THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC TRONG KHÁCH SẠN MELIA
2.2.3 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Hội đồng quản trị:
Là cơ quan quyền lực cao nhất của khách sạn, gồm các đại biểu do điều lệ khách sạn bên chủ đầu tư Việt Nam và chủ đầu tư bên Thái Lan.
Chức năng chính của hội đồng quản trị bao gồm:
+ Thực hiện hợp đồng và phục lục hợp đồng đã ký kết với các đối tác. + Thi hành và sửa đổi điều lệ của khách sạn trong khung pháp lý cho phép.
+ Thẩm tra phương châm xây dựng và kinh doanh, kế hoạch đầu tư, kế hoạch kinh doanh, dự toán, quyết toán, phương án phân chia lợi nhuận hoặc bù lỗ hàng năm của khách sạn.
+ Thẩm tra báo cáo của Tổng Giám đốc.
+ Quyết định thành lập các bộ phận quản lý của khách sạn và tiền lương, phúc lợi và các đãi ngộ khác cho người lao động trong khách sạn.
+ Phê chuẩn các hợp đồng và các thỏa thuận quan trọng. + Ban hành điều lệ, chế độ quan trọng của khách sạn.
+ Bổ nhiệm Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng ban kiểm toán ( thẩm định ).
+ Xác định phương pháp trích rút và sử dụng quỹ dự trữ, quỹ tiền thưởng và phúc lợi, quỹ phát triển khách sạn.
+ Thảo luận và phê chuẩn phương án khi cần cải tổ khách sạn. Phê chuẩn Hội đồng thanh lý và phụ trách công tác thanh lý khách sạn khi cần thiết.
Các hội nghị của Hội đồng quản trị phải có trên 2/3 số ủy viên tham dự, các quyết định phải quá bán số ủy viên tham dự.
Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện pháp lý cao nhất của khách sạn, Hội đồng quản trị lập ra văn phòng đại diện Hội đồng quản trị. Văn phòng đại diện là cơ quan làm việc, thực hiện các quyền hạn do Hội đồng quản trị giao phó. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước văn phòng đại diện Hội đồng quản trị về việc quản lý kinh doanh.
Tổng giám đốc
Chịu sự lãnh đạo của hội đồng quản trị, nghiêm túc chấp hành các phương châm chính sách, luật pháp của Nhà nước, vạch ra và tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh và thực hiện kế hoạch kinh doanh của khách sạn, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khách sạn. Văn phòng Tổng Giám đốc là bộ phận chức năng hành chính cao nhất về quản lý khách sạn. Dưới sự lãnh đạo và chỉ dẫn của Tổng giám đốc để lập kế hoạch công tác, các quy tắc, quy định để đạt được mục tiêu kinh doanh của khách sạn, thực hiện đôn đốc kiểm tra,chỉ đạo các bộ phận hoàn thành công việc được giao; Phối hợp quan hệ và công việc giữa các bộ phận trong khách
sạn, thay mặt khách sạn liên hệ với các tổ chức, cơ quan, khách sạn bên ngoài, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày để đảm bảo cho công việc kinh doanh của khách sạn diễn ra bình thường.
Phó tổng giám đốc
Thay mặt ban giám đốc chịu trách nhiệm về thi đua khen thưởng, đôn đốc kiểm tra chỉ đạo các bộ phận hoàn thành công việc được giao, theo dõi mua sắm thay đổi trang thiết bị, tiêu chuẩn định mức sản phẩm.
Bộ phận bếp
Bộ phận bếp là cơ sở để hình thành nên bộ phận bàn, là bộ phận duy nhất trong khách sạn thực hiện chức năng sản xuất vật chất, tạo ra các món ăn cụ thể chức năng của bộ phận bếp nắm vững kế hoạch, thực đơn yêu cầu chế biến của khách về thức ăn, dự trù nguyên liệu để kịp khi phục vụ khách.
Đảm bảo chế biến đúng kế hoạch thực hiện, thời gian và chất lượng các món ăn, chất lượng các món ăn có nội hàm rất phong phú cả về kỹ thuật, mỹ thuật, vệ sinh…
Thực hiện tốt độ ghi chép ban đầu và hoạch toán từng món ăn, suất ăn, đây là nhiệm vụ đặc trưng của bộ phận bếp do tính cá biệt giữa các món ăn rất lớn.
Quản lý và sử dụng tốt cơ sở vật chất kỹ thuật bao gồm kho tàng các phương tiện được phân cấp quản lý cho nhà bếp. Bảo quản tốt nguyên vật liệu để chế biến món ăn.
Quản lý và sử sụng tốt đội ngũ lao động của nhà bếp.
