Ngọc Hà tại chi nhánh Hải Dương.
a. Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ. * Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ.
Nhu cầu kho bãi dự trữ được công ty xác định dựa trên số lượng hàng hóa công ty dự định dự trữ, diện tích kho được công ty dựa vào trọng tải của hàng hóa và kinh nghiệm để xây dựng kho hàng. Dựa vào đặc điểm của hàng hóa tại doanh nghiệp, kho hàng của doanh nghiệp phải đảm bảo sạch sẽ, khổ ráo, thoáng mát. Với mục tiêu trở thành công ty phân phối hàng đầu trên địa bàn thành phố Hải Dương, và để đáp ứng được nhu cầu đặt hàng của khách hàng, cũng như giao hàng đúng thời điểm cho, đảm bảo tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng, thì vấn đề dự trữ luôn được công ty đánh giá cao. Hàng hóa dự trữ quá nhiều hoặc quá ít đều gây ảnh hưởng không tốt đến công ty, do đó, việc xác định rõ số lượng dự trữ và diện tích kho hàng, tránh tốn kém và lãng phí là điều rất cần thiết.
Kho hàng quá lớn, công ty không thể sử dụng hết công suất sẽ gây ra lãng phí cho công ty, diện tích kho hàng trống sẽ bị bỏ không, kho hàng quá nhỏ không đáp ứng được dự trữ sẽ dẫn đến quá tải kho hàng, vấn đề di chuyển hàng hóa sẽ gặp nhiều khó khăn. Ngoài ra, việc kho hàng quá tải cũng làm cho chất lượng sản phẩm không tốt, vấn đề bảo quản hàng hóa cũng gặp nhiều kho khăn. Khi hàng hóa có vấn đề thì công ty khó mà có thể xử lý được kịp thời, vì hàng hóa quá nhiều muốn xử lý phải di chuyển hàng hóa ra ngoài thì mới có thể xử lý được.
* Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ.
Nhà kho được công ty sử dụng để dự trữ hàng hóa là ngôi nhà được xây dựng và lát nền đá hoa sạch sẽ, rộng 125m2 là khu nhà một tầng và được chia làm 2 khu vực để hàng, một bên để đồ văn phòng phẩm còn một bên là để đồ máy móc văn phòng, ở giữa là lối đi rộng giúp vận chuyển hàng ra vào dễ dàng. Nhà kho được xây dựng gần công ty với chiều cao 3m có hệ thống chống nắng mưa và hệ thống hút ẩm tránh han gỉ cho máy móc vào mùa mưa, mùa nắng, tránh ẩm thấp nhằm giúp hàng hóa không bị biến dạng và mục nát đối với sản phẩm là giấy, tăng tuổi thọ cho hàng hóa.
Nhà kho được xây dựng gần khu dân cư có trình độ văn hóa cao, an ninh được đảm bảo. Do đặc trưng của hàng hóa là sản phẩm dễ bị hư hỏng, dễ cháy nên việc phòng cháy chữa cháy được công ty rất chú trọng. Kho được trang bị đầy đủ trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, vì vậy nhân viên trong công ty đều được đào tạo qua một lớp phòng cháy chữa cháy, đặc biệt là các nhân viên làm việc trong kho hàng.
Ngoài ra, trong kho cũng được công ty bố trí các kệ để kê hàng tránh ẩm mốc, mối một làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. Các kệ được kê gần tường, cách tường khoảng 5 phân, điều này giúp sản phẩm khô thoáng, không bị ảnh hưởng bởi thời tiết. Hệ thống chiếu sáng đầy đủ, vấn đề nâng hạ bao gói trong kho hàng công ty sử dụng trang thiết bị thô sơ, chủ yếu là sức người là chính.
b. Thực trạng công tác quản trị dự trữ về mặt hiện vật trong công ty CPTM và DV Ngọc hà chi nhánh Hải Dương.
* Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho.
