9. Bố cục luận văn
3.4.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế
Bên cạnh những mặt đã đạt đƣợc, TV hiện vẫn đang còn nhiều hạn chế cơ bản. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế đó, tựu chung lại có thể kể đến những nguyên nhân chính sau:
Có thể nói, quy luật gia tăng tài liệu cũng góp phần ảnh hƣởng không nhỏ đến số lƣợng, chất lƣợng vốn tài liệu trong TV. Tài liệu trong xã hội ngày càng gia tăng, cũng nhƣ những TV khác, TV ĐHQB khó có thể bổ sung cho mình một cách đầy đủ các loại tài liệu.
Nguyên nhân có tầm ảnh hƣởng không kém đó là nguyên nhân về kinh phí. Kinh phí đầu tƣ cho hoạt động TV còn hạn hẹp nên gây ra nhiều hạn chế cho việc bổ sung tài liệu, mua sắm các trang thiết bị và thực hiện các hoạt động khác. Đặc biệt là vấn đề công nghệ, xuất phát từ nguyên nhân thiếu kinh phí nên hiện nay TV chƣa có phần mềm tƣ liệu để quản lý.
Lực lƣợng cán bộ mỏng, trình độ chƣa đồng đều cũng nhƣ thiếu kinh phí đã gây ra nhiều vấn đề khó khăn cho TV, đó là tình trạng chồng chéo trong công việc, những hoạt động bề nổi nhƣ trƣng bày, triển lãm, tuyên truyền, hội nghị bạn đọc bị lãng quên.
Những hoạt động nghiên cứu và đào tạo NDT ít đƣợc quan tâm nên dẫn đến chính sách bổ sung chƣa hợp lý, điều này đã dẫn đến một thực tế là có đến 89% NDT cho rằng vốn tài liệu của TV hiện tại chƣa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của mình.
Một nguyên nhân cũng hết sức quan trọng đó là về vấn đề tổ chức TV. TV hiện tại vẫn chƣa đƣợc tách thành một bộ phận riêng, vẫn đang trực thuộc Phòng đào tạo. Điều này gây ra nhiều vấn đề bất cập trong xử lý công việc cũng nhƣ hiệu quả hoạt động của TV.
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƢỜI DÙNG TIN TẠI THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH 3.1. Bổ sung vốn tài liệu đảm bảo số lƣợng và chất lƣợng
Một trong những nguyên nhân làm giảm hiệu quả phục vụ là do vốn tài liệu TV chƣa đáp ứng nhu cầu của bạn đọc. Tài liệu là vấn đề quan tâm hàng đầu của NDT khi đến TV. Vì thế, để có thể nâng cao chất lƣợng bạn đọc, TV ĐHQB cần bổ sung cho mình một vốn tài liệu đảm bảo chất lƣợng lẫn số lƣợng.
Dƣới tác động của quy luật bùng nổ TT, tài liệu trong xã hội trở nên phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức. Điều này ảnh hƣởng đến tất cả các thƣ viện trong nƣớc và trên thế giới, trong đó có TVĐHQB. Chất lƣợng vốn tài liệu của thƣ viện sẽ bị giảm sút, khi không đƣợc bổ sung thƣờng xuyên và có kế họach, nếu không bổ sung thƣờng xuyên và lâu dài, thì vốn sách sẽ nghèo nàn và cạn dần dẫn tới việc TV phải đóng cửa.
Để công tác bổ sung đạt chất lƣợng, TV nhất thiết phải xây dựng cho mình chính sách và kế hoạch bổ sung thật cụ thể. Bởi lẽ chính sách này sẽ:
-Định hƣớng cho công tác xây dựng vốn tài liệu để từ đó lập kế hoạch bổ sung cụ thể cho việc phát triển vốn tài liệu TV.
-Làm kim chỉ nam cho công tác bổ sung, để cán bộ bổ sung thực hiện nhiệm vụ của mình; Làm công cụ để cán bộ quản lý giám sát, kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ bổ sung đảm bảo đi đúng hƣớng.
Chính sách bổ sung đó phải xuất phát trên cơ sở nghiên cứu đặc điểm, nhu cầu tin của NDT cũng nhƣ nguồn kinh phí cho phép. TV cần đƣa ra các tiêu chí lựa chọn các loại hình tài liệu cụ thể, cần chú ý cân đối hài hòa giữa các loại hình tài liệu. TV trƣờng ĐHQB là một TV đa ngành, phục vụ cho nhu cầu đào tạo đa ngành, đa hệ của nhà trƣờng. Căn cứ vào nhu cầu đào tạo của
nhà trƣờng, TV phải tăng cƣờng bổ sung tài liệu cho phù hợp với mục tiêu xây dựng TV hiện đại. Đảm bảo tính hợp lý về mức tăng vốn tài liệu; thành phần nội dung và chủ đề của vốn tài liệu, ngôn ngữ của tài liệu, hình thức xuất bản, niên hạn của tài liệu…; tỷ lệ số bản tài liệu trên ngƣời đọc; các hình thức bổ sung phù hợp (bổ sung hiện tại, bổ sung hồi cố, bổ sung dự báo) trên cơ sở sử dụng đúng đắn và có hiệu quả nguồn kinh phí mà thƣ viện có.
