8. Cấu trỳc của luận văn
1.1.2.Hệ thống thụng tin quản lớ giỏo dục (Educational management
Information System - EMIS)
- Thụng tin quản lớ giỏo dục
Xột về bản chất, thụng tin núi chung là thuộc tớnh khỏch quan của sự vật và đặc trƣng cho độ bất định (độ khụng ổn định) của sự vật đú trong mụi trƣờng mà nú tồn tại và vận động. Sự vật càng ớt ổn định càng phỏt ra nhiều thụng tin, ngƣợc lại sự vật càng ổn định càng ớt phỏt ra thụng tin.
Thụng tin đƣợc con ngƣời chế biến, sử dụng với những mục đớch khỏc nhau và chớnh dƣới dạng này nú đƣợc coi là tri thức, cũn tự thõn nú chƣa phải là tri thức. Từ điển Bỏch khoa về Giỏo dục coi thụng tin là điều người ta núi đến, là tri thức, tin tức, chỳng được khai thỏc và sử dụng khụng phải ở nơi chỳng phỏt sinh và ở thời điểm chỳng xuất hiện. Thụng tin tồn tại và vận động trong khụng gian và thời gian nhờ cỏc kờnh và phƣơng tiện riờng biệt .
Cú quan hệ mật thiết với khỏi niệm thụng tin là khỏi niệm dữ liệu. Hai khỏi niệm này thống nhất với nhau những khụng đồng nhất.
Dữ liệu là nguyờn liệu gốc, là đầu vào của một hệ thống thụng tin. Dữ liệu cú cỏc đặc tớnh nhƣ lƣu giữ cỏc sự kiện, mang tớnh bị động và đƣợc thu
nhập từ nhiều nguồn khỏc nhau, trong khi đú thụng tin cú cỏc đặc tớnh là cung cấp cỏc sự kiện, mang tớnh hoạt động và đƣợc xử lý, biến đổi từ dữ liệu. Nhƣ vậy, cú thể hiểu dữ liệu mang tớnh ổn định và bị động trong khi đú thụng tin mang tớnh bất định. Thụng tin là kết quả được xử lý từ dữ liệu thụng tin qua trớ tuệ con người và cỏc phương tiện, cụng cụ hỗ trợ .
Quỏ trỡnh xử lý dữ liệu thành thụng tin cú thể biểu diễn nhƣ hỡnh 1.2.
Hỡnh 1.2: Sơ đồ quỏ trỡnh xử lý dữ liệu thành thụng tin
Nhƣ vậy, ở gúc độ thụng tin phục vụ cụng tỏc quản lý ta cú thể hiểu
thụng tin là trớ thức, tin tức được thu nhận, được hiểu và được đỏnh giỏ là cú ớch cho việc ra quyết định.
Theo nghĩa này, thụng tin tồn tại dƣới hai dạng: định tớnh và định lƣợng. Thụng tin định tớnh là những thụng tin cho biết về tớnh chất hay sự biến đổi về tớnh chất của đối tƣợng. Thụng tin định lƣợng là những thụng tin về số lƣợng hay sự biến đổi về số lƣợng của đối tƣơng nghiờn cứu. Với hai dạng thụng tin nhƣ vậy, thụng tin cần phải đƣợc xử lớ.
Xử lý thụng tin là từ cỏc thụng tin đó thu đƣợc ngƣời ta nghiờn cứu sắp xếp, chỉnh lý, trỡnh bày cỏc thụng tin đú làm cơ sở cho việc diễn giải, phõn tớch, thống kờ và bỏo cỏo khoa học. Việc xử lý thụng tin đƣợc thực hiện với cỏc yờu cầu riờng tƣơng ứng với từng loại, dạng thụng tin. Xử lý thụng tin định lƣợng là quỏ trỡnh sử dụng cỏc phƣơng phỏp thống kờ và thống kờ toỏn học để xỏc định xu hƣớng diễn biến của tập hợp số liệu thu thập đƣợc, tức là xỏc định quy luật thống kờ của tập hợp số liệu. Xử lý thụng tin định tớnh là quỏ trỡnh đƣa ra những phỏn đoỏn về bản chất cỏc sự kiện, đồng thời thể hiện những liờn hệ logic của cỏc sự kiện đƣợc xem xột. Cỏc thụng tin định tớnh và
DỮ LIỆU CễNG CỤ HỖ TRỢ- TRÍ TUỆ THễNG TIN TRI THỨC CỦA NGƢỜI QUẢN Lí QUYẾT ĐỊNH
định lƣợng cần đƣợc xử lý để xõy dựng cỏc luận cứ, khỏi quỏt húa để làm bộc lộ cỏc quy luật, phục vụ cho cụng tỏc quản lý. (Bựi Văn Quõn(2006), Giỏo
trỡnh phương phỏp nghiờn cứu giỏo dục học, Nhà xuất bản Đại học sƣ phạm,
Hà Nội. [27, 173).
