Công ty nên thành lập đội chuyên gia nghiên cứu các nhu cầu trong tương lai của khách hàng, điều này sẽ giúp công ty đánh giá chính xác nhu cầu trong tương lai của khách hàng. Công ty có thể xác định chính xác nhu cầu trong tương lai, sẽ đưa ra được số lượng hàng hóa cần nhập là bao nhiêu cho đủ với nhu cầu trong tương lai của khách hàng, tránh được tình trạng bỏ ra quá nhiều chi phí để dự trữ lượng hàng quá lớn cho tương lai. Điều này sẽ giúp công ty giảm được rất nhiều chi phí lãng phí như: chi phí hàng tồn kho, chi phí bảo quản, chi phí khấu hao tài sản… khả năng quay vòng vốn nhanh, công ty đạt được lợi nhuận tối ưu nhất.
3.3.4 Nâng cao chất lượng cơ sở vật chất kỹ thuật.
Hiện tại một số trang thiết bị sử dụng trong kho đã quá cũ như quạt thông gió, xe đẩy hàng, thang để leo lên lấy hàng. Các loại máy tính sử dụng trong văn phòng quản lý cũng chưa được nâng cấp mới hoàn toàn hay bị trục trặc kĩ thuật, người lao động thực hiện thao tác của mình theo phương pháp thủ công, hiệu quả không cao. Thiết bị hiện đại trong kho rất ít.
Doanh nghiệp nên trang bị máy đếm hàng theo mã hàng tự để thuận tiện cho việc kiểm kê hàng mỗi lần nhập kho, hạn chế nhầm lẫn
Tất cả phiếu kho, phiếu nhập xuất, hóa đơn nên được lưu trữ vào máy tính để đảm bảo tính bảo mật của thông tin và khi cần kiểm tra thì sẽ thuận tiện hơn.
Ngoài ra doanh nghiệp cũng nên trang bị thêm máy nâng hàng để thuận tiện cho việc bốc rỡ hàng vào kho và khi xuất kho để hạn chế sử dụng lao động chân tay vừa ảnh hưởng đến sức khỏe người lao động mà năng suất lao động lại không cao.
Hiện nay các trang thiết bị hiện đại sử dụng cho quản lý kho hàng có rất nhiều loại. doanh nghiệp có thể tham khảo ở những công ty khác để đầu tư sư dụng có hiệu
quả tại kho hàng của công ty. Ví dụ như thiết bị PCCC, quạt thông gió, hệ thống cửa xếp tự động, máy đo nhiệt độ, hệ thống báo động khi có cháy.
3.3.5 Đổi mới hệ thống kho hàng hiện có.
Hiện tại doanh nghiệp đã có kho hàng hoạt động được nhiều năm, mặc dù hoạt động rất hiệu quả. Nhưng để đáp ứng được nhu cẩu mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì kho hàng này cũng cần được đổi mới và nâng cấp để hoạt động có hiệu quả hơn.
Kho hàng hiện tại thường bị quá tải do lượng nhập về quá lớn không đủ diện tích để chứa hàng, nhiều lúc việc xuất hàng khỏi kho được thực hiện ngay cửa nhập hàng, gây tình trạng xáo trộn, cản trở các hoạt động khác tại kho như công tác bảo quản, nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng.
Do đó, để tránh tình trạng quá tải tại kho, giúp cho các hoạt động tại kho diễn ra theo trật tự thì doanh nghiệp có thể cơi nới diện tích kho bằng cách thêm mái che ở trước và hai bên cạnh kho đề phòng trường hợp hàng nhập về quá nhiều mà chưa xuất kịp thời thì có thể kê xếp tạm thời tại đó.
Hàng hóa trong kho thường được chất xếp theo chủng loại khác nhau và mẫu mã khác nhau, đối với các sản phẩm là đồ dùng văn phòng phẩm thì có thể tích nhỉ gọn nên có thể sắp xếp một cách dễ dàng, nhưng đối với máy móc văn phòng phẩm thì chiếm diện tích lớn, do đó khi nhập hàng vào kho nhân viên phải thiết kế cách bố trí làm sao vừa phải đảm bảo đúng quy cách vừa tận dụng được diện tích dư ra.
Ngoài ra để thuận tiên cho việc trông coi hàng hóa trong kho thì công ty cũng phải xây thêm phòng bảo vệ riêng với diện tích khoảng 4m2 có cửa kính xung quanh để thuận tiện cho việc quan sát mọi hoạt động diễn ra trong kho tránh hiện tượng thất thoát hàng. Nhân viên bảo vệ có thể thay phiên nhau trực đêm và nghỉ ngơi tại phòng quản lý kho.
