Tổ chức hạch toán ban đầu:
Căn cứ quy mô sản xuất, trình độ tổ chức quản lý, nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đặc điểm loại hình kinh doanh. Công ty đã sử dụng các loại chứng từ cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Hệ thống chứng từ của công ty được áp dụng theo đúng Quyết định 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài chính về việc ban hành kế toán doanh nghiệp.
- Qui định nộp chứng từ kế toán về phòng kế toán: Các chứng từ khi nộp về phòng kế toán phải được:
• Đóng thành cuốn theo loại và kèm theo chứng từ gốc
Đầy đủ chữ ký của phụ trách cơ sở, các bộ phận liên quan (ngoại trừ phiếu chi Kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký sau khi chuyển về phòng kế toán)
• Các phiếu thu, chi khối văn phòng công ty được lưu giữ tại bộ phận lập phiếu cho đến khi có yêu cầu đưa vào kho lưu trữ.
- Các loại chứng từ được sử dụng gồm có phiếu thu; phiếu chi; biên bản bàn giao, thanh lý, nghiệm thu; hợp đồng; bản kiểm kê; các biên bản khác; bảng lương, BHXH, BHYT, KPCĐ; chứng từ ghi sổ.
Đối với các chứng từ kế toán này, bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chừng từ phải chịu trách nhiệm về tính pháp lý của từng chứng từ, về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Danh mục chứng từ kế toán công ty sử dụng gồm có:
• Lao động, tiền lương
- Bảng chấm công - Hợp đồng giao khoán
- Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng - Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
• Hàng tồn kho
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa - Bảng kê mua hàng
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
• Tiền tệ
- Phiếu thu, phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán - Bảng kiểm kê quỹ - Bảng kê chi tiền
• Tài sản cố định
- Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biên bản đánh giá lại TSCĐ
- Biên bản kiểm kê TSCĐ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp công ty mở được hệ thông tài khoản phù hợp rất thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán. Ngoài những tài khoản sẵn có trên phần mềm kế toán như: 111, 112, 152, 153, 632... công ty còn mở thêm các tài khoản chi tiết của các tài khoản cấp 1, cấp 2 cho từng công trình, hạng mục công trình.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Sổ kế toán của công ty được ghi bằng máy vi tính. Hệ thống sổ kế toán của công ty bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: sổ nhật ký chung, sổ cái. Trong đó sổ nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của
nghiệp vụ đó. Và sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán.
Sổ kế toán chi tiết bao gồm: sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý.
Hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán công ty sử dụng là phần mềm Fast dành cho các doanh nghiệp xây dựng. Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết luôn đảm bảo sự trung thực, chính xác theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
Là một phần mềm kế toán có nhiều tính năng ưu việt. Được xây dựng và thiết kế chuẩn theo các quyết định thông tư của Bộ Tài Chính, đồng thời được xây dựng để đáp ứng các yêu cầu quản trị hiện đại và khả năng thay đổi phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Độ bảo mật cao, phân quyền chi tiết đến từng người dùng, từng phân hệ, chi tiết cho từng nghiệp vụ xem, thêm, sửa, xóa. Công việc ghi sổ được thực hiện bằng kế toán máy kết hợp với kế toán thủ công theo quy trình sau:
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 621, 622, 623, 627,154
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc: hoá đơn GTGT, PNK, PXK, bảng PBNVL, CCDC, bảng lương và BHXH, PBKHTSCĐ...
Sổ cái TK 621, 622, 623, 627, 154.... Nhật ký chung
Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy
Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ theo hình tức nhật ký chung
Thẻ tính giá thành
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra