d. Sổ kế toán
2.2.2.2. Nhân tố vĩ mô
Vì đặc điểm là DNXL nên Công ty nhận được rất nhiều chính sách ưu đãi của Chính phủ và Nhà nước về vốn cũng như mặt bằng xây dựng, điển hình như là: hạ lãi suất cho vay vốn đầu tư vào sản xuất kinh doanh, cho thuê mặt bằng với thời gian dài.
Ngày nay khoa học công nghệ phát triển nên xuất hiện rất nhiều loại máy móc thiết bị hiện đại và có nhiều tính năng, cho nên đã làm cho năng suất lao động được tăng lên rất nhiều, và chất lượng công trình được đảm bảo, tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho DN.
Sự thay đổi và phát triển của kinh tế thi trường đã tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho các DN trong nước nói chung và bản thân Công ty nói riêng phát triển và ngày càng nâng cao uy tín của mình. Nhưng cũng có ảnh hưởng không kém đến công tác sản xuất kinh doanh của Công ty, do đặc điểm của DNXL là xây dựng các công trình lớn và có thời gian thi công dài nên chịu ảnh hưởng rất nhiều từ phía thị trường như: giá cả nguyên vật liệu luôn thay đổi, chi phí nhân công cũng đòi hỏi cao, thêm vào đó là sự trượt giá của đồng tiền gây ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
2.3. Thực trạng kế toán chi phí xây lắp tại Công ty TNHH tư vấn thiết kế và xây dựng Quảng Nam.
2.3.1. Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị.
* Tổ chức bộ máy kế toán.
Công ty TNHH tư vấn thiết kế và xây dựng Quảng Nam được thành lập năm 2004. Hiện nay Công ty đang rất phát triển và đã có uy tín trên thị trường trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế và thi công các công trình trình xây dựng.
Bộ máy của Công ty bao gồm 4 bộ phận: + Kế toán nguyên vật liệu.
+ Kế toán chi phí và tính giá thành + Kế toán tiền lương
+ Kế toán Tài sản cố đinh.
Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, nghĩa là công tác kế toán được thực hiện tại Phòng kế toán tài chính của Công ty. Bao gồm tất cả các công việc từ việc xử lý chứng từ, vào sổ sách (sổ chi tiết, sổ tổng hợp), lập báo cáo tài chính và phân tích báo cáo tài chính. Việc sử dụng hình thức kế toán này giúp cho việc theo dõi kiểm tra giám sát, đánh giá tình hình tài chính của công ty, tổng kết hiệu quả sản xuất kinh doanh, lập và nộp báo cáo tài chính chính xác, kịp thời và đầy đủ cho cơ quan quản lý.
Bộ máy kế toán có nhiệm vụ: Thu thập và xử lý chứng từ liên quan đến hoạt động của Bộ máy kế toán của Công ty, ghi sổ và lập báo cáo kế toán theo yêu cầu. Kết hợp với các bộ phận chức năng khác lên kế hoachj sản xuất kinh doanh và kế hoạch tài chính cho hoạt động của Công ty. Đồng thời qua các tài liệu đã ghi chép được, kế toán phân tích tình hình thực hiện theo kế hoạch, tình hình sử dụng vốn, tình giá thành, xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
- Chế độ kế toán đang áp dụng: Theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC, Ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006.
- Hình thức Sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
- Năm kế toán áp dụng bắt đầu từ 01/01 và kết thúc 31/12. - Đơn vị tiền tệ đang sử dụng: VNĐ.
- Phương pháp tính thuế: phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp khấu hao: theo phương pháp đường thẳng.
2.3.2. Thực trạng kế toán chi phí xây lắp công trình trường Tiểu học Giới Phiên tại Công ty TNHH tư vấn thiết kế & xây dựng Quảng Nam.
2.3.2.1 Đặc điểm kế toán chi phí xây lắp.
* Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là toàn bộ những nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp vào việc thi công các công trình, hạng mục công trình. Chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp( 50- 75%) vì vậy việc hạch toán chính xác, đầy đủ CPNVLTT là một yêu cầu hết sức cần thiết trong công tác quản lý chi phí. CPNVLTT bao gồm:
- Nguyên vật liệu chính: gạch, đá, cát, sỏi. xi măng, sắt thép, bê tông… - Nguyên vật liệu phụ: vôi, sơn, đinh, dây thừng, ống nhựa…
- Nhiên liệu; xăng, dầu, nhớt, gas.
