Đối với Công ty, chi phí nhân công là chi phí quan trọng nhất và cũng là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất. Vì CDC là doanh nghiệp Cổ phần Nhà nước chiếm 51%, nên Công ty vẫn áp dụng đơn giá tiền lương tính trên doanh thu của Bộ Xây dựng. Hàng năm căn cứ vào sản lượng, doanh thu và lợi nhuận thực hiện cũng như thu nhập bình quân của cán bộ nhân viên các năm trước tại mỗi DN, Bộ Xây dựng sẽ giao đơn giá tiền lương cho các đơn vị trong toàn khối tư vấn do Bộ quản lý, theo đơn giá Bộ Xây dựng giao thì đơn giá tiền lương của CDC là 454 đồng tính trên 1.000 đồng doanh thu. Đầu năm căn cứ đơn giá này, Công ty tính ra tổng quỹ lương và lập kế hoạch chi tiêu quỹ tiền lương đúng mục đích, gắn với kết quả SXKD, nếu để vượt hoặc chi không hợp lý sẽ bị xuất toán ra khỏi chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập DN.
Vì là DN cung cấp dịch vụ “chất xám tư vấn” nên chi phí nhân công trực tiếp tại đây được quan niệm và xác định bao gồm:
- Tiền lương cơ bản, ăn ca của các kỹ sư, kiến trúc sư ký Hợp đồng lao động thời hạn không xác định: Công ty xác định theo hệ số thang bậc lương của Nhà nước áp dụng cho DNNN hạng 1 độc lập (Nghị định số 205/2004/NĐ- Chính phủ qui định hệ thống thang bảng lương và chế độ phụ cấp trong các Công ty Nhà nước).
- Tiền lương năng suất, bao gồm cả năng suất ngoài giờ của các kỹ sư, kiến trúc sư, chuyên gia, nhân công thuê ngoài tham gia vẽ, thiết kế, thẩm tra hay giám sát thực hiện dự án.
Về cách thức xác định và trả lương năng suất, xuất phát từ cơ chế giao khoán, ngoại trừ một số trường hợp như thiết kế phương án kiến trúc để tham gia thi đấu, tư vấn giám sát thi công ngoài công trường thì được trả theo thời gian làm việc thực tế; đối với phần lớn công việc, Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Việt Nam đều áp dụng hình thức trả lương cho bộ phận sản xuất trực tiếp là
trả lương theo sản phẩm; các Xí nghiệp, Trung Tâm thực hiện việc chi trả lương cho các kỹ sư, kiến trúc sư trong đơn vị theo số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành. Cách chi trả lương này đã rất khuyến khích cán bộ nhân viên trong các DN hăng hái thi đua sản xuất.
Tuy nhiên, tuỳ theo đặc thù tại mỗi đơn vị sản xuất trực tiếp Quy chế phân phối lương sản phẩm tại các đơn vị sản xuất trực thuộc trong Công ty là không giống nhau, vì mục đích của Luận văn không phải là đi sâu nghiên cứu cách chia lương nên chỉ xin dẫn ra cách chia lương sản phẩm mang tính điển hình như sau:
Tại Trung tâm Quy hoạch đô thị và Khu công nghiệp thuộc Công ty CDC:
* Lương sản phẩm = Lương cơ bản + Ăn ca + Năng suất
* Lương cơ bản = (Mức lương cơ bản + PCTN) x Số ngày làm việcSố ngày công tối đa của tháng
Trong đó: PCTN: Phụ cấp trách nhiệm = 0,5 x Mức lương cơ bản
* Lương năng suất = NSTC x NC x K1 x K2
Trong đó: NSTC: Đơn giá năng suất tiêu chuẩn
NC : Ngày công thực tế đến cơ quan làm việc K1 : Hệ số trách nhiệm và khả năng công tác K2 : Năng suất tiêu chuẩn cho một ngày công
Cách thức lập bảng lương được thực hiện như sau: Căn cứ vào lượng tiền chủ đầu tư đã thanh toán cho đơn vị tư vấn hoặc dựa trên khối lượng công việc hoàn thành, dựa trên Hợp đồng giao khoán việc Công ty giao, nhân viên thống kê tại các Trung tâm, Xí nghiệp sản xuất tính ra tổng số chi phí được chi, trong đó có phần chi phí tiền lương theo công thức:
Số tiền đơn vị được chi = DT * MK (%) * Tỷ lệ % đơn vị được hưởng. Trong đó:
MK: Là mức khoán tuỳ theo từng Hợp đồng cụ thể
Thông thường tỷ lệ % đơn vị được hưởng qui định cho từng bộ môn như sau (Kiến trúc 48%; Kết cấu 30%; Cơ điện 14%; Dự toán 8%). Trường hợp đặc biệt do Giám đốc Công ty xem xét quyết định, nếu khoán trọn gói cho một đơn vị (đơn vị điều hành) thì tỷ lệ này là 100%.
