a. Căn cứ xác định nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp.
Theo phiếu điều tra trắc nghiệm thì 80% ý kiến cho rằng vấn đề xác định nhu cầu dự trữ hàng hóa của công ty vần còn nhiều hạn chế. Hiện nay, công ty thực hiện công tác nghiên cứu thị trường, để thu thập thông tin trên địa bàn về nhu cầu của khách hàng, công tác nghiên cứu thị trường được giao cho phòng marketing thực hiện. Hàng quý bộ phận marketing sẽ cử nhân viên đi đến các đại lý để thu thập ý kiến từ họ, do vậy mà thông tin thu thập được thường mang tính chủ quản từ một phía, nhiều khi ý kiến của các đại lý trái chiều nhau, gây khó khăn cho công ty trong việc xác định chính xác nhu cầu của khách hàng.
Do thiếu về nhân lực và các thông tin chính xác về thị trường sản phẩm, nên việc thực hiện tốt công việc và thu thập thông tin chính xác là một vấn đề khá khó khăn cần được giải quyết trong công ty. Các thông tin được thu thập về phòng chủ yếu từ các nguồn sau:
- Từ phòng kinh doanh của công ty, tại đây các nhân viên bán hàng có thể trực tiếp thăm dò ý kiến khách hàng của mình.
- Từ các nhân viên đi tìm hiểu thị trường trên địa bàn, những thông tin mà họ cung cấp về đối thủ cạnh tranh, về nhu cầu thị hiếu, phong tục tập quán, thời điểm tiêu dùng… Có ý nghĩa rất lớn trong việc đưa ra các chính sách khuyến mại theo từng khu vực trên địa bàn. Nhưng trên thực tế, có trường hợp thông tin thu thập được đã sai lệch, thiếu chính xác do những nhân viên này làm việc chưa có tính chuyên môn hóa, chưa được đào tạo tốt, cũng như chưa có trách nhiệm về công việc nghiên cứu và xác định nhu cầu thị trường quan trọng này.
- Thông qua các đại lý cấp 1 của công ty để thu thập các thông tin về các phản hồi của khách hàng sau mỗi đợt khuyến mại, tăng, giảm giá, tình hình của đối thủ cạnh tranh…
- Từ những đơn đặt hàng lớn trực tiếp đến công ty, nhân viên phòng kinh doanh có thể phân loại và nắm được một phần nhu cầu thị trường. Tuy nhiên, dựa vào những đơn đặt hàng lớn này mang nhiều tính chủ quan và thiếu linh hoạt. Do vậy, trên thực tế công ty đã kết hợp cả ba nguồn thông tin trên để tiến hành nghiên cứu thị trường, từ đó đưa ra các quyết định dự trữ.
b. Phương pháp xác định nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp.
Theo điều tra câu hỏi trắc nghiệm về vấn đề xác định nhu cầu dự trữ trong doanh nghiệp, thì 80% cho rằng việc xác định nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp chủ yếu dựa trên các thông tin thu thập được từ các đơn đặt hàng của doanh nghiệp và kinh nghiệm kinh doanh của người lãnh đạo. Các sản phẩm được đặt hàng với số lượng lớn và nhiều, sẽ được công ty dự trữ nhiều, còn các sản phẩm ít được đặt hàng doanh nghiệp sẽ dự trữ ít.
Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết của công ty cũng được tính toán trên cơ sở lượng dự trữ thường xuyên cần cho phân phối, và lượng dự trữ bảo hiểm để đề phòng các rủi ro có thể xảy ra, gây ảnh hưởng tới quá trình tiêu thụ. Nguyên tắc dự trữ được công ty áp dụng trong nội bộ cũng như đối với việc thuyết phục khách hàng dự trữ sản phẩm của mình như sau: Lượngdự trữ tối thiểu = 1,5 lần lượng hàng dự kiến bán, mức dự trữ tăng = mức bán hàng tăng. Công ty coi tình trạng “cháy hàng” có nghĩa là mất số bán đó mãi mãi. Theo quan điểm trên, người quản lý kho phải chịu trách nhiệm sao cho không bao giờ xảy ra tình trạng thiếu hàng khi phân phối. Tuy nhiên, trên thực tế
do dự báo về nhu cầu thị trường sai, nên kế hoạch nhập hàng thiếu so với thực tế, nên vẫn có trường hợp hết sạch hàng dự trữ trong kho.
Công ty thường đặt hàng khi nào công ty có nhu cầu, hoặc là có các đơn đặt hàng với số lượng lớn mà lượng hàng trong kho không đủ để đáp ứng. Công ty thường nhập hàng với số lượng lớn, vào thời điểm gần đến năm học mới của các trường trên địa bàn. Khi có nhiều đơn đặt hàng, mà hàng hóa trong kho không đủ để đáp ứng, hoặc hàng dự trữ trong kho sắp hết, công ty mới bắt đầu nhập hàng, phương pháp này được gọi là phương pháp đặt hàng đúng thời điểm. Với phương pháp này, công ty có thể giảm được vấn đề quá tải kho hàng, cũng như tiết kiệm được công sức về vấn đề bảo quản hàng hóa.
Phương pháp nhập hàng đúng thời điểm cũng gây nhiều khó khăn cho công ty, khi có đơn đặt hàng lúc này công ty mới bắt đầu nhập hàng để vận chuyển đến cho khách hàng. Khi hàng hóa có thể đáp ứng thì sẽ không gặp vấn đề khó khăn gì, nhưng nếu đơn đặt hàng bên cung cấp không thể đáp ứng được ngay, sẽ dẫn đến công ty phải giao hàng chậm trễ. Điều này gây mất uy tín đối với doanh nghiệp, chi phí vận chuyển cũng sẽ cao hơn, do hàng công ty cung cấp thiếu hụt doanh nghiệp phải vận chuyển lần 2 để trả hàng đầy đủ cho khách hàng.