1.1. Những ưu điểm trong bộ máy kế toán
• Đối với bộ máy kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán khá gọn nhẹ, đã có sự phân công công việc giữa các nhân viên khá rõ ràng. Mỗi nhân viên phụ trách một mảng riêng giúp nhân viên hạn chế nhưng công việc chồng chéo khi có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổ chức bộ máy kế toán cũng tạo được sự thống nhất, nhất quán giữa các nhân viên.
• Đối với tổ chức hệ thống sổ kế toán
- Công ty áp dụng hình thức nhật kế toán chung. Trong các hình thức thì hình thức này phù hợp nhất khi chuyển sang dùng phần mềm kế toán.Vì đặc điểm của hình thức nhật ký chung này là giảm nhẹ công việc ghi chép. Không yêu cầu các loại sổ khi bắt đầu vào chứng từ, tạo ra được sự gọn nhẹ, thống nhất. Đặc biệt khi sử dụng phần mềm thì việc theo quá rườm rà ở các loại hình thức khác sẽ làm tăng khối lượng công việc mà không tăng hiệu quả công việc. Vì vậy khi quyết định dùng phần mềm kế toán thì việc áp dụng hình thức này của công ty cũng là một thuận lợi giúp công ty thích nghi với sự thay đổi này.
• Đối với quá trình ứng dụng máy vi tính
- Công ty bắt đầu biết tận dụng máy vi tính, áp dụng phần mềm làm cho cho máy vi tính trở thành một công cụ không thể thiếu trong công việc. Máy tính trở nên quan trọng không chỉ trong công tác kế toán mà còn tất cả các công việc trong công ty như hành chính nhân sự, kinh doanh,....
- Dù đã ứng dụng phần mềm nhưng công ty vẫn thiết kế một số loại sổ để tiện theo dõi một số khoản mục quan trọng và được ban giám đốc quan tâm. Điển hình như là sổ theo dõi khách hàng, sổ theo dõi những chi phí phát sinh trong tháng, sổ theo dõi công trinh thi công, sổ theo dõi nguyên vật liệu...Công ty hoạt động ở khá nhiều lĩnh vực như buôn bán nguyên vật liệu, kinh doanh dịch vụ, đại lý ký gửi,... Bởi vậy trong quá trinh làm việc có rất nhiều vấn đề phát sinh nên việc lập các loại ổ này là cần thiết.
Tất các loại sổ thủ công này đề được tạo ra trên excel nên tiện cho việc tính toán và tận dụng các hàm trong phần mềm excel. Ví dụ sổ theo dõi khách hàng có 5sheet: theo dõi tổng, Hà nôi(khách hàng trong Hà Nội), công ty Nam Hạnh(một trong những khách hàng quan trọng của công ty), Đại lý Thành Long, chi phí phát sinh.
Như vậy theo yêu cầu quản lý thì việc tạo những sổ ngoài phần mềm là rất có nội dung rất quan trọng trong việc quản lý, nó không bị phụ thuộc vòa phần mềm. Tuy nhiên vẫn có sự thống nhất giữa các loại sổ này và phần mềm.Công ty đã có công tác kiểm tra kế toán. Đây là một trong nhưng công tác khá quan trọng nhưng rất nhiều công ty bỏ qua công tác này. Công ty cổ phần đầu tư và xây lăp Thiên Thai đã thực hiện được công tác này và cũng đã rút nhiều kinh nghiệm sau mỗi lần kiểm tra. Sau mỗi lần kiểm tra, nhiều vấn đề tồn đọng được giải quyết. Những sai xót được phát hiện giúp công ty hoàn thiện báo cáo tài chính một cách chính xác nhất.
1.2. Những hạn chế trong bộ máy kế toán khi ứng dụng máy vi tính
• Đối với tổ chức bộ máy kế toán
- Bộ máy khá gọn nhẹ nhưng phân công công việc, trách nhiệm của từng nhân viên chưa rõ ràng gây chồng chéo, nhầm lẫn, thiếu xót. Bộ máy gọn nhẹ nhưng chưa khoa học. Vi dụ trong công ty thường xảy ra nhầm lẫn giữa kế toan thanh toán và kế toán theo dõi công nơ. Đôi khi có những khách hàng được ghi chép hai lần làm cho báo cáo sai
- Việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán cũng đòi hỏi trình độ của cá nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn nhất định về máy tính. Tuy vây, khi áp dụng máy tính thì các nhân viên kế toán hầu như không thay đổi mà trình độ có giới hạn nhất đinh. Đến lúc này đã gây ra một vấn đề bất cập là trình độ nhân viên không thích phù hợp với công nghệ khoa hoc. Lúc này công ty bắt đầu cho nhân viên đi học để nâng cáo tay nghê. Tuy vậy vẫn không tránh khỏi nhưng bất cập cũng như không am hiểu hết về máy vi tính nên thường xuyên xảy ra việc nhầm lẫn sai xót.