3.3.6 Đẩy mạnh hoạt động đào tạo phát triển nguồn nhân lực.
Công ty nên bổ sung nhân viên trong kho hàng, đặc biệt là đào tạo thêm một nhân viên để hỗ trợ thủ kho trong việc làm thủ tục xuất nhập hàng, khi mà có nhiều đơn hàng mà thủ kho không thể thực hiện hết và điều này cũng giúp rút ngắn thời gian giao hàng cho khách hàng.
Tuyển dụng thêm lao động có trình độ cao làm việc tại các cơ sở kinh doanh mới. lao động có trình độ cao từ cao đẳng trở nên sẽ được bố trí làm kiểm kê tại kho
hàng và nhân viên quản lý kho. Những người này sẽ đứng ra quản lý tất cả các hoạt động tại kho hàng.
Đồng thời doanh nghiệp cũng phải tuyển dụng thêm lao động chuyên giao nhận hàng, vận chuyển hàng từ nơi cung ứng về kho, lao động này cũng đòi hỏi phải có trình độ từ trung cấp trở lên và có sức khỏe tốt. Bởi vì, như vậy để doanh nghiệp tránh tình trạng lao động không thể hoàn thành những công việc tổn hao nhiều sức lực và họ có ý thức cao hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Bên cạnh việc tuyển dụng mới, doanh nghiệp cũng phải đầu tư thêm để nâng cao trình độ lao động hiện có. Bồi dưỡng và đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho họ, giúp họ có khả năng lên kế hoạch hành động, sử dụng những thiết bị hiện đại, đào tạo họ về khả năng giao tiếp, đàm phán với khách hàng để có thể đối phó với những trường hợp bất khả kháng như khách hàng phàn nàn về dịch vụ tại kho, về chất lượng hàng, hay về thái độ phục vụ…nhằm tạo uy tín cho công ty.
Nhân viên làm việc tại kho cũng phải được đào tạo thêm trình độ quản lý, cách bố trí sắp xếp công việc hợp lý, trình độ tin học ngoại ngữ vì trong một vài năm tới khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh sẽ phải tiếp xúc với nhiều đối tác và khách hàng khác nhau, công việc nhiều hơn, tin học hóa sẽ được phổ cập trên toàn doanh nghiệp.
3.3.7 Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến sự biến động giá cả thị trường và điều kiện khí hậu thời tiết.
Đối với thị trường văn phòng phẩm thì giá cả thay đổi cũng như sự biến động về thị trường là không nhiều, còn đối với các máy móc văn phòng thì chịu sự biến đổi về giá cả và thị trường khá lớn. Hiện tại, công ty chủ yếu nhập hàng hóa từ các nhà sản xuất trong nước, và một số hàng hóa từ nước ngoài như: máy móc của Trung Quốc và Nhật Bản. Do đó, công ty cần phải thường xuyên cập nhật thông tin giá cả và chính sách đãi ngộ của nhà nước đối với việc nhập hàng cũng như thông tin từ nước nhập hàng, để có thể chủ động đưa ra các biện pháp kinh doanh hiệu quả.
Khi có sự biến động xảy ra thì doanh nghiệp cũng phải lên kế hoạch mới cho việc nhập hàng về kho vì có thể lượng hàng tiệu thu sẽ thay đổi theo chiều hướng tăng lên hoặc giảm đi. Nếu lượng tồn kho quá lớn do tiến độ tiêu thụ chậm sẽ gây ứ đọng vốn, doanh thu thấp, lợi nhuận giảm gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh do đó bộ phận nghiên cứu và phát triển thị trường phải thường xuyên cập nhật thông tin
liên quan đến sự biến động của thị trường vật liệu xây dựng để lên kế hoạch nhập hàng và chưong trình cung ứng hàng
Hiện tại bộ phận marketing là bộ phận chịu phụ trách hoạt động nghiên cứu và phát triển thị trường, để hoạt động này mang lại hiệu quả cao hơn, doanh nghiệp nên lập một đội ngũ chuyên gia nghiên cứu và phân tích về thị trường, từ đó đưa ra các phương án kinh doanh hiệu quả hơn, đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa, cũng như nâng cao hoạt động dự trữ của doanh nghiệp.
