, phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể cho từng phòng ban và cơ cấu quản lý đảm bảo nguyên tắc một thủ trƣởng.
-> Dẫn đến các công việc tại chi nhánh đƣợc xử lý nhịp nhàng, nhanh chóng.
2.2.2. Tổ chức sản xuất:
PHÂN XƢỞNG SẢN XUẤT
TỔ VẬT LIỆU TỔ CỎ KHÍ TỎ SẢN XUẤT TỔ BỐC XẾP
QUAN HỆ CHỈ ĐẠO QUAN HỆ PHỐI HỢP
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức sản xuất tại phân xƣởng
Do đặc điểm là một chi nhánh nên xí nghiệp chịu sự chỉ đạo trực tiếp của bộ máy quản lý của chi nhánh.
Xí nghiệp có nhiều phân xƣởng, đứng đầu mỗi phân xƣởng sản xuất là quản đốc, quản đốc là ngƣời quản lý đốc thúc công việc sản xuất của phân xƣởng, cũng là ngƣời chịu trách nhiệm về công việc của mình trƣớc xí nghiệp.
Mỗi tổ đều có một tổ trƣởng giám sát công việc. Trong đó:
- Tổ vật liệu: lập kế hoạch theo dõi tình hình vật tƣ cho xí nghiệp, tìm kiếm, thu thập vật liệu để đảm bảo cung ứng vật tƣ kịp thời, đầy đủ cho quá trình sản xuất của xí nghiệp;
- Tổ cơ khí: chịu trách nhiệm trực tiếp về trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất, đảm bảo cho quá trình vận hành, sản xuất, thƣờng xuyên an toàn, chất lƣợng;
- Tổ sản xuất: là tổ quan trọng nhất trong quá trình chế biến;
- Tổ bốc xếp: sau khi sản phẩm hoàn thành đƣợc đóng gói đƣa vào kho. Khi xuất trả sẽ phụ trách việc bốc dỡ đƣợc diễn ra thuận tiện nhanh chóng.
Nhận xét:
Chi nhánh thiết kế bộ máy sản xuất đáp ứng đƣợc nhu cầu tại phân xƣởng, công việc đƣợc phân công phân nhiệm rõ ràng cho từng tổ và quan hệ giữa các tổ trong phân xƣởng đƣợc xây dựng chặt chẽ, góp phần phối hợp làm việc đƣợc nhanh chóng, đạt năng suất công việc cao.
2.2.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh trong thời gian qua: nhánh trong thời gian qua:
2.2.3.1. Các nhân tố bên trong:
Lực lƣợng lao động: Do kinh doanh thua lỗ một thời gian dài là
nguyên nhân cho việc cắt giảm lao động tại chi nhánh, hiện tại do thiếu lao động nên một nhân viên kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau và trách nhiệm cao hơn. Phòng kế toán không ngoại lệ, do thiếu nhân sự nên công tác tổ chức hạch toán kế toán cũng thay đổi nhiều từ khâu tổ chức cán bộ, giao nhiệm vụ cho từng nhân viên, vì kiêm nhiệm nhiều việc nên không tránh khỏi trùng lắp nhiệm vụ và sai sót trong hạch toán.
2.2.3.2. Các nhân tố bên ngoài: a. Môi trƣờng vĩ mô: a. Môi trƣờng vĩ mô: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Môi trƣờng tự nhiên: chi nhánh FOCOCEV tọa lạc tại Tp. Nha
Trang xinh đẹp, có núi, có biển, có vịnh Nha Trang nằm trong TOP vịnh biển đẹp nhất thế giới, có lợi thế rất lớn để phát triển du lịch nghỉ dƣỡng, khách sạn nhà hàng. Giao thông thuận lợi, có đƣờng bộ, đƣờng thủy và đƣờng không thuận lợi trong giao thƣơng buôn bán, vận chuyển
hàng hóa, là điều kiện thuận lợi để chi nhánh có thêm nhiều đơn hàng gia công từ các tỉnh Tây Nguyên và lân cận.
