* Công ty sử dụng: TK 621 “ CPNVLTT” để phản ánh các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh liên quan đến việc xây dựng các công trình.
* Trình tự hạch toán và lên các chứng từ sổ sách.
Sau khi đấu thầu thành công Công trình trường tiểu học Giới Phiên, Công ty tiến hành tổ chức phân công công việc cho Đội xây dựng số 2 thi công, Đội trưởng đội xây dựng số 2 là anh Hoàng Xuân Thái. Đội xây dựng số 2 bao gồm nhiều tổ với những công việc được chuyên môn hóa khác nhau.
Để quản lý việc xuất nhập vật tư, cũng như vật tư xuất dùng trực tiếp cho các công trình Công ty đã áp dụng cả hai hình thức là mua vật tư qua kho hoặc không qua kho. Kho của công ty được đặt trực tiếp tại công trường đang tiến hành thi công, tạo điều kiện xuất dùng nguyên vật liệu một cách nhanh chóng và phù hợp với tiến độ thi công.
Tại công trình trước khi nguyên vật liệu về kho thì Đội trưởng công trình sẽ viết phiếu Đề nghi tạm ứng để mua nguyên vật liệu. Giấy xin tạm ứng được gửi lên phòng Giám đốc để ký duyệt sau đó Phòng kế toán tài chính nếu đầy đủ thủ tục sẽ giải quyết tạm ứng tiền cho Đội trưởng thi công.
Giấy đề nghị tạm ứng Phụ lục 2.3
Anh Hoàng Xuân Thái sau khi nhận được tiền tạm ứng, sẽ có trách nhiệm đi mua vật tư, vật tư mua về có thể lưu tại kho hoặc xuất thẳng đến chân công trình. Thông thường, vật liệu được sử dụng ngay cho công trình nhưng để thuận tiện cho công tác quản lý, Đội trưởng phải viết Phiếu nhập kho. Khi vật tư mua về mang tới chân công trình để sử dụng ngay cho việc thi công thì Phiếu nhập kho ( phụ lục 2.5) được viết đồng thời với Phiếu xuất kho (Phụ lục2.6). Sau đó Đội trưởng có trách nhiệm giao vật tư cho các tổ trưởng. Ví dụ ngày 05/04/2011 anh Thái giao xi măng cho anh Trần Tuấn Anh là tổ trưởng Tổ nề để thi công công trình.
Tại Công ty sau khi nhận được HĐGTGT ( Phụ lục 2.4) mà Đội trưởng gửi về, phòng kế toán sẽ xử lý nghiệp vụ và tiến hành định khoản:
Nợ TK 621 : CP nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 : Số tiền thanh toán cho khách hàng
Cụ thể tại Công trình trường tiểu học Giới Phiên phát sinh nghiệp vụ : Ngày 05/04/2011 công ty mua xi măng yên bái PC 30 về phục vụ cho công trình với số
Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất dùng theo phương pháp thực tế đích danh có nghĩa là nhập giá nào thì xuất theo đúng giá đấy. Kế toán căn cứ vào HĐGTGT định khoản như sau:
Nợ TK 621 : 13.600.000 Nợ TK 133 : 1.360.000 Có TK 111 : 14.960.000
Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ phát sinh tại công ty và các các chứng từ gửi về từ các đội trưởng của các công trình, kế toán tiến hành tập hợp số liệu từ các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung ( Phụ lục 2.7), Sổ Chi Tiết TK 621( Phụ lục 2.8), Sổ Cái TK 621 ( Phụ lục 2.9).