Đây là lần đầu tiên một tổ chức độc lập được giao thực hiện cuộc điều tra cuối kỳ và đánh giá tác động của một chương trình lớn của chính phủ. ĐTCK 2012 do Công ty Nghiên cứu và tư vấn Đông Dương thực hiện, chính vì vậy các kết quả thu được cũng có tính khách quan hơn. Rút kinh nghiệm từ những bài học của ĐTĐK 2007 và để đảm bảo sự nhất quán của hai bộ số liệu, việc tổ chức điều tra được thực hiện tương đối giống với ĐTĐK 2007, với một số thay đổi và cải thiện để tháo gỡ những vấn đề đã phát sinh ở ĐTĐK 2007.
Thứ nhất, ĐTĐK 2007 cho thấy 30% các cuộc phỏng vấn phải nhờ đến sự hỗ trợ của phiên dịch. Chính vì vậy, các điều tra viên của ĐTCK 2012 được tuyển dụng bao gồm cả người Kinh và người dân tộc. Những điều tra viên người dân tộc thực hiện phỏng vấn những người không thể nói tiếng Việt và nhờ đó giảm thiểu thời gian phỏng vấn và các sai số phi chọn mẫu.
Thứ hai, phương pháp tập huấn chỉ ra tầm quan trọng của việc lấy lòng tin của các hộ gia đình và nhấn mạnh các kỹ năng của điều tra viên cũng như các tương tác giữa điều ta viên và người trả lời. Ở cuối khóa tập huấn, các học viên phải trải qua một bài kiểm tra và chỉ ai có kết quả đạt yêu cầu mới được chọn làm điều tra viên chính thức.
Thứ ba, các thông tin cơ bản từ ĐTĐK 2007 đã được chiết xuất, bao gồm danh sách các hộ gia đình, các thông tin chính của thành viên hộ bao gồm tuổi, giới tính, trình độ học vấn, nghề nghiệp,.. Các điều tra viên sẽ xem các thông tin này trước khi tiến hành phỏng vấn. Các thông tin này rất có ích cho các điều tra viên trong việc kiểm tra lại những câu hỏi mà có câu trả lời không nhất quán giữa 2 lần điều tra, từ đó nâng cao chất lượng của số liệu.
Thứ tư, một kế hoạch vào gồm lịch trình làm việc chi tiết cùng với các nhiệm vụ cụ thể được xây dựng cho từng thành viên đội điều tra từ rất sớm, tài liệu này được chuyển cho các đội và cán bộ ở tất cả các cấp của UBDT hai tuần trước khi các đội đi thực địa. Công tác chuẩn bị hậu cần kỹ càng cùng với sự hỗ trợ to lớn của UBDT ở tất cả các cấp đã giúp cho cuộc điều tra được thực hiện đúng như kế hoạch và phỏng vấn được đúng các đối tượng điều tra.
Thứ năm, việc giám sát được thực hiện suốt quá trình thu thập số liệu. Bên cạnh việc dự các cuộc phỏng vấn, các giám sát viên thực hiện kiểm tra ngẫu nghiên các hộ gia đình để đảm bảo mọi điều tra viên đều tuân thủ quy trình phỏng vấn và thu thập thông tin một cách chính xác. Công tác giám sát được thực hiện từ đội này sang đội khác. Một đường dây nóng được thiết lập và hoạt động trong suốt quá trình thực địa, phục vụ liên lạc với điều tra viên khi họ có bất cứ câu hỏi nào liên quan đến vấn đề kỹ thuật hay hậu cần.
