2.3.2.1 Kế toỏn tăng Tài sản cố định
TSCĐ của cụng ty tăng chủ yếu là do mua mới. Khi mua mới TSCĐ phải cú quyết định tăng TSCĐ và cỏc thủ tục cần thiết như thủ tục bàn giao TSCĐ.
*Thủ tục bàn giao Tài sản cố định
Khi nhận bàn giao TSCĐ cụng thành lập Hội đồng giao nhận TSCĐ, gồm: - Giỏm đốc cụng ty
- Kế toỏn trưởng
- Một chuyờn gia kỹ thuật - Đại diện bờn giao
- Thành viờn khỏc (cú thể cú)
Hội đồng cú trỏch nhiệm nghiệm thu, lập “Biờn bản giao nhận TSCĐ” , lập 2 bản, mỗi bờn (giao, nhận) giữ 1 bản để chuyển cho phũng kế toỏn ghi sổ và lưu. Hồ sơ TSCĐ do kế toỏn TSCĐ giữ gồm:
- Biờn bản giao nhận TSCĐ
- Quyết định của cấp cú thẩm quyền - Cỏc bản sao tài liệu kỹ thuật - Húa đơn GTGT
- Giấy vận chuyển bốc dỡ
Thủ tục bàn giao TSCĐ được thực hiờn như sau:
Bước 1: Đề nghị bổ sung, mua sắm thờm TSCĐ. Gửi Đơn xin bổ sung, mua sắm thờm TSCĐ lờn Chủ tịch HĐQT, Giỏm đốc cụng ty, Phũng kế hoạch đầu tư, phũng kế toỏn- tài vụ. Sau khi được sự chấp thuận của Chủ tịch HĐQT, Giỏm đốc, Phũng kế hoạch đầu tư, phũng phũng kế toỏn- tài vụ. Phũng kế hoạch của cụng ty sẽ cử người đi thăm dũ thị trường và bỏo giỏ. Cụng ty sẽ lựa chọn nhà cung cấp và đi đến ký kết hợp đồng kinh tế về việc mua sắm TSCĐ.
Bước 2: Giao nhận TSCĐ. Căn cứ hợp đồng kinh tế đó ký kết khi bờn giao hàng thực hiện giao hàng.
- Ban kiểm nghiệm của cụng ty tiến hành kiểm nghiệm lụ TSCĐ đỳ cỳ đảm bảo đủ số lượng, đạt chất lượng yờu cầu khụng.
- Sau khi kiểm nghiệm chất lượng vật liệu nếu đạt yờu cầu TSCĐ sẽ được nhận. Hai bờn lập biờn bản bàn giao, biờn bản thanh lý hợp đồng kinh tế.
Bước 3: Ghi nhận TSCĐ và đưa TSCĐ vào sử dụng. Một số mẫu chứng từ sử dụng trong thủ tục tăng TSCĐ :
Bảng 13: Đơn đề nghị bổ sung mua sắm thờm TSCĐ
Cụng ty cổ phần xõy dựng cầu đường Hà Nội 44- Thanh Bỡnh- Hà Đụng- Hà Nội
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do- Hạnh phỳc
---*****---
Hà Nội, ngày 20 thỏng 10 năm 2010
ĐƠN ĐỀ NGHỊ BỔ SUNG, MUA SẮM THấM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Kớnh gửi: - Chủ tịch HĐQT cụng ty cổ phần XDCĐ Hà Nội - Giỏm đốc cụng ty cổ phần XDCĐ Hà Nội
- Phũng kế toỏn-tài vụ cụng ty
Để đỏp ứng được tiến độ, kỹ thuật chất lượng cho thi cụng xõy lắp cỏc cụng trỡnh, đưa cụng trỡnh bàn giao đi và sử dụng đỳng với yờu cầu của Chủ đầu tư, cũng như đảm bảo nhu cầu về mỏy cho thi cụng xõy lắp cụng trỡnh.
