II. Thực trạng công tác tuyển dụng tại công ty
4. Công tác tuyển chọn tại công ty
4.2 Quy trình tuyển chọn tại công ty
Với mỗi công ty, quy trình tuyển chọn là hoàn toàn khác nhau, nó phụ thuộc vào đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đặc điểm
của đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức.
Sau khi đã thu hút được một lượng ứng viên nhất định trong quá trình tuyển mộ thì bước tiếp theo của quá trình tuyển dụng của công ty là bước tuyển chọn. Việc tuyển chọn hiện nay của công ty cô phần Phát triển hạ tầng kỹ thuật viễn thông đang được thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Tổ chức tiếp nhận và sơ tuyển hồ sơ
Việc tiếp nhận hồ sơ do phòng Tổ chức tiến hành, cán bộ phụ trách công tác này sẽ kiểm tra trực tiếp các hồ sơ xin việc xem đã đúng và đủ các thủ tục cần thiết chưa? Nếu chứa đúng hoặc đủ thì yêu cầu ứng viên sửa lại và bổ sung hoàn chỉnh các thủ tục còn thiếu. Một bộ hồ sơ hợp lệ là phải có đầy đủ đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, bản sao công chứng các văn bằng chứng chỉ, và tùy vào từng vị trí chức danh cần tuyển mà công ty sẽ yêu cầu bổ xung những loại tài liệu cần thiết khác trong bộ hồ sơ.
Khi đã tập hợp được những bộ hồ sơ hoàn chỉnh, hội đồng tuyển chọn đã được thành lập sẽ tiến hành sơ tuyển hồ sơ. Công việc sơ tuyển hồ sơ này thường được tiến hành trong thời hạn tối đa là một tuần kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ và việc sơ tuyển này thường được Hội đồng tuyển chọn ủy quyền cho 01 thành viên là Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính kiểm tra. Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành thực hiện chỉ huy công tác sơ tuyển hồ sơ. Dựa vào những thông tin có trong hồ sơ của ứng viên xin việc, nhân viên sơ tuyển hồ sơ tiến hành đối chiếu với yêu cầu về trình độ, kỹ năng, các thông tin về cá nhân khác mà vị trí của công việc yêu cầu. Từ đó sẽ xác định được những ai không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu của vị trí việc làm để chấm dứt quá trình tuyển chọn, ai là người đáp ứng được các yêu cầu đó và tiến hành các bước sàng lọc tiếp theo của quá trình tuyển chọn.
Sau khi có được kết quả của bước sàng lọc, sơ tuyển hồ sơ ban đầu thì phòng Tổ chức tiến hành ra thông báo mời thi tuyển đối với những ứng viên đã lọt qua vòng sơ tuyển hồ sơ. Việc mời thi tuyển này có thể được thực hiện
bằng nhiều cách khác nhau như: gửi thư qua đường bưu điện, email, nhắn tin, điện thoại… chậm nhất là 2 ngày trước khi tiến hành thi tuyển.
Trong thư mời ứng viên đến dự thi tuyển, công ty thông báo chi tiết cho ứng viên về địa điểm, thời gian và phương thức tiến hành thi để ứng viên xin việc có thể chuẩn bị trước.
Công việc tiến hành sàng lọc hồ sơ của công ty thường loại được 1/3 tổng số hồ sơ nhận được, số thường bị loại do có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nghề nghiệp, tuổi tác… không phù hợp với vị trí việc làm yêu cầu.
Bước 2:Thi thông qua hình thức trắc nghiệm
Các ứng viên được gửi giấy mời đến dự thi tập hợp tại địa điểm mà phòng Tổ chức đã hẹn trước, địa điểm thường được chọn là thi ở phòng hội nghị của Phát triển hạ tầng kỹ thuật viễn thông. Tất cả các ứng viên trong và ngoài công ty đều phải tham gia kỳ thi này để đảm bảo tính công bằng chung cho mọi người. Hội đồng tuyển chọn ủy quyền lập đề thi và chịu trách nghiệm lập đề thi cho Trưởng phòng Tổ chức và phòng ban, đơn vị có yêu cầu tuyển dụng. Việc này đảm bảo sự tổng quát về trình độ, kiến thức được phản ánh qua bài thi của ứng viên (phản ánh được cả kiến thức xã hội cũng như kiến thức chuyên ngành).
