- Bảo hiểm cho hàng hóa: Nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về bên bán nên Công ty cần biết tên hãng bảo hiểm,
4.1.1. Những nhận xét về quy trình giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu
Ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC.
4.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu.
4.1.1. Những nhận xét về quy trình giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu . khẩu .
Cán bộ điều hành và giám sát không sử dụng một phương pháp giám sát nào cụ thể, trưởng phòng lưu các chứng từ nhập khẩu của mỗi hợp đồng trong một bộ hồ sơ, và kiểm tra thường xuyên bộ hồ sơ này để xem có hoạt động giám sát nào cần làm. Ngoài ra trưởng phòng còn quản lý dữ liệu tổng thế tất cả các hợp đồng nhập khẩu vào một bảng chung lưu giữ trong máy tính với nội dung như số hợp đồng, tên nhà cung cấp, nước xuất khẩu, ngày tháng giao, nhận hàng, tổng giá trị, quy cách mẫu mã, ngày mở L/C, ngày thanh toán, ngày cập cảng, các vấn đề liên quan đến hàng hóa: tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, và phần ghi lại một số tình huống xảy ra đối với hợp đồng này như:số hàng thiếu thừa, tổn thất…nguyên nhân và cách giải quyết: giảm giá, trả lại…
Khi cử nhân viên đi thực hiện công việc trưởng phòng nhắc nhở những việc cần làm và khi có bất kỳ phát sinh nào phải lập tức báo cáo tình hình, trưởng phòng kiểm tra công việc giao cho nhân viên bằng cách kiểm tra các chứng từ tương ứng với mỗi nghiệp vụ, ví dụ như bản sao L/C ngân hàng lập theo yêu cầu của công ty, các chứng từ nhận hàng bên xuất khẩu gửi đến, giấy báo giao hàng, giấy chứng nhận thông quan của hải quan cho hàng nhập khẩu…
Thực tế công tác giám sát của Công ty đối với việc thực hiện nghĩa vụ hợp đồng của bên xuất khẩu chưa được quan tâm thích đáng. Việc thông báo có hàng để giao của bên xuất khẩu chỉ qua thông báo bằng điện thoại hoặc thư điện tử, về phía Công ty không có biện pháp nào để biết chắc rõ hàng đã chuẩn bị xong mà chỉ dựa vào sự tin tưởng với bên đối tác.
Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty được tổ chức theo một hệ thống công việc, trưởng phòng là người nắm rõ nhất nghiệp vụ phân công công việc cho các nhân viên, khi cần thiết trưởng phòng trực tiếp cùng nhân viên đi thực
hiện. Phòng kế toán Công ty không có nhân viên có trình độ về nghiệp vụ thanh toán quốc tế, mỗi khi giao dịch với Ngân hàng liên quan đến thanh toán quốc tế phòng kinh doanh phải cử một người đi cùng để hỗ trợ về nghiệp vụ, ảnh hưởng đến công tác điều hành hoạt động của phòng kinh doanh. Nhân viên nhập khẩu nắm vững nghiệp vụ, nhưng đôi khi gặp phải vướng mắc hoặc sai sót gây ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện hợp đồng ví dụ như: làm thất lạc tài liệu, nhận thiếu chứng từ dẫn đến việc nhận hàng chậm trễ, áp mã sai hàng hóa làm chậm tiến trình làm thủ tục hải quan…
Khi có bất kỳ tình huống phát sinh nào, nhân viên nhập khẩu phải có nghĩa vụ báo lại cho trưởng phòng, trong trường hợp có những vấn đề như hàng thiếu do hao hụt tự nhiên, hàng hư hỏng trong quá trình vận chuyển với số lượng không đáng kể, sai sót về nghiệp vụ hay do thiếu kinh nghiệm của nhân viên nhập khẩu… trưởng phòng kinh doanh hướng dẫn nhân viên giải quyết. Khi có những phát sinh có tính chất quan trọng như: Khách hàng yêu cầu sửa đổi L/C, người xuất khẩu giao hàng không đúng hẹn, hàng thiếu, hàng sai quy cách phẩm chất, mẫu mã bao bì, các thông số kỹ thuật… nhân viên báo cáo tình hình với trưởng phòng và đợi lệnh, trưởng phòng đề ra các phương án giải quyết trình Giám đốc để Giám đốc chọn phương án tối ưu nhất. Như vậy, cán bộ điều hành và nhân viện nhập khẩu bị động trong việc thực hiện các nghiệp vụ, không có quyền tự chủ trong công việc.
Công tác giám sát của Công ty chưa được quan tâm một cách đúng mực, việc sử dụng phương pháp lưu giữ các hồ sơ và dựa vào đó theo dõi việc thực hiện hợp đồng và máy tính để quản lý dữ liệu. Tất cả các hợp đồng, các phát sinh và cách giải quyết các phát sinh đó đều được ghi chi tiết trong bảng dữ liệu, như vậy tạo thuận tiện cho việc quản lý và báo cáo tình hình tài chính cho lãnh đạo cấp cao. Nhưng việc giám sát diễn ra như một thói quen, sau mỗi nghiệp vụ nhân viên báo cáo tình hình và giao cho trưởng phòng các chứng từ… Thực chất việc giám sát hợp đồng là dựa vào sự tin tưởng của trưởng phòng đối với các nhân viên, nhân viên thực hiện và báo cáo kết quả, trưởng phòng chỉ kiểm tra việc thực hiện công việc gián tiếp thông qua các chứng từ, hầu như không trực tiếp kiểm tra lại. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình nhân viên không thể không gặp phải những vướng mắc và
sai sót nhưng không báo lại với trưởng phòng vì một lý do riêng nào đó, việc này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong công việc, ảnh hưởng đến các bước tiếp theo và của toàn bộ quá trình.
Mối quan hệ của Công ty với các nhà xuất khẩu tương đối tốt nên trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng công việc giám sát và điều hành hợp đồng không gặp nhiều khó khăn, các tranh chấp khiếu nại thường được giải quyết thông qua thương lượng giữa các bên.