9. Bố cục luận văn
2.2. Tổ chức công tác phục vụ
2.1.1. Thủ tục cấp thẻ
Do chƣa có đủ điều kiện nên hiện tại TV chỉ phục vụ đối tƣợng là sinh viên và cán bộ, giảng viên của trƣờng. Đối tƣợng bạn đọc này yêu cầu phải có thẻ để sử dụng TV.
Việc làm thẻ thƣ viện đƣợc tiến hành vào đầu mỗi năm học mới và thông thƣờng chỉ tiến hành cho những sinh viên mới. Thẻ TV đồng thời là thẻ sinh viên. Vào đầu năm học mới, sau khi tổ chức đƣợc lớp học, lớp trƣởng của mỗi lớp sẽ gửi danh sách kèm theo ảnh để TV tiến hành làm thẻ. Việc làm thẻ cho bạn đọc sẽ đƣợc tiến hành một cách nhanh chóng, đảm bảo bạn đọc sẽ có thẻ để sử dụng TV trong thời gian ngắn nhất.
Việc làm thẻ TV giúp cho cán bộ thƣ viện có thể dễ dàng kiểm soát đƣợc bạn đọc cũng nhƣ những tài liệu đang đƣợc sử dụng
2.1.2. Giờ giấc phục vụ
Thƣ viện phục vụ theo giờ hành chính từ thứ hai đến thứ sáu, nghỉ thứ bảy, chủ nhật và các ngày lễ. Thƣ viện bắt đầu mở cửa phục vụ bạn đọc theo thời gian quy định sau: Buổi sáng từ 7:00 đến 11:00; Buổi chiều từ 13:00 đến 17:00. Ngoài những ngày nghỉ cố định trên, thƣ viện sẽ kịp thời thông báo đến bạn đọc những ngày nghỉ đột xuất nếu có.
Tuy nhiên, khi đến những kỳ thi kết thúc học phần của sinh viện, nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có không gian học tập và có thêm tài liệu nghiên cứu, thƣ viện còn linh động mở cửa phục vụ thêm buổi tối, thời gian từ 19:00 đến 21:00.
2.1.3. Quản lý bạn đọc
Cũng giống nhƣ những TV khác, TV quản lý bạn đọc của mình thông qua thẻ bạn đọc, sổ ghi chép thông tin độc giả. Tuy nhiên, do chƣa có phần mềm quản lý nên những công việc này cán bộ TV hiện đang phải quản lý một cách thủ công. Hiện tại TV quản lý bạn đọc theo từng đơn vị, mỗi lớp sẽ có một quyển sổ riêng, trong đó bao gồm đầy đủ những TT về tên, ngày sinh, đơn vị…
2.1.4. Quản lý tài liệu
Cũng với đặc điểm là TV truyền thống, hiện tại tài liệu trong kho TV và tài liệu cho bạn đọc mƣợn đều đang đƣợc quản lý theo phƣơng thức truyền thống. Khi bạn đọc đến mƣợn tài liệu, cán bộ TV sẽ chép lại tên tài liệu, ngày mƣợn, ngày trả cùng tên bạn đọc vào sổ theo dõi.
Hiện tại, sách trong TV đƣợc tổ chức thành năm kho chính: đó là kho sách phổ thông, kho giáo trình, kho sách tham khảo Tự nhiên – Kỹ thuật, kho tài liệu chính trị xã hội và khoa học xã hội, cuối cùng là kho tài liệu tra cứu. Tất cả các kho sách trên đều đƣợc sắp xếp theo môn ngành tri thức kết hợp với vần chữ cái.
2.3. Các dịch vụ thông tin hiện có tại thƣ viện 2.3.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu 2.3.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu
2.3.1.1. Tại chỗ
Phục vụ đọc tại chỗ là một trong hai phƣơng thức phục vụ chủ yếu của TV. Bạn đọc có thể sử dụng tại chỗ tất cả các tài liệu mà TV có khả năng cung cấp.