Trong quý 4 năm 2010 Đội xõy lắp số 3- cụng ty cổ phần XDCĐ Hà Nội cú nhu cầu mua sắm, bổ sung thờm một số tài sản, mỏy múc thiờt bị phục vụ cho thi cụng cụng trỡnh.Cụ thể :
1. Mỏy trộn bờ tụng ( Động cơ DIEZEL R180) (1 cỏi) 2. Mỏy đầm cúc tay cụn TV F50 ( 1 cỏi )
Vậy Đội xõy lắp số 3 kớnh đề nghị Chủ tịch HĐQT, giỏm đốc, phũng kế toỏn tài vụ cụng ty, phũng kế hoạch đầu tư xem xột và phờ duyệt Đơn đề nghị bổ sung, mua sắm thờm TSCĐ của Đội trong quý 4 năm 2010.
Rất mong được sự quan tõm của Chủ tịch HĐQT, giỏm đốc cụng ty và quý phũng ban.
Đội xõy lắp số 3 xin trõn trọng cảm ơn!
Ngày 20 thỏng10 năm 2010
(Nguồn số liệu: phũng kế toỏn- tài vụ) Trưởng đội Nguyến Hữu Thỏi
Bảng 14: Hợp đồng kinh tế
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập -Tự do- Hạnh Phỳc ---*****---
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
(V/v Mua mỏy múc thiết bị )
I. Cỏc căn cứ để ký hợp đụng:
- Luật thương mại số 36/2005/QH 11 ngày 14 thỏng 6 năm 2005 của Quốc Hội khúa XI kỳ họp thứ 7.
- Bộ luật dõn sụ nước Cụng hoà xó hội chủ nghĩa Việt Nam - Căn cứ nhu cầu và khả năng thực hiện của cỏc bờn.
Hụm nay, ngày 22 thỏng 10 năm 2010 tại trụ sở cửa hàng điện mỏy MẠNH ĐỨC chỳng tụi gồm cú:
II. Cỏc bờn ký hợp đồng:
1. BấN MUA: (gọi tắt bờn A): Cụng ty cổ phần xõy dựng cầu đường Hà Nội
- Đại diện là: ễng Đào Xuừn Bớnh - Chức vụ: Giỏm đốc cụng ty ễng Nguyễn Hữu Thỏi - Chức vụ: Đội trưởng đội thi cụng - Địa chỉ: 44- Thanh Bỡnh- Hà Đụng- Hà Nội
- Điện thoại: 0433.526 397 - Mó số thuế: 05 00 453 336
2. Bờn bỏn (gọi tắt bờn B): Cửa hàng điện mỏy Mạnh Đức
- Đại diện là: ễng Nguyễn Hồng Đăng - Chức vụ: Chủ cửa hàng
ễng Nguyễn Mạnh Đức - Chức vụ: Chủ tài khoản giao dịch - Địa chỉ: 105-Hai Bà Trưng- Hà Nội
- Điện thoại: 0433.640376
- Đơn vị thụ hưởng: ễng Nguyễn Mạnh Đức - Số TK 7900211000259 Ngõn hàng Cụng thương Hà Nội
- Mó số thuế: 5500140519 4
HAI BấN THOẢ THUẬN Kí KẾT HỢP ĐỒNG MUA BÁN VỚI NHỮNG ĐIỀU KHOẢN SAU:
Điều 1: Tờn hàng hoỏ- Số lượng - Giỏ cả
TT Tờn hàng ĐVT SL Đơn giỏ Thành tiền
1 Mỏy trộn bờ tụng ( Động cơ Diezel
R180) Cỏi 01 11.000.000 11.000.000
2 Mỏy đầm cúc tay cụn TV 50F Cỏi 01 28.000.000 28.000.000
Tổng cộng 39.000.000
(Bằng chữ: Ba mươi chớnh triệu đồng chẵn)