Theo phiếu điều tra trắc nghiệm thì 70% ý kiến cho rằng vấn đề giao, nhận hàng vào kho đã được công ty thực hiện tốt, 30% ý kiến cho rằng việc giao nhận hàng hóa vào kho chưa được nhân viên thực hiện tốt. Khi doanh nghiệp đặt hàng hóa từ công ty mẹ hoặc từ nhà cung cấp, người vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm trở hàng đến
kho, giao cho bộ phận kho của công ty. Tại đây, người quản lý kho sẽ chịu trách nhiệm nhận hàng và cho nhân viên kiểm kê hàng theo hóa đơn đặt hàng. Hàng hóa được kiểm tra chặt chẽ về số lượng và chất lượng, trước khi vận chuyển vào trong kho, trước sự chứng kiến của cả bên nhập và bên xuất, nếu lô hàng nào bị hỏng sẽ trả lại ngay cho nhà cung cấp để đổi lại hàng, còn thiếu hàng thì báo lại cho bên nhà cung cấp để họ xác nhận và trả lại hàng thiếu cho công ty. Sau khi kiểm tra xong, nhà quản lý sẽ cho nhân viên bốc xếp hàng vào kho, hàng hóa được sắp xếp theo đúng vị trí từng loại hàng. Đối với hàng hóa có kích thước nhỏ và trung thì chủ yếu là dùng sức người để mang vác, còn đối với hàng hóa là máy móc lớn và nặng thì công ty dùng máy móc hỗ trợ cho công tác chất xếp. Ngoài ra, còn có các loại xe nâng, xe kéo tay.. hỗ trợ công tác di chuyển sắp xếp hàng hóa. Tuy nhiên, vào thời kỳ cao điểm của công ty nhân viên phải làm việc nhiều với cường độ công việc cao, do đó, nhân viên kiểm kê hàng hóa vào kho thường làm việc quá tải sự tập trung không cao, dẫn đến nhiều sai xót trong quá trình nhận hàng và vận chuyển vào kho.
Thủ kho sẽ là người lập chứng từ kế toán liên quan đến hàng hóa nhập và xuất trong kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, liên 1 thủ kho sẽ giữ lại để vào sổ theo dõi nhập, xuất hàng hóa trong kho. Sau khi nhập dữ liệu xong thủ kho sẽ giao toàn bộ phiếu nhập kho cho bộ phận tài chính kế toán quản lý và đối chiếu. Liên 2 giao cho công ty mẹ khi mà công ty nhập hàng từ công ty mẹ
* Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa.
Theo dõi hàng hóa trong kho:
Kết quả điều tra cho thấy 80% ý kiến cho rằng: vấn đề theo dõi hàng hóa trong kho của doanh nghiệp đã được thực hiện tốt, còn 20% cho rằng vấn đề theo dõi hàng hóa trong kho được thực hiện khá tốt.
Hàng ngày, vào mỗi cuối ngày làm việc, thủ kho sẽ tập hợp tất cả phiếu xuất kho, nhập kho trong ngày để tiến hành công việc trừ sổ kho, từ đó đưa ra số lượng hàng tồn kho của các loại hàng dự trữ trong kho ở cuối ngày hôm đó.
Ngoài ra, để kiểm soát và báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho cho cấp trên và các bộ phận liên quan, bộ phận vận chuyển còn lập một phần mềm XCEL để quản lý
và theo dõi hàng nhập, xuất và tồn trong kho. Nhờ vậy, bộ phận có thể báo cáo số tồn kho các loại hàng hóa dự trữ trong kho một cách nhanh chóng và chính xác.
Việc theo dõi hàng hóa trong kho như trên, công ty chỉ có thể biết được lượng hàng hóa dự trữ trong kho trên lý thuyết, còn trên thực tế thì không được chính xác cho lắm. Bởi vì, lượng hàng hóa do bảo quản không tốt, hoặc số lượng hàng hóa bị hao hụt do côn trùng, hoặc con người, thì công ty không thể nắm rõ chắc chắn được, đây chính là hạn chế mà công ty cần có biện pháp giải quyết.
Bảo quản hàng hóa:
Việc bảo quản hàng hóa trong kho được công ty khá quan tâm. theo như phiếu điều tra trắc nghiệm thu được, thì 70% ý kiến cho rằng vấn đề bảo quản hàng hóa dự trữ được thực hiện tốt trong công ty, 30% cho rằng vấn đề bảo quản hàng hóa trong kho chưa được đảm bảo, do trang thiết bị trong kho còn nhiều hạn chế, công ty chỉ sử dụng các máy móc thô sơ trong việc hỗ trợ bộ phận để bảo quản sản phẩm. Do đó, hiệu quả trong việc bảo quản hàng hóa dự trữ của công ty chưa đạt được hiệu quả cao, và trong thực tế tìm hiểu thì em cũng đồng ý với ý kiến của 30% nhận định của các nhân viên. Vấn đề bải quản hàng hóa được công ty thực hiện theo các bước sau:
- Kê lót hàng hóa
Hàng hóa khi nhập về kho được công ty kê lót trên các kệ cách mặt đất 0,4m để tránh tình trạng thời tiết nồm, khí hậu ẩm làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, làm máy móc, hàng hóa bị hỏng, han rỉ, do đặc điểm hàng hóa của công ty rất dẽ bị hỏng nếu bị ẩm mốc hoặc ướt, với kệ cao sẽ giúp hàng hóa luôn được khô ráo. hàng hóa được chất xếp theo đúng chủng loại, mặt hàng, nhãn hiệu cũng giúp bộ phận bảo quản dễ dàng hơn.