3.2. Hoàn thiện hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin
Hiện nay, nhu cầu tiếp cận đến các nguồn tin ngày càng phức tạp và đa dạng, việc đa dạng hóa các SP và DV thông tin đƣợc xem nhƣ là một giải pháp cấp thiết và hữu hiệu hơn cả. Các SP và DV thông tin hiện tại của TV chƣa đáp ứng hết nhu cầu tìm kiếm TT của bạn đọc. Sự nghèo nàn các loại hình SP thông tin tại TV cũng là nguyên nhân góp phần làm giảm tỉ lệ NDT đến TV. Bên cạnh đó các DV thông tin ở đây mới chỉ dừng lại ở mức độ đơn giản, chƣa đi vào chiều sâu và chất lƣợng.
Hiện tại, TV đang hoạt động theo phƣơng thức truyền thống. Điều cần làm trƣớc mắt là TV phải hoàn thiện cho mình hệ thống SP và DV thông tin truyền thống. Cần xây dựng thêm mục lục chủ đề, ô tra chủ đề theo vần chữ cái; xây dựng thêm một số bản thƣ mục theo chủ đề. Phát triển thêm một số DV thông tin tại TV, nhƣ DV tƣ vấn thông tin. DV dịch thuật, DV phổ biến thông tin có chọn lọc…
Vấn đề nâng cao chất lƣợng các SP và DV hiện tại của TV cũng là vấn đề cần phải quan tâm hiện nay. Bởi lẽ, những SP và DV thông tin đang có ở hiện tại chƣa phát huy hết hiệu quả, chƣa thực sự tƣơng xứng với tầm vóc của một TV trƣờng ĐH.
Theo sự phát triển đi lên, thời gian sắp tới TV sẽ chuyển đổi sang loại hình TV hiện đại. điều đặc biệt chú ý là làm sao xây dựng và phát triển hệ thống SP và DV TT hiện đại, tƣơng xứng với quy mô, tầm vóc một TV hiện
đại của một trƣờng ĐH một Trung tâm khoa học hàng đầu của tỉnh. Vấn đề cấp bách là TV phải thiết lập đƣợc các cơ sở dữ liệu thƣ mục, từ đó triển khai các DV tìm tin trên máy vi tính.
Thiết nghĩ, một khi TV hoàn thiện đƣợc hệ thống SP và DV thông tin của mình, điều tất yếu sẽ nâng cao đƣợc chất lƣợng tra cứu, sử dụng TT tại đây, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ NDT cho TV. Để có đƣợc điều đó, cán bộ TV cần phải có sự sắp xếp, phân công công việc thật hợp lý. Cần phải đầu tƣ thời gian và kinh phí, nếu cần thiết có thể cho cán bộ TV tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ ngắn hạn tại các TV lớn.
3.3. Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin
Sự phát triển của CNTT đã có một tác động mạnh mẽ đến mọi lĩnh vực của đời sống, khoa học và xã hội. Nó đã làm thay đổi vai trò, vị trí của các TV và tính chất công việc của những ngƣời cán bộ TV. Công nghệ mới đã thực sự ảnh hƣởng đến môi trƣờng của TV. Trong nhiều TV, các mục lục, hộp phiếu truyền thống đã đƣợc thay thế bằng các phƣơng tiện tra tìm trực tuyến trên mục lục điện tử. Việc quản lý bạn đọc và tài liệu cũng đƣợc tự động hóa hoàn toàn. Việc sử dụng mục lục truy cập trực tuyến đã trở thành phổ biến. Việc xuất hiện các vật mang tin mới nhƣ đĩa CD-ROM cũng làm thay đổi rất nhiều môi trƣờng vật lý của các TV. Thay vì phải có các giá sách để xếp tài liệu, các TV chỉ trang bị các đầu đọc để đọc các dạng tài liệu mới.