Thụng tin quản lớ là loại thụng tin đƣợc con ngƣời thu thập, xử lý, đỏnh giỏ và ỏp dụng vào cỏc mục đớch quản lý và thực hiện cỏc chức năng quản lý chung: Lập kế hoạch, dự bỏo, tổ chức bộ mỏy, tổ chức thực hiện, chỉ đạo thực hiện, giỏm sỏt thực hiện, kiểm tra và đỏnh giỏ kết quả cũng nhƣ tiến trỡnh thực hiện.
Thụng tin quản lý cú thể là thụng tin khoa học - cụng nghệ, cú thể là thụng tin từ dƣ luận, cú thể là thụng tin từ nghiờn cứu và tổng kết kinh nghiệm. Mọi loại thụng tin cụ thể nào đú đều cú thể là thụng tin quản lý nếu ta sử đụng chỳng với mục đớch quản lý chứ khụng phải với mục đớch khỏc. Thụng tin quản lý là một bộ phận hợp thành của thụng tin xó hội ( Trƣờng đại học Kinh tế quốc dõn ( 2001), Giỏo trỡnh khoa học quản lý, tập I, NXB Khoa học và kỹ thuật , Hà Nội, trang 233-234), cũn đối với riờng hệ thống quản lý và nhà quản lý thỡ nú đồng thời là tri thức cần thiết để đảm bảo hoạt động quản lý.
Cú nhiều cỏch phõn loại thụng tin quản lớ tuỳ thuộc vào dấu hiệu của thụng tin đƣợc lựa chọn làm cơ sở phõn loại nhƣ: đặc tớnh, dấu hiệu, trạng thỏi vật lý, cỏch thu nhập, mức độ xử lý, mục đớch sử dụng. Với mục đớch sử dụng thụng tin phục vụ cụng tỏc QLGD cú thể phõn thụng tin thành hai loại: Loại thứ nhất là thụng tin phục vụ cho việc thực hiện cỏc chức năng QLGD (bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhõn sự, lónh đạo, kiểm tra, ra quyết định giỏo dục của cơ sở giỏo dục và hệ thống giỏo dục quốc dõn). Loại thứ hai là thụng tin phục vụ cho việc điều hành cỏc hoạt động hàng ngày của hệ thống giỏo dục cả ở tầm vĩ mụ và vi mụ.
Với cỏch phõn loại thứ nhất, thụng tin đƣợc thu thập ổn định và đƣợc bỏo cỏo định kỳ theo cỏc cấp quản lý. Với cỏch phõn loại thứ hai, thụng tin
đƣợc thu thập thƣờng xuyờn phục vụ điều hành và quản lý cỏc hoạt động hàng ngày của hệ thống giỏo dục.
Trong phạm vi nghiờn cứu của luận văn, tỏc giả giới hạn nghiờn cứu về loại thụng tin thứ nhất – thụng tin phục vụ lập kế hoạch và ra quyết định giỏo dục tại cơ sở giỏo dục.
Thụng tin quản lớ giỏo dục phản ỏnh liờn tục cỏc yếu tố đa dạng cần thiết theo cỏc chu kỳ QLGD phục vụ cho cỏc cấp quản lý điều chỉnh cỏc quyết định hiện hành, ra quyết định mới và điều khiển tối ƣu sự vận hành để tiếp cận mục tiờu giỏo dục.
