2.5.1.1 Bộ máy kế toán
Tuy khối lượng công việc khá nhiều nhưng công ty vẫn thực hiện mô hình kế toán tập trung. Các xí nghiệp, các đơn vị trực thuộc, các chi nhánh chỉ tổ chức thực hiện các công việc ghi chép ban đầu cần thiết phục vụ cho quá trình quản lý. Còn tất cả các công việc như phân loại chứng từ, ghi chép, định khoản … đều thực hiện tập trung ở phòng kế toán công ty.
Hiện nay phòng kế toán có 7 người bao gồm: + Kế toán trưởng.
+ Kế toán tổng hợp.
+ Kế toán thuế và các dự án. + Kế toán vật tư.
+ Kế toán thanh toán và ngân hàng. + Kế toán thành phẩm.
+ Thủ quỹ.
Việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán
- Kế toán trưởng: có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán nhằm thực hiện đầy đủ các chức năng của kế toán là phản ánh và kiểm tra về tài chính bằng các phương pháp chuyên môn của kế toán, tổ chức điều hành công việc cho từng nhân viên kế toán. Đồng thời có nhiệm vụ lập kế hoạch hàng tháng, quý, năm, quan hệ vay vốn đầu tư xây dựng cơ bảncho các dự án kể cả thiết bị, quan hệ với chủ đầu tư để thu hồi vốn, lập kế hoạch cấp phát vốn cho đơn vị liên quan.
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán, ngân hàng Kế toán thành phẩm Thủ quỹ Kế toán vật tư Kế toán thuế và các dự án Kế toán tổng hợp
- Kế toán thuế và các dự án:
+ Tiếp nhận toàn bộ tài liệu ghi chép ban đầu của các đơn vị trực thuộc.
+ Kiểm tra giám sát các chứng từ b ảo đảm 3 nguyên tắc: hợp lệ, hợp lý và hợp pháp. + Thực hiện việc thanh toán đúng chế độ.
+ Phân loại các chứng từ và tiến hành đưa vào đối tượng sử dụng.
+ Tập hợp được từng chi phí đưa vào công trình của các đơn vị cụ thể trực tiếp thi công. Để từ đó hạch toán và xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh mang lại của từng đơn vị trực thuộc trên cơ sở công ty phân bổ một số chi phí gián tiếp cho các đơn vị.
- Kế toán vật tư: có trách nhiệm theo dõi việc nhập xuất tồn vật tư tại công ty, kiểm tra các hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động nhập xuất vật tư. Đồng thời thực hiện việc ghi chép, tính toán trên máy tính và có nhiệm vụ báo nợ cho các xí nghiệp trực thuộc.
- Kế toán thành phẩm:
+ Tổ chức ghi chép đầy đủ, chính xác và giá m sát chặt chẽ tình hình Nhập- Xuất-Tồn, tình hình tiêu thụ thanh toán với người mua, thanh toán với nhà nước.
+ Kiểm tra, hướng dẫn các bộ phận có liên quan thực hiện ghi chép ban đầu về tình hình Nhập - Xuất - Tồn thành phẩm.
+ Tham gia kiểm kê, đánh giá thành phẩm, lập báo cáo về tình hình tiêu thụ sản phẩm, báo cáo kết quả kinh doanh, phân tích hoạt động kinh tế.
- Kế toán thanh toán và ngân hàng: có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ
thu chi của công ty và thực hiện thanh toán theo đúng chế độ và qui định của pháp luật hiện hành. Cùng với kế toán tổng hợp đôn đốc thu hồi nợ vốn ngân hàng đồng thời cũng là người lập các bảng thanh toán lương.
- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tiếp cận các chứng từ do chi nhánh gửi về
cũng như các báo cáo tài chính do các xí nghiệp trực thuộc gửi về. Tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ và đảm bảo theo đúng chế độ ghi chép. Sau khi kiểm tra xong sẽ tiến hành phân bổ tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành cho từng công trình, xác định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính cho công ty. Đồng thời cũng là người theo dõi tình hình biến động tài sản cố định của công ty.
- Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu chi, cất giữ bảo quản tiền mặt của công ty. Đồng
thời tham gia đối chiếu về mặt thực tế tiền quỹ với kế toán thanh toán, chịu trách nhiệm về việc thất thoát tiền mặt của công ty.
2.5.1.2 Hình thức kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình thức kế toán công ty đang áp dụng là hình thức nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán máy. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào các chứng từ gốc được lập và tập hợp đưa ngay vào máy tính quản lý hằng ngày. Có thể tóm lược phần mềm vi tính như sau:
Sơ đồ 15: Sơ đồ hình thức kế toán tại công ty
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ gốc
Kiểm tra, xử lý nghiệp vụ
Nhập dữ liệu vào máy
Nhật ký chung
Máy vi tính xử lý dữ liệu
Sổ cái Sổ chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Cuối năm làm bản sao dữ liệu
Cuối năm khóa sổ và chuyển sang năm sau
Sổ quỹ Sổ theo dõi TGNH
Giải thích:
Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ, xử lý các nghiệp vụ, vào sổ quỹ, sổ theo dõi TGNH. Sau đó kế toán tiến hành nhập nội dung các nghiệp vụ vào các phần hành kế toán có liên quan. Các dữ liệu sau khi nhập vào nhật ký chung máy tính sẽ tự động kết chuyển dữ liệu sang sổ sách của các tài khoản có liên quan. Cuối mỗi tháng (cuối quý) sẽ in ra các sổ sách có liên quan như: nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản …
Cuối mỗi quý, kế toán sẽ in ra bảng cân đối số phát sinh, các báo cáo tài chính. Cuối mỗi năm sẽ làm các bản sao dữ liệu để đề phòng trường hợp bị mất dữ liệu trong máy. Viêc khóa sổ kế toán được tiến hành vào cuối năm nhằm chuyển số dư của năm này sang năm sau. Do vậy toàn bộ việc tính toán xử lý các số liệu đều được thực hiện trên máy.