Ngoài ra, để tránh hàng hóa bị côn trùng gặm nhấm bộ phận đã rắc bột diệt mối xung quanh tường, dùng thuốc chống gián và chuột để đề phòng chúng phá hoại hàng hóa. Nhưng vấn đề này cũng gây nhiều khó khăn cho bộ phận, do đó mà hàng hóa của công ty cũng vẫn bị hư hỏng do động vật phá hoại, và đây là vấn đề doanh nghiệp rất quan tâm.
- Chất xếp hàng hóa
Tại kho hàng, công ty sử dụng phương pháp chất xếp hàng hóa theo từng loại sản phẩm, từng nhãn hiệu. Mỗi loại sản phẩm được xếp riêng biệt theo từng khu vực quy định, trong các loại sản phẩm đó nếu cùng là sản phẩm giống nhau: vở, bút… lại
được sắp xếp theo nhãn hiệu, của các nhà cung ứng và theo đặc điểm của từng loại sản phẩm. Điều này giúp nhân viên kiểm kê hàng hóa dễ dàng và xuất hàng cũng dễ dàng hơn.
Ngoài ra, việc sắp xếp hàng hóa đảm bảo đúng quy cách cũng giúp tránh được tình trạng rơi đổ, hoặc sắp xếp chồng chéo gây ra lãng phí diện tích.
Do doanh nghiệp không đủ nhân sự bốc xếp khi mà có đơn nhập hàng lớn về kho, vì vậy, công ty thường thuê người bốc vác ở bên ngoài, do đó doanh nghiệp cũng gặp khó khăn trong việc chủ động trong việc sắp xếp hàng hóa, nhưng cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí rất lớn, vì không phải trả lương hàng tháng cho họ.
- Đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm trong kho
Nhiệt độ và độ ẩm trong kho luôn được nhà quản lý chú trọng, vì vậy công ty đã lắp đặt hệ thống quạt thông gió, các cửa thoát hiểm cũng được đặt đối diện nhau, đảm bảo cho luồng không khí lưu thông điều hòa. Mùa mưa bão các cửa kho được đóng kín tránh mưa hắt vào, và hiên kho được che chắn bởi hệ thống hiên bạt cuốn, giúp tránh bị mưa to nước hắt vào trong kho.
Ngoài ra, độ ẩm trong kho cũng được lưu ý tuyệt đối, nếu độ ẩm quá cao công ty sẽ sử dụng các chất hóa học hút ẩm rắc xung quanh sàn kho.
Hệ thống thoát nước cũng được công ty lắp đặt, nền kho cũng cao hơn so với mặ đường 0,5m giúp thoát nước dễ dàng khi trời mưa to và tránh được ngập úng. Bộ phận còn thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng giúp phát huy tối đa tác dụng của các công cụ trên.
- Vệ sinh kho bãi
Kho bãi hàng ngày được nhân viên quét dọn sạch sẽ tại các đường lối ra, vào. Ngoài ra mỗi tuần công ty tổ chức thực hiện công tác vệ sinh tổng kho 3 lần, nhân viên sẽ lau chùi, quét dọn các khu vực trong kho, lau chùi các máy móc điều này giúp kho luôn sạch sẽ, hàng hóa cũng được bảo quản tốt hơn. Hàng hóa của công ty thường có bao bì bảo vệ nên việc lau chùi cũng khá dễ dàng, điều này giúp nhân viên vệ sinh làm việc nhanh chóng hơn tiết kiệm được thời gian.
- Công tác phòng cháy chữa cháy.
Do đặc điểm của sản phẩm dễ cháy do vậy công tác PCCC được công ty rất coi trọng. Công ty đã bố trí 3 bình cứu hỏa, hệ thống báo cháy, hệ thống dẫn nước đề
phòng trường hợp có cháy, nổ xảy ra . Ngoài ra, công ty còn mở một lớp đào tạo PCCC đối với nhân viên trong công ty nói chung và đối với bộ phận vận chuyển nói riêng, vấn đề PCCC trong và ngoài kho luôn luôn được nhà quản lý nhắc nhở và kiểm soát chặt chẽ. Do vậy, ý thức PCCC của nhân viên ở bộ phận này luôn được mọi người đề cao cảnh giác, điều này giúp bộ phận làm việc phối hợp tốt trong vấn đề này.
