Cụng nghệ thụng tin trờn đà phỏt triển như vũ bóo trong khoảng thời gian 30 năm gần đõy đó cú tỏc động vụ cựng to lớn đến mọi lĩnh vực kinh tế - xó hội và lĩnh vực quản lý đất đai khụng phải là ngoại lệ. Cú thể nờu ra những lý do cơ bản tại sao cần phải nhanh chúng ỏp dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc đăng ký biến động và quản lý hồ sơ địa chớnh:
Yờu cầu đối với cụng tỏc đăng ký biến động là phải cập nhật hồ sơ địa chớnh lưu trữ đầy đủ cỏc thụng tin về tự nhiờn, kinh tế, phỏp lý của từng thửa đất cựng với bất động sản cú trờn đú và thụng tin về từng người sử dụng đất. Chỉ tớnh riờng trong nhúm hồ sơ địa chớnh phục vụ quản lý đất đai thường xuyờn đó cú tới gần 50 đơn vị thụng tin thuộc tớnh về thửa đất và người sử dụng đất (theo thụng tư 09/2007/TT-BTNMT). Với số lượng thửa đất ước tớnh trờn cả nước là 20 triệu thỡ cú thể dễ dàng tớnh được lượng thụng tin cần phải lưu trữ, xử lý là khoảng 1 tỷ đơn vị. Đõy mới chỉ là những thụng tin đang mang tớnh hiện thời, nếu tớnh cả thụng tin quỏ khứ cần lưu trữ thỡ lượng thụng tin cú thể đạt tới 2-3 tỷ đơn vị. Đối với dữ liệu khụng gian (bản đồ) thỡ việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin càng cú ý nghĩa hơn nữa vỡ cụng nghệ thụng tin khụng chỉ được sử dụng để lưu trữ mà cũn được ỏp dụng trực tiếp để thành lập loại dữ liệu này. Ngoài ra, cỏc dữ liệu dạng số cú tớnh nhất quỏn cao hơn, độ chớnh xỏc tốt hơn so với cỏc dữ liệu được xử lý bằng cụng nghệ tương tự.
Nếu như việc đăng ký biến động được thực hiện bằng cụng nghệ truyền thống trờn giấy tờ, sổ sỏch chỉ giới hạn trong việc lưu trữ và cung cấp thụng tin khi cần thiết thỡ khi ỏp dụng cụng nghệ thụng tin, quỏ trỡnh này cũn bao hàm cả chức năng phõn tớch, thống kờ và chiết xuất thụng tin thứ cấp. Đối với người sử dụng, hệ thống như vậy trở nờn thụng minh hơn, hữu ớch hơn. Dưới đõy, học viờn xin nờu ra một số chức năng của hệ thống quản lý hồ sơ địa chớnh và đăng ký biến động mà chỉ cú cụng nghệ thụng tin mới cú thể mang lại:
- Chức năng quản lý truy nhập: hệ thống hồ sơ cú rất nhiều người sử dụng và mỗi người sử dụng chỉ cú thể thực hiện một số hoạt động (đọc, sửa, tạo mới,...) đối với một nhúm dữ liệu nhất định (dữ liệu của một đơn vị hành chớnh, dữ liệu theo một chuyờn đề nào đú,...). Đối với phương phỏp quản lý bằng giấy tờ, sổ sỏch thỡ hệ thống đó trở nờn hết sức rối rắm khi chỉ cú khoảng 10 người sử dụng với những mức độ truy nhập khỏc nhau.
