1.1. Khái niệm:
Khi nhiều người kết hợp với nhau trong một tổ chức để cùng thực hiện một mục tiêu chung thì tất yếu nảy sinh nhu cầu về những hoạt động cần thiết như tổ chức, phân công, phối hợp, điều hòa, hướng dẫn, động viên, kiểm soát... Những hoạt động đó là hoạt động quản lý. Người thực hiện các hoạt động đó là người quản lý và người quản lý tiến hành nhiều hoạt động khác nhau. Khi nghiên cứu những hoạt động này, người ta đã cố gắng tách riêng ra, dựa trên tính tương đối độc lập của mỗi hoạt động. Mỗi hoạt động tương đối độc lập được tách ra trong hoạt động quản lý được gọi là chức năng quản lý.
Chức năng quản lý là một dạng hoạt động quản lý chuyên biệt, thông qua đó chủ thể quản lý tác động vào khách thể quản lý nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định. Khái niệm "Chức năng quản lý "gắn liền với sự xuất hiện phân công và hợp tác lao động trong quá trình sản xuất.
Tổ hợp tất cả các chức năng quản lý tạo nên nội dung của quá trình quản lý, nội dung lao động của người quản lý và là cơ sở để phân công lao động quản lý, để hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý.
1.2. Ý nghĩa:
Toàn bộ hoạt động quản lý đều được thực hiện thông qua các chức năng quản lý, nếu không xác định được chức năng quản lý thì chủ thể quản lý không thể điều hành được hệ thống quản lý.
Chức năng quản lý xác định vị trí, mối quan hệ giữa các bộ phận, các khâu, các cấp trong hệ thống quản lý. Mỗi hệ thống quản lý đều có nhiều bộ phận, nhiều khâu, nhiều cấp khác nhau, gắn liền với những chức năng xác định nào đó, nếu không có chức năng quản lý thì bộ phận đó không còn lý do tồn tại.
Từ những chức năng quản lý mà chủ thể xác định các nhiệm vụ cụ thể, thiết kế bộ máy và bố trí con người phù hợp.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ mà chủ thể quản lý có thể theo dõi, kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh sự hoạt động của mỗi bộ phận và toàn bộ hệ thống quản lý.
Mỗi con người trong hệ thống quản lý đều phải hoạt động theo những chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mình; chủ thể quản lý theo dõi, kiểm tra, đánh giá, điều
chỉnh, bảo đảm sự phối hợp đồng bộ các hoạt động đó sẽ tạo ra sức mạnh tổng hợp của toàn bộ hệ thống quản lý hướng vào mục tiêu chung.
1.3. Phân loại chức năng quản lý.
Việc phân loại các chức năng quản lý dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau:
1.3.1. Theo phương hướng tác động: Quản lý có 2 chức năng sau:
- Chức năng đối nội: là chức năng quản lý nội bộ tổ chức. Nó nêu rõ mục tiêu chiến lược của tổ chức, vận động người ủng hộ, giải quyết từng loại khó khăn, tổ chức bộ máy và lề lối làm việc, đào tạo và sử dụng nhân tài, tạo ra thời cơ và tận dụng thời cơ, có phương pháp nghệ thuật hoạt động đúng đắn.
- Chức năng đối ngoại: là chức năng vận hành hệ thống trong môi trường biến động bên ngoài. Nó phân tích các đối tác, tìm ra mặt mạnh, mặt yếu của đối tác nhằm giúp công tác quản lý đưa ra được chính sách đối ngoại hợp lý.
1.3.2. Theo giai đoạn tác động: Quản lý có 5 chức năng sau :
- Chức năng hoạch định: là chức năng quan trọng nhất của quản lý, nhằm định ra chương trình, mục tiêu, chiến lược mà quản lý cần đạt được.
- Chức năng tổ chức: là chức năng nhằm hình thành nhóm chuyên môn hóa, các phân hệ tạo nên hệ thống để cùng góp phần và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu mong muốn.
- Chức năng điều khiển: là chức năng nhằm phối hợp hoạt động chung của nhóm, của phân hệ trong hệ thống tổ chức.
- Chức năng kiểm tra: là chức năng nhằm kịp thời phát hiện ra những sai sót trong quá trình hoạt động và các cơ hội đột biến trong hệ thống. Đây là chức năng quan trọng nhất của người lãnh đạo.
- Chức năng điều chỉnh: là chức năng sửa chữa các sai sót nảy sinh, tạo thế cân bằng mới trong quá trình hoạt động, tận dụng các cơ hội thúc đẩy tổ chức phát triển nhanh chóng.
Gần đây, tổ chức UNESCO tổng kết về hệ thống chức năng quản lý bao gồm: Hoạch định (lập kế hoạch); Tổ chức; Chỉ đạo; Kiểm tra.