Tại TV ĐHQB, trung bình mỗi ngày tiếp đón khoảng 300 – 400 bạn đọc đến TV, trong số đó đọc tại chỗ có khoảng 30 – 40 bạn đọc, bạn đọc không bị giới hạn số lƣợng tài liệu đọc tại chỗ, có nghĩa là bạn đọc có thể nhiều lần đổi quyển tài liệu khác nếu thấy không phù hợp. Cũng giống nhƣ những TV khác, bạn đọc ở đây sau khi sử dụng xong tài liệu, cuối buổi, cuối ngày phải mang trả lại cho TV.
Hiện tại, phòng đọc của TV có đƣợc khoảng 40 chỗ ngồi, đƣợc quản lý bởi một cán bộ thủ thƣ. Do chƣa có điều kiện tổ chức kho tự chọn, nên cho dù là đọc tại chỗ hay mƣợn về nhà thì bạn đọc đều phải gửi yêu cầu tin đến cán bộ TV. Sử dụng tài liệu tại TV đƣợc thông qua quy trình nhƣ sau: bạn đọc sau khi tra cứu TT trong hệ thống mục lục hay bản thƣ mục, viết phiếu yêu cầu và gửi đến cán bộ thủ thƣ, cán bộ thủ thƣ sẽ vào kho lấy tài liệu. Nếu có tài liệu đáp ứng yêu cầu bạn đọc thì cán bộ TV sẽ tiến hành thủ tục cho mƣợn. Do chƣa ứng dụng công nghệ thông tin nên việc cho mƣợn tài liệu đƣợc tiến hành theo phƣơng thức truyền thống. Cán bộ TV sẽ ghi lại tên tài liệu vào sổ theo dõi bạn đọc.
2.3.1.2. Mƣợn về nhà
Nếu không sử dụng tài liệu tại TV, bạn đọc có thể mƣợn tài liệu về nhà nghiên cứu. Tuy nhiên TV quy định những loại tài liệu sau không đƣợc mƣợn về nhà: Những tài liệu tra cứu (bách khoa, từ điển, niên giám, thống kê, sổ
tay…); báo, tạp chí; những tài liệu độc bản và những tài liệu hiện tại chỉ còn một hoặc hai bản trong kho.
Tại TV ĐHQB, bạn đọc đƣợc phép mƣợn 02 quyển tài liệu trong vòng một tuần, nếu muốn có thêm thời gian nghiên cứu thì bạn đọc phải đến thƣ viện để gia hạn thêm thời gian mƣợn.
Hiện tại TV có tất cả những giáo trình của tất cả các chuyên ngành đào tạo trong trƣờng. Trƣớc đây, giáo trình đƣợc cho mƣợn tập thể, nhƣng thời gian gần đây, giáo trình đƣợc cho mƣợn cá nhân, điều này đã thu hút một lƣợng bạn đọc không nhỏ đến với TV. Tổng số sách cho bạn đọc mƣợn trung bình trong một tháng ƣớc tính khoảng 13.700 cuốn.
Tài liệu ở đây đƣợc sắp xếp theo môn ngành tri thức, bạn đọc phải gửi phiếu yêu cầu cho cán bộ thƣ viện thì mới đƣợc phục vụ. Cũng giống nhƣ phòng đọc, thủ tục cho mƣợn đƣợc tiến hành theo phƣơng thức thủ công, cán bộ thƣ viện sẽ ghi lại những thông tin về cuốn tài liệu, ngày mƣợn, ngày trả vào sổ theo dõi bạn đọc.
2.3.2. Dịch vụ tra cứu tin
Tra cứu tin là một dịch vụ phổ biến ở hầu hết các TV. Ở TV ĐHQB, hiện tại chỉ duy nhất có tra cứu tin theo phƣơng thức truyền thống. Phƣơng thức tra cứu này sử dụng công cụ cơ bản là hệ thống mục lục, các bản thƣ mục và kho tài liệu tra cứu trong thƣ viện.
