PHÍ VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CDC
• Hoàn thiện hạch toán ban đầu
Chúng ta biết rằng hệ thống chứng từ ban đầu là cơ sở cho việc hạch toán các nghiệp vụ kế toán. Đối với Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Việt Nam, những chứng từ này không những phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mà còn phải đảm bảo yếu tố pháp lý để làm cơ sở hạch toán. Việc hệ thống chứng từ ban đầu hiện nay được tập hợp không đủ và không kịp thời đã gây ra hiện tượng nhiều khi đã hạch toán doanh thu, trong khi chi phí chưa được ghi nhận một cách đầy đủ tương ứng làm ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán. Vì vậy việc tiếp tục hoàn thiện hạch toán hệ thống chứng từ ban đầu tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Việt Nam là cần thiết.
Trước tiên, hệ thống các chủng loại chứng từ cần được thống nhất, quy định chặt chẽ về mẫu mã, nội dung để đảm bảo tính đầy đủ và pháp lý đối với các nghiệp vụ. Bên cạnh đó, kế toán Công ty phải thống nhất và hướng dẫn cho kế toán tại Chi nhánh và các nhân viên thống kê tại các Trung tâm, Xí nghiệp, Văn phòng dự án trực thuộc để thực hiện, đồng thời có qui định chặt chẽ về thời gian hạch toán và luân chuyển chứng từ.
Mặt khác, để công tác hạch toán ban đầu có hiệu quả thì các biện pháp đẩy nhanh tốc độ luân chuyển chứng từ cũng cần được nghiên cứu áp dụng. Bởi lẽ một thực tế vẫn tồn tại là việc luân chuyển chứng từ còn chậm, nhiều khi không đáp ứng được yêu cầu hạch toán và tập hợp chi phí. Nguyên nhân của tình trạng này xuất phát từ cơ chế quản lý tài chính rất mở của Công ty dành cho các đơn vị sản xuất được qui định trong Quy chế giao khoán nội bộ, là mỗi khi tiền về các đơn vị trực thuộc được tạm ứng tối đa tới 90% sản lượng được khoán tính theo tiền về hoặc tới 70% sản lượng được khoán tính theo khối lượng công việc đã thực hiện (khi tiền dự án chưa về). Điều này dẫn đến dư nợ trên TK tạm ứng tại Công ty luôn ở mức lớn (Tới cuối năm 2010 dự nợ TK 141 là 2.781.185.254đ), do mỗi khi có tiền về, nhất là vào dịp cuối năm thì các đơn vị tạm ứng ồ ạt mà không lưu ý hoàn ứng chứng từ theo qui định. Một nguyên nhân nữa là các nhân viên thống kê tại các đơn vị trực thuộc có nghiệp vụ chuyên môn còn yếu, chưa có khả năng nắm bắt và xử lý chứng từ nhanh, nhất là những trường hợp phải làm chứng từ bổ sung để tập hợp chi phí theo đơn giá giao khoán. Để khắc phục điều này Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Việt Nam cần thực hiện hai biện pháp sau đây:
- Bổ sung qui định chặt chẽ thời hạn giao nộp chứng từ vào trong Quy chế giao khoán nội bộ rằng “Khi tiền về đơn vị được tạm ứng tối đa tới 25% sản lượng được khoán tính theo tiền về hoặc khối lượng công việc giao khoán đã hoàn thành; các lần thanh toán tiếp theo chỉ được thực hiện khi đơn vị điều hành hoặc bộ môn nhận khoán đã tập hợp được đầy đủ chứng từ theo qui định chứ không duyệt tạm ứng nữa" .Đối với số đã tạm ứng, theo thời gian phải hoàn ứng đã duyệt trong “Giấy đề nghị tạm ứng", đơn vị phải tiến hành thanh toán tạm ứng kịp thời, nếu không sẽ dừng không chi trả lương năng suất ở tháng kế tiếp.
- Trước mắt Công ty cần lập kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ kế toán cho các nhân viên thống kê tại các Xí nghiệp, Trung tâm sản xuất, như mời các Trung tâm Tư vấn kế toán kiểm toán tại các Trường Đại học lớn như: Học viện tài chính, Đại học Kinh tế quốc dân... Đồng thời về lâu dài Công ty nên có kế hoạch biên chế riêng cho mỗi đơn vị này một nhân viên kế toán riêng có trình độ chuyên môn ít nhất từ cao đẳng chuyên ngành trở lên, điều này có thể sẽ làm giảm Quỹ tiền
lương đã khoán cho các đơn vị trực tiếp song xét về hiệu quả thì sẽ cao hơn rất nhiều. Các kỹ sư, kiến trúc sư, chuyên gia sẽ chỉ tập trung vào đúng chuyên môn của mình làm nâng cao chất lượng của các bản vẽ, hệ thống thông tin kế toán tại các đơn vị này cũng chắc chắn sẽ đầy đủ và chính xác hơn.