- Chức năng sao lưu dữ liệu: với dữ liệu dạng số, chỉ cần một vài thao tỏc là dữ liệu cú thể được sao lưu trờn cỏc thiết bị lưu trữ. Với dữ liệu trờn giấy thỡ việc sao lưu này cú thể kộo dài hàng thỏng. Hơn nữa, cỏc bản sao dạng số trờn đĩa
cứng, đĩa quang, băng từ,... cú kớch thước nhỏ gọn, ớt chịu ảnh hưởng của thời gian nờn việc bảo quản chỳng dễ dàng hơn nhiều lần so với sao lưu cỏc văn bản giấy tờ. Với trỡnh độ phỏt triển của cụng nghệ thụng tin hiện nay thỡ toàn bộ một thư viện với nhiều phũng sỏch cú thể được lưu trữ trờn một ổ đĩa cứng kớch thước bằng lũng bàn tay. Việc sao lưu, nhõn bản một thư viện như vậy chỉ tốn một vài giờ là thực hiện xong.
- Chức năng mó húa dữ liệu: cỏc dữ liệu nhạy cảm cần được mó húa để trỏnh bị cỏc đối tượng khụng cú thẩm quyền khai thỏc, sử dụng. Mặc dự việc mó húa cú thể được thực hiện cho dữ liệu dạng tương tự, nhưng nú chỉ cú thể ỏp dụng cho một lượng dữ liệu rất nhỏ bởi đõy là quỏ trỡnh tốn rất nhiều thời gian và cụng sức. Trong khi đo, việc mó húa dữ liệu dạng số bằng cỏc thiết bị phần cứng hay phần mềm được thực hiện rất nhanh chúng, thậm chớ cú thể là trong thời gian thực và người sử dụng hệ thống sẽ khụng cảm nhận được quỏ trỡnh này đang được thực hiện.
- Chức năng kiểm tra dữ liệu trong quỏ trỡnh nhập, cập nhật: đối với phương phỏp quản lý giấy tờ, sổ sỏch, độ chớnh xỏc, độ tin cậy của quỏ trỡnh nhập dữ liệu (ghi vào sổ, giấy tờ) phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm, năng lực của cỏn bộ thực hiện cụng việc này. Với việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin thỡ rất nhiều lỗi lầm cú thể tự động được kiểm soỏt bởi hệ thống. Vớ dụ như diện tớch của thửa đất được xỏc định là dạng số thập phõn cú một chữ số sau dấu phẩy thỡ nếu người sử dụng nhập một chữ cỏi (a, b, c,...) hay nhập 2, 3 chữ số sau dấu phẩy thỡ hệ thống sẽ bỏo lỗi hoặc tự động chỉnh sửa cho thớch hợp. Một vớ dụ nữa là khi một dữ liệu nào đú cú trong nhiều sổ sỏch, tài liệu khỏc nhau (vớ dụ như họ tờn người sử dụng đất) thỡ với việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin, dữ liệu này chỉ cần nhập một lần và ở những lần sau đú, người sử dụng chỉ cần chọn nú từ một danh sỏch cú sẵn. Phương thức làm việc như vậy sẽ giỳp trỏnh được tỡnh trạng dữ liệu bị thiếu nhất quỏn do chỳng được nhập vào nhiều lần với một số lỗi lầm nhỏ, khú phỏt hiện.
- Chức năng tra cứu, thống kờ: đõy là chức năng thường được người ta nghĩ đến khi núi về việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin trong quản lý hồ sơ địa chớnh.
Chỉ với vài lần nhấn chuột, người sử dụng đó cú thể lấy được cỏc dữ liệu cần thiết cho mỡnh. Cũn nếu tra cứu trờn giấy tờ, sổ sỏch thỡ cụng việc này cú thể kộo dài tới vài giờ đồng hồ, thậm chớ vài ngày nếu thụng tin cần được tổng hợp từ dữ liệu nằm trong nhiều nguồn khỏc nhau. Mặc dự chức năng tra cứu thụng tin là một trong những chức năng đơn giản nhất nhưng lại hay được sử dụng nhất trong hệ thống quản lý hồ sơ địa chớnh. Bởi vậy, việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin sẽ mang lại hiệu quả lớn nhất đối với chức năng này.