Nội dung thụng tin QLGD gồm:
1/ Nguồn thụng tin nhằm cụ thể hoỏ mục tiờu: Thụng tin chỉ đạo đƣợc ban hành từ cỏc văn bản Nhà nƣớc và của cỏc Bộ, bao gồm mục tiờu, cỏc thụng số về kinh tế xó hội, khoa học- kỹ thuật của từng năm, từng giai đoạn 5 năm , từng giai đoạn phỏt triển dài hơn.
2/ Nguồn thụng tin về hỡnh thành mục tiờu, gồm: Phản ỏnh kết quả phối hợp với cỏc lực lƣợng xó hội; phản ỏnh kết quả tỏc động của bản thõn ngành giỏo dục về quản lý quỏ trỡnh đào tạo và thực hiện quỏ trỡnh đào tạo. Đõy là nguồn thụng tin cơ bản nhất, đƣợc phản ỏnh một cỏch chớnh thức qua hệ thống tổ chức chặt chẽ .
3/ Thụng tin để đối chứng: Thụng tin xó hội, đỏnh giỏ của xó hội, thụng tin quốc tế để so sỏnh, rỳt kinh nghiệm.
Quản lý nhà nƣớc về giỏo dục chủ yếu dựa vào văn bản quản lý. Thụng tin là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản, trong đú cú văn bản quản lý nhà nƣớc về giỏo dục. Theo quan điểm thụng tin, giỏ trị của văn bản đƣợc bảo đảm bởi giỏ trị thụng tin chứa đựng trong chỳng. Đến lƣợt mỡnh giỏ trị thụng tin chứa trong văn bản lệ thộc vào tớnh chớnh xỏc, mức độ đầy đủ và sự khụng trựng lặp thụng tin mà văn bản mang lại trong quỏ trỡnh quản lý. Muốn chức năng thụng tin của văn bản đƣợc bảo đảm, cần phải quan tõm đến khả
năng tiếp nhận thụng tin qua cỏc văn bản cú thuận lợi hay khụng và những thụng tin đú đƣợc sử dụng nhƣ thế nào trong thực tế quản lý nhà nƣớc.
- Hệ thống thụng tin quản lớ giỏo dục (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo nghĩa chung nhất, hệ thống là tổ hợp, mạng lƣới cỏc yếu tố, cỏc phần tử cú sự tƣơng tỏc lẫn nhau để tạo thành một chớnh thể. Theo phƣơng diện xó hội, hệ thống là một khối thống nhất của cỏc bộ phận cấu thành cú liờn kết với nhau cựng hoạt động để đạt mục đớch chung. Khỏi niệm hệ thống cũn bao hàm cả ý nghĩa kế hoạch, phƣơng phỏp, xếp đặt và trật tự. “ Hệ thống là một tập hợp cỏc phần tử khỏc nhau , giữa chỳng cú mối liờn hệ và tỏc động qua lại theo một quy luật nhất định tạo thành một chỉnh thể cú khả năng thực hiện được những chức năng cụ thể nhất định ”. [33, 15]
Hệ thống thụng tin (HTTT) là một chu trỡnh gồm đầu vào, quỏ trỡnh xử lý thụng tin và đầu ra đƣợc thực hiện và quản lý trong một tổ chức và mụi trƣờng quanh tổ chức đú . Cỏc hệ thống thụng tin trong giai đoạn hiện nay thƣờng đƣợc cải tiến, nõng cao nhờ ỏp dụng CNTT trong quỏ trỡnh thu thập, tổng hợp, lƣu trữ, phản hồi và cung cấp thụng tin. Laudon, K.and Laudon, J(2000) trong cuốn Management Information System . Prentice Hall định nghĩa: Hệ thống thụng tin là một tập hợp cỏc bộ phận liờn kết làm nhiệm vụ thu thập hoặc phản hồi, xử lý, lưu trữ và phõn phối thụng tin trợ giỳp quỏ trỡnh ra quyết định, giỏm sỏt và đỏnh giỏ trong một tổ chức. Để trợ giỳp quỏ trỡnh ra quyết định, phối hợp và kiểm tra, cỏc hệ thống thụng tin cú thể cũn giỳp cỏc nhà quản lý phõn tớch vấn đề, tỡm hiểu cỏc đối tƣợng và sỏng tạo cỏc sản phẩm mới. Quan điểm kỹ thuật hiện đại cho rằng hệ thụng thụng tin khụng phải chỉ là một hệ thống mỏy tớnh mà gồm 5 bộ phận hợp thành, đú là : Mỏy tớnh( phần cứng ), cỏc chƣơng trỡnh( phần mềm ) , cơ sở dữ liệu, cỏc thủ tục và con ngƣời .