Các bài thi dưới hình thức thi trắc nghiệm mà mỗi ứng viên phải lần lượt vượt qua bao gồm:
•Bài thi trắc nghiệm chung
Bài thi trắc nghiệm chung này do phòng Tổ chức soạn thảo từ ngân hàng câu hỏi của công ty, bao gồm các phần sau:
- Thi Trắc nghiệm IQ: Chỉ số IQ thường được cho là liên quan đến sự thành công trong học tập và liên quan đến hiệu suất công việc, quan hệ xã hội. Bài thi gồm 15 câu hỏi lựa chọn. Các câu hỏi được tiến hành trong vòng 30
phút. Các câu hỏi có những đáp án và ứng viên tiến hành lựa chọn một trong những đáp án đó làm câu trả lời dựa vào cách tư duy logic của bản thân.
- Trắc nghiệm tâm lý: là bài thi nhằm xác định tính cách, tâm lý của ứng viên để xem họ có phù hợp với đặc thù của công việc hay không, có chịu được áp lực của công việc hay không.
•Bài thi viết, trắc nghiệm về kiến thức chuyên môn
Các bài trắc nghiệm nhằm đánh giá khả năng chuyên môn của ứng viên khi làm việc độc lập cũng như làm việc theo nhóm. Các bài thi này tùy thuộc vào vị trí tuyển người mà sẽ có nội dung phù hợp với lĩnh vực đó.
•Bài thi kiểm tra trình độ tiếng Anh
Bài thi kiểm tra trình độ tiếng Anh có rất nhiều hình thức thi khác nhau, tùy theo từng vị trí tuyển dụng mà độ khó dễ cũng như hình thức thi có thể là khác nhau.
Tùy theo từng vị trí công việc mà những phần trắc nghiệm có đặc điểm, tỷ trọng của các phần cũng như thời gian hoàn thành chúng là khác nhau. Ví dụ như tuyển nhân viên trong phòng kế toán thì bài thi trắc nghiệm bao gồm thi trắc nghiệm IQ, trắc nghiệm ngoại ngữ và bài thi nghiệp vụ trong vòng 60 phút… Mục đích của phần thi này là đánh giá mức độ thông minh, cá tính, năng khiếu, khả năng nhận thức, khả năng vận dụng phối hợp, sở thích nghề nghiệp…
Hội đồng tuyển chọn tiến hành thành lập ban tổ chức kỳ thi, có nhiệm vụ bố trí sắp xếp những ứng viên này vào phòng thi, phát đề thi, giám sát quá trình thi của ứng viên và thu bài.
Sau khi thu được những bài thi này, bộ phận nào ra đề thi sẽ tiến hành chấm thi những bài đó. Các bài thi viết kiểm tra trình độ chuyên môn nghiệp vụ trực tiếp do chuyên gia của phòng có nhu cầu tuyển dụng tiến hành chấm điểm. Các bài thi tùy thuộc vào từng loại mà có kết quả thấp nhất được chấp nhận là khác nhau, tùy thuộc vào tỷ lệ sàng lọc ở vòng này do Hội đồng tuyển
chọn quyết định. Thông thường tỷ lệ này được lấy là 3/1, tức là cứ 3 người lọt vào vòng thi trắc nghiệm thì có 1 người được tiến vào vòng trong (vòng phỏng vấn). Phương pháp chọn lọc số lượng ứng viên đạt yêu cầu của vòng này là lấy tổng số điểm theo hình thức lấy từ trên xuống dưới, khi nào đủ số lượng thì thôi.
Sau khi giai đoạn chấm bài kết thúc, phòng Tổ chức tiến hành tổng hợp kết quả chấm thi và thông báo công khai kết quả những người đủ điểm lọt vào vòng trong trên bảng thông báo tại công ty. Ngoài thông tin về các ứng viên lọt vào vòng trong, công ty còn cung cấp thông tin về thời gian cũng như địa điểm của vòng phỏng vấn tiếp theo.
Bước 3: Kiểm tra bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp
Mục đích của quá trình phỏng vấn là đi sâu vào tìm hiểu chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên mà các vòng trước không nắm được. Trong quá trình phỏng vấn, một mặt cung cấp cho ứng viên thông tin đầy đủ về công ty cũng như về vị trí việc làm.
Khi tiến hành phỏng vấn, hội đồng của công ty bao gồm hai thành viên: một người thuộc phòng Tổ chức chịu trách nhiệm về mảng nhân sự, một người là chuyên viên từ phòng ban, đơn vị có nhu cầu tuyển dụng cử xuống. Thời gian tiến hành phỏng vấn thường từ 15 – 20 phút, thường thì hội đồng phỏng vấn bao gồm 2 người này tiến hành phỏng vấn từng ứng viên một và kết hợp cả hai phương pháp phỏng vấn theo mẫu và phỏng vấn không có hướng dẫn. Hội đồng phỏng vấn đánh giá trực tiếp sắc thái bên ngoài, khả năng diễn đạt lưu loát, ý chí, nghị lực, khả năng thích nghi, phán đoán, suy luận… của ứng viên thông qua việc trò chuyện và các câu hỏi được đặt ra.
