- Tổ chức hạch toán toán ban đầu
Công ty căn cứ vào đặc điểm hoạt động mà lựa chọn loại chứng từ sử dụng trong kế toán. Mẫu biểu chứng từ kế toán Công ty áp dụng theo Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành kèm theo theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều yêu cầu các chứng từ cần thiết để chứng minh nghiệp vụ đó có xảy ra. Mỗi chứng từ đều phải có chữ ký của các bên liên quan để trở thành chứng từ hợp lệ.
Công ty có buôn bán nguyên vật liệu nên mỗi khi phát sinh việc bán hàng cần có chứng từ: phiếu xuất kho, phiếu thu hoặc giấy chuyển tiền của ngân hàng, giấy giao hàng,..Khi khách hàng nợ lại thì sẽ có một số chứng từ như giấy đề nghị thanh toán, đối chiếu công nợ,...
Khi mua hàng hóa nguyên vật liệu phát sinh chứng từ: phiếu nhập kho, phiếu chi,bảng theo dõi công nợ, ....
Công ty cũng có những hoạt động kinh doanh dich vụ như kinh doanh khách sạn nhà nghỉ, cho thuê xe, khi có nghiệp vụ phát sinh thì sẽ có phiếu thu, bảng theo dõi khách hàng,...
Các TSCD trong công ty khi có phát sinh mua bán, thanh lý,cho mượn thì có các loại chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, biên bản giao nhận TSCD, cuối tháng công ty đều kiêm kê TSCD nên có biên bản kiểm kê TSCD, bảng tính và phân bổ khấu hao.
Đối với việc quản lý nhân viên thì có bảng châm công, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, phiếu trả lương,...
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Trên cơ sở áp dụng QĐ 48/2006/QĐ-BTC và yêu cầu, đặc điểm hoạt động kinh doanh, Công ty không sử dụng một số tài khoản:
TK 221,..TK,229: do chưa phát sinh các nghiệp vụ đầu tư tài chính TK 611, TK631 : không áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ TK 351: Công ty không thành lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
Sau đây là một số tài khoản công ty hay sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: TK 111, TK 112; TK131; TK 133; TK 1388 ; TK 136; TK 141 ; TK 142 ; TK 152; TK 153; TK 154 ; TK 211.1; TK2112; TK 214; TK 241; TK331; TK 3331; TK 311; TK 338; TK 335: TK 336; TK411, TK421, TK511, TK621,TK622, TK627, TK642 ,TK635, TK515, TK711, TK811, TK911….
Ngoài ra, hệ thống TK cấp 3 được thiết kế rất linh hoạt phù hợp cho việc quản lý cũng như ghi nhận đúng tính chất nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các tài khoản được mã hóa trên phần mềm kế toán để có thẻ theo dõi chi tiết.Đặc biệt là các tài khoản công nợ. Với mỗi khách hàng hay nhà cung cấp công ty
đều cho vào một tài khoản chi tiết riêng và cũng có sổ chi tiết cho các tài khoản này. Bên canh đó những tài khoản hàng hóa hay nguyên vật liệu như 156, 152 cũng được mã hóa chi tiết trên phần mầm và theo dõi riêng.
Ví dụ: đối với TK131 khi phát sinh khách hàng đại lý Long Thành mua thì sẽ được mã hóa cho khách hàng đó là 13111 với 13111 là phải thu khách hàng Long Thành
Tương tự đối với tài khoản 331:phải trả người bán. Khi công ty nhập xi măng của công ty Tiên Sơn thì kế toán sẽ nhập nghiệp vụ vào phần mềm với tài khoản được mã hóa là TK1521 với người bán là TK 3311
Khi các tài khoản được mã hóa thì khi nhập đúng mã các phần diễn giải, định khoản sẽ được hệ thống phần mềm tự động thực. Bởi vậy giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông tin từ các chứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính và quản trị cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát.
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung.Hệ thống sổ bao gồm: - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Nhật ký đặc biệt: Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ cái các Tài khoản sử dụng
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết: sổ chi tiết chi phí quản lý – kinh doanh, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết công cụ dụng cụ, sổ kho….
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, nhân viên kế toán tiến hành phân loại, kiểm tra và mã hóa các thông tin kế toán bao gồm : mã hóa chứng từ, mã hóa tài khoản và mã hóa các đối tượng kế toán.
+ Các chứng từ đã được mã hóa sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu dựa theo chương trình nhập liệu của máy tính. Ở đây cần yêu cầu khi lập trình phải nhập đầy đủ các yếu tố ghi trên chứng từ vào cơ sở dữ liệu.
+ Khi cơ sở dữ liệu đã có đầy đủ các thông tin, máy tính có thể tự động truy xuất số liệu theo chương trình kế toán cài đặt để vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng được mã hóa và số liệu trên các báo cáo đến thời điểm nhập liệu.
+ Cuối tháng, kế toán tiến hành lập bảng cân đối thử và các bút toán phân bổ, kết chuyển, điều chỉnh, khóa sổ kế toán. Sau đó, in bảng biểu, sổ kế toán tổng hợp, chi tiết và các báo cáo.
- Tổ chức hệ thống BCTC
Doanh nghiệp nộp báo cáo theo kỳ kế toán năm. Năm tài chính bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/1. Việc lập báo cáo tài chính trong công ty sẽ do kế toán tổng hợp là chị Trang lâp. Sau đó kế toán trưởng sẽ kiểm tra lại và nộp cho cơ quan nhà nước trước ngày 31/3 của năm sau. Khi lâp báo cáo bao gồm:
1. Bảng Cân đối kế toán 2. Bảng Cân đối tài khoản
3. Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh 4. Bản Thuyết minh báo cáo tài chính Quá trình lập báo cáo tài chính:
- Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì nhân viên kế toán sẽ nhập số liệu vào phần mềm kế toán theo đúng phần hành của mỗi kế toán.
- Khi kết thúc năm tài chính thì kê toán tổng hợp sẽ lấy dữ liệu mà phần mềm đã xửa lý, làm các định khoản kết chuyển, điều chỉnh sao cho phù hợp với hoạt động công ty cũng như hợp lý các báo cáo của công ty. Sau đó các loại báo cáo này sẽ được gửi cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra xem xét tính hợp lý cũng như hợp lý các nghiệp vụ phát sinh thì sẽ in và nộp cho cơ quan nhà nước đúng thời hạn.
Ngoài ra khi có kết quả của báo cáo tài chính của kế toán tổng hợp thì dựa vào đó kế toán trưởng sẽ lập báo cáo quản trị. Báo quản trị của công ty còn ở mức độ thấp tuy đã được chú trọng. Nhưng báo cáo đó chủ yếu phục vụ cho quyết định nội bộ công ty. Dựa vào kết quả báo cáo tài chính mà không có sự theo dõi riêng nên khả năng phản ánh tình hình kinh doanh của công ty còn thấp. Tuy vậy dựa vào báo cáo quản trị, giám đốc cũng đưa ra khá nhiều quyết định quan trọng ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty.