Hà Nội
2.2.1 Đặc điểm vật tư và tỡnh hỡnh cụng tỏc quản lý vật tư tại Cụng ty 2.2.1.1 Đặc điểm vật tư tại Cụng ty
* Đặc điểm Vật tư
Là cụng ty xõy lắp nờn vật liệu được sử dụng trong sản xuất của cụng ty cú những đặc thự riờng. Để xõy dựng cỏc cụng trỡnh lớn, cụng ty phải sử dụng 1 khối lượng lớn về NVL, phong phỳ và đa dạng về chủng loại, quy cỏch. Cú những vật liệu là sản phẩm của ngành cụng nghiệp như xi măng (cú nhiều loại như xi măng trắng, xi măng thường…), thộp gồm thộp cõy, thộp trơn, thộp gai, thộp hỡnh chữ nhật…, gạch cú gạch đặc, gạch thụng từm, gạch chống núng, gạch lỏt nền, gạch ốp…Cỳ những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thỏc được đưa vào sử dụng ngay mà khụng qua chế biến như cỏt, sỏi, đỏ… Cỳ những loại vật liệu là sản phẩm của ngành nụng, lừm, ngư nghiệp như gỗ, tre, nứa để làm giàn giỏo, cốp pha…Cỳ những loại vật liệu đó qua chế biến và ở loại cấu kiện nhhuw cỏc loại cửa, lan can, panel đỳc sẵn, cọc bờ tụng cốt thộp…
Khối lượng vật liệu sử dụng khỏc nhau, cú những vật liệu cần sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, cỏt, sỏi, gạch, thộp… nhưng cú những loại sử dụng rất ớt như vụi, ve, đinh… Hầu hết cỏc loại vật liệu sử dụng trực tiếp cấu thành nờn cụng trỡnh( sản phẩm xõy dựng cơ bản). Chi phớ NVL chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phớ xõy dựng cụng trỡnh. Qua đú thấy được vật liệu cú vai trũ rất quan trọng trong quỏ trỡnh xõy dựng và sản xuất của cụng ty.
Ngoài việc thu mua, vận chuyển, bảo quản cỏc loại vật liệu cú đặc điểm riờng khỏc nhau. Cú loại vật liệu cú thể mua ngay tại cửa hàng, đại lý vật liệu xõy dựng trong địa bàn xõy dựng vận chuyển thuận tiện, nhanh chúng. Cú những loại vật liệu phải đến tận nơi khai thỏc để mua và khụng thể bảo quản trong kho mà phải để ngoài trời (vỡ khối lượng quỏ nhiều và khụng bị ảnh hưởng của mụi trường) như cỏt, sỏi, đỏ… gõy khú khăn cho việc bảo quản dễ xảy ra hao hụt, mất mỏt, ảnh hưởng đến quỏ trỡnh xõy dựng cụng trỡnh, đến giỏ thành. Vỡ vậy cụng ty cần phải cú biện phỏp vận chuyển, bảo quản phự hợp với từng loại vật liệu.
Với khối lượng lớn, chủng loại nhiều, đa dạng về hỡnh thức, chất lượng để cú thể quản lý một cỏch chặt chẽ và hạch toỏn chớnh xỏc thỡ phải phõn loại một cỏch khoa học, hợp lý. NVL chớnh của cụng ty gồm: Xi măng, cỏt, đỏ, gạch… Mỗi loại vật liệu lại chia thành cỏc thứ khỏc nhau. Vớ dụ như:
Xi măng: - Xi măng trắng - Xi măng PC30
Việc phõn loại như vậy cụng ty sẽ tiến hành lập danh điểm vật liệu chớnh để phục vụ cho cụng tỏc quản lý và lập mó phục vụ kế toỏn mỏy như:
Mó số Tờn vật liệu
A001 Xi măng
A00101 Xi măng PC30
A00102 Xi măng trắng
Danh mục vật liệu đó được mó húa và cài đặt từ khi cụng ty bắt đầu sử dụng phầm mềm kế toỏn. Trong quỏ trỡnh sử dụng khi cỳ thờm 1 loại vật liệu mới thỡ kế toỏn tiến hành nhập thờm vật liệu đú vào danh mục vật liệu.
* Phõn loại vật tư
Tại Cụng ty nguyờn liệu, vật liệu được phõn thành cỏc loại như: - Nguyờn vật liệu chớnh:
+ Cỏt sỏi, xi măng, gạch, sắt thộp…
+ Bỏn thành phẩm mua ngoài: cột bờ tụng, ống nước … - Nguyờn liệu phụ: Vụi ve, sơn…
- Nhiờn liệu: Cung cấp nhiệt năng cho quỏ trỡnh, phục vụ cho mỏy múc thiết bị hoạt động như: xăng, dầu, khớ đốt...
- Phụ tựng thay thế: Cỏc chi tiết bộ phận dựng để thay thế sửa chữa mỏy múc thiết bị phương tiện vận tải như: xăm, lốp...
