9. Bố cục luận văn
2.1.2. Các sản phẩm thông tin tại thƣ viện
2.1.2.1. Hệ thống mục lục
Hiện tại thƣ viện có hai loại mục lục, đó là mục lục chữ cái và mục lục phân loại.
* Mục lục chữ cái
Mục lục chữ cái của thƣ viện đƣợc sắp xếp theo trật tự chữ cái họ - đệm – tên tác giả, tên các cơ quan tổ chức – tác giả tập thể hoặc tên các ấn phẩm. Với mục đích giúp ngƣời tìm tin có thể nhanh chóng nhận ra vị trí tên tác giả hoặc tên ấn phẩm cần tìm, thƣ viện tiến hành xây dựng hệ thống phiếu tiêu đề cấp 1, cấp 2 và cấp 3.
Mục lục chữ cái trong TV đã phản ánh một cách toàn diện các tác phẩm của một hay nhiều tác giả, giúp bạn đọc biết đƣợc chính xác có hay không một tác phẩm nào đó trong TV.
* Mục lục phân loại
Nhận thức đƣợc tầm quan trong của mục lục phân loại, thời gian vừa qua thƣ viện đã rất chú ý đến vấn đề xây dựng, hoàn thiện hệ thống mục lục này. Hiện tại mục lục phân loại của TV đƣợc tổ chức trên cơ sở khung phân loại 19 lớp.
Để giúp bạn đọc nhanh chóng xác định đƣợc vị trí tài liệu cần tìm, TV cũng đã xây dựng hệ thống các phiếu tiêu đề cấp 1, cấp 2 và cấp 3. Mục lục phân loại của TV đƣợc sắp xếp theo môn loại khoa học.
2.1.2.2. Các bản thƣ mục
Cũng với mục đích là giúp bạn đọc tiếp cận đƣợc với những tài liệu có trong kho, TV đã xây dựng các bản thƣ mục với những chuyên đề cụ thể. Những bản thƣ mục này đã có tác dụng rất tích cực trong việc giúp bạn đọc tiếp cận tài liệu, xác định đƣợc phạm vi tài liệu cho đề tài nghiên cứu, bài tập của mình, cụ thể TV đã xây dựng các bản thƣ mục nhƣ: Thƣ mục giới thiệu ; Thƣ mục tóm tắt; Thƣ mục chuyên đề; Thƣ mục thông báo sách mới. Các loại thƣ mục này xoay quanh các chủ đề cụ thể nhƣ: Kinh tế, văn học, văn hóa, xã hội, khoa học tự nhiên….
2.1.3. Cơ sở vật chất, kỹ thuật và công nghệ 2.1.3.1. Cơ sở vật chất, kỹ thuật 2.1.3.1. Cơ sở vật chất, kỹ thuật
Cơ sở vật chất, kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của TV và công tác phục vụ bạn đọc. Nó góp phần làm tăng chất lƣợng công tác phục vụ NDT cũng nhƣ hiệu quả công việc nơi đây. Hiểu rõ tầm quan trọng của cơ sở vật chất đối với hoạt động của TV, thời gian vừa qua, nhà trƣờng đã rất chú trọng đến vấn đề trang cấp cơ sở vật chất, kỹ thuật cho TV nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ trong điều kiện cho phép.
TV đƣợc bố trí ở khu nhà 3 tầng với tổng diện tích 800m2. Vị trí của TV sử dụng đƣợc ánh sáng tự nhiên nên môi trƣờng sạch sẽ thoáng mát. Địa
điểm TV tách biệt với khu giảng đƣờng và khu vui chơi giải trí thể dục- thể thao nên không gian yên tĩnh, thuận lợi cho việc học tập, nghiên cứu của bạn đọc.
