- Những căn cứ để xác định mục tiêu hoạt động của trường là: Đường lối, chính sách Đảng và Nhà nước đối với giáo dụcvà TDTT; k ế hoạch phát triển kinh tế
2.Những nguyên tắc cơ bản khi xác định cơ cấu tổ chức quản lý.
2.1. Nguyên tắc gắn với phương hướng và mục đích của hệ thống.
Tổ chức có quy mô lớn thì cơ cấu tổ chức của nó cũng có quy mô tương ứng và nếu tổ chức có quy mô nhỏ thì cơ cấu tổ chức cũng nên ở mức nhỏ.
Mục đích của tổ chức quyết định tính đặc thù của tổ chức, mà tính đặc thù đó lại quy định đặc điểm riêng của cơ cấu tổ chức quản lý hệ thống.
2.2. Nguyên tắc chuyên môn hóa:
Cơ cấu quản lý cần được phân công, phân nhiệm theo các nhóm chuyên ngành với những con người được đào tạo tương ứng và đủ quyền hạn.
Việc chuyên môn hóa không chỉ diễn ra trong sản xuất, mà nó diễn ra ở mọi loại hình hoạt động khác nhau của con người, trong đó có quản lý. Chuyên môn hóa sẽ tạo nên những nhiệm vụ đơn giản hơn mà con người có thể nhanh chóng nắm bắt, thuần thục, đồng thời giúp cho mỗi người có thể tự lựa chọn hoặc được chỉ định vào những vị trí làm việc phù hợp với tài năng cũng như hứng thú của mình.
Chuyên môn hóa cần đi đôi với tiêu chuẩn hóa. Tiêu chuẩn hóa là quá trình xây dựng các tiêu chuẩn bên trong của mỗi tổ chức để mỗi thành viên dựa để mỗi thành viên dựa vào đó mà hoàn thành công việc của mình một cách nhất quán. Việc tiêu chuẩn hóa có vẻ như quá máy móc nhưng nếu không có thì tổ chức sẽ không thể đạt được mục tiêu đã đề ra. Căn cứ vào tiêu chuẩn, người quản lý có thể đo lường, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, công việc của người thuộc cấp quản lý của mình. Hơn nữa, căn cứ vào tiêu chuẩn, vào việc xác định công việc một cách chi tiết, có thể tiến hành tuyển chọn nhân lực, công việc của người thuộc cấp quản lý của mình. Hơn nữa, căn cứ vào tiêu chuẩn, vào việc xác định công việc một cách chi tiết, có thể tiến hành tuyển chọn nhân lực một cách hợp lý. Các chương trình huấn luyện "tại chức" sẽ giúp cho việc hình thành các kỹ năng được tiêu chuẩn hóa cũng như củng cố những giá trị nhằm làm cho tổ chức hoạt động thành công. Người quản lý sử dụng các quy trình, thủ tục làm việc, mô tả công việc, các hướng dẫn hoạt động, các quy tắc…để tiêu chuẩn hóa công việc của cấp dưới.
Bởi vậy, nguyên tắc chuyên môn hóa cần tuân theo các yêu cầu cụ thể là: - Cần công bố rõ ràng nhiệm vụ, mục đích, mục tiêu của cả hệ thống tổ chức để mọi thành viên của tổ chức nắm được và hiểu phần việc của mình trong guồng máy chung của tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức được tính toán theo nhiệm vụ được giao chứ không phải theo phạm vi công việc thực hiện. Trên thực tế có nhiều người, nhiều bộ phận cùng làm một việc nhưng nhiệm vụ cụ thể lại khác nhau. Nếu không phân chia giới hạn rõ ràng thì sẽ dẫn đến trình trạng chồng chéo và bỏ sót công việc không có người làm. Nói cách khác, cơ cấu tổ chức phải dựa trên việc phân chia công việc nhiệm vụ rõ ràng. Cần đảm bảo mối quan hệ cân đối giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích.
Tuy nhiên, chuyên môn hóa cũng có mặt trái của nó. Đó là những công việc đơn điệu dễ làm cho con người mất đi niềm hứng khởi về công việc cũng như niềm tự hào về sản phẩm của mình.
2.3. Nguyên tắc thích nghi.
Nguyên tắc thích nghi là nguyên tắc đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng hoạt động tốt khi nội bộ tổ chức hoặc môi trường có sự biến động. Nguyên tắc này đòi hỏi việc hình thành cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo cho mỗi phân hệ một mức tự do sáng tạo tương xứng để mọi bộ phận quản lý ở các cấp thấp nhất phát triển được tài năng. Động thái này chuẩn bị cho việc thay thế vị trí của các cán bộ quản lý cấp trên khi cần thiết nhưng đồng thời cũng phải chứa đựng những khả năng thất bại mà cơ cấu quản lý phải chấp nhận.
2.4. Nguyên tắc hiệu quả.
Nguyên tắc hiệu quả đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải thu được kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà tổ chức đó bỏ ra; đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của người lãnh đạo.
Muốn thực hiện được nguyên tắc này, cần tuân thủ một số yêu cầu sau:
- Tổ chức cần có cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý nhất, đảm bảo cho các chi phí hoạt động là nhỏ nhất, mà kết quả chung là lớn nhất trong khả năng có thể.
- Cơ cấu tổ chức quản lý phải tạo được môi trường chuẩn hóa xung quanh nhiệm vụ của các phân hệ.
Các nhà quản lý các cấp trung gian cần có lương tâm, trách nhiệm và cần có ý thức hợp tác làm tốt nhiệm vụ của mình, tránh tình trạng gây khó khăn và trở ngại cho các bộ phận và cho cả tổ chức. Từ đó hình thành các hành vi xử sự hợp lý, tích cực giữa các bộ phận trong tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức cần đảm bảo cho đội ngũ cán bộ quản lý các bộ phận có quy mô hợp lý, tương ứng với khả năng kiểm soát, điều hành của họ và cũng không nên giao việc quá nhẹ làm cho hiệu quả cơ cấu quản lý giảm đi.