bị/ vật tư Tên thiết bị/ vật tư (Chủng loại) Giá trị (giá vốn) Số lượn g Mức giá bán thấp nhất Mức giá bán cao nhất Thời gian dự kiến bán hết Giải trình (lý do)
*) Biện pháp giảm tỷ trọng khoản phải thu
Qua trao đổi với cấp lãnh đạo của Công ty về các biện pháp giảm tỷ trọng khoản phải thu khách hàng trong những năm tới, Giám đốc điều hành cho biết vấn đề này khá phức tạp do khách hàng của Công ty chủ yếu là các Bệnh viện công sử dụng vốn từ nguồn NSNN, nguồn vốn cấp cho dự án không phụ thuộc vào chủ đầu tư là các Bệnh viện mà được quyết định bởi Ngân hàng Nhà nước. Chủ đầu tư muốn thanh toán cho IDICS sẽ phải chờ quyết định giải ngân vốn từ Ngân hàng Nhà nước. Trong những tháng đầu năm 2011, Chính phủ thực hiện cắt giảm đầu tư công để ổn định nền kinh tế vĩ mô, do đó một số gói thầu cung cấp trang thiết bị Y tế cho các Bệnh viện công sử dụng vốn NSNN tại các tỉnh miền Bắc của Công ty bị gián đoạn làm kéo dài quá trình nghiệm thu công trình và thanh toán hợp đồng cho Công ty. Tuy nhiên, xét về bản chất của các khoản phải thu trên không có khả năng trở thành nợ khó đòi mà vấn đề chỉ phụ thuộc vào mối quan hệ của IDICS với bên chủ đầu tư và chính sách bán hàng của Công ty. Do đó, IDICS sẽ vẫn tiếp tục kinh doanh trên cơ sở chính sách bán hàng (chính sách chiết khấu) từ trước của mình, tuy nhiên em xin đề xuất một số thay đổi như sau:
1. Công ty vẫn giữ nguyên chính sách cho khách hàng hưởng chiết khấu là 3% trên giá mua chưa thuế và trừ vào nợ phải thu của khách hàng nếu khách hàng thanh toán sớm trong vòng 20 ngày kể từ Công ty cấp hóa đơn như trước kia đối với những Công ty kinh doanh thiết bị Y tế hoặc những Bệnh viện mà Công ty mới thiết lập mối quan hệ đối tác. Với những Bệnh viện có quan hệ đối tác lâu năm với IDICS như các Bệnh viện tuyến huyện thuộc tỉnh Điện Biên, Công ty sẽ điều chỉnh
khoản chiết khấu lên mức 4% trên giá mua chưa thuế nếu khách hàng thanh toán cho Công ty trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp hóa đơn tuy nhiên vẫn giữ nguyên thời gian thanh toán chậm cho những khách hàng này như trước kia là 45 ngày. 2. Định kỳ hàng tuần kế toán sẽ lập báo cáo tình hình công nợ bao gồm: Dư nợ của khách hàng, tuổi nợ, dư nợ trung bình, so sánh với hạn mức cho vay của Công ty, báo cáo cho Giám đốc điều hành về tình hình dư nợ hiện tại của khách hàng ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty như thế nào và phương án khắc phục.
3. Phòng kinh doanh sẽ có trách nhiệm thường xuyên theo dõi hạn mức tín dụng khách hàng của Công ty, gửi công văn thông báo cho khách hàng khi họ đã quá hạn thời gian thanh toán chậm. Công ty có thể gia hạn nợ cho khách hàng, nhưng tối đa không vượt quá 45 ngày với những khách hàng không phải khách hàng truyền thống và không vượt quá 60 ngày với khách hàng có mối quan hệ hợp tác lâu năm với Công ty với điều kiện: Khách hàng cam kết trả nợ đúng hạn và phải chứng minh được họ có nguồn thu tương lai chắc chắn và khoản tiền đó đủ để thanh toán tối thiểu 70% khoản nợ phải thu của khách hàng đó với IDICS. Phòng kinh doanh phải lập tờ trình kèm theo căn cứ trình Giám đốc điều hành phê duyệt nếu chấp nhận gia hạn thời gian thanh toán chậm cho khách hàng.
4. Tạo mối quan hệ tốt với cấp lãnh đạo bên chủ đầu tư và cán bộ NHNN để thuận lợi hơn trong công tác thu hồi các khoản phải thu.
4.2.1.2 Các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý chi phí
Công ty cần xây dựng nội quy về quản lý các khoản chi phí (mua sắm trang thiết bị, tiếp khách, nhân viên…). Nội quy xuất phát từ nhu cầu thực tế của công việc đòi hỏi, phải được Ban lãnh đạo gồm Chủ tịch HĐQT, Giám đốc điều hành của Công ty phê duyệt, các khoản chi lớn phải có sự thống nhất quản lý và theo trình tự nhất định, cụ thể như sau:
1. Khi nhu cầu công việc đòi hỏi phải chi tiêu, nhân viên phải trình với Giám đốc điều hành để phê duyệt đề nghị thực hiện. Đối với khoản chi lớn, phải lập dự toán để Chủ tịch HĐQT hoặc Giám đốc điều hành phê duyệt.
2. Việc nhập khẩu thiết bị Y tế do phòng XNK thực hiện, sau đó trình báo giá cho Kế toán trưởng xác nhận và Giám đốc điều hành duyệt trước khi thực hiện.
3. Thiết bị nhập về cần có đầy đủ các chứng từ, hóa đơn hợp lệ liên quan (Hóa đơn thương mại, C/O, C/Q, B/L…).
4. Thực hiện thủ tục tạm ứng hoặc hoàn ứng ngay sau khi nhập hàng về. *) Quản lý các khoản chi tiếp khách
- Các khoản chi tiếp khách phải gắn liền với kết quả kinh doanh mà trực tiếp là hiệu quả công việc được giao và phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp pháp, không vượt quá quy định của Nhà nước (không vượt quá 10% tổng chi phí của Công ty).
- Trường hợp chiêu đãi khách phải được sự đồng ý của lãnh đạo Công ty. + Tối đa 100.000 đ/ người/ lần đối với khách trong nước.
+ Tối đa 200.000 đ/ người/ lần đối với khách nước ngoài.
- Khi thanh toán chi phí tiếp khách phải làm tờ trình đề nghị rõ số tiền, đối tượng được tiếp, nội dung chi, tên người đề nghị,... kèm theo chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Không chấp nhận thanh toán những khoản chi không được duyệt, những khoản chi mang tính cá nhân của nhân viên.
*) Biện pháp giảm tỷ trọng Chi phí giá vốn hàng bán
Kế hoạch cắt giảm chi phí giá vốn hàng bán trong giai đoạn 2012 – 2015 cần dựa trên những biến động về tỷ trọng giá vốn hàng bán trên tổng doanh thu trong vòng ít nhất từ 3 năm trở về trước (từ giai đoạn 2009 – 2011) để có được những mục tiêu khả thi và khoa học, cụ thể như sau:
Bảng 4.4: Kế hoạch cắt giảm chi phí Giá vốn hàng bán giai đoạn 2012 - 2015