Hệ thống thụng tin quản lớ (HTTTQL) là một hệ thống đƣợc trang bị kỹ thuật tin học, cú khả năng thu thập, xử lý và cung cấp thụng tin đỳng, kịp thời
và cú ớch tới cỏc nhà quản lý, đỏp ứng cỏc mục tiờu quản lý tổng quỏt và cụ thể. Khi xem xột dƣới gúc độ quản lý thụng tin, HTTTQL đƣợc hiểu là một hệ thống tớch hợp cỏc cơ sở dữ liệu và cỏc kờnh thụng tin ở cỏc bộ phận quản lý và qua mọi cấp độ quản lý của tổ chức, cú nhiệm vụ thu thập, trao đổi và cung cấp dữ liệu đó đƣợc xử lý đỏp ứng nhu cầu thụng tin của tổ chức. Nhƣ vậy HTTTQL là nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý ở cỏc cấp , cung cấp cho cỏc nhà quản lý thụng tin và cỏc bỏo cỏo, trong một vài trƣờng hợp là cỏc bỏo cỏo đỏnh giỏ cỏc hoạt động hiện tại so với cỏc hoạt động đó qua. Thụng thƣờng hệ thống này đƣợc định hƣớng vào cỏc sự kiện, cỏc hoạt động bờn trong một tổ chức. HTTTQL phục vụ cho cỏc chức năng quản lý nhƣ: lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhõn sự, đỏnh giỏ và ra quyết định ở cỏc cấp quản lý.
Hệ thống thụng tin QLGD (Educational Management Information System - EMIS) là hệ thống cung cấp cho cỏc nhà QLGD những thụng tin cú ớch trong lập kế hoạch và phõn bổ cỏc dịch vụ giỏo dục.
Với cỏch tiếp cận theo quan điểm thụng tin phục vụ cho cụng tỏc lập kế hoạch và quản lý EMIS đƣợc hiểu là một nhúm hay bộ phận thụng tin, tư liệu được tổ chức để tiến hành thu nhập, xử lý, lưu trữ, phõn tớch và phõn phối thụng tin cho lập kế hoạch và ra quyết định giỏo dục. Với cỏch tiếp cận theo quan điểm quản lý thụng tin về giỏo dục, hệ thống thụng tin QLGD đƣợc hiểu
là hệ thống tớch hợp cỏc cơ sở dữ liệu ( CSDL) bao gồm CSDL về quản lý nhà trường phổ thụng và cỏc CSDL khỏc cú liờn quan được thu thập, xử lý, tổng hợp, lưu trữ và bỏo cỏo hụng qua cỏc cấp quản lý, cung cấp thụng tin phục vụ
QLGD.
Cỏc chuyờn gia UNESCO/PROAP cho rằng cần nghiờn cứu hệ thống thụng tin QLGD theo cỏch tiếp cận hệ thống phục vụ cụng tỏc QLGD. Đú là một quỏ trỡnh chuyển đổi từ dữ liệu thụ (đầu vào) thụng qua hệ thống thụng tin QLGD (quỏ trỡnh) cung cấp thụng tin (đầu ra) kịp thời và cú ớch tới tay cỏc nhà quản lý.
Với việc phỏt triển cụng nghệ thụng tin (CNTT) và cỏc cụng cụ viễn thụng đƣợc ỏp dụng trong hệ thống thụng tin QLGD sẽ mở ra một giai đoạn mới hỗ trợ đắc lực cho lập kế hoạch và QLGD cú hiệu quả. Quan điểm này đƣợc cỏc tỏc giả thể hiện theo hỡnh 1.3.
Hỡnh 1.3: Sơ đồ tiếp cận hệ thống tới thụng tin QLGD
Vậy, hệ thống thụng tin QLGD (EMIS) là một cụng cụ hữu hiệu nhằm nõng cao hiệu quả cụng tỏc QLGD đặc biệt trong giai đoạn hiện nay QLGD đƣợc coi là giải phỏp đột phỏ để nõng cao chất lƣợng giỏo dục.