Điều 2: Thời gian và địa điểm giao hàng
2.1 Thời gian thực hiện hợp đồng: từ ngày 22 thỏng 10 năm 2010 2.2 Địa điểm giao hàng: Giao hàng tại kho của bờn bỏn.
Điều 3: Thanh toỏn hợp đồng
3.1 Thanh toỏn hợp đồng: Bờn A thanh toỏn cho bờn B số tiền theo giỏ trị hợp đồng trước khi nhận hàng.
3.2 Hỡnh thức thanh toỏn: Bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Điều 4: Bảo hành thiết bị
4.1 Bảo hành thiết bị theo đỳng tiờu chuẩn của nhà sản xuất. Bảo hành thiết bị được thực hiện sau khi bàn giao cho bờn A theo phiếu bảo hành (Khụng bảo hành những lỗi do người sử dụng).
4.2 Địa điểm bảo hành: Tại trung tõm bảo hành của bờn B là số 105 – Hai Bà Trưng- Hà Nội
Điều 5: Trỏch nhiệm của cỏc bờn :
5.1 Trỏch nhiệm bờn A: - Cử cỏn bộ cựng bờn B bàn giao kiờm nghiệm thu mỏy múc theo điều 1 của hợp đồng này.
- Thanh toỏn cho bờn B theo điều 3 của hợp đồng này. 5.2 Trỏch nhiệm của bờn B:
- Đảm bảo giao hàng đỳng chủng loại, số lượng đỳng thời gian địa điểm đó thoả thuận.
Điều 6: Điều khoản chung:
- Sau khi ký hợp đồng, mọi bổ sung hay điều chỉnh hợp phải được hai bờn bàn bạc, thống nhất giải quyết, khụng bờn nào được đơn phương huỷ bỏ hợp đồng.
- Nờu hai bờn nỗ lực thương lượng nhưng khụng đạt kết quả thoả đỏng thỡ đưa ra toà ỏn dõn sự thành phố Hà Nội để giải quyết, quyết định của toà ỏn thành phố Hà Nội là quyết định cuối cựng mà cỏc bờn phải tuõn theo.
- Hợp đồng này được xem như đó thanh lý khi cỏc bờn đú hoàn thành hết trỏch nhiệm của mỡnh.
- Hợp đồng này được lập thành 04 bản cú giỏ trị phỏp lý như nhau, mỗi bờn giữ 02 bản. Ngày 22 thỏng 10 năm 2010 ĐẠI DIỆN BấN A ( ký, ghi rừ họ tờn ) ĐẠI DIỆN BấN B ( ký, ghi rừ họ tờn )
Đào Xuừn Bớnh Nguyờn Hồng Đăng
Bảng 15: Húa đơn GTGT
HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT-3L GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu:AA2010-j Liờn 2: (Giao cho khỏch hàng) Số: 0521388 Ngày 22 thỏng 10 năm 2010
Đơn vị bỏn hàng: CỬA HÀNG ĐIỆN MÁY MẠNH ĐỨC Địa chỉ: 105-Hai Bà Trưng- Hà Nội
Số TK 7900211000259 Ngõn hàng Cụng thương Hà Nội Điện thoại: 0433.640376 MS: 5500140519 4
Họ và tờn người mua hàng: Vũ Thị Bỡnh Đơn vị: cụng ty cổ phần XDCĐ Hà Nội Địa chỉ: 44- Thanh Bỡnh- Hà Đụng- Hà Nội
Số TK: 4211 01 00 00079 -Quỹ tớn dung TW - chi nhỏnh Hà Tõy Ngõn hàng nhà nước thành phố Hà Nội.
Hỡnh thức thanh toỏn: …Chuyển khoản.. MS: 0101058736- 003
STT Tờn hàng hoỏ. dịch vụ ĐVT lượngSố Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1ỡ2
1 Mỏy trộn bờ tụng ( Động cơ
Diezel R180) Cỏi 01 11.000.000 11.000.000
2 Mỏy đầm cúc tay cụn TV50F Cỏi 01 28.000.000 28.000.000
Cộng tiền hàng: 39.000.000 /………
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 3.900.000 /...