Bộ phận ăn uống
Chức năng chính của bộ phận này là kinh doanh thức ăn, đồ uống và phục vụ nhu cầu ăn uống tại nhà hàng cho khách. Bộ phận này ở Melia có nhà hàng EI Patio đây là nhà hàng phục vụ cả ngày, EI Oriental đây là nhà hàng Việt Nam, khu vực sảnh, quầy bánh Deli, phục vụ ăn tại phòng, Latino Bar, do có nhiều nhà hàng, nhiều quầy ăn uống nên hình thức phục vụ khác nhau.
Đây là một trong những bộ phận lớn và cũng là bộ phận quan trọng trong khách sạn, chức năng của bộ phận này là phục vụ khách các món ăn, đồ uống một cách tốt nhất theo đúng mong muốn của khách.
Giám đốc bộ phận ăn uống: Chịu sự lãnh đạo của Giám đốc, nghiêm túc chấp hành các phương châm chính sách, luật pháp của Nhà nước, đề ra và tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh và thực hiện kế hoạch kinh doanh ăn uống của khách sạn, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khách sạn.
Bộ phận kinh doanh và bán hàng
Chức năng chính của bộ phận này là chiếc cầu nối giữa người tiêu dùng với các nguồn lực bên trong của khách sạn. Bao gồm các chức năng như làm cho sản phẩm luôn luôn thích ứng với thị trường, xác định mức giá bán và điều chỉnh giá cho phù hợp với diễn biến thị trường, với kế hoạch kinh doanh của khách sạn, với thời vụ; tổ chức và thực hiện việc đăng ký ( bán ) trước về buồng ngủ, tổ chức các cuộc gặp gỡ ( hội nghị, hội thảo, các loại tiệc ) tổ chức và thực hiện các hoạt động xúc tiến ( tuyên truyền, quảng cáo, kích thích người tiêu dùng và kích thích người tiêu thụ ). Bộ phận này có vai trò quan trọng trong việc khai thác các nguồn thu mới nhằm tăng doanh thu cho toàn khách sạn. Mỗi nhân viên phải thực hiện vai trò bán hàng trong công việc của cá nhân mình. Trong quan hệ điều hành nội bộ, bộ phận này ít phức tạp hơn.
Sol Melia có các văn phòng Kinh doanh ở khắp nơi trên thế giới và có hệ thống đặt phòng riêng của mình gọi là “SolRes”. Văn phòng Marketing và bán hàng của khu vực Châu Á – Thái Bình Dương đặt trụ sở tại Indonesia. Melia được nối với UTELL và tất cả các hệ thống phân phối lớn trên toàn cầu.
Thẻ MaS là một chương trình giành cho những khách hàng trung thành của Melia với những đặc quyền đặc lợi giành cho những khách thường xuyên
đến khách sạn. Mẫu đơn đăng ký cấp thẻ MaS có ở quầy lễ tân hoặc ở phòng Marketing và bán hàng.
Giám đốc bộ phận kinh doanh và bán hàng: Chịu sự lãnh đạo của Tổng giám đốc, nghiêm túc chấp hành các phương châm chính sách, luật pháp của Nhà nước, đề ra và tổ chức thực hiện việc bán hàng, chiến lược marketing, thực hiện kế hoạch marketing của khách sạn, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khách sạn.
Bộ phận lễ tân
Chức năng của bộ phận này là bán dịch vụ buồng ngủ của khách sạn cho khách, đưa ra các dự báo về buồng của khách sạn trong những giai đoạn nhất định, bộ phận lễ tân phải thực hiện chức năng liên hệ và phối hợp trong khách sạn. Thông qua sự tiếp xúc trực tiếp với khách, bộ phận này có nhiệm vụ thông tin cho các bộ phận trong khách sạn mọi vấn đề về yêu cầu, đòi hỏi, phản hồi của khách, giúp các bộ phận khác có thể thực hiện việc phục vụ, thỏa mãn nhu cầu của khách một cách tốt nhất.
Giám đốc bộ phận lễ tân: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về mọi hoạt động của bộ phận lễ tân, hoạch định kế hoạch hoạt động cho bộ phận lễ tân. Điều phối mọi hoạt động của bộ phận lễ tân, đôn đốc kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các nhân viên trong bộ phận, tham gia tuyển chọn nhân sự cho bộ phận lễ tân. Đào tạo và bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ lễ tân cho nhân viên. Chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng các quy định của khách sạn và các văn bản pháp luật hiện hành.
Bộ phận buồng
Công việc chính của bộ phận này là làm vệ sinh bảo dưỡng toàn bộ buồng, phòng hội họp, đảm bảo cung ứng các dịch vụ giặt là, cây trồng trong nhà, vườn ở bên ngoài khu vực xung quanh khách sạn.
+ Tất cả những đồ mất mát hoặc tìm thấy sẽ do bộ phận buồng giữ, trừ trường hợp tiền mặt và các loại thẻ tín dúng sẽ do giám đốc tài chính quản lý.
