2.2.4.1. Hoạch định chính sách
Chính sách đối với xã hội
Doanh nghiệp tuân thủ Pháp luật Lao động Việt Nam về lao động và các qui định của Pháp luật khác đang áp dụng; tôn trọng các công ước Quốc tế được nêu trong phần II của Tiêu chuẩn SA 8000 : 2001 và những giải thích của các công ước đó.
Tiếp đến, doanh nghiệp thường xuyên cải tiến điều kiện làm việc cho CBCNV và bảo vệ môi trường cho cộng đồng ngày càng tốt hơn. Đồng thời, doanh nghiệp phổ biến qui định về Chính sách Trách nhiệm Xã hội đến toàn thể CBCNV, kể cả các Công ty con, Nhà thầu phụ, Nhà cung cấp để mọi người đều thấu hiểu, ủng hộ và thực hiện.
Doanh nghiệp soạn thảo và ban hành các tài liệu liên quan đến trách nhiệm của CBCNV đối với doanh nghiệp; triển khai các khóa huấn luyện, đào tạo định hướng; truyền đạt qua các phương tiện thông tin như mạng nội bộ, trang web, bản tin, họp nhóm ở các phòng ban; hướng dẫn CBCNV thực hiện nghiêm túc các sứ mệnh và chính sách của doanh nghiệp; chú trọng rèn luyện CBCNV tính trung thực, thanh liêm, tinh thần trách nhiệm, đạo đức và lương tâm nghề nghiệp
Doanh nghiệp có chính sách thưởng phạt thỏa đáng, công bằng và phân minh để khuyến khích sự nỗ lực và gắn bó của CBCNV đối với doanh nghiệp cũng như xây dựng một môi trường làm việc trong sạch và lành mạnh.
Bên cạnh chính sách lương thưởng, doanh nghiệp còn có chính sách đào tạo đới với người lao động. Với mục tiêu đào tạo đội ngũ CBCNV lành nghề, giỏi quản lý. Hằng năm doanh nghiệp dành trích ra một khoản kinh phí khá lớn cho công tác đào tạo, hỗ trợ cho CBCNV tham gia các khóa đào tạo về nghiệp vụ, ngoại ngữ trong nước và còn tham quan học hỏi ở nước ngoài. Doanh nghiệp quan niệm người lao động vừa là đối tượng phục vụ vừa là động lực cho sự phát triển, trong nhiều năm qua những chính sách đúng đắn của doanh nghiệp đã giữ được và ngày càng thu hút thêm người tài đức; hầu như không có hiện tượng chảy máu chất xám.
Văn hóa doanh nghiệp cùng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện ngày càng hoàn thiện giúp cho nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào doanh nghiệp
Chính sách đối với khách hàng
Doanh nghiệp tư nhân sản xuất ván sàn tre Việt Linh luôn cố gắng tìm ra tiếng nói chung với các khách hàng và đối tác kinh doanh với quan niệm rằng mọi vấn đề đều có thể giải quyết một cách thỏa đáng trên tinh thần tôn trọng sự công bằng, bình đẳng, bảo đảm sự hài hòa về lợi ích của các bên. Doanh nghiệp cũng xác định rằng chỉ có sự hợp tác đầy thiện chí mới có thể mang lại kết quả tốt đẹp và giúp cho tất cả các bên cùng nhau phát triển và tiến bộ. Sự phát triển và sự tiến bộ của từng doanh nghiệp là nền tảng cho sự phát triển chung của toàn xã hội. Đóng góp cho sự phát triển này được xác định là một sứ mệnh quan trọng của doanh nghiệp. Cạnh tranh lành mạnh trong tinh thần hòa bình là cách nghĩ, cách làm thường xuyên suốt của lãnh đạo và toàn thể CBCNV trong doanh nghiệp.
Tinh thần hợp tác và cạnh tranh bằng phương thức hòa bình cần được duy trì trong bất kỳ hoàn cảnh nào vì tinh thần này được xem là một trong những giá trị cốt
lõi của doanh nghiệp. Cùng với khách hàng và các đối tác, doanh nghiệp sẽ mãi mãi tồn tại với tinh thần này và nhiệm vụ chiến lược trong giai đoạn từ nay đến năm 2015 “ Tăng cường hợp tác – Phát triển bền vững”.