Dịch vụ tra cứu tin ở đây thƣờng diễn ra đối với các đối tƣợng bạn đọc, một vài trƣờng hợp cán bộ TV sẽ trợ giúp nếu bạn đọc chƣa có kỹ năng tra cứu. Thông thƣờng, tra cứu tin ở đây cũng khá đơn giản và dễ thực hiện. Nếu sử dụng mục lục chữ cái, bạn đọc chỉ cần biết tên tác giả, hoặc tên nhan đề tài liệu thì có thể dễ dàng tìm đƣợc ngay. Tuy nhiên đối với mục lục phân loại, nhiều bạn đọc rất lúng túng khi tra cứu thông qua loại mục lục này. Bởi lẽ, ý nghĩa của những chỉ số phân loại nếu không đƣợc chỉ dẫn thì hầu hết bạn đọc
đều không hiểu. Vì thế, TV nên xây dựng thêm ô tra chủ đề theo vần chữ cái, nhằm hỗ trợ thêm cho loại mục lục này.
Hiện tại, TV mới chỉ dừng lại ở hai loại mục lục, đó là mục lục chữ cái và mục lục phân loại. Thiết nghĩ, chỉ với hai loại mục lục này thì bạn đọc sẽ gặp nhiều hạn chế trong khi tra cứu. TV nên xây dựng thêm mục lục chủ đề nhằm mở rộng khả năng tìm kiếm cho bạn đọc, giúp bạn đọc thỏa mãn đƣợc nhu cầu tin của mình.
Các bản thƣ mục cũng thƣờng xuyên đƣợc NDT sử dụng để tra cứu tin. Tuy nhiên, theo kết quả điều tra cho thấy, NDT ở đây rất mong muốn TV bổ sung thêm các bài tóm tắt cho các biểu ghi ở trong các bản thƣ mục. Bởi lẽ, điều đó sẽ giúp cho việc lựa chọn tài liệu của bạn đọc chính xác hơn.
Khả năng cập nhật biểu ghi tài liệu của các bản thƣ mục thấp hơn rất nhiều so với hệ thống mục lục. Vì thế, để nâng cao hiệu quả tra cứu, TV cần chú ý xây dựng cho mình một hệ thống mục lục thật hoàn thiện, đảm bảo cung cấp thật đầy đủ những thông tin về tài liệu cho mọi đối tƣợng bạn đọc của mình.
Hiện tại kho tài liệu tra cứu của thƣ viện gồm có những loại chính sau: - Bách khoa thƣ: Bách khoa thƣ tri thức học sinh, Bách khoa toàn thƣ tuổi trẻ.
- Từ điển: Từ điển bách khoa Việt Nam, Từ điển kinh tế, Từ điển bách khoa lịch sử khoa học, từ điển từ và ngữ, Từ điển Tiếng Việt.
- Sách tra cứu, sổ tay kỹ thuật
- Niên biểu, lịch biểu, niên giám: Số liệu thống kê Việt Nam thế kỷ XX.
Kho tài liệu này đã góp phần không nhỏ trong việc đáp ứng nhu cầu tin cho bạn đọc trong thời gian vừa qua. Phƣơng thức phục vụ của kho này là chỉ đƣợc sử dụng tại thƣ viện.
2.3.3. Dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại
DV phổ biến thông tin hiện tại đã tồn tại đƣợc một thời gian tại TV. Dịch vụ chỉ đơn giản là việc lập danh sách những tài liệu mới nhập về TV. Mục đích của DV này là giúp bạn đọc hiểu rõ về vốn tài liệu của TV, đặc biệt là nguồn tài liệu mới của TV.
Sau khi TV vừa mới bổ sung đƣợc một số lƣợng tài liệu nào đó, cán bộ TV sẽ lập một danh sách gửi về các khoa, phòng và các lớp trong toàn trƣờng. Danh sách đƣợc lập thông thƣờng bao gồm các TT: nhan đề tài liệu, tác giả, các yếu tố xuất bản. Đây cũng đƣợc gọi là một hình thức tuyên truyền sách mới của TV. Mặc dù rất đơn giản, không quy mô nhƣ các buổi trƣng bày triển lãm sách, nhƣng hình thức phổ biến sách mới này đã đem lại những hiệu quả không nhỏ trong vấn đề phục vụ NDT nơi đây.