• Hoàn thiện tài khoản sử dụng & phương pháp hạch toán kế toán các khoản mục chi phí và doanh thu:
- Hoàn thiện hạch toán các chi phí ngoài lương: Chi phí sản xuất trực tiếp ngoài lương như văn phòng phẩm, phôtô tài liệu, tiếp khách giao dịch...hiện nay được các đơn vị hạch toán hết vào TK 627 (Chi phí sản xuất chung) là không đúng. Có một thực tế là tại Công ty, các khoản chi phí sản xuất chung chính là chi phí quản lý và phục vụ sản xuất của Công ty vì tất cả các khoản chi phí trực tiếp đã được Công ty giao khoán hết xuống cho đơn vị bao gồm cả các chi phí của Giám đốc Xí nghiệp, nhân viên thống kê Xí nghiệp và các chi phí quản lý phát sinh tại các Trung tâm, Xí nghiệp, nên nếu hạch toán như vậy dễ gây nhầm lẫn sang chi phí phục vụ chung cho công tác quản lý doanh nghiệp. Do đó tất cả các khoản chi phí sản xuất trực tiếp ngoài lương trên nên được hạch toán hết vào TK 621 (chi tiết tài khoản cấp 2 theo từng khoản mục chi phí đã qui định chi tiết trong Quy chế giao nhận khoán nội bộ tại mỗi đơn vị)
- Hoàn thiện hạch toán chi phí quản lý và phục vụ sản xuất: Các khoản chi phí được xác định là chi phí quản lý và phục vụ sản xuất nên được hạch toán hết qua TK 642, tiền lương năng suất của khối quản lý hạch toán vào TK 6421 (thay vì sử dụng TK 622), nếu cần có thể chi tiết TK này ra thành tiền ăn ca, lương cơ bản, lương năng suất. Hơn nữa dưới góc độ kế toán quản trị, các TK cấp II là 6421, 6422, 6423,... 6428 có thể được chi tiết theo các khoản mục chi phí được qui định trong Quy chế giao nhận khoán nội bộ của mỗi đơn vị để phục vụ yêu cầu quản lý.
- Hạch toán các khoản cấp dưới nộp về: Việc Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Việt Nam hạch toán các khoản do Chi nhánh nộp tiền sử dụng vốn, tiền nộp kinh phí quản lý cấp trên, tiền lãi... như hiện nay: Ghi Nợ TK 1111,1121 và Ghi có TK 6428 là không hợp lý, nhất là trong trường hợp số tiền các
đơn vị cấp dưới nộp về lớn thì TK 642 trên Công ty giảm đi một lượng đáng kể, thậm chí có thể âm. Vì vậy Công ty cần tách biệt thành hai trường hợp như sau:
Đối với phần kinh phí quản lý cấp trên do Chi nhánh nộp về: Nợ TK 1111,1121
Có TK 5113 (chi tiết theo phần doanh thu lớn nhất) Đối với phần nộp tiền sử dụng vốn vay, hạch toán:
Nợ TK 1111,1121 Có TK 515
- Về phân bổ các chi phí quản lý: Hiện nay việc Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Việt Nam tiến hành phân bổ chi phí quản lý và phục vụ sản xuất chỉ dựa trên tiêu thức doanh thu là không hoàn toàn chính xác, dẫn đến phản ánh sai lệch kết quả kinh doanh của từng Hợp đồng dịch vụ tư vấn, cách phân bổ này dẫn đến tình trạng cứ Hợp đồng có doanh thu lớn thì chịu chi phí quản lý lớn và các Hợp đồng có giá trị nhỏ thì ngược lại, nhưng trong thực tế có những Hợp đồng có giá trị lớn nhưng chi phí quản lý và phục vụ sản xuất dành cho Hợp đồng đó lại không đáng kể như các Hợp đồng tư vấn có nguồn vốn từ nguồn tài trợ ODA (Dự án cung cấp chuyên gia cho Đại học Quốc gia; Dự án Giám sát Đài truyền hình Việt Nam NHK;...) do các dự án này đơn giản, không phức tạp, lực lượng cán bộ ít khi ở văn phòng nên chi phí điện nước ít, việc nghiệm thu thanh lý và đòi tiền Hợp đồng cũng đơn giản nên ít tốn kém các chi phí gián tiếp, ngược lại có những Hợp đồng giá trị nhỏ nhưng do tính chất phức tạp, kéo dài nhiều năm, phạm vi ở xa chi phí đi lại