2.2.4.2. Hoạch định thủ tục
Doanh nghiệp tuân theo các thủ tục đúng pháp lý, đúng pháp luật và nguyên tắc thực hiện với thời gian cụ thể và mang tính khả thi: thủ tục đăng ký kinh doanh, thủ tục xuất nhập kho, thủ tục thanh toán, thủ tục mua hàng,... nhằm thực hiện mục tiêu doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Như thủ tục mua hàng phải được thực hiện theo đúng quy trình: - Xác định nhu cầu mua hàng
- Lựa chọn nhà cung cấp - Thương lượng và đặt hàng - Theo dõi và thực hiện mua hàng - Đánh giá kết quả mua hàng
Doanh nghiệp đưa ra những hướng dẫn chi tiết để xử lý những hoạt động xảy ra trong doanh nghiệp một cách nhất quán trong toàn bộ doanh nghiệp( từng bộ phận, phòng ban,...)
2.2.4.3. Hoạch đinh quy tắc ứng xử
Doanh nghiệp với nhân viên
Thứ nhất: Doanh nghiệp tôn trọng nhân nhân quyền và phẩm giá của tất cả
nhân viên. Doanh nghiệp luôn tôn trọng những ý kiến có tính chất đóng góp, xây dựng trên nhiều phương diện từ nhân viên, không phân biệt cấp bậc.
Thứ hai: Doanh nghiệp sẽ luôn tạo một môi trường trao đổi thông tin nội bộ
cởi mở nhằm cung cấp cho nhân viên những thông tin kịp thời về công việc, các mối quan hệ và thành tích của nhân viên.
Thứ ba: Thông tin cá nhân: Doanh nghiệp tôn trọng sự riêng tư cá nhân.Việc
thu thập, xử lý, lưu giữ và sử dụng thông tin cá nhân của nhân viên chỉ được thực hiện trong những trường hợp thật cần thiết và được cho phép bởi luật pháp.
Thứ tư: Doanh nghiệp cam kết đối xử công bằng với nhân viên, công bằng
trong việc đánh giá năng lực của nhân viên cho dù tồn tại những quan điểm, ý kiến khác nhau trong công việc. Việc tuyển dụng, sắp xếp công việc và xác định mức lương, lợi ích khác cho tất cả nhân viên của Doanh nghiệp được dựa trên cơ sở phù
hợp về trách nhiệm, khả năng và thể hiện bản thân, kinh nghiệm cũng như kết quả đánh giá của từng nhân viên.
Thứ năm: Doanh nghiệp sẽ luôn cung cấp và duy trì một môi trường làm
việc an ninh, an toàn, lành mạnh và thân thiện, quan tâm đến sức khỏe lao động. Doanh nghiệp với bên ngoài
Luật pháp
Doanh nghiệp luôn tôn trọng luật pháp: Doanh nghiệp cam kết tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như sẽ chịu trách nhiệm về những hành vi không tuân thủ.
Thứ nhất: Doanh nghiệp sẽ luôn cạnh tranh trên nguyên tắc trung thực,
không xâm phạm đến lợi ích của Nhà nước, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của người tiêu dùng, cam kết không thực hiện những hành vi cạnh tranh không lành mạnh.
Thứ hai: Doanh nghiệp tuân thủ Luật Bảo vệ môi trường: cam kết mang đến
cho cộng đồng một môi trường an toàn cho sức khỏe mọi người. Doanh nghiệp sẽ nỗ lực trong việc đầu tư và sử dụng các trang thiết bị, máy móc cũng như sản xuất sản phẩm thân thiện với môi trường. Tất cả chất thải phát sinh trong quá trình sản xuất,kinh doanh đều được kiểm soát và xử lý theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp sẽ gắn kết hài hòa với phát triển kinh tế và bảo đảm tiến bộ xã hội để phát triển bền vững đất nước, bảo vệ môi trường quốc gia gắn liền với bảo vệ môi trường khu vực và toàn cầu.
Thứ ba: Doanh nghiệp cam kết tuân thủ Luật Lao động: Doanh nghiệp cam
kết không sử dụng lao động vị thành niên hoặc lao động cưỡng bức, tuyển chọn lao động, bố trí, điều hành lao động theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh, quyền khen thưởng và xử lý các vi phạm kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật lao động, doanh nghiệp quản lý lao động một cách dân chủ, công bằng, văn minh.
Thứ tư: Doanh nghiệp cam kết tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ: Doanh nghiệp sẽ
làm tất cả những gì có thể để bảo vệ tài sản sở hữu trí tuệ hợp pháp của mình, bằng cách đăng ký quyền tác giả, quyền liên quan, quyền sở hữu công nghiệp đối với sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, thiết kế bố trí, nhãn hiệu. Đồng thời, doanh nghiệp tôn trọng tất cả tài sản sở hữu trí tuệ của đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà
cung cấp... Doanh nghiệp nổ lực bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ thông qua việc tuân thủ nghĩa vụ được đề cập theo các thỏa thuận bảo mật đã ký kết.