Ví dụ: Mẫu Bảng thanh toán tiền lương
Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Việt Nam Đơn vị:...
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THÁNG...NĂM 20... CÔNG TRÌNH:
Theo hợp đồng kinh tế số:...ký ngày...
Theo hợp đồng giao khoán (hoặc biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán) số:... ngày...
STT Họ và tên Ngàycông lươngHệ số Lương cơ bảnvà phụ cấp Tiền ăngiữa ca năng suấtLương thực lĩnhSố tiền Ký nhận
1 2 3 4 5 6 7 8=5+6+7
Tổng cộng
Tổng số thực lĩnh (bằng chữ):...
Phương pháp kế toán được thực hiện như sau: Khi nhận được tiền tạm ứng và thanh toán của Chủ đầu tư, tính ra số tiền lương được hưởng, nhân viên thống kê Xí nghiệp lập bảng lương theo mẫu qui định, căn cứ chứng từ tiền lương và phiếu chi, kế toán ghi nhận các khoản chi phí nhân công trực tiếp, các khoản chi phí trích theo lương. Toàn bộ công việc được nhân viên thống kê Xí nghiệp thực hiện thủ công trên bảng tính Excel.
Tại Công ty, Tiền lương cơ bản, ăn ca được hạch toán vào tài khoản 6271; Tiền lương năng suất hạch toán vào Tài khoản 622.
Ví dụ: Hạch toán chi phí tiền lương tháng 4/2010 theo sản lượng giao khoán Hợp đồng 147/2010/HĐKT - TVGS Trung tâm giáo dục hướng nghiệp và nâng cao nhà học 6 tầng - 56 Vũ Trọng Phụng
Khi nhận được Bảng thanh toán lương, kế toán hạch toán như sau: (1) Hạch toán tiền ăn ca:
Nợ TK 6271 479.091
Có TK 1111 479.091
(2) Hạch toán tiền lương cơ bản:
Nợ TK 6271 1.121.073
Có TK 334 1.121.073
Nợ TK 334 1.121.073
Có TK 1111 1.121.073
(3) Hạch toán tiền lương năng suất:
Nợ TK 622 463.836
Có TK 334 463.836
Nợ TK 334 463.836
Có TK 1111 463.836
Bảng thanh toán lương được làm thủ công trên Excel với cách tính toán như sau:
Hệ số lương cơ bản: Theo quy định của Nhà nước, kỹ sư bậc 1 khởi điểm có hệ số là 2,34; bậc 2 = bậc 1 + 0,31; ....
Ngày công: thông thường ngày công 1 tháng là 22 ngày (nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật), Tiền ăn ca là 650.000đ / người / 1 tháng do quy định của Nhà nước, tiền ăn ca không được vượt quá mức lương tối thiểu (650.000đ).
Lương cơ bản = Mức lương cơ bản (tối thiểu) x Hệ số lương
Tổng cộng = Mức lương chủ dự án chi trả 1 tháng x Tỷ lệ khoán của Công ty Lương năng suất = Tổng cộng - (Lương cơ bản + ăn ca)
Việc hạch toán các khoản chi phí trích theo lương được Công ty thực hiện trích nộp và hạch toán đầy đủ theo qui định, chi phí trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn được hạch toán tương ứng vào các tài khoản hạch toán tiền lương nêu trên.
2.2.3.3. Các chi phí sản xuất trực tiếp ngoài lương
Tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Việt Nam chi phí sản xuất trực tiếp ngoài lương khá đa dạng, bao gồm:
- Các chi phí vật liệu, công cụ đồ dùng, linh kiện thiết bị phục vụ công việc: Văn phòng phẩm (giấy, bút, cặp file, tài liệu tham khảo...), điện thoại di động, linh kiện máy vi tính, bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ tài liệu..
- Các chi phí thuê ngoài: Thuê văn phòng làm việc, thuê phương tiện đi lại, cước điện thoại, thẻ điện thoại, internet, vé tàu xe, tắc xi, vé máy bay, thuê máy tính và các máy móc khác (máy đo đạc, khảo sát công trình), phôtô copy bản vẽ, in ấn tài liệu, sửa chữa máy móc làm việc tại đơn vị...