- Vật liệu và thiết bị xõy dựng cơ bản: Gồm cỏc thiết bị cần lắp, cụng cụ, khớ cụ và cỏc vật kết cấu dựng để lắp cụng trỡnh xõy dựng cơ bản.
- Phế liệu: Gỗ, sắt thộp vụn, phế liệu thu hồi trong quỏ trỡnh thanh lý tài sản cố định. Việc phõn chia nguyờn vật liệu như vậy giỳp kế toỏn tổ chức tài khoản tổng hợp, chi tiết để phản ỏnh tỡnh hỡnh hiện cú và sự biến động của nguyờn vật liệu.
2.2.1.2. Tỡnh hỡnh cụng tỏc quản lý vật tư tại Cụng ty
Tại cụng ty vật tư được quản lý nghiờm ngặt từ khõu thu mua, tự sản xuất hoặc nhận của bờn giao thầu... đến khõu sử dụng nhằm trỏnh hiện tượng thõm hụt cũng như ứ đọng vật tư, đồng thời gúp phần nõng cao hiệu quả sử dụng vật tư. Tất cả cỏc loại vật tư khi nhập kho đều phải được kiểm nghiệm đầy đủ, khi xuất kho phải đỳng mục đớch sử dụng.
* Hệ thống kho bói: Do đặc thự là doanh nghiệp xõy lắp nờn vật tư xõy lắp của
cụng ty được bảo quản tại cỏc kho ngay tại cụng trỡnh xõy dựng như cỏc kho tại Hà Từy, Thỏi Nguyờn, …
Tương ứng với mỗi kho là Thủ kho đảm nhận cụng tỏc thu, nhận cấp phỏt, bảo quản cỏc vật tư và theo dừi ghi chộp hàng ngày vào thẻ kho, mỗi loại nguyờn vật liệu là một thẻ kho riờng.
* Định mức tồn kho vật tư: Cụng ty khụng xõy dựng định mức tối đa, tối
thiểu cho từng vật liệu hay cụng cụ dụng cụ mà chỉ căn cứ vào nhu cầu thực tế yờu cầu phỏt sinh sẽ mua về hoặc theo Hợp đồng xõy dựng và kế hoạch cung cấp của bờn giao thầu.
* Cụng tỏc tớnh giỏ vật tư:
- Đối với vật tư nhập kho: Tại cụng ty phần lớn nguyờn liệu, vật liệu, cụng cụ dụng cụ…cỳ được là do mua ngoài hoặc do bờn giao thầu cung cấp.Vỡ vậy giỏ NVL, CCDC nhập kho được tớnh như sau:
+ Đối với vật tư mua ngoài: Giỏ nhập kho vật tư được tớnh theo giỏ thực tế theo cụng thức: Giỏ thực tế vật tư nhập kho = Giỏ mua ghi trờn hoỏ đơn + CP thực tế phỏt sinh trong khi
thu mua - Cỏc khoản giảm trừ (nếu cú) + Cỏc khoản thuế khụng được khấu trừ
Vớ dụ: Ngày 15/12/2010 cụng ty mua thộp U của Cụng ty TNHH Minh Hoàng theo Húa đơn GTGT tăng số 0040971 ngày 15/12/2010 tổng giỏ thanh toỏn là 250.000.000(đồng) chưa cú thuế GTGT.Thuế suất thuế GTGT là 10%. Cụng ty chưa thanh toỏn tiền hàng. Chi phớ vận chuyển số thộp U trờn đú chi bằng tiền mặt theo phiếu chi số 182 ngày 15/12/2010 tổng giỏ thanh toỏn dịch vụ vận chuyển là 4.400.000 (đồng) bao gồm cả thuế GTGT 10%.
Như vậy trị giỏ của số NVL (thộp U) trờn bao gồm giỏ mua ghi trờn Húa đơn GTGT và chi phớ vận chuyển theo phiếu chi số 182, Vậy trị giỏ vật liệu nhập kho được tớnh như sau :
Giỏ thực tế vật
liệu nhập kho = 250.000.000 + 4.000.000 = 254.000.000 (đồng)
+ Đối với vật tư do bờn giao thầu cung cấp: giỏ nhập kho vật tư sẽ do Hội đồng đỏnh giỏ xỏc định.
Hội đồng đỏnh giỏ này bao gồm đại diện của hai bờn đú là đại diện của cụng ty và đại diện của bờn giao thầu (cú thể là chủ thầu hoặc nhà thầu đó trỳng thầu cung cấp vật tư). Hội đồng này sẽ họp và xỏc định giỏ trị của vật tư nhập kho.
Vớ dụ: Bờn giao thầu cung cấp 100 tấn Xi măng Hoàng Thạch theo hợp đồng kinh tế cung cấp vật tư cho cụng trỡnh xõy dựng số 2. Số Xi măng này Hội đồng đỏnh giỏ xỏc định trị giỏ 850.000.000 vnđ.
Vậy giỏ xi măng nhập kho là: 850.000.000 vnđ
- Đối với vật tư xuất kho: được tớnh theo phương phỏp giỏ thực tế đớch danh.