Cơ quan nhà nước
Doanh nghiệp.khẳng định sẽ là một công ty chính trực trong tất cả các mối quan hệ với Cơ quan Nhà nước:
- Doanh nghiệp.cam kết không thực hiện những hành vi phi pháp, trái đạo đức để thu thập thông tin hoặc che đậy thông tin nhằm mang lại lợi ích riêng cho doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp cam kết không thực hiện những hành vi mang tính chất hối lộ để đạt được những ưu đãi đặc biệt về lợi ích như giấy phép, hợp đồng...
- Nhân viên doanh nghiệp trong quá trình thực hiện công việc của mình, không được nhân danh doanh nghiệp thực hiện bất kỳ hành động như tặng quà, hoạt động giải trí...có giá trị đáng kể cho các công chức Cơ quan Nhà nước để nhằm đạt được mục tiêu.
Người tiêu dùng
Doanh nghiệp cam kết sẽ luôn làm ra sản phẩm đạt tiêu chuẩn về chất lượng, an toàn, vệ sinh, thân thiện với môi trường, đảm bảo sức khỏe người tiêu dùng; luôn đa dạng hóa sản phẩm và cung cấp sản phẩm với giá cả cạnh tranh hợp lý và xứng đáng với chất lượng của sản phẩm.
Doanh nghiệp luôn hướng tới người tiêu dùng để đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu và thị hiếu khi tạo ra sản phẩm, luôn tôn trọng ý kiến người tiêu dùng với thái độ trân trọng nhất, lịch sự nhất, kịp thời nhất..
Doanh nghiệp tôn trọng và giữ gìn thông tin riêng tư của người tiêu dùng, sẽ chỉ sử dụng thông tin đó đúng mục đích đã thỏa thuận/công bố.
Nhà cung cấp
Doanh nghiệp cam kết tạo dựng hình ảnh một công ty uy tín, tôn trọng và trung thực với các nhà cung cấp:
-Thứ nhất, Doanh nghiệp cam kết tuân thủ các quy định của Pháp luật có
liên quan đến các giao dịch với nhà cung cấp.
-Thứ hai, Doanh nghiệp cam kết giao dịch với nhà cung cấp trên nguyên tắc
công bằng, trung thực, khách quan và hài hòa lợi ích. Việc lựa chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp luôn được căn cứ trên những tiêu chí xác định như tính cạnh tranh
về giá, về chất lượng và những tiêu chuẩn, điều kiện phù hợp khác. Doanh nghiệp luôn ủng hộ các nhà cung cấp cạnh tranh lành mạnh, bình đẳng, quyết liệt vì mục tiêu kinh doanh chung và đưa ra thái độ cương quyết với những hành vi phi luật pháp hoặc phi đạo đức trong cạnh tranh.
Đối tác: Doanh nghiệp cam kết tôn trọng lợi ích của đối tác và nỗ lực trong
việc bảo vệ tài sản, nhân lực tham gia hợp tác, liên doanh liên kết.
Nhà đầu tư: Doanh nghiệp cam kết tạo cơ hội đầu tư ngang bằng cho mọi
nhà đầu tư trong việc trao đổi, tiết lộ thông tin và tạo dựng môi trường kinh doanh minh bạch bằng việc công khai quy trình lựa chọn nhà đầu tư.
Nhân viên với doanh nghiệp
Tài sản
- Tất cả nhân viên phải có trách nhiệm bảo vệ các tài sản của doanh nghiệp khỏi hư hỏng, thiệt hại, mất mát hoặc sử dụng sai mục đích, hoặc những hình thức sử dụng không phù hợp khác.
- Với tài sản sở hữu trí tuệ doanh nghiệp mỗi nhân viên được yêu cầu phải bảo vệ những tài sản sở hữu trí tuệ đó theo quy định Bảo mật thông tin.
Thông tin
Nhân viên không được:
- Thực hiện các hoạt động có thể gây phương hại đến hình ảnh, nhãn hiệu, tên thương mại và uy tín của doanh nghiệp.
- Tiết lộ các thông tin bảo mật của doanh nghiệp cho các đối tượng khác khi không có sự ủy quyền hoặc sự cho phép..
- Thực hiện các hoạt động thử nghiệm hệ thống IT khi chưa có sự chấp thuận chính thức từ người có thẩm quyền của doanh nghiệp.