- Vật liệu kết cấu: kèo, cột, khung, cốp pha, giàn giáo. - Các vật liệu trực tiếp khác.
* Chi phí nhân công trực tiếp: tại công trình chi phí nhân công chủ yếu là đi thuê, công ty ký kết các hợp đồng lao động thuê ngoài và thuê họ làn theo từng hạng mục công trình.
Ví dụ công ty giao trách nhiệm cho đội trưởng đội số 2 ký kết hợp đồng với Tổ nề, tổ điện nước, tổ sơn… cho nên không phải trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
* Chi phí sử dụng máy thi công: Máy thi công dùng tại công trình một phần là của công ty, một phần là phải đi thuê. Số máy của công ty sẽ trích khấu hao hàng tháng, còn những máy công ty thuê ngoài không phải trích khấu hao.
* Chi phí sản xuất chung:
- TK 6271: chi phí nhân viên quản lý. Đối với những lao động trong danh sách, công ty sẽ áp dụng theo hình thức trả lương thời gian. Tiền lương bao gồm tiền lương chính cộng các khoản lương phụ và phụ cấp.
Công thức tính lương thời gian: Lương phải
trả cho công = Lương cơ bản + Lương phụ cấp + Các khoản trích theo lương nhân viên
Mức lương tối thiểu * Hệ * Ngày công làm việc của Nhà nước số lương thực tế
Lương cơ bản =
26
Lương phụ cấp là khoản phụ cấp trách nhiệm cho nhừng người giữ vị trí quan trọng tham gia tai công trình như kỹ sư, kỹ thuật.
Với những đối tượng này công ty trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ đã được quy định:
+ BHXH trích 22%, trong đó DN chịu 16% và người lao động chịu 6%. + BHYT trích 4,5%, trong đó DN chịu 3% và người lao động chịu 1,5%.
+ BHTN trích 3%, trong đó DN chịu 1% và người lao động chịu 1% và 1% là Nhà nước chịu.
- TK 6272 – Chi phí vật liệu: phản ánh về chi phí vật liệu sửa chữa, bảo dưỡng tại công trình.
- TK 6273 – chi phí CCDC: phản ánh về chi phí CCDC phục vụ cho công việc tại công trình, như tủ, bút, túi nhựa.
- TK 6274 – chi phí khấu hao TSCĐ dụng tại văn phòng như máy tính…
- TK 6277 – chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm tiền điện, nước, điện thoại phát sinh tại công trình.
- TK 6278 – Chi phí khác bằng tiền: là các khoản chi phí còn lại
* Đối tượng tập hợp chi phí của Công ty là CT, HMCT.
Mỗi công trình, hạng mục công trình từ khi khởi công đến khi hoàn thành đều mở chi tiết theo dõi tập hợp các khoản mục chi phí.
Phương pháp tập hợp chi phí công sử dụng phương tập hợp trực tiếp, các chi phí phát sinh ở đối tượng tập hợp nào thì được tập hợp cho đối tượng đó theo chứng từ ban đầu.
2.3.2.2 Thực trạng kế toán chi phí xây lắp công trình Trường tiểu học GiớiPhiên tại công ty TNHH tư vấn thiết kế & Quảng Nam. Phiên tại công ty TNHH tư vấn thiết kế & Quảng Nam.
a. Kế toán Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
* Công ty sử dụng: TK 621 “ CPNVLTT” để phản ánh các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh liên quan đến việc xây dựng các công trình.
* Trình tự hạch toán và lên các chứng từ sổ sách.
Sau khi đấu thầu thành công Công trình trường tiểu học Giới Phiên, Công ty tiến hành tổ chức phân công công việc cho Đội xây dựng số 2 thi công, Đội trưởng đội xây dựng số 2 là anh Hoàng Xuân Thái. Đội xây dựng số 2 bao gồm nhiều tổ với những công việc được chuyên môn hóa khác nhau.
Để quản lý việc xuất nhập vật tư, cũng như vật tư xuất dùng trực tiếp cho các công trình Công ty đã áp dụng cả hai hình thức là mua vật tư qua kho hoặc không qua kho. Kho của công ty được đặt trực tiếp tại công trường đang tiến hành thi công, tạo điều kiện xuất dùng nguyên vật liệu một cách nhanh chóng và phù hợp với tiến độ thi công.
