Ngành kinh doanh dịch của công ty An Phú tuy có những nét đặc thù riêng, nhng các loại hình nghiệp vụ diễn ra không nhiều, chính vì vậy hệ thống chứng từ của công ty cũng tơng đối đơn giản. Những chứng từ chủ yếu, thờng xuyên đợc sử dụng của công ty đợc lập theo mẫu của Bộ tài chính ban hành. Đó là:
- Những chứng từ đặc thù đợc công ty lập nh: giấy đi đờng, bảng theo bán hàng ...,
- Chứng từ tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, kiểm kê quỹ, giấy báo Nợ, giấy báo Có...,
- Chứng từ về lao động tiền lơng: bảng thanh toán tiền lơng, bảng phân bổ tiền lơng...,
Sinh viờn: Phạm Thị Ngọc Huệ Lớp: Kế toỏn K7B
- Chứng từ tài sản cố định: biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ...,
- Chứng từ đầu ra: hoá đơn GTGT...
Bên cạnh đó công ty cũng sử dụng các chứng từ hớng dẫn, đợc lập dựa trên nhu cầu nhất định khi nghiệp vụ kinh tế bất thờng phát sinh. Ngoài ra công ty còn nhận rất nhiều chứng từ do các đơn vị khác lập nh: biên lai thu phí và lệ phí, hoá đơn gửi hàng... Để đảm bảo thực hiện tốt công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán ban đầu nói riêng, các chứng từ của công ty luôn phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cũng nh tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chúng.
Tập hợp các chứng từ gốc ban đầu do các kế toán phần hành lập, hoặc do nhân viên kế toán của các chi nhánh cung cấp, các kế toán phần hành tại công ty cập nhật vào máy tính. Đồng thời từ các chứng từ ban đầu các kế toán phần hành vào các sổ chi tiết thích hợp. Cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp in ra các chứng từ ghi sổ, làm căn cứ để vào sổ kế toán tổng hợp. Các chứng từ của công ty An Phú sau quá trình luân chuyển đợc lu tại công ty trong 13 năm liên tiếp.