Công nghệ thông tin đang là vấn đề cấp bách tại TV nơi đây. Từ trƣớc đến nay, TV hoàn toàn hoạt động dựa trên phƣơng thức truyền thống. Bạn đọc nơi đây chƣa bao giờ biết đến khái niệm tra cứu tự động hóa, cơ sở dữ liệu tại TV. Cán bộ TV nơi đây cũng chƣa từng nhận đƣợc sự hỗ trợ đắc lực từ phía công nghệ, từ phía các phần mềm tƣ liệu. Họ làm việc hoàn toàn thủ công tất cả các khâu chuyên môn nghiệp vụ.
Ngày nay, với xu thế ứng dụng công nghệ thông tin, TV hoạt động theo phƣơng thức truyền thống không còn hợp thời nữa, nhất là TV tại trƣờng ĐH. Việc làm cần thiết bây giờ là TV nên có những quyết sách chiến lƣợc để đầu tƣ kinh phí mua phần mềm quản lý TV phù hợp để sử dụng. Để có thể xây dựng đƣợc những cơ sở dữ liệu trực tuyến giúp bạn đọc tra cứu tự động hóa, để có thể tự động hóa các công việc của mình thì TV chỉ có cách là ứng dụng công nghệ tthông tin vào hoạt động TV của mình.
Để có thể lựa chọn cho mình một phần mềm quản lý TV phù hợp, TV cần chú ý xem xét các chỉ tiêu lựa chọn phần mềm sao cho thật phù hợp, tƣơng thích với điều kiện của TV mình. Hiện nay trên thị trƣờng đã xuất hiện nhiều công ty sản xuất phần mềm, có thể kể đến nhƣ công ty Tinh Vân hay CMC. Với điều kiện của TV ĐHQB hiện tại, TV có thể lựa chọn phần mềm iLib hoặc Libol để sử dụng.
Với điều kiện của TV hiện tại, có thể đi theo lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin sau: có hai phƣơng án:
- Phƣơng án 1: gồm 2 giai đoạn:
+ Giai đoạn 1: Sử dụng phần mềm tƣ liệu Win ISIS để xây dựng cơ sở dữ liệu thƣ mục. Mục đích quản lý tài liệu của TV, phục vụ cho việc tìm tin tự động hóa, in phích mục lục tự động.
+ Giai đoạn 2: Nâng cấp ứng dụng công nghệ thông tin, mở rộng ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của TV bằng cách sử dụng phần mềm tích hợp Libol.
- Phƣơng án 2: Đi thẳng vào giai đoạn 2 của phƣơng án 1, đó là ứng dụng phần mềm quản lý TV tích hợp Libol. Khi sử dụng Libol, TV cần tập trung vào các phân hệ: Biên mục; Tra cứu tin; Quản lý bạn đọc, tài liệu. Ở phƣơng án 2 này, một yêu cầu không thể thiếu là TV cần phải có cán bộ am hiểu công nghệ thông tin.
3.4. Nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ thƣ viện
* Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ TV
Đối với công tác phục vụ ngƣời đọc chúng ta phải khẳng định vai trò quan trọng của chất lƣợng đội ngũ cán bộ TV. Bởi lẽ cán bộ TV chính là ngƣời trực tiếp làm việc với các đối tƣợng NDT, là ngƣời trực tiếp phát hiện và đáp ứng mọi nhu cầu TT của NDT, là ngƣời quyết định chất lƣợng của công tác phục vụ NDT. Có nhiều quan điểm đánh giá khác nhau về vai trò của ngƣời cán bộ TV, có những học giả cho rằng: trong TV, máy móc kỹ thuật mới là điều quyết định sự thành công của TV, có quan điểm lại cho rằng trong TV ngƣời cán bộ (thủ thƣ) mới là quan trọng. James I. Wyer một học giả Mỹ ngay từ năm 1923 đã cho rằng ngƣời cán bộ TV chính là linh hồn của TV. Thực tiễn cho chúng ta thấy ngày nay cho thấy sự xuất hiện của một số loại hình TV mới nhƣ TV điện tử, TV ảo... song dù là TV ở dạng nào thì vai trò của ngƣời cán bộ thủ thƣ không mất đi mà ngày càng quan trọng hơn; để đáp ứng nhu cầu của NDT hiện nay ngƣời cán bộ thủ thƣ luôn phải nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì mới có khả năng đáp ứng đƣợc các yêu cầu phức tạp và đa dạng của mọi đối tƣợng NDT.
* Phát triển các kỹ năng mềm cho đội ngũ cán bộ TV
Ngoài kiến thức chuyên môn, cán bộ TV ngày nay cũng cần phải có các kỹ năng mềm, cụ thể đó là kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tin học, ngoại ngữ, kỹ năng nắm bắt và khai thác các nguồn tin.