nhiều... nên chi phí quản lý dành cho chúng rất lớn, có ảnh hưởng rất lớn tới kết quả Hợp đồng. Bởi vậy khi phân bổ chi phí quản lý và phục vụ sản xuất cho từng Hợp đồng tư vấn, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào mỗi tiêu thức doanh thu, mà cần căn cứ vào các tính chất khác của Hợp đồng để tiến hành điều chỉnh như: Dễ hay khó thực hiện; bộ phận quản lý có phải hỗ trợ nhiều không; Chủ đầu tư ở xa hay gần trụ sở Công ty; tiền về có gọn không; nguồn vốn; hồ sơ có phải chỉnh sửa nhiều không; dự án có bị điều chỉnh theo chủ trương của cơ quan có thẩm quyền không... Để tăng độ chính xác việc xác định đánh giá mức độ ảnh hướng của các tiêu thức này đến từng Hợp đồng cần có sự tham gia của GĐDA, CNDA, các
chủ trì và Trưởng, phó các Phòng ban, bộ phận liên quan. Cũng cần khẳng định rằng việc tính toán và phân tích hiệu quả theo từng Hợp đồng tư vấn chỉ đáng tin cậy dưới góc độ lãi gộp (tức là doanh thu trừ đi chi phí trực tiếp khoán tới đơn vị), chứ xét trên giác độ lãi thuần (lãi gộp trừ đi chi phí quản lý) chỉ mang tính tương đối chứ không thể chính xác 100% vì có nhiều khoản chi phí không thể thống kê và phân bổ chính xác tới từng dự án (điện nước, lương năng suất quản lý, thuê nhà, khấu hao...).
- Về thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí: Hiện nay thời điểm ghi nhận doanh thu tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Việt Nam chủ yếu dựa theo thời điểm nhận được tiền tạm ứng, thanh toán từ chủ đầu tư và chi phí được ghi nhận theo thời điểm nhận chứng từ là vi phạm các nguyên tắc ghi nhận doanh thu và chi phí, có một thực tế là để điều hoà kế hoạch doanh thu tăng trưởng theo một mức độ đều đặn hàng năm nên hầu hết các đơn vị đều hạch toán doanh thu dựa trên sự chủ động về nguồn tiến về, vì có tiền về các đơn vị nhận khoán mới được chi hết phần sản lượng khoán và do đó mới có đủ phần chứng từ chi phí tương ứng để nộp về Phòng Tài chính kế toán Công ty. Có lúc Kế toán lấy doanh thu theo Giá trị nghiệm thu A-B nhưng là công trình vốn ngân sách khó khăn nên cuối năm tiền chưa về, chi phí trực tiếp chưa chi, đây cũng là khó khăn chung của các DN tư vấn cũng như các DN xây lắp trong ngành xây dựng khi mà Doanh thu theo qui định phải ghi nhận theo khối lượng công việc hoàn thành; thuế GTGT đầu ra phải nộp đúng kỳ, đúng hạn, trong khi nguồn tiền về của Hợp đồng thu hồi trong nhiều năm mới hết, dẫn đến tình trạng doanh thu và chi phí thực tế nhiều khi không tương ứng, công nợ nhiều, ảnh hưởng đến nguồn vốn kinh doanh của đơn vị.
Để khắc phục điều này, trước hết Công ty cần tuân thủ việc ghi nhận doanh thu theo khối lượng công việc hoàn thành, đồng thời chỉ đạo bộ sản xuất nộp bài đạt chất lượng và đúng tiến độ đề ra; bộ phận kế hoạch Hợp đồng và bộ phận thu hồi công nợ làm tốt công tác nghiệm thu, thanh lý Hợp đồng cũng như thu hồi vốn kịp thời, có các chính sách thưởng phạt kịp thời. Thường xuyên lên danh mục công trình hoàn thành cần thanh quyết toán (định kỳ theo tháng) để đốc thúc các bộ phận liên quan có hướng xử lý dứt điểm. Nếu các giải pháp này được thực hiện tốt sẽ
giúp cho việc ghi nhận doanh thu hàng năm luôn tăng trưởng theo mức tăng của sản lượng thực hiện tại mỗi đơn vị, cũng sẽ hạn chế và tiến tới chấm dứt tình trạng việc ghi nhận chi phí không gắn liền với ghi nhận doanh thu như hiện nay.