* Tổ chức giao xuất hàng hóa.
Theo kết quả của phiếu điều tra trắc nghiệm, 80% ý kiến cho rằng việc tổ chức giao xuất hàng hóa trong kho được công ty thực hiện rất tốt, 20% còn lại cho rằng việc giao xuất hàng hóa tốt nhưng vẫn còn chậm trễ. Do chỉ có một nhân viên là thủ kho kiểm tra giấy tờ, khi có ít đơn đặt hàng thì không sao, nhưng khi có nhiều đơn đặt hàng cùng lúc, thủ kho sẽ phải một mình đối chứng giấy tờ, việc kiểm tra giấy tờ được thực hiện cẩn thận để tránh sai xót có thể xảy ra, vì vậy mà nhiều khi khách hàng phàn nàn do phải đợi để nhập hàng hóa.
Sau khi làm xong thủ tục xuất kho, lúc đó thủ kho mới quay lại để nhập số liệu vào sổ sách của công ty, và giao lại giấy tờ cho người quản lý. Do áp lực công việc nhiều nên nhiều khi thủ kho vẫn mắc sai xót trong việc nhập dữ liệu vào sổ kho, do đó, người quản lý sẽ phải đối chiếu kiểm tra lại sổ kho và giấy tờ xuất kho.
* Tổ chức kiểm kê hàng hóa.
Phiếu kho mà doanh nghiệp lập ra cho phép nắm được hàng hoá còn trong kho về mặt lý thuyết nhưng nó không thể tính được những mất mát hư hỏng. Để khắc phục điều này, doanh nghiệp thực hiện kiểm kê ngoài kế toán theo định kỳ 3 lần một năm, ngoài ra công ty còn thực hiện kiểm kê hàng hóa đột xuất.
Việc kiểm kê hàng hóa trong kho định kỳ do nhân viên quản lý bộ phận thực hiện vào tháng 4, 8, 12 hàng năm, nhằm phát hiện ra những mất mát hư hỏng do trộm cắp, nhập thiếu hàng hay do tác động của khí hậu đến chất lượng, số lượng hàng hóa. Việc sản phẩm bị hư hỏng do thời tiết, côn trùng hoặc thất thoát do con người sẽ được báo cáo trực tiếp lên công ty để có biện pháp xử lý kịp thời.
Do công ty luôn nhập hàng với số lượng lớn nên vấn đề kiểm kê hàng hóa định kỳ rất được coi trọng, ngoài việc kiểm kê hàng hóa định kỳ thì công ty thường có những đợt kiểm kê đột xuất do ban lãnh đạo công ty đi kiểm tra, điều này giúp nhân viên làm việc tốt hơn nâng cao trách nhiệm của mình.
Để nắm được chính xác nhất số lượng hàng hóa dự trữ doanh nghiệp kết hợp sử dụng phiếu kho nhập và xuất hàng để báo cáo chính xác tình hình dự trữ tại kho hàng.
c. Thực trạng công tác quản trị dự trữ về mặt giá trị của công ty CPTM và DV Ngọc Hà chi nhánh Hải Dương.
Để tìm hiểu rõ hơn về vấn đề quản trị dự trữ hàng hóa về mặt giá trị của doanh nghiệp, em đã tiến hành phỏng vấn một số cán bộ, nhân viên trong bộ phận vận chuyển như:
Anh Vương Văn Hào: người quản lý bộ phận vận chuyển. Chị Ngô Thị Lành: thủ kho.
Với câu hỏi 1 như sau: Anh (chị) hãy cho biết từ trước tới giờ công ty sử dụng phương pháp nào để quản trị dự trữ về mặt giá trị của hàng hóa?
100% ý kiến cho rằng từ trước tời giờ, công ty sử dụng phương pháp quản trị dự trữ về mặt giá trị của hàng hóa theo phương pháp bình quân gia quyền. Bởi vì, tính theo phương pháp này doanh nghiệp có thể tính toán được giá trị hàng hóa một cách nhanh chóng và tương đối đơn giản, kết quả thu về cũng tương đối chính xác. Do đặc điểm hàng hóa dự trữ của doanh nghiệp khá nhiều về chủng loại, vì vậy nếu tính theo phương pháp tính giá trị hàng hóa theo lô là rất khó, vì hàng hóa này thường được công ty xuất không theo lô, nhiều khi hàng hóa được phân lô nhỏ lẻ ra cho các đơn