Vì quy mô của công ty còn nhỏ nên bộ phận này kiêm cả công việc nghiên cứu và dự báo sự biến động của thời tiết khí hậu thông qua truyền hình, internet để có thể kịp thời dự báo cho nhân viên tại các kho hàng có thời gian ứng phó trong điều kiện xấu nhất xảy ra.nếu thời tiết quá xấu, trời mưa qua to thì bộ phận lao động tại kho có biện pháp che chắn hàng tại kho để hàng trong kho không bị dính nước mưa, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
3.3.8 Hoàn thiện hệ thống kênh phân phối.
Để thực có hiệu quả hoạt đông dự trữ hàng hóa, ngoài việc đầu tư xây dựng cở sở vật chất, trang bị kĩ thuật cho các kho hàng, doanh nghiệp cũng phải hoàn thiện hệ thống kênh phân phối nhằm giải phóng nhanh nhất lượng hàng tồn kho, giảm chi phí dự trữ và bảo quản hàng trong kho. Hiện tại doanh nghiệp mới chỉ chú trọng đến việc phát triển hệ thống kênh phân phối trực tiếp mà chưa phát huy hết hiệu quả của kênh phân phối gián tiếp. việc phát triển hệ thống kênh phân phối là giải pháp nhằm thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa, hạn chế lượng hàng tồn kho, và giúp công ty cung ứng hang ra thị trường nhanh hơn, tối ưu hóa chi phí và cũng để quảng bá hình ảnh công ty một cách rông rãi, để thực hiện được điều này có một số giải pháp sau:
Mở rộng mạng lưới tiêu thụ tại một số tỉnh thành trên địa bàn Hải Dương: Cẩm Giàng. Gia Lộc, Kim Thành, Nam Sách… đây là nơi tập trung đông dân cư, nhiều trường học, đó là nơi có nhu cầu cao về sản phẩm của công ty, vì vậy công ty cần tập trung mở rộng thị trường hơn nữa để đẩy nhanh hoạt động tiêu thụ hàng hóa.
Bên cạnh đó Công ty nên chú trọng phát triển kênh gián tiếp qua việc mở thêm văn phòng đại diện, các đại lý, các cửa hàng bán nhằm hạn chế tình trang quá tải hàng đồng thời có thể giới thiệu hàng hóa đến tận tay người tiêu dùng nhỏ lẻ tại các vùng trọng điểm nhằm hạn chế việc gây ảnh hưởng đến thời gian, tiến độ giao hàng. Đặc biệt đối với sản phẩm có đặc điểm nhỏ gọn không tốn nhiều diện tích, yêu cầu các cửa
hàng phải bố trí sản phẩm một cách gọn gàng và hợp lý đề khách hàng có thể nhận biết được sản phẩm một cách dễ dàng. Nhân viên bán hàng yêu cầu phải là những người hiểu biết rõ về sản phẩm, am hiểu về chức năng, cách sử dụng các loại sản phẩm, vì họ chính là người trực tiếp tư vấn cho khách hàng và là người đại diện cho hình ảnh của Công ty.
Khách hàng thường xuyên đặt hàng và đặt hàng với giá trị lớn tại các kênh tiêu thụ trực tiếp. vì vậy Công ty cần thường xuyên cung cấp thông tin và áp dụng các hình thức khuyến mại ưu tiên như: đặt mức giá thấp hơn, chiết khấu giá, hỗ trợ vận chuyển...để thực hiện được điều nay công ty cần phải:
- Cán bộ quản trị trong Công ty mẹ cần tạo những điều kiện thuận lợi, hỗ trợ các đại lý, chi nhánh của Công ty.
- Công ty cần có sự đầu tư đúng đắn cho việc xây dựng thêm chi nhánh, văn phòng giao dịch.
- Tạo mối quan hệ gắn bó giữa Công ty với các đại lý, chi nhánh và giữa các đại lý, chi nhánh với nhau, kiểm soát chặt chẽ các thành viên trong kênh để hoạt động một cách có hiệu quả
- Nâng cao hiệu quả làm việc của các nhân viên, tăng tính chủ động trong việc tìm kiếm thị trường mới.
- Lựa chọn địa điểm thích hợp để xây dựng chi nhánh.
- Khuyến khích lợi ích vật chất và chịu trách nhiệm vật chất dựa trên cơ sở đánh giá khách quan hệ thống kênh phân phối và tính chất cạnh tranh trong sử dụng hệ thống kênh phân phối..