1.3.3. Theo sự phân cấp quản lý:
a) Chức năng quản lý nhà nước (vĩ mô): là hoạt động quản lý vĩ mô thuộc hệ thống tổ chức quốc gia, là sự quản lý của nhà nước với các hoạt động kinh tế - chính trị - xã hội theo hướng điều tiết và định hướng các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Vạch chiến lược kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn và những chương trình mục tiêu.
- Đặt ra luật pháp, thể lệ, chế độ, chính sách có hiệu lực thống nhất trong toàn quốc.
- Tạo môi trường cho các hoạt động kinh tế - xã hội. - Đào tạo, bố trí cán bộ.
- Kiểm tra, tổng kết đánh giá.
- Hỗ trợ, dẫn dắt những hoạt động, các tổ chức theo định hướng phát triển. - Quản lý tài sản công chặt chẽ và hiệu quả.
Các cơ quan quản lý theo chức năng gồm: Quốc hội, Chính phủ, các bộ và cơ quan ngang bộ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp và các phòng, ban tương đương. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
b) Chức năng quản trị (vi mô): là hoạt động quản lý vi mô thuộc hệ thống tổ chức quốc gia, là sự quản lý trực tiếp các quá trình kinh tế - xã hội tại đơn vị cơ sở theo định hướng của nhà nước, của cấp trên. Với chức năng này, hoạt động quản trị có 2 nhiệm vụ cơ bản:
- Hoạch định các chiến lược, kế hoạch hoạt động theo định hướng của nhà nước, của cấp trên và khả năng của tổ chức.
- Thực hiện các chiến lược, kế hoạch hoạt động và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của tổ chức.
Những cơ quan quản lý theo chức năng gồm các tổ chức kinh tế, các tổ chức xã hội và tương đương.
Sự phân loại một cách khoa học những chức năng quản lý giúp cho việc tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoá các quá trình quản lý, tạo tiền đề thuận lợi cho việc xây dựng cơ cấu tổ chức, đưa các phương tiện kỹ thuật vào quản lý, nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
Tuy nhiên, việc phân loại các chức năng quản lý chỉ có ý nghĩa tương đối. Trong quá trình quản lý, các chức năng quản lý luôn luôn có quan hệ chặt chẽ với nhau. Đồng thời các chức năng quản lý của chủ thể quản lý cũng liên quan chặt chẽ với các chức năng sản xuất của khách thể quản lý.
1.4. Các chức năng quản lý.
Tất cả các nhà quản lý đều thực hiện 4 chức năng: Hoạch định - tổ chức - chỉ
một cấu trúc vòng khép kín mà người ta gọi là chu trình quản lý. Trong quá trình quản lý, chu trình này luôn được lặp lại.
Mỗi loại hình tổ chức trong xã hội (Nhà nước, hành chính, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ...) thường hoạt động theo một chuyên môn nghề nghiệp khác nhau. Trong mỗi tổ chức lại có nhiều cấp bậc khác nhau. Ở các cấp bậc khác nhau thì đòi hỏi về khả năng chuyên môn và khả năng quản lý khác nhau. Muốn quản lý có hiệu quả thì người quản lý phải hiểu biết chuyên môn của ngành nghề đồng thời phải có kiến thức và kỹ năng quản lý. Tuy nhiên, thực tế công tác cho thấy ở các cấp quản lý khác nhau đòi hỏi về khả năng chuyên môn và khả năng quản lý khác nhau. Khả năng quản lý tăng dần theo cấp bậc và khả năng chuyên môn thì ngược lại, nó có thể giảm dần theo cấp bậc.
Ta có mô hình sau đây: Khả năng quản lý Quản lý cấp cao
Quản lý cấp trung gian
Quản lý cấp cơ sở Khả năng chuyên môn
Trong một tổ chức, các nhà quản lý thường được chia làm 3 cấp: Quản lý cấp cao (lãnh đạo), quản lý cấp trung gian, quản lý cấp cơ sở. Nhà quản lý cấp càng thấp thì số lượng càng nhiều hơn.
Quản lý cấp cơ sở là người chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành các hoạt động dịch vụ hay sản xuất hàng hóa. (tổ trưởng bộ môn).
Quản lý điều hành chịu trách nhiệm điều hành và phối hợp hoạt động của các người quản lý cấp cơ sở. (trưởng khoa, phòng..)
Quản lý cấp cao là những người chuyên vạch ra mục tiêu, chiến lược chung cho toàn bộ tổ chức và thiết lập các mục đích tổng quát để cấp dưới thực hiện. (Giám đốc, Hiệu trưởng).
Cũng do cấp bậc khác nhau mà thời gian lao động của người quản lý thực hiện mỗi chức năng cũng khác nhau:
Cấp quản lý Hoạch định (%)
Tổ chức (%) Chỉ đạo (%) Kiểm tra (%)
Trung gian 18 33 36 13
Cao 28 36 22 14