Diện tích của thƣ viện đƣợc bố trí thành ba khối:
*Khối kho: - Kho sách Phổ thông: 50 m2 - Kho sách giáo trình: 150m2
- Kho sách tham khảo Tự nhiên - Kỹ thuật: 100m2
- Kho tài liệu Chính trị -Xã hội và Khoa học xã hội: 200m2
*Khối phục vụ: - Phòng đọc chung: 200m2
(100 chỗ ngồi)
* Khối nghiệp vụ: - Phòng xử lý nghiệp vụ: 100m2
Nhìn chung trang thiết bị của thƣ viện còn rất hạn chế, còn thiếu những thiết bị hiện đại. Nhƣng những thiết bị hiện có đã góp phần rất lớn trong công tác phục vụ NDT và đem lại hiện quả cao, nâng cao chất lƣợng giáo dục và đào tạo của Nhà trƣờng. .
2.1.3.2. Hạ tầng công nghệ thông tin
TV trƣờng ĐHQB hiện tại đƣợc trang bị máy tính điện tử nhƣng với số lƣợng rất ít, chỉ đơn thuần làm công tác soạn thảo văn bản, không giúp gì nhiều cho công tác phục vụ nhu cầu tin cho ngƣời dùng tin. điều quan trọng là chƣa có phần mềm tƣ liệu để quản lý.
Vấn đề công nghệ thông tin là vấn đề quan trọng mà thời gian sắp tới TV cần phải chú trọng đầu tƣ. Từ khi thành lập cho tới nay, TV hoạt động theo phƣơng thức truyền thống. TV đƣợc trang bị 04 máy tính điện tử, có nối mạng nhƣng chƣa có phần mềm TV.
Vào khoảng 2006, TV đƣợc chuyên gia hƣớng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm miễn phí CDS/ISIS. Nhƣng đƣợc một thời gian thì không sử dụng nữa. Qua phỏng vấn cán bộ TV thì đƣợc biết, nguyên nhân không sử dụng là do lúc đó TV không có đủ số lƣợng máy tính để chia sẻ dữ liệu và không có
máy tính để cho bạn đọc tra tìm. TV đã tạo lập đƣợc 2000 biểu ghi, nhƣng do máy tính bị virut xâm nhập nên bị mất hết dữ liệu.
2.1.4. Đội ngũ cán bộ thƣ viện
Mặc dù, đội ngũ cán bộ còn rất hạn chế về số lƣợng, nhƣng tất cả đều đƣợc đào tạo qua chuyên ngành, yêu nghề và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Hiện tại thƣ viện có 06 cán bộ:
04 cán bộ trình độ Đại học. Trong đó 02 cán bộ chuyên ngành Thƣ viện – Thông tin; 01 cán bộ chuyên ngành phát hành sách; 01 cán bộ chuyên ngành Ngữ văn.
02 cán bộ trình độ trung cấp chuyên ngành Thƣ viện.
Do cán bộ thƣ viện có vị trí rất quan trọng đối với hoạt động thƣ viện, nên ngay sau khi thành lập, thƣ viện ổn định ngay cơ cấu tổ chức của mình để kịp thời đi vào ổn định, phục vụ tốt nhu cầu đọc của bạn đọc.
2.2. Tổ chức công tác phục vụ 2.1.1. Thủ tục cấp thẻ 2.1.1. Thủ tục cấp thẻ
Do chƣa có đủ điều kiện nên hiện tại TV chỉ phục vụ đối tƣợng là sinh viên và cán bộ, giảng viên của trƣờng. Đối tƣợng bạn đọc này yêu cầu phải có thẻ để sử dụng TV.
Việc làm thẻ thƣ viện đƣợc tiến hành vào đầu mỗi năm học mới và thông thƣờng chỉ tiến hành cho những sinh viên mới. Thẻ TV đồng thời là thẻ sinh viên. Vào đầu năm học mới, sau khi tổ chức đƣợc lớp học, lớp trƣởng của mỗi lớp sẽ gửi danh sách kèm theo ảnh để TV tiến hành làm thẻ. Việc làm thẻ cho bạn đọc sẽ đƣợc tiến hành một cách nhanh chóng, đảm bảo bạn đọc sẽ có thẻ để sử dụng TV trong thời gian ngắn nhất.