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 42.900.000 /………... Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi hai triệu chớn trăm nghỡn đồngchẵn /
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký. ghi rừ họ tờn) (Ký. ghi rừ họ tờn) (Ký.đỳng dấu. họ tờn)
(Nguồn số liệu: phũng kế toỏn- tài vụ)
CỬA HÀNG ĐIỆN MÁY MẠNH ĐỨC
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do Hạnh - Phỳc
---*****---
BIấN BẢN BÀN GIAO
Hà Nội, ngày 24 thỏng 10 năm 2010
BấN GIAO HÀNG: Cửa hàng điện mỏy Mạnh Đức
- Đại diện là: ễng Nguyễn Mạnh Đức - Chức vụ: Chủ tài khoản giao dịch - Địa chỉ: 105-Hai Bà Trưng- Hà Nội
- Điện thoại: 0433.640376
BấN NHẬN HÀNG: Cụng ty cổ phần XDCĐ Hà Nội
- Đại diện là: ễng Nguyễn Hữu Thỏi - Chức vụ: Đội trưởng đội thi cụng - Địa chỉ: 44- Thanh Bỡnh- Hà Đụng- Hà Nội
- Điện thoại: 0433.526 397
Cửa hàng Điện Mỏy Mạnh Đức bàn giao cho Quý khỏch hàng một số mặt hàng sau:
TT Tờn hàng ĐVT SL Ghi chỳ
1 Mỏy trộn bờ tụng ( Động cơ Diezel R180) Cỏi 01 Mới 100%
2 Mỏy đầm cúc tay cụn TV 50F Cỏi 01 Mới 100%
Thanh toỏn : Đó thanh toỏn
Hai bờn cựng thống nhất ký vào biờn bản bàn giao để đưa mỏy vào sản xuất và làm cơ sở thanh toỏn sau này.
Biờn bản được lập thành 02 bản, mỗi bờn giữ 01 bản, cú giỏ trị phỏp lý như nhau.
(Nguồn số liệu: phũng kế toỏn- tài vụ)
Bảng 17: Biờn bản thanh lý hợp đồng
ĐẠI DIỆN BấN GIAO ( ký, ghi rừ họ tờn )
ĐẠI DIỆN BấN NHẬN ( ký, ghi rừ họ tờn )
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do Hạnh Phỳc
---*****---
BIấN BẢN THANH Lí HỢP ĐỒNG Căn cứ :
- Hợp đồng kinh tế ký ngày 24 thỏng 10 năm 2010 giữa Cửa hàng Điờn Mỏy Mạnh Đức và Cụng ty cổ phần xõy dựng cầu đường Hà Nội
Hụm nay ngày 09 thỏng 11 năm 2010 tại văn phũng Cửa hàng Điện Mỏy Mạnh Đức chỳng tụi gồm cỏc bờn dưới đõy:
I. BấN MUA (gọi tắt bờn A) Cụng ty cổ phần xõy dựng cầu đường Hà Nội
- Đại diện là: ễng Đào Xuừn Bớnh - Chức vụ: Giỏm đốc cụng ty ễng Nguyễn Hữu Thỏi - Chức vụ: Đội trưởng đội thi cụng - Địa chỉ: 44- Thanh Bỡnh- Hà Đụng- Hà Nội
- Điện thoại: 0433.526 397 - Mó số thuế: 05 00 453 336
II. Bờn bỏn (gọi tắt bờn B): Cửa hàng điện mỏy Mạnh Đức
- Đại diện là: ễng Nguyễn Hồng Đăng - Chức vụ: Chủ cửa hàng
ễng Nguyễn Mạnh Đức - Chức vụ: Chủ tà khoản giao dịch - Địa chỉ: 105-Hai Bà Trưng- Hà Nội
- Điện thoại: 0433.640376
- Đơn vị thụ hưởng: ễng Nguyễn Mạnh Đức - Số TK 7900211000259 Ngõn hàng Cụng thương Hà Nội
- Mó số thuế: 5500140519 4
Hai bờn thống nhất biờn bản thanh lý hợp đồng ngày 22 thỏng 10 năm 2010 về việc mua mỏy múc thiết bị với nội dung như sau:
TT Tờn hàng ĐVT SL Đơn giỏ Thành tiền
1 Mỏy trộn bờ tụng
( Động cơ Diezel R180) Cỏi 01 11.000.000 11.000.000
2 Mỏy đầm cúc tay cụn TV 50F Cỏi 01 28.000.000 28.000.000
Tổng cộng 39.000.000
Điều 1: Kết quả thực hiện hợp đồng
- Bờn A đó tổ chức nghiệm thu và nhận đủ số hàng trờn theo đỳng hợp đồng. - Thời gian giao nhận đầy đủ kịp thời.