- Chức năng phõn tớch thụng tin: đõy là một chức năng mà cụng nghệ thụng tin cú thể thay thế một phần trớ tuệ của con ngời. Dựa trờn nền tảng của hệ thụng tin địa lý, hệ thống cú thể tổng hợp dữ liệu, chiết xuất thụng tin từ một tập hợp dữ liệu đó cú. Vớ dụ như bằng cỏch so sỏnh cỏc bản đồ ở những thời kỳ khỏc nhau, hệ thống cú thể nhanh chúng đưa ra số liệu về biến động sử dụng đất hay biến động về giỏ cả đất đai. Những số liệu đú cú thể tiếp tục được xử lý ở mức cao hơn để đưa ra dự bỏo những diễn biến trong tương lai,... Chức năng phõn tớch thụng tin cũn là nền tảng để giải nhiều bài toỏn ứng dụng trong quản lý đất đai, chẳng hạn như với sự phõn bố hiện thời của cỏc loại hỡnh sử dụng đất, của cỏc khu dõn cư và cỏc cụng trỡnh hạ tầng kỹ thuật thỡ việc bố trớ một đối tượng quy hoạch (trường học, bệnh viện, khu cụng nghiệp,...) ở vị trớ nào là hợp lý nhất? Những bài toỏn như vậy chỉ cú thể giải được bằng phương phỏp định lượng nếu như cú sự trợ giỳp của cụng nghệ thụng tin.
1.5.2. Những khú khăn, trở ngại của quỏ trỡnh tin học húa cụng tỏc đăng ký biến động sử dụng đất.
Những lợi ớch mà cụng nghệ thụng tin mang lại cho hệ thống quản lý hồ sơ địa chớnh và đăng ký biến động là vụ cựng to lớn. Tuy nhiờn, cũng phải nhỡn nhận rằng quỏ trỡnh tin học húa hệ thống hồ sơ địa chớnh và đăng ký biến động sẽ gặp phải những khú khăn, trở ngại lớn. Dưới đõy, học viờn xin nờu ra những khú khăn, trở ngại chớnh đối với cụng tỏc tin học húa hệ thống quản lý hồ sơ địa chớnh và đăng ký biến động ở nước ta. Việc nhỡn nhận, đỏnh giỏ một cỏch chớnh xỏc những nguyờn nhõn này sẽ tạo cơ sở để nõng cao một cỏch rừ rệt hiệu quả ỏp dụng cụng nghệ thụng tin trong quản lý hồ sơ địa chớnh và đăng ký biến động.
a. Trở ngại lớn nhất cú thể nờu ra là hệ thống cỏc quy định của quản lý nhà nước về đất đai ở nước ta chưa đạt được một sự ổn định tương đối. Cứ khoảng 5 đến 10 năm là Luật đất đai lại phải thay đổi hoặc sửa đổi một lần và để thực thi đũi hỏi phải tiếp tục ra nhiều văn bản dưới luật. Phỏp luật vừa ban hành nhưng chưa bắt kịp với điều kiện thực tiễn thay đổi, phỏt triển quỏ nhanh. Cỏc văn bản dưới luật và cỏc thụng tư hướng dẫn trong nhiều trường hợp chưa lường hết trước được những tỡnh huống cú thể xảy ra trong thực tế. Vớ dụ như chỉ trong vũng 10 năm, từ năm 1995 đến năm 2004, mẫu (và nội dung) cỏc sổ sỏch hồ sơ địa chớnh đó thay đổi 3 lần theo Quyết định 499 QĐ/ĐC ngày 27/7/1995, Thụng tư số 1990/2001/TT-TCĐC ngày 30/11/2001 của Tổng cục Địa chớnh và Thụng tư 29/2004/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyờn và Mụi trường. Những sự thay đổi nhanh chúng này dẫn đến cỏc hệ quả sau:
- Nội dung thụng tin trong cỏc hồ sơ cũ và hồ sơ mới khụng tương ứng với nhau dẫn đến sự thiếu đồng bộ thụng tin. Việc chuyển cỏc hệ thống sổ sỏch cũ sang hệ thống sổ sỏch mới tốn rất nhiều thời gian, kinh phớ và cụng sức mà vẫn khụng thể đảm bảo độ tin cậy 100% do cỏc sai sút trong quỏ trỡnh chuyển đổi cũng như do hệ thống phõn loại cũ khụng tương thớch hoàn toàn với hệ thống phõn loại mới, điển hỡnh là việc phõn loại theo mục đớch sử dụng bằng số trước đõy và bằng chữ hiện nay.
