- Bảo hiểm cho hàng hóa: Nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về bên bán nên Công ty cần biết tên hãng bảo hiểm,
4.3.3.2. Xây dựng hệ thống bảng biểu phục vụ cho công tác giám sát và điều hành hợp đồng.
Thiết lập hệ thống các công việc cần thực hiện và giám sát trên máy vi tính thông qua bảng biểu (như phương pháp thủ công) sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác giám sát và đảm bảo cho việc điều hành hợp lý, giảm thiểu chi phí, dễ dàng trong tổ chức và thu thập thông tin về quá trình thực hiện hợp đồng, và tiện cho việc kiểm tra. Đặc biệt phương pháp này có vai trò hữu ích khi các hợp đồng mua sau có liên quan đến một số hợp đồng trước đó, hoặc hợp đồng thực hiện làm nhiều giai đoạn vì phương pháp này cho phép lấy thông tin một cách nhanh chóng khi cần thiết.
Nhiều công ty lớn trên thế giới đã sử dụng một số phần mềm phục vụ cho công tác giám sát và điều hành hợp đồng như: EDI – Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, ICMOS - Hệ thống giám sát hợp đồng nhập khẩu. Theo các phần mềm này thì hệ thống máy tính được nối mạng giữa máy tính cả người mua với các bên tham gia khác (bên xuất khẩu, công ty vận chuyển, cơ quan hải quan, công ty bảo hiểm…) do vậy mà việc liên lạc và giám sát hoạt động của bên đối tác diễn ra dễ dàng, thuận lợi, giảm chi phí. Trong tương lai Công ty nên tiếp cận và sử dụng phần mềm này trong công tác giám sát và điều hành của mình.
4.3.3.2. Xây dựng hệ thống bảng biểu phục vụ cho công tác giám sát và điều hành hợp đồng. điều hành hợp đồng.
Để giám sát và điều hành hợp đồng theo một trình tự công việc nhất định, cán bộ điều hành cần thiết lập hệ thống bảng biểu ghi lại những sự kiện, những công việc đã ngầm định hoặc đề cập rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng, ngày tháng bắt đầu và kết thúc của công việc, các biện pháp giám sát phòng ngừa cần thiết. Để tạo điều kiện cho việc giám sát, cần ghi số hợp đồng; tên địa chỉ nhà cung cấp (có thể là nhà xuất khẩu cũng có thể là công ty cung cấp dịch vụ như công ty bảo hiểm, công ty vận tải); hàng hóa nhập khẩu: tên, số lượng, quy cách phẩm chất, mẫu mã… Bảng biểu dùng để giám sát có thể được xây dựng theo mẫu ở Bảng 12.
Bảng 4.2. Mẫu bản giám sát và điều hành
Những công việc quan trọng có thể được in đậm để tiện cho việc giám sát và điều hành của cán bộ điều hành. Mỗi hợp đồng sẽ được ngăn cách bằng một đường kẻ ngang dài theo chiều rộng của bảng để tiện cho việc kiểm tra.