- Các chi phí khác: Giao dịch tiếp khách, mua hoa tặng khách hàng, mua hoa quả nước uống phục vụ hội nghị,...
Tại các đơn vị, cũng căn cứ vào cách tính tổng chi phí được chi như đã trình bày ở trên, nhân viên thống kê tính ra chi phí sản xuất ngoài lương được chi (bằng tổng số được chi trừ đi chi phí tiền lương), lập bảng kê đề nghị thanh toán và gửi về Phòng kế toán Công ty.
Sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, trình duyệt đầy đủ chữ ký, kế toán viết phiếu chi và hạch toán vào các TK chi phí tương ứng, các chi phí sản xuất trực tiếp ngoài lương được hạch toán vào các Tài khoản: TK 6271 (Chi phí
nhân viên phân xưởng); TK 6272 (Chi phí vật liệu); TK6277 (Chi phí Dịch vụ mua ngoài); TK 6278 (Chi phí khác bằng tiền).
Đối chiếu số liệu trên Giấy đề nghị thanh toán với các chứng từ gốc mà nhân viên thống kê tập hợp, kế toán định khoản theo bút toán:
Nợ TK 627 (6271, 6272, 6277, 6278) Nợ TK 1331
Có TK 1111
Đối với các chi phí khoán đã chi tại các đơn vị nhưng do tiền dự án chưa về, Công ty chưa thanh toán cho đơn vị nhận khoán, được ghi nhận vào các TK chi phí nêu trên, đồng thời hạch toán vào TK 3388 (Chi tiết các khoản nộp trước chứng từ).
Để theo dõi và quản lý phần chi phí sản xuất trực tiếp cho mỗi Hợp đồng tư vấn cụ thể, ngoài sổ chi tiết công trình được mở để theo dõi doanh thu, chi phí giá vốn của toàn bộ dự án, các đơn vị có mở sổ để theo dõi phần chi phí khoán của từng công trình cho từng Trung tâm, Xí nghiệp cụ thể đó là sổ chi tiết giao khoán (Phụ lục số 14), Sổ này được mở đồng thời tại Phòng kế toán Công ty và tại các đơn vị trực thuộc (do các nhân viên thống kê theo dõi) để tiện đối chiếu kiểm tra xác định tổng số chi phí được chi, số đã chi và số còn lại sẽ được chi.
2.2.3.4. Kế toán chi phí quản lý và phục vụ sản xuất
Hiện nay, tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Việt Nam, chi phí quản lý và phục vụ sản xuất được hạch toán đồng thời trên cả TK 642 và TK 627, các TK này được mở chi tiết theo các yếu tố chi phí.
Phần chi phí này thường được định mức ở một tỷ lệ nhất định tính theo doanh thu, tuỳ theo từng loại hình dịch vụ tư vấn và dựa trên định mức lãi chung của Công ty. Công ty chỉ giao khoán phần chi phí trực tiếp cho các bộ môn, định mức chi phí này được thể hiện theo từng loại hình công việc như sau (Xem bảng 2.1: Định mức khoán cho từng loại hình dịch vụ tư vấn tại phần Hạch toán chi phí sản xuất trực tiếp)
Qua tìm hiểu, thấy rằng chi phí quản lý và phục vụ sản xuất tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Việt Nam được phân loại thành:
- Chi phí theo qui định: Điện, nước, thông tin liên lạc; Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và nộp công đoàn cấp trên.
- Chi phí lương và năng suất quản lý: Chi phí ăn ca, lương cơ bản và lương năng suất của khối quản lý.
- Chi phí khấu hao Tài sản cố định, trang bị máy móc, sửa chữa xây dựng nhà cửa, thuê văn phòng.
- Chi phí quản lý ngoài lương: Chi phí in ấn, tài liệu bản vẽ, văn phòng phẩm; chi phí xe ô tô phục vụ khối quản lý.
- Chi phí triển khai, nghiệm thu, thanh lý Hợp đồng, hồ sơ dự thầu hoặc thi phương án kiến trúc (đã bao gồm phụ phí công tác)
- Chi phí marketing tìm việc, hoa hồng môi giới.
- Chi phí đào tạo, sáng kiến cải tiến, quảng cáo, in lịch; Chi phí duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO.