- Mỗi khi cú một quy định mới về hệ thống hồ sơ địa chớnh thỡ cỏc phần mềm quản lý hồ sơ cũng bắt buộc phải thay đổi theo. Sự thay đổi này khụng phải đơn giản như chỉnh sửa một vài chi tiết trờn giấy mà là một quy trỡnh phức tạp bao gồm: thiết kế lại cơ sở dữ liệu rà soỏt và chỉnh sửa mó nguồn chỉnh sửa giao diện chạy thử và phỏt hiện lỗi. Quy trỡnh này phải được tuõn thủ ngay cả khi chỉ cú một sự thay đổi nhỏ trong hồ sơ địa chớnh và do đú, khi cú một quy định nào đú liờn quan đến hồ sơ địa chớnh thỡ cỏc nhà sản xuất phần mềm phải mất vài thỏng, thậm chớ hàng năm, để chỉnh sửa và nõng cấp phần mềm cho phự hợp. Khi cụng việc này vừa kết thỳc thỡ lại cú những quy định mới được đưa ra và phần mềm lại phải tiếp tục được chỉnh sửa. Thực tế này đó tạo ra một vũng luẩn quẩn dẫn đến tỡnh trạng cỏc phần mềm quản lý hồ sơ địa chớnh
phải liờn tục được nõng cấp, chỉnh sửa mà vẫn khụng thể đỏp ứng được nhu cầu. Do đú, hiệu quả ứng dụng cụng nghệ thụng tin là rất thấp.
Một vấn đề nữa gõy khú khăn cho việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong quản lý hồ sơ địa chớnh và đăng ký biến động là do những lý do khỏch quan và chủ quan, nhiều văn bản phỏp quy khụng đồng bộ hoặc khụng tớnh hết được cỏc tỡnh huống trong thực tế. Chẳng hạn như mặc dự Thụng tư 29/2004/TT-BTNMT đó quy định rừ ràng về cỏch ghi mục đớch sử dụng đất trong sổ địa chớnh, sổ mục kờ và sổ theo dừi biến động đất đai, nhưng cho đến nay lại chưa cú quy định mới nào về việc ghi loại đất trờn bản đồ địa chớnh, bởi vậy một số địa phương vẫn sử dụng cỏch ghi theo quy định cũ (vớ dụ như T cho đất thổ cư), trong khi đú, ở những địa phương khỏc người ta lại ghi theo ký hiệu mới (ONT cho đất ở nụng thụn hay ODT cho đất ở đụ thị). Tỡnh trạng trờn đó tạo ra quỏ nhiều trường hợp ngoại lệ dẫn đến hiệu quả ỏp dụng cụng nghệ thụng tin rất thấp vỡ xột về bản chất, cụng nghệ thụng tin chủ yếu được ỏp dụng để thực hiện một (hay nhiều) quy trỡnh đó được vạch ra cụ thể với những tỡnh huống cụ thể.
b. Hệ thống dữ liệu về đất đai ở Việt Nam, đặc biệt là dữ liệu khụng gian, cũn chưa đầy đủ, cú độ chớnh xỏc khụng cao và chưa được chuẩn húa một cỏch trọn vẹn. Do chiến tranh và do hoàn cảnh kinh tế khú khăn nờn trong thời gian trước đõy (trước những năm 90 của Thế kỷ trước), cụng tỏc đo đạc và thành lập hồ sơ địa chớnh được thực hiện bằng cỏc trang thiết bị thụ sơ nờn độ chớnh xỏc kộm, tớnh đồng bộ khụng cao. Ở rất nhiều địa phương, trong thời gian này, cụng tỏc đo đạc bản đồ giải thửa được thực hiện chủ yếu bằng thước dõy trong hệ tọa độ giả định với độ chớnh xỏc rất thấp.