Bất cứ đồ vật nào mất hoặc tìm thấy đều được ghi lại trong sổ riêng biệt của bộ phận buồng.
+ Các yêu cầu đặc biệt về phòng phải được thông báo cho nhân viên trực của bộ phận Buồng số máy #2.
+ Hàng ngày khách sạn có dịch vụ giặt là. Khách sẽ gọi điện để bộ phận Buồng lên nhận đồ. Đồ mang đi giặt trước 10h sáng sẽ trả lại cho khách ngay trong ngày hôm đó, sau 17h. Đồ mang đi giặt sau 10h sẽ được giữ trả khách vào buổi tối hôm sau. Dịch vụ Giặt là gấp ( 3 tiếng ) sẽ phải tính thêm 50% so với dịch vụ giặt bình thường.
Giám đốc bộ phận buồng: Chịu sự lãnh đạo của Tổng giám đốc, nghiêm túc chấp hành các phương châm chính sách pháp luật của Nhà nước, đề ra và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh buồng của khách sạn, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khách sạn.
Bộ phận nhân sự
Không trực tiếp phục vụ khách hàng nhưng lại đóng góp một vai trò cực kỳ quan trọng để khách sạn kinh doanh có hiệu quả.
Giám đốc phụ trách nguồn nhân lực: Chịu sự lãnh đạo của Tổng giám đốc lập quy hoạch tổng hợp, tổ chức phối hợp và thực hiện các công tác có liên quan đến chế độ nhân sự; quan hệ nhân sự, phân phối nhân sự, đào tạo và quản lý hành chính.
+ Giám đốc nhân sự nắm vững phương châm chính sách lao động của Đảng và Nhà nước, tổ chức lập quy hoạch lâu dài và kế hoạch hàng năm về phát triển nguồn nhân lực của khách sạn.
+ Căn cứ vào nhu cầu kinh doanh của khách sạn để định biên, cân đối lao động của các bộ phận và quản lý lực lượng lao động của khách sạn.
+ Thu nhập và tìm hiểu thông tin về thị trường lao động, giám sát việc tổ chức thực hiện.
Bộ phận tài chính kế toán
Bộ phận này vừa thực hiện chức năng tham mưu vừa thực hiện chức năng điều hành
Giám đốc bộ phận tài chính kế toán: Chịu sự lãnh đạo của Tổng giám đốc, nghiêm túc chấp hành phương châm chính sách, luật pháp của Nhà nước, vạch ra tổ chức thực hiện chiến lược tài chính và thực hiện kế hoạch tài chính của khách sạn, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khách sạn.
Bộ phận kế toán được phân công cho từng nhân viên chuẩn bị bảng lương, kế toán thuế, kế toán chi, kế toán giá thành, kiểm soát các chi phí của toàn bộ hoạt động khách sạn, thu ngân ( thủ quỹ ) theo dõi chặt chẽ tất cả các việc thu tiền và tính tiền vào tài khoản của khách. Mỗi ngày nhân viên kiểm toán ca đêm phải kiểm tra, vào sổ tất cả các hóa đơn chi tiêu và mua hàng của khách ở các bộ phận khác nhau của khách sạn.
Bộ phận an ninh
Bộ phận an ninh có trách nhiệm bảo vệ khách, nhân viên và tài sản của khách sạn . Có các nhân viên An ninh ở khu vực trước và sau tòa nhà, ở cửa ra vào của nhân viên và việc tuần tra sẽ được thực hiện 24 tiếng. Nếu phát hiện thấy những người khả nghi, tai nạn hoặc mất mát thì phải báo về phòng An ninh ngay lập tức.
Bộ phận kỹ thuật
Thực hiện chức năng quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn, cung cấp các điều kiện kỹ thuật cần thiết để khách sạn hoạt động bình thường và đảm bảo chất lượng dịch vụ của khách sạn. Bộ phận này thực hiện các công việc chính sau đây: lập kế hoạch quản lý vận hành, bảo dưỡng sửa chữa, đổi mới trang thiết bị điện dân dụng, điện tử, cấp thoát nước, cơ khí, các phương tiện và đồ dùng, dụng cụ gia dụng của toàn bộ khách sạn. Để thực hiện chức năng này bộ phận kỹ thuật được chia thành các tổ điện, nước, xậy dựng.
Công việc của tổ này phụ thuộc lẫn nhau vì thế cần có sự điều phối chặt chẽ các hoạt động giữa các tổ.
Giám đốc bộ phận kỹ thuật: Chịu sự lãnh đạo của Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý công việc của bộ phận kỹ thuật, tổ chức thực hiện mọi công tác vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng cải tạo, đổi mới cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn đảm bảo tốt nhất cho việc thực hiện chiến lược kinh doanh và thực hiện kế hoạch kinh doanh của khách sạn, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khách sạn.