Việc làm thẻ TV giúp cho cán bộ thƣ viện có thể dễ dàng kiểm soát đƣợc bạn đọc cũng nhƣ những tài liệu đang đƣợc sử dụng
2.1.2. Giờ giấc phục vụ
Thƣ viện phục vụ theo giờ hành chính từ thứ hai đến thứ sáu, nghỉ thứ bảy, chủ nhật và các ngày lễ. Thƣ viện bắt đầu mở cửa phục vụ bạn đọc theo thời gian quy định sau: Buổi sáng từ 7:00 đến 11:00; Buổi chiều từ 13:00 đến 17:00. Ngoài những ngày nghỉ cố định trên, thƣ viện sẽ kịp thời thông báo đến bạn đọc những ngày nghỉ đột xuất nếu có.
Tuy nhiên, khi đến những kỳ thi kết thúc học phần của sinh viện, nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có không gian học tập và có thêm tài liệu nghiên cứu, thƣ viện còn linh động mở cửa phục vụ thêm buổi tối, thời gian từ 19:00 đến 21:00.
2.1.3. Quản lý bạn đọc
Cũng giống nhƣ những TV khác, TV quản lý bạn đọc của mình thông qua thẻ bạn đọc, sổ ghi chép thông tin độc giả. Tuy nhiên, do chƣa có phần mềm quản lý nên những công việc này cán bộ TV hiện đang phải quản lý một cách thủ công. Hiện tại TV quản lý bạn đọc theo từng đơn vị, mỗi lớp sẽ có một quyển sổ riêng, trong đó bao gồm đầy đủ những TT về tên, ngày sinh, đơn vị…
2.1.4. Quản lý tài liệu
Cũng với đặc điểm là TV truyền thống, hiện tại tài liệu trong kho TV và tài liệu cho bạn đọc mƣợn đều đang đƣợc quản lý theo phƣơng thức truyền thống. Khi bạn đọc đến mƣợn tài liệu, cán bộ TV sẽ chép lại tên tài liệu, ngày mƣợn, ngày trả cùng tên bạn đọc vào sổ theo dõi.
Hiện tại, sách trong TV đƣợc tổ chức thành năm kho chính: đó là kho sách phổ thông, kho giáo trình, kho sách tham khảo Tự nhiên – Kỹ thuật, kho tài liệu chính trị xã hội và khoa học xã hội, cuối cùng là kho tài liệu tra cứu. Tất cả các kho sách trên đều đƣợc sắp xếp theo môn ngành tri thức kết hợp với vần chữ cái.
2.3. Các dịch vụ thông tin hiện có tại thƣ viện 2.3.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu 2.3.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu
2.3.1.1. Tại chỗ
Phục vụ đọc tại chỗ là một trong hai phƣơng thức phục vụ chủ yếu của TV. Bạn đọc có thể sử dụng tại chỗ tất cả các tài liệu mà TV có khả năng cung cấp.
Tại TV ĐHQB, trung bình mỗi ngày tiếp đón khoảng 300 – 400 bạn đọc đến TV, trong số đó đọc tại chỗ có khoảng 30 – 40 bạn đọc, bạn đọc không bị giới hạn số lƣợng tài liệu đọc tại chỗ, có nghĩa là bạn đọc có thể nhiều lần đổi quyển tài liệu khác nếu thấy không phù hợp. Cũng giống nhƣ những TV khác, bạn đọc ở đây sau khi sử dụng xong tài liệu, cuối buổi, cuối ngày phải mang trả lại cho TV.