Từ những năm 1990 trở lại đõy, với sự nỗ lực rất lớn của toàn ngành Địa chớnh, nhiều cụng nghệ hiện đại như GPS, ảnh số, toàn đạc điện tử,... đó được triển khai rộng rói. Cỏc cụng nghệ này cú những đặc tớnh ưu việt là độ chớnh xỏc cao, khả năng tự động húa tốt và sản phẩm đầu ra là cỏc bản đồ dạng số. Tuy nhiờn, cỏc cụng nghệ này cũng khụng giải quyết được một cỏch triệt để cỏc vấn đề. Cỏc dữ liệu vẫn cũn nằm ở nhiều định dạng khỏc nhau (chủ yếu là *.dgn của Microstation và *.dwg / *.dxf của AutoCAD), phần lớn cỏc bản đồ mới chỉ được
thành lập dưới dạng sản phẩm đồ họa chứ khụng phải là sản phẩm GIS nờn cỏc vấn đề về topology cũng như dữ liệu thuộc tớnh hầu như khụng được quan tõm.
Những thực trạng trờn về dữ liệu gõy khú khăn rất lớn cho việc tin học húa hệ thống hồ sơ địa chớnh bằng cỏch xõy dựng cỏc hệ thống thụng tin đất đai. Hệ thống cú thể được thiết kế chuẩn, thử nghiệm tốt nhưng khi triển khai trong thực tế lại khụng cú tỏc dụng do bị "đúi" dữ liệu. Kinh phớ và thời gian thu thập, chuyển đổi và chuẩn húa dữ liệu là quỏ lớn và hiện tại nhiều đơn vị khụng dỏm đầu tư vào lĩnh vực này vỡ khụng biết quỏ trỡnh nhập dữ liệu đến bao giờ mới kết thỳc trong khi hiệu quả của hệ thống thỡ chưa khẳng định được ngay.
c. Trỡnh độ tin học của cỏc cỏn bộ chuyờn mụn khụng đồng đều, năng lực phỏt triển phần mềm chưa mạnh. Theo số liệu thống kờ mới nhất của Bộ Bưu chớnh - Viễn thụng tại Hội nghị Quốc gia về phỏt triển Internet thỏng 5/2007, số người sử dụng Internet ở Việt Nam đạt tới hơn 18.64% dõn số, trờn mức trung bỡnh của thế giới (15.9%) và vượt xa cỏc nước trong khu vực như Thỏi Lan, Trung Quốc, Philippin. Điều này chứng tỏ cụng nghệ thụng tin đó được phổ cập khỏ rộng rói ở nước ta. Tuy nhiờn, nếu nghiờn cứu kỹ thỡ cú thể thấy cụng nghệ thụng tin chỉ phổ biến trong lĩnh vực giải trớ, truyền thụng. Cũn trong cỏc lĩnh vực khỏc, trong đú cú lĩnh vực quản lý đất đai, thỡ vẫn cũn nhiều vấn đề cần khắc phục:
- Cụng nghệ thụng tin phỏt triển quỏ nhanh và thực tế nú mới chỉ bựng nổ ở Việt Nam trong khoảng thời gian 10-15 năm trở lại đõy. Trong khi đú, một số rất đụng cỏc cỏn bộ chuyờn ngành hiện nay cú độ tuổi trờn 40 và khả năng thớch ứng với cụng nghệ thụng tin của đội ngũ cỏn bộ này thấp hơn nhiều so với cỏc cỏn bộ trẻ (20-30 tuổi). Ngoài ra, do đất nước vừa trải qua nhiều cuộc chiến tranh cựng với hoàn cảnh kinh tế khú khăn trong những năm 70-80 của Thế kỷ trước, rất nhiều cỏn bộ chuyờn mụn khụng được đào tạo một cỏch bài bản, toàn diện nờn đó