Thứ sáu, ĐTCK 2012 sử dụng máy tính bảng trong quá trình phỏng vấn và đây là lần đầu tiên công nghệ điều tra mới được áp dụng vào một cuộc điều tra lớn và phức tạp như vậy ở Việt Nam. Mỗi đội điều tra có hai máy tính bảng để thực hiện điều tra và luân chuyển sử dụng giữa các thành viên trong thời gian thực địa. Với thiết kế công nghệ cao, việc áp dụng máy tính bảng có thể đảm bảo chất lượng số liệu rất cao và giảm thiểu sai số phi chọn mẫu cho bộ số liệu. Công nghệ máy tính bảng kết hợp với các ứng dụng phần mềm điều tra, tính năng định vị (GPS) và Internet đảm bảo rằng số liệu được thu thập một các chính xác nhất có thể, trong thời gian ngắn nhất với chất lượng tốt nhất. Số liệu được nhập trực tiếp trong quá trình phỏng vấn thay vì sử dụng bảng hỏi giấy thông thường. Với tính năng Internet – 3G, số liệu được nhập vào ngay lập tức sẽ được truyền trực tiếp về máy chủ trực tuyến để kiểm tra dữ liệu. Quy trình này giúp giảm bớt được khâu nhập liệu và tăng hiệu quả của việc làm sạch dữ liệu. Việc làm sạch dữ liệu có thể làm đồng thời trong thời gian thực địa. Các chuyên gia làm sạch số liệu và quản lý điều tra có thể cung cấp các phản hồi cho điều tra viên để chỉnh sửa dữ liệu một cách kịp thời. Với tính năng này, các sai số phi chọn mẫu được giảm thiểu một cách đáng kể. Thêm vào đó, phần mềm điều tra được lập trình để có thể đảm bảo kiểm tra theo logic từ đó giảm các lỗi phi chọn mẫu và rút ngắn thời gian làm sạch dữ liệu. Ứng dụng công nghệ máy
tính bảng với tính năng định vị (GPS) và Internet đảm bảo quản lý chất lượng trong suốt quá trình. Công nghệ này cho phép giám sát công việc của điều tra viên bằng cách thu âm cuộc phỏng vấn ngẫu nhiên bất kỳ trong thời gian từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc; chính vì thế, chúng ta sẽ được biết liệu cuộc điều tra có được thực hiện theo đúng thời gian hay không. Ứng dụng này cũng ghi lại các địa điểm nơi thực hiện các cuộc phỏng vấn. Bản đồ dưới đây cho thấy các địa điểm mà các đội điều tra đã thực hiện phỏng vấn trong suốt thời gian từ khi bắt đầu đến thời điểm giữa thời gian thực địa.
Hình 2.1: Vị trí của điều tra viên trong khi thực hiện nhiệm vụ
Công nghệ này giúp cho các nhà quản lý điều tra và giám sát viên có thể giám sát hàng ngày công việc của từng đội và đảm bảo các đội điều tra đi thực địa đúng theo lịch trình. Với chương trình kiểm tra logic được cài kèm vào, việc làm sạch số liệu được thực hiện khi số liệu được chuyển về máy chủ ngay sau khi kết thúc cuộc phỏng vấn. Công nghệ này không chỉ giúp rút ngắn thời gian làm sạch số liệu mà còn giảm thiểu các lỗi phi chọn mẫu trong quá trình thu thập thông tin và tránh được các lỗi phi chọn mẫu trong quá trình nhập liệu.
Cuối cùng, ĐTCK 2012 được thực hiện vào thời điểm đầu tháng 4 và kết thúc vào cuối tháng 5 năm 2012, tránh được mùa mưa bão vì vậy giảm được các vấn đề liên quan đến sắp xếp hậu cần, thời gian di chuyển cho các đội điều tra.
Ứng dụng kỹ thuật điều tra mới và các giải pháp để cải thiện công tác điều tra, ĐTCK 2012 diễn ra trong vòng 2 tháng, phỏng vấn được 5668 hộ gia đình. Tỉ lệ người trả lời
chỉ giảm khoảng 5,2% sau 5 năm và thấp hơn rất nhiều so với Điều tra mức sống dân cư, một phần phản ánh công tác chuẩn bị điều tra kỹ lưỡng và tình trạng ít di cư ở các khu vực vùng sâu vùng xa. Nếu quá trình nhập và làm sạch số liệu ở ĐTĐK 2007 cần 5 tháng để có bộ số liệu đầu tiên thì ĐTCK 2012 chỉ cần có 1 tháng để làm sạch số liệu và những kết quả sơ bộ được phổ biến cho các bên quan tâm ngay sau khi kết thúc giai đoạn làm sạch số liệu.
Mặc dù đã rút kinh nghiệm từ ĐTĐK 2007, ĐTCK 2012 vẫn gặp phải một số vấn đề phát sinh trong quá trình thực địa. Di chuyển khó khăn giữa các địa bàn điều tra vẫn là một vấn đề. Đội điều tra đôi khi phải đi bộ hoặc đi bằng thuyền mới vào được xã điều tra. Trình độ kiến thức của người trả lời vẫn còn giới hạn, phần nào ảnh hưởng đến chất lượng các cuộc phỏng vấn.