Khi doanh nghiệp đã xây dựng được cho mình một hệ thống kênh phân phối hoạt động có hiệu quả thì sẽ tạo lợi thế rất lớn cho hoạt động tiêu thụ hàng, nâng cao vị thế và khả năng của doanh nghiệp trên thị trường.
Trên đây là một số giải pháp được đưa ra nhằm cải thiện tốt hơn hoạt động dự trữ hàng hóa trong công ty. Em mong rằng những giải pháp này sẽ được công ty áp dụng vào thực tế hoạt động của mình.
KẾT LUẬN
Quản trị dự trữ hàng hóa có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp, nó được coi là đòn bẩy cho doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh. Dự trữ tốt sẽ giúp doanh nghiệp tăng dược khả năng cạnh tranh, giảm chi phí đặt hàng, giúp hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục không bị gián đoạn.
Công tác quản trị dự trữ hàng hóa, của công ty CPTM và DV Ngọc Hà chi nhánh Hải Dương thời gian qua đã đạt được những thành tựu nhất định, góp phần thực hiện tốt chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể nói hoạt động quản trị dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp còn không ít những khó khăn, song bằng những nỗ lực của ban giám đốc và đội ngũ nhân viên đã đem lại nhiều thanh công đáng kể, tạo uy tín và vị thế của công ty trên thị trường.
qua thời gian thực tập tại doanh nghiệp, em đã có cơ hội được tìm hiểu về hoạt động quản trị dự trữ hàng hóa, từ đó đưa ra những thành tựu và những mặt còn hạn chế của công ty, trong quá trình thực tập, em đã mạnh dạn đưa ra những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác quản trị dự trữ tại công ty, với mong muốn công ty thực hiện tốt hơn hoạt động quản trị dự trữ hàng hóa. Do trình độ kiến thức của bản thân còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo, cùng các anh chị trong công ty để luận văn của em được hoàn thiện tốt hơn.
Danh mục tài liệu tham khảo
• PGS.TS. Phạm Công Đoàn & TS. Nguyễn Cảnh Lịch (2004)– Kinh tế doanh nghiệp thương mại – NXB Thống Kê.
• Ngô Đình Giao(1997)– Quản trị kinh doanh tổng hợp – NXB khoa học và kỹ thuật.
• GS.TS. Phạm Vũ Luận(2004) – Quản trị doanh nghiệp thương mại – NXB Thống Kê
• Đồng Thị Thanh Phương(2004) - Quản trị sản xuất và dịch vụ- NXB Thống Kê. • Lê Quân, Hoàng Hải (2010) – Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống Kê.
• PGS. TS Lê Văn Tâm & TS Ngô Kim Thanh (2004) - Giáo trình Quản trị doanh nghiệp- NXB Lao động- Xã hội.
• Đặng Minh Trang(2005) - Quản trị sản xuất và tác nghiệp- NXB Thống Kê. • Một số luận văn khóa trước.
• Nguồn tài liệu và số liệu do đơn vị thực tập cung cấp. • Trang web: tailieu.com.
PHỤ LỤC 1
Câu hỏi phỏng vấn trắc nghiệm
Câu1: Xin anh (chị) cho biết công tác quản trị dự trữ đã được công ty quan tâm hay chưa?
a. Chưa.
b. Có nhưng còn hạn chế. c. Đã làm tốt.
Câu 2: Xin anh (chị) cho biết để xác định nhu cầu dự trữ của công ty, công ty thực hiện theo phương pháp nào?
a. Xác định dựa vào đơn đặt hàng của các đại lý về sản phẩm. b. Xác định dựa vào thông tin từ phòng kinh doanh.
c. Xác định dựa vào cả hai thông tin trên.
d. Thành lập đội ngũ nghiên cứu nhu cầu của thị trường trên địa bàn tỉnh và dựa vào thông tin từ phòng kinh doanh, đơn đặt hàng để phân tích, đánh giá đưa ra biện pháp nhập hàng tối ưu.
Câu3:Xin anh (chị) cho biết việc bố trí kho bãi dự trữ hàng hóa của công ty đã hợp lý hay chưa?
a. Chưa hợp lý. b. Hợp lý.
Câu4: Xin anh (chị) cho biết vấn đề bảo quản hàng hóa trong kho đã được công ty và nhân viên chú trọng làm tốt hay chưa?
a. Đã làm tốt. b. Chưa làm tốt. c. Không làm tốt.
Câu5: Anh (Chị) hãy cho biết vấn đề giao xuất, vận chuyển hàng hóa vào kho