Việc phỏng vấn kết hợp những câu hỏi chung mang tính chất tổng thể
như: quá trình làm việc, mối quan hệ, các kỹ năng, trình độ… vừa đưa ra
những câu hỏi về chuyên môn để tìm ra được ứng viên phù hợp nhất so với
yêu cầu tuyển dụng của vị trí việc làm. Có thể thấy một số câu hỏi thường được đặt ra trong vòng phỏng vấn của công ty như sau:
- Tại sao bạn lại đăng ký xin việc tại công ty? - Trước đây bạn đã từng làm công việc này chưa? - Tại sao bạn lại bỏ công việc trước đó? ….
Nếu như công việc đòi hỏi ứng viên phải có trình độ tiếng Anh thì người phỏng vấn sẽ sử dụng tiếng Anh để hỏi trong quá trình phỏng vấn.
Sau khi kết thúc quá trình phỏng vấn, hai cán bộ thực hiện phỏng vấn sẽ tiến hành thảo luận, thống nhất để lựa chọn ra những ứng viên có thể đáp ứng tốt các yêu cầu của vị trí việc làm.
Những trường hợp đủ tiêu chuẩn tuyển chọn thì phòng Tổ chức báo cáo Tổng giám đốc kí hợp đồng thử việc.
Bước 4: Ký quyết định tiếp nhận thử việc
Trên cơ sở kết quả của tất cả các vòng thi, cán bộ tuyển dụng sẽ lựa chọn ra được những ứng viên xuất sắc, phù hợp với tổ chức nhất để tiến hành thương lượng, ký kết hợp đồng thử việc, thời gian thử việc đúng theo quy định của bộ luật lao động hiện hành (1 tháng). Trong quá trình đàm phán, thương lượng đó, cán bộ tuyển dụng sẽ thống nhất với ứng viên này về điều kiện làm việc, các nội quy, quy định khi làm việc tại công ty, mức lương thử việc dựa trên hệ thống thang bảng lương quy định của công ty và chức danh mà ứng viên đảm nhận.
Thời gian thử việc này chính là khoảng thời gian quan trọng nhất để ứng viên thể hiện mình tại vị trí làm việc cũng như với cán bộ tuyển dụng. Đây chính là khâu thể hiện rõ nhất năng lực thực sự của ứng viên.
Hết thời gian thử việc, cá nhân phải viết bản kiểm điểm quá trình thử việc, nội dung gồm: Tinh thần, thái độ, trách nhiệm trong công việc; trình độ chuyên môn; kết quả hoàn thành nhiệm vụ được giao…
Đồng thời, cán bộ phụ trách đối với người thử việc về các mặt ý thức tổ chức kỷ luật; chấp hành nội quy, quy định của cơ quan; kết quả hoàn thành nhiệm vụ; trình độ chuyên môn nghiệp vụ… và đưa ra kết luận có được tiếp tục làm việc hay không.
Trường hợp không đủ tiêu chuẩn tiếp tục làm việc thì trả lời cho người thử việc biết bằng văn bản và thông báo cho các phòng ban chức năng liên quan giải quyết thanh toán tiền công, tiền lương cho người thử việc theo chế độ hiện hành.
Trường hợp đạt yêu cầu, Phòng Tổ chức tiến hành làm các thủ tục; hợp đồng lao động
Bước 5: Ra quyết định tuyển chọn, tổng hợp hồ sơ và báo cáo
Những ứng viên được tiếp nhận ký hợp đồng thử việc và đạt yêu cầu của bước này sẽ được tiến hành nhận vào làm trong công ty, kết thúc quá trình tuyển dụng. Nhân viên mới này đến Phòng Tổ chức - Hành chính làm các thủ tục nhân sự cần thiết.
Sau mỗi đợt tuyển dụng theo kế hoạch hàng quý, phòng Tổ chức tiến hành tổng hợp hồ sơ, lập báo cáo về kết quả quá trình tuyển dụng gửi lãnh đạo và các bộ phận liên quan. Nội dung trong báo cáo thể hiện rõ kết quả tuyển dụng, những mặt làm được và những mặt chưa làm được, các yêu tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng tới công tác tuyển dụng, phân tích nguyên nhân và đề ra phương hướng thực hiện trong lần tới.
