hoạch sử dụng vốn hợp lý qua mỗi thời kỳ trong bản kế hoạch kinh doanh của mình, cụ thể là chỉ ra nguồn tiền thu được từ hoạt động nào và kế hoạch chi tiêu (sử dụng nguồn vốn vay được) như thế nào trong vòng 4 năm tiếp theo. Đây là công việc rất quan trọng mà Công ty phải làm tốt nếu muốn huy động được vốn từ các Ngân hàng, Quỹ phát triển có các dự án tài trợ vốn cho các Bệnh viện Việt Nam để nâng cấp trang thiết bị Y tế. Cụ thể, bảng báo cáo nguồn vốn và sử dụng vốn của Công ty trong năm 2013 có dạng như sau:
Bảng 4.2: Báo cáo nguồn vốn và sử dụng vốn năm 2013
Nguồn vốn (24.176 triệu đồng) Sử dụng vốn (24.176 triệu đồng) 1. Vay dài hạn 2. Vay ngắn hạn 3. Vay có thế chấp 4. Nợ chuyển đổi 5. Vốn chủ sở hữu
1. Chi phí xây dựng mới (nhà kho, văn phòng đại diện, chi nhánh)
2. Nhập khẩu thiết bị Y tế 3. Mua thiết bị văn phòng
6. Đầu tư liên doanh, liên kết với các Bệnh viện
5. Chi phí tuyển dụng nhân viên
6. Chi phí vận hành (các chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động hàng ngày của Công ty)
7. Tiền mặt dự phòng (trường hợp khẩn cấp, khó khăn không lường trước được)
8. Thanh toán nợ (kế hoạch trả nợ cho các khoản vay mà Công ty huy động)
9. Khác (sử dụng vào mục đích khác)
Sau khi đã xây dựng xong báo cáo nguồn vốn và sử dụng vốn cho từng năm, Công ty cần xác định khoảng thời gian cần thiết để huy động và sử dụng vốn dựa trên các khoản mục được liệt kê chi tiết trong bảng báo cáo 4.2 ở trên. Cụ thể là các khoản vay dài hạn nên được tính toán huy động từ đầu năm, các khoản vay ngắn hạn có thể được tính toán huy động vào từng quý trong năm để trang trải cho các chi phí của Công ty (lương nhân viên, dụng cụ văn phòng, vận chuyển đi lại…).
Để thực hiện một cách sát sao theo đúng kế hoạch đã đề ra, Công ty cần lập báo cáo đánh giá từng tháng/ quý/ năm. Nội dung báo cáo đánh giá:
- Báo cáo tháng
+ Tình hình thực hiện các chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh tháng/ quý. + Tình hình thực hiện các chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng vốn.
Phân tích nguyên nhân biến động so với chỉ tiêu kế hoạch và cùng kỳ tháng/ quý trước (nếu có) và thực hiện những thay đổi để kết quả đạt được đúng như kế hoạch đề ra.
- Báo cáo quý/ năm
+ Đánh giá tình hình thị trường để xác định độ lớn của cung/ cầu về thiết bị Y tế; thị phần và vị trí hiện tại của Công ty.
+ Tình hình thực hiện các chỉ tiêu phát triển quý/ năm (tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận).
+ Tình hình thực hiện các chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh quý/ năm. + Tình hình thực hiện các gói thầu, dự án đầu tư.
+ Đặt ra các chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh, chỉ tiêu phát triển và kế hoạch đầu tư quý tiếp theo.
Phân tích nguyên nhân biến động so với chỉ tiêu kế hoạch và cùng kỳ năm trước (nếu có) và thực hiện những thay đổi để kết quả đạt được đúng như kế hoạch đề ra.
*) Biện pháp giảm tỷ trọng hàng tồn kho
- Xây dựng định mức hàng tồn kho tối thiểu (mức tái đặt hàng) cho mỗi chủng loại thiết bị Y tế/ vật tư Y tế.
Mặc dù Công ty đã xây dựng định mức hàng tồn kho tối thiểu với mỗi thiết bị Y tế và vật tư Y tế bằng phần mềm kế toán MISA, nhưng Công ty nên tiến hành kết hợp phân loại các thiết bị Y tế theo cả chủng loại. Cụ thể là theo các chủng loại sau: + Thiết bị chẩn đoán hình ảnh
+ Thiết bị phục hồi chức năng + Thiết bị xét nghiệm
+ Nội thất Y tế + Hóa chất Y tế + Vật tư tiêu hao
Tiếp đó là tính lượng hàng tồn kho tối thiểu đối với mỗi chủng loại trên sau mỗi tuần sao cho khi Công ty tiến hành đặt hàng các nhà sản xuất mà số lượng chủng loại hàng tồn kho tối thiểu đó vẫn đủ dùng cho việc thực hiện hợp đồng với chủ đầu tư trong nước. Sau đó, nhân viên kế toán sẽ theo dõi số lượng chủng loại thiết bị, vật tư Y tế xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu của mỗi chủng loại. Như vậy sẽ giúp công việc theo dõi lượng hàng tồn kho tối thiểu khoa học hơn và hiệu quả hơn.
- Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu của mỗi mặt hàng sau mỗi ngày.
Tính mức tái đặt hàng cho từng mặt hàng thiết bị Y tế, vật tư sau mỗi ngày, từ đó làm cơ sở để theo dõi, báo cáo và đề xuất thay đổi (nếu có biến động về số lượng thiết bị xuất/ nhập kho) định mức tồn kho tối thiểu đối với mỗi chủng loại với Giám đốc điều hành sau mỗi 1 tuần. Phòng Kế toán sẽ chịu trách nhiệm công việc này. - Lập kế hoạch thanh lý hàng tồn kho (trong vòng 1 tuần)
+ Yêu cầu phòng Kinh doanh đưa ra phương án xử lý hàng chậm luân chuyển (trong vòng 4 – 5 ngày).
Cụ thể là Phòng kinh doanh của Công ty sẽ nhận danh mục thiết bị, vật tư chậm luân chuyển từ phòng Kế toán để phân loại các mặt hàng bao gồm: Bán bình
thường (hàng vẫn có thể bán với giá cao hơn hoặc bằng giá vốn), bán thanh lý (bán giá thấp hơn giá vốn).
+ Phê duyệt phương án xử lý hàng tồn kho (1 – 2 ngày).
Giám đốc điều hành nên kiểm soát về mức giá bán mà phòng Kinh doanh đưa ra cho các mặt hàng thiết bị Y tế/ vật tư Y tế thông qua bảng sau trước khi phê duyệt.
Bảng 4.3: Bảng giải trình giá bán hàng tồn kho