Qua phỏng vấn trực tiếp một số NDT tại TV, đƣợc biết đây là loại hình DV đƣợc nhiều bạn đọc chú ý, NDT nơi đây rất cần đƣợc cung cấp thông tin về tài liệu thƣờng xuyên và đầy đủ hơn nữa. Tuy nhiên, qua trao đổi, một vài bạn đọc có ý kiến nhƣ sau: danh sách tài liệu mới cần đầy đủ thông tin hơn nữa, ví dụ nhƣ cần có thêm bài tóm tắt và chủ đề cho từng cuốn tài liệu. Những điều đó sẽ giúp họ nắm bắt và lựa chọn đƣợc chính xác hơn.
Qua những vấn đề bạn đọc quan tâm ở trên về DV này, TV cần chú ý phát triển hơn về loại hình DV trong tƣơng lai, nhằm mang lại hiệu quả phục vụ cao cho bạn đọc.
2.3.4. Dịch vụ “hỏi – đáp” thông tin
DV này giúp NDT có đƣợc những câu trả lời về những vấn đề cụ thể mà họ quan tâm. Trong điều kiên cho phép, cán bộ TV sẽ trả lời những câu hỏi của NDT. Thông thƣờng, bạn đọc thƣờng đặt những câu hỏi xoay quanh vấn đề có hay không những cuốn tài liệu nào đó, hoặc là những chủ đề nào đó…
Dịch vụ “hỏi - đáp” thông tin của TV còn giải đáp tất cả những vƣớng mắc của bạn đọc trong quá trình tra cứu, tìm kiếm thông tin. Đôi khi, bạn đọc còn nhận đƣợc sự tƣ vấn rất hữu ích từ phía cán bộ TV. Trong những trƣờng hợp NDT còn rất băn khoăn, giữa bao nhiêu cuốn tài liệu, vai trò của ngƣời cán bộ TV lúc này rất quan trọng, với hiểu biết về vốn tài liệu của mình, họ có thể định hƣớng cho bạn đọc của mình lựa chọn quyển tài liệu nào phù hợp nhất với nhu cầu tin của họ.
Trong những năm qua, dịch vụ này đã đƣợc đông đảo bạn đọc sử dụng vì ƣu điểm nhanh chóng và kịp thời. Cán bộ TV lại rất nhiệt tình với những câu hỏi của NDT. Bất kỳ thắc mắc nào của NDT cũng đƣợc đáp ứng trong phạm vi cho phép. Đây là dịch vụ luôn đƣợc quan tâm để phát triển và là dịch vụ đƣợc đánh giá cao.
