V. QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH WEBSITE
2.Nhiệm vụ của Ban biên tập
Đơn vị cần có Ban biên tập để quản lý, vận hành Website. Ban biên tập có các nhiệm vụ chủ yếu như sau:
2.1. Tổ chức thực hiện
- Xây dựng kế hoạch, định hướng phát triển, nâng cấp Website; - Tổ chức, phân công nhiệm vụ cho các thành viên Ban biên tập; - Đảm bảo đủ nhân lực, trang thiết bị chính để vận hành Website;
- Xây dựng quy chế hoạt động, bảo đảm kinh phí duy trì hoạt động của Website (trong trường hợp không bố trí được kinh phí, đơn vị có thể sử dụng nguồn kinh phí tự có, xã hội hóa, thu từ quảng cáo, thậm chí bố trí hoạt động theo hình thức kiêm nhiệm trong thời gian chờ đợi các chế định áp dụng hợp lý...).
2.2. Xây dựng nội dung
- Tổ chức triển khai xây dựng trang thông tin điện tử, kiểm duyệt thông tin và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin đã đưa lên Internet trước pháp luật. - Nội dung tin bài cần tuân thủ theo quy định của pháp luật về thông tin cấm đăng tải, thông tin phải cung cấp, quy định về nguồn thông tin... (Hiện nay UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 121/2011/QĐ-UBND các đơn vị nên tham khảo kỹ để thực hiện).
- Cung cấp đầy đủ các thủ tục hành chính, văn bản hướng dẫn và các thông tin cần thiết khác một cách rõ ràng và tiện lợi nhất cho tổ chức, cá nhân, học sinh, sinh viên... tra cứu.
- Tin bài cần được cập nhật thường xuyên, tần xuất tin bài phải đạt yêu cầu tối thiểu của ngành, của tỉnh đề ra.
2.3. Bảo đảm, duy trì hạ tầng kỹ thuật
- Bảo đảm, duy trì hoạt động của tên miền, hosting, cán bộ kỹ thuật, sao lưu dữ liệu...
Ví dụ: Nếu sử dụng trên nền Wordpress, mọi nội dung về cấu trúc hệ thống thông tin đăng tải trên Website như thế nào thì trên máy tính phải lưu trữ như vậy, tránh tình huống hệ thống "bỗng dưng" hỏng thì còn có dữ liệu để cập nhật lại. Tương tự cho các phương án thiết kế Website khác.
- Lập kế hoạch, giải pháp bảo đảm an toàn dữ liệu và dự phòng xử lý sự cố nếu xảy ra.
- Thường xuyên giám sát, theo dõi để kịp thời xử lý những tình huống bất thường.
2.4. Kiểm tra, đôn đốc, báo cáo
- Tiến hành kiểm tra, đôn đốc tất cả các hoạt động, vận hành của Website theo đúng yêu cầu đã đặt ra, sớm khắc phục sự cố, các vấn đề tồn tại, phát sinh.
- Kiểm tra, đánh giá, báo cáo theo định kỳ về hoạt động của Website, về số lượng tin tức cập nhật, chất lượng tin bài, phản ánh của công dân về Website.. Báo cáo theo hướng dẫn của Phòng GD&ĐT, của Sở GD&ĐT, của các cơ quan quản lý nhà nước trực tiếp...