Hiện tại, phòng đọc của TV có đƣợc khoảng 40 chỗ ngồi, đƣợc quản lý bởi một cán bộ thủ thƣ. Do chƣa có điều kiện tổ chức kho tự chọn, nên cho dù là đọc tại chỗ hay mƣợn về nhà thì bạn đọc đều phải gửi yêu cầu tin đến cán bộ TV. Sử dụng tài liệu tại TV đƣợc thông qua quy trình nhƣ sau: bạn đọc sau khi tra cứu TT trong hệ thống mục lục hay bản thƣ mục, viết phiếu yêu cầu và gửi đến cán bộ thủ thƣ, cán bộ thủ thƣ sẽ vào kho lấy tài liệu. Nếu có tài liệu đáp ứng yêu cầu bạn đọc thì cán bộ TV sẽ tiến hành thủ tục cho mƣợn. Do chƣa ứng dụng công nghệ thông tin nên việc cho mƣợn tài liệu đƣợc tiến hành theo phƣơng thức truyền thống. Cán bộ TV sẽ ghi lại tên tài liệu vào sổ theo dõi bạn đọc.
2.3.1.2. Mƣợn về nhà
Nếu không sử dụng tài liệu tại TV, bạn đọc có thể mƣợn tài liệu về nhà nghiên cứu. Tuy nhiên TV quy định những loại tài liệu sau không đƣợc mƣợn về nhà: Những tài liệu tra cứu (bách khoa, từ điển, niên giám, thống kê, sổ
tay…); báo, tạp chí; những tài liệu độc bản và những tài liệu hiện tại chỉ còn một hoặc hai bản trong kho.
Tại TV ĐHQB, bạn đọc đƣợc phép mƣợn 02 quyển tài liệu trong vòng một tuần, nếu muốn có thêm thời gian nghiên cứu thì bạn đọc phải đến thƣ viện để gia hạn thêm thời gian mƣợn.
Hiện tại TV có tất cả những giáo trình của tất cả các chuyên ngành đào tạo trong trƣờng. Trƣớc đây, giáo trình đƣợc cho mƣợn tập thể, nhƣng thời gian gần đây, giáo trình đƣợc cho mƣợn cá nhân, điều này đã thu hút một lƣợng bạn đọc không nhỏ đến với TV. Tổng số sách cho bạn đọc mƣợn trung bình trong một tháng ƣớc tính khoảng 13.700 cuốn.
Tài liệu ở đây đƣợc sắp xếp theo môn ngành tri thức, bạn đọc phải gửi phiếu yêu cầu cho cán bộ thƣ viện thì mới đƣợc phục vụ. Cũng giống nhƣ phòng đọc, thủ tục cho mƣợn đƣợc tiến hành theo phƣơng thức thủ công, cán bộ thƣ viện sẽ ghi lại những thông tin về cuốn tài liệu, ngày mƣợn, ngày trả vào sổ theo dõi bạn đọc.
2.3.2. Dịch vụ tra cứu tin
Tra cứu tin là một dịch vụ phổ biến ở hầu hết các TV. Ở TV ĐHQB, hiện tại chỉ duy nhất có tra cứu tin theo phƣơng thức truyền thống. Phƣơng thức tra cứu này sử dụng công cụ cơ bản là hệ thống mục lục, các bản thƣ mục và kho tài liệu tra cứu trong thƣ viện.
Dịch vụ tra cứu tin ở đây thƣờng diễn ra đối với các đối tƣợng bạn đọc, một vài trƣờng hợp cán bộ TV sẽ trợ giúp nếu bạn đọc chƣa có kỹ năng tra cứu. Thông thƣờng, tra cứu tin ở đây cũng khá đơn giản và dễ thực hiện. Nếu sử dụng mục lục chữ cái, bạn đọc chỉ cần biết tên tác giả, hoặc tên nhan đề tài liệu thì có thể dễ dàng tìm đƣợc ngay. Tuy nhiên đối với mục lục phân loại, nhiều bạn đọc rất lúng túng khi tra cứu thông qua loại mục lục này. Bởi lẽ, ý nghĩa của những chỉ số phân loại nếu không đƣợc chỉ dẫn thì hầu hết bạn đọc
đều không hiểu. Vì thế, TV nên xây dựng thêm ô tra chủ đề theo vần chữ cái, nhằm hỗ trợ thêm cho loại mục lục này.
