- Bảo hiểm cho hàng hóa: Nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về bên bán nên Công ty cần biết tên hãng bảo hiểm,
4.3.4. Phân công hợp lý nhân viên.
Quy trình thực hiện hợp đồng gồm nhiều công việc và giai đoạn khác nhau, chính vì vậy mà cán bộ điều hành ngoài việc xây dựng hệ thống công việc còn phải có năng lực phân công hợp lý nhân viên. Trong thực tế, một số nghiệp vụ trong quy trình nhập khẩu, cán bộ giám sát và điều hành có thể phân công nhân viên làm song song, không nhất thiết phải làm xong nghiệp vụ trước mới đến nghiệp vụ tiếp theo. Xây dựng hệ thống công việc giúp cán bộ điều hành có cái nhìn hệ thống cho toàn quá trình, phân công công việc thực hiện để đạt hiệu quả cao nhất.
Trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thì nghiệp vụ mở L/C có thể thực hiện song song với nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa, cũng như nghiệp vụ giao nhận hàng hóa và làm thủ tục hải quan. Nhưng hầu hết cá bước nghiệp vụ mà việc hoàn thành nó ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện các nghiệp vụ khác tiếp theo, thực hiện tốt từng nghiệp vụ là tạo cơ sở tiền đề để thực hiện hiệu quả các nghiệp vụ tiếp theo. Việc mở L/C tiến hành nhanh chóng và chuẩn xác theo như thỏa thuận trong hợp đồng sẽ tạo điều kiện cho việc giao hàng đúng hẹn, việc thanh toán kịp thời đồng nghĩa với việc nhận hàng đúng thời hạn. Năng lực quản lý của cán bộ điều hành là rất quan trọng, nó giúp mọi công việc được thực hiện theo quy trình thống nhất, giảm thiểu chi phí và thời gian, nâng cao hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng.
Công ty thường nhập khẩu theo đợt, có khi tổ chức thực hiện nhiều hợp đồng cùng một lúc, lúc này trưởng phòng có thể phân công mỗi nhân viên tổ chức thực hiện một hợp đồng, như vậy tránh việc phân công chồng chéo nghiệp vụ giữa các hợp đồng. Khi đó nhân viên có cái nhìn hệ thống cho toàn bộ quy trình, tạo cho nhân viên tính chủ động để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến hợp đồng mà nhân viên đó chịu trách nhiệm thông qua sự giám sát thường xuyên của trưởng phòng.