Điều 2: Thanh toỏn
Bờn A đó thanh toỏn cho bờn B bằng chuyển khoản số tiền 39.000.000 đồng. Bằng chữ: Ba mươi chớn triệu đồng chẵn./
Điều 3: Điều khoản chung:
Biờn bản thanh lý hợp đồng cú hiệu lực kể từ ngày ký và hết hiệu lực, khụng cũn giỏ trị phỏp lý.
Cỏc bờn cam kết thực hiện theo những điều khoản đó ký trong biờn bản thanh lý hợp đồng. Nếu bờn nào vi phạm phải chịu trach nhiệm trước phỏp luật. Biờn bản thanh lý hợp đụng được lập thành 04 bản, mỗi bờn giữ 02 bản để làm căn cứ trước phỏp luừt.
ĐẠI DIỆN BấN A ( ký, ghi rừ họ tờn )
ĐẠI DIỆN BấN B ( ký, ghi rừ họ tờn )
Phạm Hoà Đào Xuừn Bớnh
2.3.2.2 Kế toỏn giảm Tài sản cố định
TSCĐ của Cụng ty giảm chủ yếu do thanh lý nhượng bỏn. Khi cú quyết định thanh lý TSCĐ cụng ty phải làm thủ tục thanh lý.
* Thủ tục thanh lý:
Theo quy định của cụng ty, TSCĐ khụng cần dựng hoặc xột thấy sử dụng khụng cú hiệu quả, TSCĐ khụng phự hợp với yờu cầu sản xuất kinh doanh mà khoong thể nhượng bỏn được, doanh nghiệp cần làm đủ mọi thủ tục, chứng từ để thanh lý tài sản. Khi thanh lý TSCĐ cụng ty cũng lập hội đồng thanh lý TSCĐ giống như bàn giao TSCĐ. Hội đồng cú trỏch nhiệm kiểm tra xem xột và thành lập “Biờn bản thanh lý TSCĐ” theo mẫu. Biờn bản thanh lý được lập làm 02 bản: 01 Bản cho kế toỏn theo dừi, 01 bản cho bộ phận sử dụng TSCĐ.
Tương tự thủ tục thanh lý TSCĐ được thực hiện theo 3 bước như sau: Bước 1: Đề nghị Thanh lý, nhượng bỏn TSCĐ
Bước 2: Thanh lý, Nhượng bỏn TSCĐ
Bước : Đề nghị giảm TSCĐ, ghi giảm TSCĐ
Trong quý IV/2010, cụng ty khụng cú nghiệp vụ thanh lý TSCĐ mà chỉ cú nghiệp vụ mua mới TSCĐ.
2.3.3. Chứng từ sử dụng
Kế toỏn TSCĐ của cụng ty sử dụng những chứng từ sau: - Biờn bản giao nhận TSCĐ
- Biờn bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. - Biờn bản kiểm kờ TSCĐ
- Bảng tớnh khấu hao TSCĐ - Húa đơn GTGT
- Biờn bản thanh lý TSCĐ Một số chứng từ khỏc cú liờn quan