- Chính sách kinh tế của nhà nƣớc: Với tình hình kinh tế năm 2012
vừa qua, tỷ lệ lạm phát là 6,81% , tốc độ tăng trƣởng kinh tế là 5,03% , lãi suất ngân hàng cao >12%/năm , dù Chính phủ đã thực hiện chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhƣ: giãn thời gian nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng phải nộp, yêu cầu Ngân hàng nhà nƣớc điều chỉnh giảm lãi suất cho vay xuống nhƣng nhiều doanh nghiệp vẫn rơi vào tình trạng phá sản do khó khăn trong tiếp cận vốn vay ngân hàng dẫn tới thiếu vốn tái sản xuất kinh doanh, số lƣợng hàng tồn kho nhiều, ngƣời lao động thì mất việc làm… không ít nhiều ảnh hƣởng đến tình hình kinh doanh của chi nhánh, đơn hàng gia công giảm, khách thuê phòng khách sạn Phƣợng Hoàng giảm, chi nhánh bán hàng nhƣng không thu đƣợc nợ, chi phí quản lý cao.
- Chính trị - pháp luật: Tình hình chính trị ổn định, an ninh quốc
phòng đƣợc giữ vững phần nào giúp ổn định nền kinh tế địa phƣơng, cán bộ nhân viên yên tâm làm việc, du khách yên tâm nghỉ dƣỡng, tham quan.
- Khoa học - công nghệ: Trình độ khoa học - công nghệ ngày càng
hiện đại, máy móc thiết bị sử dụng tại văn phòng chi nhánh, xí nghiệp và khách sạn hầu nhƣ đã lỗi thời, lạc hậu, không còn phù hợp và đáp ứng đƣợc tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại, là nguyên nhân chi phí cao do khấu khao cao, năng suất sử dụng máy móc thiết bị lại thấp, không mang lại hiệu quả cho chi nhánh.
b. Môi trƣờng vi mô:
- Đối thủ cạnh tranh: Do chi nhánhnằm ở địa bàn là thành phố du lịch
trong đó nhiều khách sạn nhà hàng cao cấp, hiện đại, sang trọng là lựa chọn của đại đa số du khách ngày nay nên chi nhánh đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm lợi nhuận trong lĩnh vực này.
- Khách hàng: Khách hàng là yếu tố quyết định khả năng sống còn của
chi nhánh, vì kinh doanh lâu năm cộng với sự uy tín mà chi nhánh đã gây dựng, hầu hết các khách hàng của chi nhánh đều là khách hàng thân quen, đã hợp tác kinh doanh một thời gian dài.
2.2.4. Đánh giá khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh trong thời gian qua:
Chỉ tiêu Đơn vị tính 2010 2011 2012 chênh lệch 2010 - 2011 chênh lệch 2011 - 2012 +/- % +/- %
1. Tổng doanh thu và thu nhập đồng 14062991454 15834187051 26226829845 1771195597 12,59 10392642794 66,63 2. Lợi nhuận trƣớc thuế đồng -2781330957 53227066 62332044 2834558023
-
101,91 9104978 17,11 3. Lợi nhuận sau thuế đồng -2781330957 53227066 62332044 2834558023
- 101,91 9104978 17,11 4. Tổng vốn kinh doanh bình quân đồng 21989857814 18927851217 17788814660 -3062006597 -13,92 -1139036557 -6,02 5. Tổng vốn chủ sở hữu bình quân đồng - 10744314546 -12326267077 -12270331070 -1581952531 14,72 55936006.5 -0,45 6. Tổng số lao động ngƣời 500 437 420 -63 -12,60 -17 -3,89
(trích số liệu báo cáo tài chính của chi nhánh)
Bảng 2.1. Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh trong thời gian qua.
Nhận xét: Ta nhận thấy:
Tổng doanh thu và thu nhập có xu hƣớng tăng qua 03 năm chứng tỏ tình hình tiêu thụ đã đƣợc cải thiện, cụ thể nhƣ sau: năm 2011 tăng 1.771.195.597 đồng so với năm 2010 (tƣơng đƣơng tăng 12,59%) và năm 2012 tăng 10.392.642.794 đồng so với năm 2011 (tƣơng đƣơng tăng 66,63%). Trong đó, nguồn thu chủ yếu của chi nhánh là thu phí dịch vụ gia công hạt điều, qua 03 năm chi nhánh đã nhận đƣợc nhiều đơn hàng gia công, tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân xí nghiệp, tăng nguồn thu cho chi nhánh.