Tại công trình trước khi nguyên vật liệu về kho thì Đội trưởng công trình sẽ viết phiếu Đề nghi tạm ứng để mua nguyên vật liệu. Giấy xin tạm ứng được gửi lên phòng Giám đốc để ký duyệt sau đó Phòng kế toán tài chính nếu đầy đủ thủ tục sẽ giải quyết tạm ứng tiền cho Đội trưởng thi công.
Giấy đề nghị tạm ứng Phụ lục 2.3
Anh Hoàng Xuân Thái sau khi nhận được tiền tạm ứng, sẽ có trách nhiệm đi mua vật tư, vật tư mua về có thể lưu tại kho hoặc xuất thẳng đến chân công trình. Thông thường, vật liệu được sử dụng ngay cho công trình nhưng để thuận tiện cho công tác quản lý, Đội trưởng phải viết Phiếu nhập kho. Khi vật tư mua về mang tới chân công trình để sử dụng ngay cho việc thi công thì Phiếu nhập kho ( phụ lục 2.5) được viết đồng thời với Phiếu xuất kho (Phụ lục2.6). Sau đó Đội trưởng có trách nhiệm giao vật tư cho các tổ trưởng. Ví dụ ngày 05/04/2011 anh Thái giao xi măng cho anh Trần Tuấn Anh là tổ trưởng Tổ nề để thi công công trình.
Tại Công ty sau khi nhận được HĐGTGT ( Phụ lục 2.4) mà Đội trưởng gửi về, phòng kế toán sẽ xử lý nghiệp vụ và tiến hành định khoản:
Nợ TK 621 : CP nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 : Số tiền thanh toán cho khách hàng
Cụ thể tại Công trình trường tiểu học Giới Phiên phát sinh nghiệp vụ : Ngày 05/04/2011 công ty mua xi măng yên bái PC 30 về phục vụ cho công trình với số
Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất dùng theo phương pháp thực tế đích danh có nghĩa là nhập giá nào thì xuất theo đúng giá đấy. Kế toán căn cứ vào HĐGTGT định khoản như sau:
Nợ TK 621 : 13.600.000 Nợ TK 133 : 1.360.000 Có TK 111 : 14.960.000
Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ phát sinh tại công ty và các các chứng từ gửi về từ các đội trưởng của các công trình, kế toán tiến hành tập hợp số liệu từ các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung ( Phụ lục 2.7), Sổ Chi Tiết TK 621( Phụ lục 2.8), Sổ Cái TK 621 ( Phụ lục 2.9).
b. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp.
* Trình tự hạch toán và lên các chứng từ sổ sách.
Theo đặc điểm của công ty TNHH tư vấn thiết kế & xây dựng Quảng Nam, việc theo dõi và quản lý chi phí nhân công được giao cho các Đội trưởng các công trình, ở công trình Trường tiểu học Giới Phiên cụ thể được giao cho anh Hoàng Xuân Thái – Đội trưởng đội xây dựng số 2. Vì vậy kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ liên quan đến chi phí nhân công tại công trình mà Đội trưởng gửi về để xác định tiền lương phải trả cho công nhân, cụ thể là hợp đồng giao khoán công việc (Phụ lục 2.10). và được tính theo công thức sau:
Tiền lương phải trả cho Đơn giá cho Khối lượng công khối lượng công việc = từng khoản mục * việc thực hiện thực hoàn thành công trình tế hoàn thành Đội trưởng sẽ giao công việc cho các Tổ trưởng, công nhân mỗi tổ sẽ được tổ trưởng của mình theo dõi số công của lao động và theo dõi tình hình thực hiện công việc đã nhận làm cho công ty. Sau khi hoàn thành các khoản mục đã được giao đội trưởng cùng cán bộ kỹ thuật sẽ nghiệm thu và lập bảng tổng hợp khối lượng công
việc hoàn thành (Phụ lục 2.11). Công việc của Đội trưởng lúc này là gửi bảng khối lượng công việc hoàn thành và hợp đồng giao khoán công việc đã được hai bên chấp thuận và ký về cho phòng kế toán của Công ty để kế toán tiến hành tính và thanh toán tiền. Sau đó kế toán sẽ phải lập Bảng thanh toán tiền lương cho công nhân thuê ngoài ( Phụ lục 2.12 và viết Phiếu chi ( Phụ lục2.13 ) để thanh toán tiền cho các Tổ, tổ trưởng sẽ có trách nhiệm chia tiền cho từng công nhân của mình.