Hiện tại, TV mới chỉ dừng lại ở hai loại mục lục, đó là mục lục chữ cái và mục lục phân loại. Thiết nghĩ, chỉ với hai loại mục lục này thì bạn đọc sẽ gặp nhiều hạn chế trong khi tra cứu. TV nên xây dựng thêm mục lục chủ đề nhằm mở rộng khả năng tìm kiếm cho bạn đọc, giúp bạn đọc thỏa mãn đƣợc nhu cầu tin của mình.
Các bản thƣ mục cũng thƣờng xuyên đƣợc NDT sử dụng để tra cứu tin. Tuy nhiên, theo kết quả điều tra cho thấy, NDT ở đây rất mong muốn TV bổ sung thêm các bài tóm tắt cho các biểu ghi ở trong các bản thƣ mục. Bởi lẽ, điều đó sẽ giúp cho việc lựa chọn tài liệu của bạn đọc chính xác hơn.
Khả năng cập nhật biểu ghi tài liệu của các bản thƣ mục thấp hơn rất nhiều so với hệ thống mục lục. Vì thế, để nâng cao hiệu quả tra cứu, TV cần chú ý xây dựng cho mình một hệ thống mục lục thật hoàn thiện, đảm bảo cung cấp thật đầy đủ những thông tin về tài liệu cho mọi đối tƣợng bạn đọc của mình.
Hiện tại kho tài liệu tra cứu của thƣ viện gồm có những loại chính sau: - Bách khoa thƣ: Bách khoa thƣ tri thức học sinh, Bách khoa toàn thƣ tuổi trẻ.
- Từ điển: Từ điển bách khoa Việt Nam, Từ điển kinh tế, Từ điển bách khoa lịch sử khoa học, từ điển từ và ngữ, Từ điển Tiếng Việt.
- Sách tra cứu, sổ tay kỹ thuật
- Niên biểu, lịch biểu, niên giám: Số liệu thống kê Việt Nam thế kỷ XX.
Kho tài liệu này đã góp phần không nhỏ trong việc đáp ứng nhu cầu tin cho bạn đọc trong thời gian vừa qua. Phƣơng thức phục vụ của kho này là chỉ đƣợc sử dụng tại thƣ viện.
2.3.3. Dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại
DV phổ biến thông tin hiện tại đã tồn tại đƣợc một thời gian tại TV. Dịch vụ chỉ đơn giản là việc lập danh sách những tài liệu mới nhập về TV. Mục đích của DV này là giúp bạn đọc hiểu rõ về vốn tài liệu của TV, đặc biệt là nguồn tài liệu mới của TV.
Sau khi TV vừa mới bổ sung đƣợc một số lƣợng tài liệu nào đó, cán bộ TV sẽ lập một danh sách gửi về các khoa, phòng và các lớp trong toàn trƣờng. Danh sách đƣợc lập thông thƣờng bao gồm các TT: nhan đề tài liệu, tác giả, các yếu tố xuất bản. Đây cũng đƣợc gọi là một hình thức tuyên truyền sách mới của TV. Mặc dù rất đơn giản, không quy mô nhƣ các buổi trƣng bày triển lãm sách, nhƣng hình thức phổ biến sách mới này đã đem lại những hiệu quả không nhỏ trong vấn đề phục vụ NDT nơi đây.
Qua phỏng vấn trực tiếp một số NDT tại TV, đƣợc biết đây là loại hình DV đƣợc nhiều bạn đọc chú ý, NDT nơi đây rất cần đƣợc cung cấp thông tin về tài liệu thƣờng xuyên và đầy đủ hơn nữa. Tuy nhiên, qua trao đổi, một vài bạn đọc có ý kiến nhƣ sau: danh sách tài liệu mới cần đầy đủ thông tin hơn nữa, ví dụ nhƣ cần có thêm bài tóm tắt và chủ đề cho từng cuốn tài liệu. Những điều đó sẽ giúp họ nắm bắt và lựa chọn đƣợc chính xác hơn.
Qua những vấn đề bạn đọc quan tâm ở trên về DV này, TV cần chú ý