Cho phép đối tượng không có nhiệm vụ truy cập vào hệ thống thông tin
Xung đột lợi ích
Nhân viên phải tự điều chỉnh bản thân bằng chuẩn mực cao nhất. Chính bản thân mỗi người phải công bằng và trung thực trong tất cả các giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông, đối thủ cạnh tranh và ngay cả với những nhân viên khác để tránh xung đột lợi ích.
Tất cả những tương tác - giữa những đồng nghiệp với nhau, giữa cấp trên và cấp dưới - nên được thực hiện dựa trên tinh thần hợp tác, hỗ trợ nhau cùng phát triển.chúng ta cạnh tranh với nhau một cách lành mạnh và bình đẳng, chúng ta sẵn sàng trợ giúp cho đồng nghiệp của mình khi cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
2.2.4.4. Hoạch định ngân sách
Bộ phận hoạch định ngân sách
Bộ phận chịu trách nhiệm chính về công tác hoạch định ngân sách tại doanh nghiệp là phòng kế toán, đứng đầu là kế toán trưởng. Ngoài phòng kế toán chịu trách nhiệm chính, các bộ phận chuyên môn khác trong công ty cũng tham gia vào quá trình hoạch định ngân sách. Tuy nhiên nội dung công việc chưa được xác định rõ ràng, cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân có liên quan.
Phương pháp lập ngân sách
Hiện tại doanh nghiệp sử dụng phương pháp lập ngân sách từ trên xuống, tất cả các chỉ tiêu để lập ngân sách do hội đồng quản trị ấn định. Mục tiêu cuối cùng cần đạt được trong năm kế hoạch của công ty là lợi nhuận, do đó tất cả các ngân sách được lập đều hướng đến mục tiêu này.
Quy trình hoạch định ngân sách
Quy trình hoạch định ngân sách hiện tại của doanh nghiệp được tiến hành theo hai bước đó là thu thập thông tin và lập các ngân sách. Nội dung thông tin thường là dự báo doanh thu và thông tin về chi phí.
Nội dung và tiến trình lập ngân sách
Nội dung và tiến trình lập ngân sách được thực hiện như sau: a.Kế hoạch sản lượng sản xuất
b. Kế hoạch về chi phí sản xuất c. Kế hoạch đầu tư xây dựng
d. Kế hoạch khấu hao tài sản cố định e. Kế hoạch sửa chữa lớn
f. Kế hoạch giá vốn
g. Kế hoạch các chi phí hoạt động khác h. Kế hoạch tiêu thụ
i. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Trong lĩnh vực kinh doanh, ở từng lĩnh vực kinh doanh sẽ có những sự cố tác động nhất định. Theo kết quả điều tra trắc nghiệm có 15/20 số phiếu (tức 75%) cho rằng doanh nghiệp đã cụ thể hóa những chính sách, thủ tục, quy tắc, ngân sách một cách cụ thể, rõ ràng cho các kế hoạch, hoạch định trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Giai đoạn đầu mới thành lập doanh nghiệp đang còn nhiều khó khăn, doanh nghiêp đã thực hiện những kế hoạch như xây dựng thị trường, tìm kiếm khách hàng cho mình. Tiếp đến đi vào hoạt động kinh doanh bằng chính năng lực và lợi thế của mình doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm với chất lượng cao và cố gắng sử dụng hiệu quả nguồn lực của mình. Dần dần phát triển doanh nghiệp đã mở rộng quy mô sản xuất, mở rộng thị trường kinh doanh: điều tra kỹ thị trường ý định mở rộng, đẩy mạnh chiến lược phát triển thị trường, chủ động tim kiếm nhà cung ứng ổn định đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, đưa ra sản phẩm chất lượng cao với giá cả hợp lý dựa trên chi phí sản xuất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp sử dụng các chiến lược: mở rộng mối quan hệ hợp tác với các đối tác chiến lược, các bạn hàng, liên kết với các tổ chức, đơn vị trong ngành nhằm nâng cao hoạt động kinh doanh. Đồng thời, doanh nghiệp mở rộng các danh mục kinh doanh sang các ngành nghề khác.
Bằng những kỹ năng: kiểm tra, phối hợp thông tin, dự đoán, các kỹ năng kế hoạch, sáng tạo, ủy quyền, tổ chức...và bằng những công cụ quản trị có tính chất pháp lý, công cụ khuyến khích, công cụ thông tin, công cụ điều chỉnh, công cụ đánh giá để thực hiện các chương trình: chương trình đào tạo, chương trình quảng cáo, chương trình bán hàng,... một cách khả thi, phân công công việc, nguồn lực cho