Tổng doanh thu và thu nhập tăng qua 03 năm nhƣng do chi phí cao nên lợi nhuận sau thuế tăng không đáng kể. Cá biệt là lợi nhuận sau thuế năm 2010 thấp là do chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2010 cao, tổng doanh thu và thu nhập không đủ bù đắp. Đến năm 2011 tình hình có khởi sắc hơn với việc lợi nhuận sau thuế của chi nhánh có sự gia tăng đáng kể, cụ thể là lợi nhuận sau thuế năm 2011 đã tăng 28.34.558.023 đồng (tƣơng đƣơng tăng
101,91%) so với năm 2010. Đây là tín hiệu đáng mừng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh. Đến năm 2012 chi nhánh lại tiếp tục tăng lợi nhuận sau thuế lên 9.104.978 đồng (tƣơng đƣơng tăng 17,11%) so với năm 2011.
Tuy tổng doanh thu và thu nhập tăng qua 03 năm, tình hình lợi nhuận sau thuế cũng đƣợc cải thiện đáng kể nhƣng tổng vốn kinh doanh bình quân và tổng vốn chủ sở hữu bình quân lại giảm liên tục qua 03 năm.
Tổng vốn kinh doanh bình quân năm 2011 giảm 13,92% (tƣơng ứng giảm 3.062.006.597 đồng so với năm 2010, còn năm 2012 lại giảm 6,02% (tƣơng ứng giảm 1.139.036.557đồng). Cho thấy tình hình kinh doanh của chi nhánh càng ngày càng sa sút chủ yếu là do chi nhánh bán hàng nhƣng không thu đƣợc nợ.
Tổng vốn chủ sở hữu bình quân giảm đáng kể trong năm 2011 giảm tiếp 14,72% (tƣơng ứng giảm 1.581.952.531 đồng) so với năm 2010, sang năm 2012 tình hình có cải thiện hơn hơn, tổng vốn chủ sở hữu bình quân tăng nhẹ 0,46% so với năm 2011 (tƣơng ứng tăng 55.936.006,5 đồng). Nhận thấy qua 03 năm tình hình tổng vốn chủ sở hữu bình quân tuy có biến động nhƣng vẫn là con số âm chứng tỏ chi nhánh vẫn chƣa tự chủ đƣợc về tài chính. Nhƣ vậy, ta có thể thấy tình hình kinh doanh của chi nhánh qua 03 năm đang gặp vấn đề trong chính sách bán hàng và thu nợ, làm ăn có lãi nhƣng tiền vốn không thu hồi đƣợc là nguyên nhân khiến chi nhánh thiếu vốn tái hoạt động sản xuất kinh doanh và đẩy chi nhánh rơi vào tình trạng mất khả năng tự chủ về tài chính.
2.3. Tổ chức bộ máy kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.1. Tổ chức nhận sự trong phòng kế toán: a. Sơ đồ bộ máy kế toán:
KẾ TOÁN TRƢỞNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KẾ TOÁN THUẾ – CÔNG CỤ DỤNG CỤ - TÀI SẢN - THỦ
QUỸ
KẾ TOÁN TIỀN MẶT - TIỀN GỞI NGÂN HÀNG - HÀNG
HÓA
QUAN HỆ CHỈ ĐẠO QUAN HỆ PHỐI HỢP
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ bộ máy kế toán tại chi nhánh
b. Chức năng nhiệm vụ của từng nhân sự:
b1. Kế toán trƣởng: Bà Nguyễn Thị Thục Quyên
- Là ngƣời đứng đầu bộ máy kế toán trong chi nhánh, có nhiệm vụ giúp thủ trƣởng đơn vị tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán sao cho phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và thực hiện tốt chế độ kế toán.
- Là ngƣời điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ sổ sách, công tác kế toán và công tác chuyên môn trƣớc giám đốc và pháp luật.
- Quản lý, kiểm tra, ký duyệt các chứng từ kế toán. Kế toán trƣởng có trách nhiệm kiểm tra hóa đơn chứng từ, các báo cáo của đơn vị trực thuộc để tổng hợp số liệu cho chi nhánh và chịu trách nhiệm thông tin trên báo cáo tài chính.
- Chỉ đạo cho nhân viên và các cán bộ liên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Hằng tháng, báo cáo tình hình tài chính và sản xuất của