Tại công trình chi phí nhân công chỉ bao gồm công nhân thuê ngoài nên không phải tính các khoản trích theo lương mà sẽ được tính ở phần chi phí nhân viên quản lý - TK 6271.
Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương cho công nhân thuê ngoài, kế toán vào Sổ Nhật ký chung ( Phụ lục 2.7), Sổ chi tiết TK 622 – Công trình trường tiểu học Giới Phiên ( Phụ lục 2.14), Sổ cái TK 622 (Phụ lục 2.15). Và định khoản như sau: Nợ TK 622: Chi nhân công phải trả
Có TK 111, 112: thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Cụ thể, tại công trình Trường Tiểu học Giới Phiên, ngày 3/4/2011, kế toán đã thanh toán tiền mặt cho công nhân tổ nề với số tiền là 6.750.000đ. Phiếu chi ( phụ lục 2.13). căn cứ cào Phiếu chi, kế toán vào sổ Nhật ký chung và Sổ chi tiết TK 622 – công trình trường tiểu học Giới Phiên theo định khoản:
Nợ TK 622 : 6.750.000 Có TK111 : 6.750.000
c. Kế toán chi phí sử dụng máy thi công.
* Trình tự hạch toán và lên các chứng từ sổ sách.
Công ty sử dụng 2 TK cấp hai để hạch toán, đó là: TK 6231: Chi phí thuê máy thi công
Cuối tháng tại công trình Trường tiểu học Giới Phiên, Đội trưởng là anh Hoàng Xuân Thái tập hợp các hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc sử dụng máy thi công ở công trình gửi về phòng kế toán, kế toán căn cứ vào đó để vào các sổ sách. Cụ thể:
Căn cứ vào Hợp đồng thuê máy ( phụ lục 2.16) và Phiếu chi (phụ lục 2.17) để vào Sổ Nhật ký chung (phụ lục 2.7), sổ chi tiết (phụ lục 2.19) và sổ cái (phụ lục 2.20) theo định khoản:
Nợ TK 6231: chi phí thuê máy thi công.
Có TK111, 112: thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng kế toán tiến hành lập bảng khấu hao máy thi công (Phụ lục 2. 18)
để vào các sổ liên quan theo định khoản:
Nợ TK 6234: chi phí khấu hao máy thi công. Có TK 214: Hao mòn
Máy thi công sử dụng cho công trình nào sẽ khấu khao hao cho công trình đó, ở công trình trường tiểu học Giới Phiên tính khấu hao theo cồng thức sau:
Mức trích khấu hao Nguyên giá của TSCĐ trung bình năm =
của TSCĐ Thời gian sử dụng dự kiến Mức trích khấu hao Mức tính KHTB năm của TSCĐ trung bình hàng tháng =
của TSCĐ 12
Ví dụ: ngày 02/04/2011, công ty chi tiền mặt 25.000.000 để thanh toán 50% số tiền thuê máy đảo bê tông như trên hợp đồng, khi chứng từ về đến công ty kế toán sẽ căn cứ vào đó để định khoản và vào các Sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái
Nợ TK 6231 : 25.000.000 Có TK111 : 25.000.000
d. Kế toán chi phí sản xuất chung.
* Chứng từ sử dụng là: Bảng chấm công, Bảng tính lương, Bảng thanh toán lương, Bảng kê dịch vụ mua ngoài và các sổ liên quan.
* Trình tự hạch toán và lên các chứng từ sổ sách.
Cuối tháng căn cứ vào Bảng chấm công (Phụ lục 2.21) từ công trình gửi về, kế toán tiến hành lập Bảng tính lương cho nhân viên quản lý(Phụ lục 2.22 và Bảng thanh toán lương (Phụ lục 2.23), sau đó căn cứ vào đó để Sổ chi tiết TK 627(phụ lục 2.25), Sổ Nhật ký chung ( phụ lục 2.7) và Sổ cái TK 627 (Phụ lục 2.26). Và định khoản:
Nợ TK 6271 : Chi phí nhân viên quản lý Có TK 334 : Tiền lương phải trả CNV Có TK 338 : Các khoản trích theo lương
Khi trả lương cho nhân viên, kế toán căn cứ vào phiếu chi để vào Sổ chi tiết, Sổ nhật ký chung theo định khoản :
Nợ TK 334 : Trả lương cho nhân viên Có TK 111 : thanh toàn bằng tiền mặt
Tại công trình sẽ phát sinh các khoản dịch vụ mua ngoài, đội trưởng sẽ gửi HĐ,