Nếu nhƣ trong các TV truyền thống, cán bộ thủ thƣ giữ vai trò chính trong việc trực tiếp tiếp nhận yêu cầu và lấy tài liệu phục vụ thì trong các TV ảo ngƣời thủ thƣ tiếp nhận, trả lời các yêu cầu tin và giao tiếp với ngƣời đọc, ngƣời dùng tin qua mạng với dịch vụ tham khảo ảo, hoặc qua điện thoại... Ngày nay do nhận thức đúng đắn về vai trò của cán bộ thủ thƣ, nhiều TV luôn ƣu tiên tuyển chọn những cán bộ trẻ, năng động, có kỹ năng tra cứu TT, có
phƣơng pháp trao đổi với ngƣời đọc tốt phục vụ ở tuyến trƣớc (phục vụ ngƣời đọc).
Đứng trƣớc yêu cầu và xu thế tin học hóa, TV trƣờng ĐHQB cũng cần phải xây dựng cho mình một đội ngũ cán bộ TV đảm bảo các yêu cầu của thực tế đang đặt ra, đó là đội ngũ cán bộ TV phải làm sao: Nhận dạng đúng các yêu cầu tin; Truy cập TT có hiệu quả và đúng theo pháp lý; đánh giá TT và nguồn tin có phê phán. Cán bộ TV phải hiểu đƣợc các vấn đề về văn hoá, chính trị, xã hội, pháp lý và kinh tế trong việc sử dụng TT. Có kỹ năng giao tiếp hiệu quả với đa dạng nhóm ngƣời dùng tin. Có khả năng tra cứu TT trên mạng, sử dụng thành thạo các công cụ tham khảo, bao quát đƣợc các nguồn tin và khả năng giải quyết các tình huống trong quá trình phục vụ ngƣời đọc. Hiện tại TV chỉ có ba cán bộ có trình độ ĐH. Từ trƣớc đến nay, TV hoạt động theo phƣơng thức truyền thống nên đội ngũ cán bộ TV của trƣờng nhìn chung chƣa nắm bắt đƣợc một cách thành thạo các kỹ năng sử dụng CNTT để vận hành TV, đặc biệt là các phần mềm tƣ liệu. Do đó, để có thể đƣa TV của nhà trƣờng đi đúng quỹ đạo thì nhà trƣờng cần có kế hoạch kịp thời đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ TV, trình độ ngoại ngữ và trình độ ứng dụng CNTT vào các hoạt động của TV cho cán bộ TV trƣờng.
Việc tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ TV có thể đƣợc thực hiện nhờ sự phối hợp giữa cơ quan TV-TT và các cơ sở giáo dục đào tạo, các chuyên gia trong từng mảng chuyên môn cụ thể.
3.5. Chú trọng công tác nghiên cứu, đào tạo ngƣời dùng tin
NDT tại TV trƣờng ĐHQB bao gồm hai nhóm chính, đó là nhóm cán bộ, giảng viên và sinh viện. Công tác đào tạo, hƣớng dẫn ngƣời dùng tin ở đây chƣa thực sự đƣợc chú trọng. Nhiều sinh viên rất ngỡ ngàng khi đứng trƣớc bộ máy tra cứu tin của thƣ viện. Cũng có nhiều sinh viên ngại đến TV vì không biết tài liệu mình cần TV có đáp ứng đƣợc hay không…Để phục vụ
đạt hiệu quả cao, nhất thiết TV cần phải quan tâm đến công tác nghiên cứu nhu cầu tin của hai nhóm này. Bởi chính họ là mục đích hƣớng đến của TV, họ cũng chính là cơ sở để TV xây dựng nên chính sách và kế hoạch bổ sung tài liệu cho mình. Bên cạnh đó, TV cũng cần phải tiến hành công tác đào tạo NDT, tức là tiến hành những công việc nhƣ: Giới thiệu về nguồn tin tại TV; Hƣớng dẫn cách tra cứu, tìm tài liệu; Phổ biến những nội quy của TV …Làm đƣợc hai vấn đề trên, thiết nghĩ chất lƣợng công tác phục vụ NDT của TV sẽ đƣợc nâng lên một cách rõ rệt.
3.5.1. Nghiên cứu ngƣời dùng tin
Nghiên cứu NDT chính là nghiên cứu nhu cầu tin của bạn đọc, với mục đích là phục vụ tốt nhất tất cả mọi đối tƣợng NDT. Trên thực tế, không phải đối tƣợng bạn đọc nào cũng có nhu cầu tin giống nhau. Vấn đề đặt ra cho TV là phải xác định rõ nhu cầu tin của từng nhóm đối tƣợng, ở từng thời điểm khác nhau.
Để có thể nắm bắt đƣợc nhu cầu tin của NDT, TV cần nắm đƣợc: - Lĩnh vực NDT quan tâm.
- Nội dung TT mà NDT quan tâm.