- Trình độ về công nghệ thông tin của cán bộ kế toán chưa cao nên việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật hiện đại, đặc biệt là máy vi tính chưa hiệu quả; thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp lưu trữ thông tin còn nhiều hạn chế. Nhiều khi nhân viên để mất dữ liệu, hoặc quên không lưu. Đây cung là một khó khăn đối với công ty. Đặc biệt là việc
lưu trữ dữ liệu. Nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên những dữ liệu cần lưu trữ rất nhiều. Tuy vậy việc sắp xếp lưu trữ lại không khoa học gây khó khăn trong việc tìm kiếm.
• Bộ máy kế toán của các công ty được xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán tài chính cho việc tổng hợp mà chưa có bộ phận riêng phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh. Vì vậy, trong bộ máy của công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị. Tuy việc cung cấp những thông tin như một kế toán quản trị là do kế toán trưởng nhưng do không được chuyên môn hóa mà làm gộp công việc nên hiệu quả công việc cũng như việc sử dụng những thông tin kế toán quản trị chưa cao. Bởi vậy nó không phải là nguồn chính có tác động mạnh mẽ đến quyết định của giám đốc.Đối với hệ thống chứng từ kế toán
• Đối với hệ thống chứng từ
- Việc thu thập dữ liệu,thông tin kế toán ban đầu, chứng từ, luân chuyển chứng từ còn chậm chễ, thủ tục rườm rà. Yêu cầu đối với việc ứng dụng phần mêm là chứng từ luôn phải được luân chuyển nhanh chóng. Việc cập nhật chứng từ luôn phải liên tục tránh thiếu xót. Nhưng công ty vẫn chưa thực hiện hoàn toàn được việc này. Nhiều chứng từ bị tồn đọng hoặc để một thời gian dài rồi mới cập nhật vào phần mềm được.
- Bên cạnh đó, công ty chưa sử dụng đầy đủ các chứng từ cần thiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cho đúng với tính chất và nội dung của nghiêp vụ cũng như yêu cầu quản lý. Một số chứng từ kế toán còn chưa đảm bảo đầy đủ tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ, một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đảm bảo đầy đủ các chứng từ chứng minh, ảnh hưởng đến tiến trình tổng hợp số liệu vào máy và lập báo cáo tài chính. Một số chứng từ thiếu chữ ký, hoặc thiếu nội dung đều khồng hợp lệ nên không được nhập vào phần mềm ảnh hưởng đến việc lập báo cáo tài chính. Ngày 12/4/2012 công ty có phát sinh một nghiệp vụ mua một lô hàng nhưng khi nhận hóa đơn thì chứng từ ghi sai địa chỉ người bán. Bởi vậy hóa đơn đó không được khấu trừ thuế. Bởi vậy côngty phải mất thêm một khoản tiền. Đây là lỗi của nhân viên khi mà hóa đơn nhận mà không kiểm tra kỹ.
• Đối với hệ thống sổ kế toán
- Đặc biệt, công ty chưa quan tâm tới công tác quản lý, sử dụng, xử lý đối với hàng tồn kho do việc theo dõi quá trình luân chuyển chứng từ thuộc công tác này còn
yếu. Do công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực nên các mặt hàng khá đa dạng, tuy đã có những sổ theo dõi riêng nhưng chưa thực sự phản ánh được hàng tồn kho, luôn có những chênh lệch giữa kho thực tế và kho trên phần mềm
- Việc tạo các sổ chi tiết theo dõi riêng đối với những khoản mục quan trọng là rất thuận tiện nhưng đôi khi số liệu và hành văn của các sổ này không rõ ràng mạch lạc, thậm chí còn tẩy xoá số liệu, không thực hiện đúng theo phương pháp chữa sổ quy định. Việc ghi chép các số liệu phát sinh gần như mang tính tường thuật, không có logic trong chuẩn mực kế toán. Việc sai xót này làm cho giám đốc có thể đưa ra nhưng quyết định thiếu chính xác.
• Đối với công tác kiểm tra kế toán
- Công tác kiểm tra kế toán còn mang nặng tính hình thức, không chú trọng đến chất lượng công tác kiểm tra. Đôi khi công việc kiểm tra kha là qua loa. Vì công việc khá là nhiều, mỗi khi phát sinh nghiệp vụ thì đã được theo dõi nên khi kiểm tra mang nặng hình thức chứ chưa hiểu rõ được vấn đề. Khó tìm ra những sai sót trong bộ máy kế toán.