2.4. Đánh giá công tác phục vụ ngƣời dùng tin tại thƣ viện Trƣờng Đại học Quảng Bình học Quảng Bình
2.4.1. Hiệu quả công tác phục vụ ngƣời dùng tin thông qua các số liệu thống kê
Công tác phục vụ bạn đọc tại đây đã có những thành công và hạn chế nhất định, điều này đƣợc thể hiện một cách khách quan qua các số liệu thống kê sau: 1. Mức độ sử dụng thƣ viện Tổng số Sinh viên Cán bộ, giảng viên Số lƣợng % Số lƣợng % Số lƣợng % Thƣờng xuyên 87 93 60 92 27 93 Thỉnh thoảng 7 7 5 8 2 7
2. Thời gian thu thập thông tin
1-2 giờ 8 7 5 8 3 10
5-6 giờ 51 54 35 54 16 55
Trên 6 giờ 8 9 5 8 3 10
3. Mục đích sử dụng TV
Nghiên cứu khoa học 13 14 2 3 12 42
Giảng dạy 13 14 0 0 14 48
Học tập 58 62 55 85 3 10
Giải trí 8 9 8 12 0 0
4. Lĩnh vực NDT quan tâm
Tài liệu chuyên ngành 65 69 45 69 20 69 Văn học – nghệ thuật 13 14 9 14 4 14 Chính trị - xã hội 11 12 8 12 3 10
Khoa học - kỹ thuật 5 5 3 5 2 7
5. Loại hình tài liệu NDT quan tâm
Sách 68 72 50 77 18 62
Báo, tạp chí 17 18 10 15 7 24 Luận án, luận văn 7 7 4 6 3 10
Các loại khác 2 3 1 2 1 3
6. Hình thúc phục vụ NDT sử dụng
Mƣợn tài liệu về nhà 78 83 50 77 28 97 Đọc tại chỗ 27 29 25 38 2 7
7. Mức độ thỏa mãn nhu cầu NDT của tài liệu
Đầy đủ 10 11 8 12 2 7 Chƣa đầy đủ 84 89 57 88 27 93 Không đáp ứng 0 0 0 0 0 0 8. Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ Tốt 0 0 0 0 0 0 Tƣơng đối tốt 11 12 8 12 3 10 Chƣa đáp ứng 83 88 57 88 26 90
9. Thái độ phục vụ của cán bộ TV Tốt 82 87% 56 86 26 90 Tƣơng đối tốt 12 13% 9 14 3 10 Không tốt 0 0 0 0 0 0 10. Thêm những dịch vụ mới Mƣợn liên thƣ viện 57 61 44 68 13 45 Phổ biến thông tin có chọn lọc 11 12 7 11 4 14 Dịch tài liệu 16 17 6 9 10 34 Trƣng bày, triển lãm tài liệu 10 11 8 12 2 7
11. NDT biết về TV thông qua
Tờ rơi 0 0 0 0 0 0 Buổi tuyên truyền của thƣ viện 0 0 0 0 0 0
Tự mình tìm hiểu 81 86 55 85 26 90
Bạn bè, giáo viên 13 14 10 15 3 10
12. NDT tra tìm tài liệu thông qua
Mục lục 54 57 43 66 11 38 Thƣ mục 40 43 22 34 18 62
13. Khó khăn khi tra cứu tin
Thƣờng xuyên 32 34 30 46 2 7 Thỉnh thoảng 49 52 30 46 19 65
Không 13 14 5 8 8 28
14. NDT cần TV giúp đỡ
Giới thiệu về tài liệu của thƣ viện 56 60 35 54 21 72 Hƣớng dẫn kỹ cách tra tìm tài liệu 21 22 15 23 6 21 Tăng giờ giấc phục vụ 17 18 15 23 2 7
Bảng 2.3: Kết quả điều tra nhu cầu tin của NDT
Kết quả điều tra trên cho thấy, bạn đọc đến TV với rất nhiều mục đích khác nhau. Họ rất cần TV hỗ trợ về tài liệu với những nội dung và hình thức
khác nhau để thực hiện những mục đích của mình. Thực tế trên cho thấy, có đến 89% NDT cho rằng tài liệu của TV chƣa đáp ứng nhu cầu tin của họ, đây là một hạn chế rất lớn mà TV cần xem xét. Bên cạnh đó, vấn đề về cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ cũng chƣa đáp ứng đƣợc những yêu cầu thực tế của công tác phục vụ NDT. Cũng qua kết quả điều tra trên, có thể dễ dàng nhận thấy công tác tuyên truyền, giới thiệu về TV vẫn đang bị bỏ ngõ, có đến 86% NDT khẳng định tự mình tìm hiểu về TV của trƣờng cũng nhƣ những tài liệu có trong TV, 32% NDT thƣờng xuyên gặp khó khăn trong khi tra cứu tin. Trong thời gian sắp tới, NDT nơi đây rất cần đƣợc tham gia những buổi tuyên truyền, giới thiệu sách do TV tổ chức.