- Chi phí dự phòng, hỗ trợ cho các đơn vị thực hiện các dự án khi kinh phí dự án về chậm, ở xa chi phí đi lại nhiều, các dự án không thực hiện được do có sự thay đổi chủ trương của Chủ đầu tư.
Các khoản chi phí này được ghi nhận qua các TK sau:TK 6421 Chi phí máy móc, dụng cụ quản lý...; TK 6422 Văn phòng phẩm, đồ dùng; TK 6427 Chuyển phát nhanh tài liệu, điện thoại, điện, nước; TK 6428 Tiếp khách, giao dịch... theo bút toán:
Nợ TK 642 Nợ TK 1331
Có TK 1111
2.2.3.5. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
- Hàng quý, xác định số thuế tạm nộp vào NSNN, kế toán ghi: Nợ TK 8211
Có TK 33341 Khi thực nộp số thuế này: Nợ TK 33341
- Cuối năm tài chính, so sánh số đã tạm nộp với số thuế TNDN quyết toán phải nộp trong năm thấy số thuế TNDN tạm nộp lớn hơn số quyết toán năm phải nộp, kế toán ghi:
Nợ TK 8211
Có TK 3334 Khi thực nộp số thuế này: Nợ TK 3334
Có TK 111, 112...
- So sánh nhận thấy tổng số phát sinh bên Nợ TK 8211 lớn tổng số phát sinh bên Có TK 8211 để kết chuyển chi phí thuế thu nhập Doanh nghiệp hiện hành xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 911
Có TK 8211
2.2.3.6. Tổng hợp chi phí kinh doanh và tính giá thành sản phẩm dịch vụ tại Công ty CDC
Kết quả tìm hiểu thực tế cho thấy, chi phí sản xuất kinh doanh dịch vụ tư vấn phát sinh trong Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Việt Nam được kế toán tổng hợp hết trên TK 154, sau đó mới kết chuyển sang TK 632.
Một điều đáng lưu ý là Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Việt Nam hiện nay không tính giá thành sản phẩm dịch vụ tư vấn và cũng không tiến hành đánh giá sản phẩm dở dang vào cuối kỳ. Sở dĩ như vậy là vì toàn bộ chi phí sản xuất trực tiếp đã được theo dõi, tập hợp riêng cho từng Hợp đồng tư vấn được ký kết từ bước bắt đầu triển khai ký kết Hợp đồng cho tới khi Hợp đồng được thực hiện xong hoàn toàn, toàn bộ chi phí tập hợp được cho từng dự án được xác định là giá thành của Hợp đồng tư vấn đó và được kết chuyển về TK 632. Phần chi phí còn lại chưa kết chuyển vào cuối kỳ tương ứng với các phần việc đã hoàn thành hoặc những khoản tiền ứng trước được coi là các chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ.
Một thực tế hiện nay là tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Việt Nam tồn tại một lượng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang khá lớn, đây
là chi phí của các Hợp đồng, dự án đã được triển khai một phần, hoặc đã thực hiện xong, đã phát sinh một phần hoặc toàn bộ thiết kế phí nhưng tiền thì chủ đầu tư chưa chuyển trả nên đơn vị tư vấn chưa xuất Hoá đơn GTGT, doanh thu chưa được ghi nhận và do vậy chi phí sản xuất cũng được để dở dang tương ứng. Các DN tư vấn quan niệm rằng không cần thiết phải đánh giá số chi phí sản xuất kinh doanh dở dang này bởi lẽ đây chính là phần chi phí trực tiếp đã được định biên, được giao khoán và được tập hợp riêng cho từng Hợp đồng thiết kế cụ thể.
Một điểm cũng cần lý giải thêm là do đặc thù của ngành xây dựng nói chung, chu kỳ để hoàn thành một công trình xây dựng thường kéo dài trong nhiều năm, kế hoạch và tiến độ giải ngân được thực hiện trong nhiều đợt, thậm chí kéo dài tới 5, 7 năm nhất là các công trình được thực hiện bằng nguồn vốn ngân sách. Các DN tư vấn cũng vậy, tại CDC có những công trình như Thiết kế đường vào Khu công nghiệp Mỹ Xuân B1 (Hợp đồng 65 ký ngày 12 tháng 01 năm 2009) đã có Biên bản nghiệm thu thanh lý Hợp đồng từ năm 2009, nhưng mãi tới đầu năm 2010 số tiền của các Hợp đồng trên mới được thanh toán, trong khi toàn bộ chi phí để thực hiện dự án Công ty vẫn phải ứng trước, từ đó hình thành nên chi phí sản xuất kinh doanh